Donaties aan goede doelen zijn er in vele vormen, maar ze zijn allemaal afhankelijk van dezelfde onzichtbare infrastructuur om geld veilig en snel van donateur naar organisatie te verplaatsen. De wereldwijde marktomvang voor non-profit organisaties werd in 2023 gewaardeerd op $ 289,25 miljard en zal naar verwachting in 2030 $ 394,42 miljard bedragen. Met een dergelijk groeipotentieel is het belangrijk voor non-profits om een betalingsverwerker te gebruiken die het gemakkelijk maakt om donaties te verzenden en te ontvangen.

De manier waarop je de verwerking van betalingen in je organisatie structureert, kan van invloed zijn op allerlei aspecten, van conversiepercentages tot reconciliatie workflows, en ook op hoeveel van elke donatie je daadwerkelijk behoudt. Hieronder leggen we uit hoe de verwerking van betalingen zonder winstoogmerk werkt en hoe je deze kunt optimaliseren voor je team, je systemen en je donateurs.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de verwerking van non-profit betalingen en hoe werkt het?
  
• Welke online donatietools zijn het beste voor non-profits?
  
• Hoe kunnen non-profits de verwerkingskosten van betalingen verlagen?
  
• Aan welke beveiligingsfuncties moeten non-profits prioriteit geven?
  

Wat is de verwerking van non-profit betalingen en hoe werkt het?

Verwerking van non-profit betalingen is het systeem achter de schermen dat digitale donaties veilig accepteert, verifieert en overschrijvingen naar je organisatie uitvoert. De donaties worden meestal gedaan met een betaalkaart, bankoverschrijving of digitale wallet.

Dit verwerken werkt meestal als volgt:

• De donateur klikt op 'doneren' of iets dergelijks en vult het online donatieformulier in, inclusief hun betaling.
  
• De betalingsverwerker controleert of de betaalkaart of bankgegevens geldig zijn en screent op fraude.
  
• Als alles er goed uitziet, stuurt de verwerker de transactie door. Als er een probleem is (bijv. de verkeerde betaalkaart verificatie waarde (CVV), een gemarkeerde betaalkaart), stopt deze en waarschuwt de donateur.
  
• Na goedkeuring wordt de transactie naar de bank of betaalkaart van de donateur gestuurd voor autorisatie.
  
• Vervolgens wordt de transactie gerouteerd naar het verkoper account van de non-profitorganisatie, dat fungeert als tijdelijke aanhoudingsruimte voor inkomend geld.
  
• De betaling, de naam van de donateur, E-mail en andere verzamelde informatie worden opgeslagen.
  
• Na verwerking wordt de donatie overgemaakt naar de bankrekening van de non-profitorganisatie, minus verwerkingskosten. Dit gebeurt meestal binnen een paar ondernemingen.
  

Welke online donatietools zijn het beste voor non-profits?

De beste donatietools verminderen frictie voor donateurs, verminderen administratief werk en zorgen ervoor dat de benodigde gegevens op de juiste plek terechtkomen. Maar wat het beste is, hangt volledig af van hoe je organisatie werkt. Heb je kant-en-klare formulieren of op maat gemaakte workflows nodig? Wil je een gebundeld pakket voor fondsenwerving of wil je betaling in een bundel stoppen die je al gebruikt?

Om die vragen te beantwoorden, helpt het om beide kanten van de bundel donatietechnologie te begrijpen.

Elk online donatiesysteem omvat:

• Een frontend interface: Dit is de ervaring die donateurs hebben: je formulieren, fondsenwervingspagina's en mobiele flows. Het is waar mensen mee omgaan wanneer ze doneren.
  
• Een backend verwerker: Dit is de infrastructuur die het geld verplaatst. Het autoriseert de transactie, verifieert de beveiliging, overschrijvingen geld en logboekt de record.
  

Sommige non-profits geven de voorkeur aan een gebundelde oplossing: donatieformulieren, Customer Relationship Management (CRM), E-mail marketing en analyses op één plek. Handig en alles werkt kant-en-klaar samen. Maar deze platforms kunnen ook compromissen met zich meebrengen, zoals hogere kosten, minder flexibiliteit en mogelijk minder controle over gegevens.

Andere organisaties combineren hun configuraties van verschillende providers: Stripe voor de verwerking van betalingen, een Custom formulier of website, een CRM zoals Salesforce of Bloomerang en boekhoudsoftware zoals QuickBooks. Als je voor deze aanpak kiest, is er meer configuratie nodig, maar heb je volledige controle. Bovendien betaal je alleen voor wat je gebruikt.

De keuze hangt uiteindelijk af van hoeveel flexibiliteit je nodig hebt en op welke systemen je al vertrouwt. Er zijn echter enkele belangrijke kwaliteiten in een systeem voor het verwerken van betalingen waarmee je rekening moet houden voordat je een beslissing neemt.

Integratie met je website en CRM

Zoek naar tools die rechtstreeks met je bestaande systemen verbinden. Donatiegegevens moeten zonder handmatige invoer in je CRM- of donateursdatabase worden ingevoerd. Als je bijvoorbeeld Salesforce gebruikt, kunnen de integraties of partnerplatforms van Stripe donatiegegevens in realtime synchroniseren.

Aanpasbare, gebruiksvriendelijke formulieren

De ervaring van donateurs is belangrijk. Je moet de pagina kunnen personaliseren, velden kunnen aanpassen en een intuïtieve ervaring bieden op verschillende apparaten. Formulieren moeten snel laden, netjes werken op mobiel en je de mogelijkheid bieden om berichten toe te voegen of geld aan te wijzen. De gehoste Checkout en insluitbare elementen van Stripe zijn flexibel genoeg om kant-en-klaar te werken of diepgaand aan te passen, indien nodig.

Meerdere betaalopties

Als je meer manieren aanbiedt om te betalen, betekent dit meestal dat er meer donaties worden gedaan. Je moet minimaal alle gangbare betaalkaarten en bankoverschrijvingen kunnen accepteren. Idealiter kun je ook digitale wallets zoals Apple Pay of Google Pay accepteren. Stripe ondersteunt al deze betaalmethoden, waarbij automatische incasso's lagere kosten met zich meebrengen dan kaartbetalingen.

Support voor terugkerende donaties

Een goede infrastructuur voor de verwerking van betalingen is belangrijk om meer terugkerende donaties te ontvangen. Je wilt een systeem dat donateurs maandelijks of jaarlijks op betrouwbare wijze kosten in rekening brengt, mislukte betalingen intelligent opnieuw probeert en donateurs controle geeft over het beheer van hun abonnement. Het klantenportaal van Stripe gaat hier netjes mee om: donateurs kunnen betaalkaarten bijwerken, donatiebedragen wijzigen of support tijdelijk stopzetten zonder contact op te nemen met je team.

Transparante tarieven

Let op gelaagde kosten. Sommige platforms betalen zowel verwerkingskosten als extra platformkosten, terwijl andere afhankelijk zijn van fooien of maandelijkse abonnementen. Stripe biedt kortingen op verwerkingskosten voor non-profits.

Sterke beveiligingsarchitectuur

Je tools moeten PCI-conform zijn, versleuteld en gebouwd met het oog op fraude detectie. Stripe biedt ingebouwde bescherming zoals automatische validatie van betaalkaarten, realtime fraudescoring en getokeniseerde opslag van gevoelige gegevens.

Uiteindelijk wil je dat donateurs eenvoudig kunnen doneren vanaf elk apparaat en met behulp van een breed scala aan betaalmethoden. Je wilt een installatie die donateurs- en transactiegegevens synchroniseert met je systemen en meegroeit, allemaal zonder dat dit onbeheersbaar veel werk oplevert voor je team. Stripe werkt goed in die rol voor veel non-profits, vooral voor non-profits die flexibele infrastructuur willen die ze kunnen uitbreiden, in plaats van vast te zitten aan een rigide platform.

Hoe kunnen non-profits de verwerkingskosten van betalingen verlagen?

Elke keer dat je non-profitorganisatie een online donatie accepteert, gaat een deel van die gift naar de verwerkingskosten van betalingen. De exacte tarieven zijn afhankelijk van de betaling en je provider, waarbij sommige tools voor fondsenwerving aparte platformkosten toevoegen aan wat de betalingsverwerker in rekening brengt.

Dit is een noodzakelijk onderdeel van digitale fondsenwerving, maar er zijn nog steeds dingen die je kunt doen om in de loop van de tijd minder kosten te betalen. Het is bijvoorbeeld de moeite waard om te begrijpen welke betaalmethoden welke kosten in rekening brengen. Bepaalde aanbieders van creditcards hanteren hogere tarieven en internationale betaalkaarten en valuta omwisselen kunnen meer opleveren. Digitale wallets zoals Apple Pay of Google Pay gebruiken doorgaans de onderliggende kosten van de betaalkaart.

Hier zijn nog enkele kleine wijzigingen die geld kunnen besparen.

Gebruik waar mogelijk goedkopere betaalmethoden

Betaalkaarten zijn handig, maar bankoverschrijvingen zijn goedkoper, vooral voor grote of terugkerende giften. Als je grote donateurs of stichtingspartners bedient, kun je de kosten aanzienlijk verlagen door ze de mogelijkheid te bieden bankoverschrijvingen te gebruiken.

Laat donateurs de kosten dekken

Bij veel platforms kun je nu een selectievakje toevoegen bij Checkout, zoals: 'Voeg 3% toe om de verwerkingskosten te dekken'. Een groot deel van de donateurs meldt zich aan, vooral als het is opgezet om ervoor te zorgen dat 100% van hun beoogde gift naar het goede doel gaat. Na verloop van tijd kun je zo duizenden dollars aan netto-omzet terugkrijgen. Als je platform deze optie niet support, kun je nog steeds handmatig een voorgestelde verhoging aanbieden.

Vermijd onnodige platformkosten

Betalingen per transactie worden door betalingsverwerkers in rekening gebracht, maar sommige donatieplatforms brengen ook extra kosten in rekening. Als je team donatiepagina's en CRM-workflows aankan of als je meer controle over de ervaring wilt, hoef je mogelijk niet te betalen voor gebundelde diensten. Als je bijvoorbeeld Stripe rechtstreeks gebruikt, betaal je alleen het verwerkingspercentage voor non-profitorganisaties, zonder extra kosten.

Onderhandelen over of aanvragen voor non-profittarieven

Controleer of je verwerker speciale non-profittarieven aanbiedt. Het is misschien zelfs mogelijk om op maat gemaakte tarieven te onderhandelen als je een grote organisatie runt, vooral als je voornamelijk betaalkaarten of grote giften verwerkt via bankoverschrijvingen.

Optimaliseer je technische bundel om verborgen kosten te voorkomen

Sommige verwerkers of platforms betalen extra's, zoals opstartkosten, maandelijkse kosten, PCI-compliance kosten of kosten voor accountonderhoud. Deze kunnen je budget stilletjes opslokken. Stripe heeft geen opstartkosten of verborgen maandelijkse kosten. Je betaalt alleen per transactie.

Kosten dekken met externe financiering

Sommige non-profits benaderen sponsors of grote donateurs met een specifieke aanvraag: help de VS de verwerkingskosten voor deze campagne te dekken. Andere beschouwen verwerkingskosten als onderdeel van het fondsenwervingsbudget en wijzen dienovereenkomstig toe. Hoewel dit de kosten per transactie niet verlaagt, kan het helpen om ze op organisatieniveau te compenseren.

Aan welke beveiligingsfuncties moeten non-profits prioriteit geven?

Wanneer donateurs online doneren, vertrouwen ze je non-profitorganisatie toe met gevoelige financiële informatie. Dat maakt beveiliging een essentieel onderdeel van het behoud van geloofwaardigheid en het blijven werven van fondsen. Als donateursgegevens worden gecompromitteerd door een inbreuk, phishing-aanval of technisch toezicht, riskeer je boetes, opschorting van account, reputatieschade en verlies van inkomsten. Zelfs een klein beveiligingsincident kan rode vlaggen doen rijzen bij bestuursleden, toezichthouders en supporters.

Een veilige betaling moet het volgende omvatten:

• Gehoste donatieformulieren die betaalkaart gegevens van je servers houden
  
• PCI Level 1-gecertificeerde verwerkers
  
• Ingebouwde fraude detectie en realtime risico screening
  
• Transparante rapportage en logboeken
  
• Minimale handmatige verwerking van donorgegevens
  
• Support voor compliance documentatie en audit voorbereiding
  

Dit zijn de belangrijkste beveiligingsmaatregelen waaraan non-profits prioriteit moeten geven.

Gebruik een PCI Level 1-provider

De Payment Card Branch Data Security Standard (PCI DSS) is een reeks regels die zijn opgesteld door grote creditcardmaatschappijen om betaalkaart gegevens veilig te houden. Als je organisatie betaalkaart donaties verwerkt, moet je voldoen aan de regels, of je nu een afrekenpagina, een insluitbaar formulier of een andere manier van ontvangst gebruikt. Het gebruik van een PCI Level 1-provider, zoals Stripe, kan deze procedure vereenvoudigen.

Kaartgegevens versleutelen en tokeniseren

Encryptie versleutelt gevoelige gegevens tijdens de overdracht. Tokenisatie vervangt betaalkaarten door unieke tokens, dus zelfs als je systemen gecompromitteerd zijn, worden er geen bruikbare betaalkaart gegevens blootgesteld. Stripe verwerkt beide standaard.

Tools voor fraudebescherming activeren

Non-profits kunnen het doelwit zijn van kaarttesten, waarbij fraudeurs donatieformulieren gebruiken om gestolen kaarten te verifiëren. Je betaalplatform moet minimaal adresverificatieservice (AVS) en CVV-controles supporten. Geavanceerde systemen, zoals Stripe Radar, gebruiken AI om verdachte activiteiten in realtime te detecteren en blokkeren.

Toegang en gegevenspraktijken van personeel vergrendelen

Beveiliging omvat ook je interne beleid. Zorg ervoor dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot gegevens over betalingen van donateurs. Gebruik tweefactorauthenticatie (2FA). Vermijd het e-mailen van gevoelige informatie. Train je personeel in basisprotocollen voor gegevensbeveiliging.

Zichtbare vertrouwenssignalen weergeven

Gebruik vertrouwenssignalen om donateurs het vertrouwen te geven dat ze hun informatie delen. Zorg dat het adres van je website Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS) bevat, zodat ze weten dat hun gegevens worden beschermd. Geef ook beveiligingsberichten of vertrouwensbadges weer op je donatiepagina.

Houd je aan wereldwijde gegevensregels indien van toepassing

Als je donaties uit meerdere landen accepteert, moet je voldoen aan de lokale regelgeving inzake gegevensprivacy die bepaalt hoe persoonsgegevens (bijv. namen, e-mails) worden verzameld, opgeslagen en gedeeld. Zorg ervoor dat je platform verzoeken om export en verwijdering van gegevens ondersteunt en dat deze verplichtingen in je privacybeleid zijn opgenomen.