Constituir una sociedad significa convertir tu empresa en una entidad jurídica distinta, como una sociedad anónima. En 2023 había más de 33 millones de pequeñas empresas en EE. UU. La constitución de una sociedad protege tus activos personales, por lo que si la empresa tiene problemas, tu propiedad personal y tus ahorros no están en riesgo. También le da a tu negocio un mayor nivel de profesionalidad y credibilidad. Esto puede beneficiarte a la hora de tratar con clientes, inversores o socios que quieran ver una estructura más formal.

La constitución de una sociedad también puede traer beneficios financieros. Es posible que tengas acceso a deducciones fiscales y más flexibilidad en la forma de tributar. A largo plazo, la constitución de una sociedad puede facilitar la recaudación de dinero, la oferta de opciones sobre acciones o la incorporación de socios. Sin embargo, conlleva más obligaciones administrativas y legales, por lo que es importante decidir si los beneficios de la constitución de la empresa valen la pena el esfuerzo adicional.

A continuación, te explicamos los diferentes tipos de estructuras empresariales que puedes elegir, cómo poner el nombre de tu empresa y gestionar el pago de impuestos, y qué requisitos de cumplimiento conlleva la gestión de una empresa constituida.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo elegir la estructura empresarial adecuada
  
• Cómo poner nombre a tu empresa: Aspectos legales y de marca
  
• Cómo gestionar los impuestos después de constituir una sociedad
  
• ¿Qué requisitos de cumplimiento de la normativa continuos se incluyen con la constitución de una sociedad?
  
• Cómo afecta la constitución de una sociedad a tu responsabilidad y tus activos personales
  

Cómo elegir la estructura empresarial adecuada

Elegir la estructura empresarial adecuada es el primer paso importante para establecerse como autónomo, trabajador por cuenta propia o empresario individual. La estructura empresarial que elijas determina tu protección de responsabilidad, impuestos y obligaciones administrativas.

A continuación se incluye un resumen de tus opciones:

• Empresa unipersonal: Esta es la opción predeterminada para muchos autónomos. Es sencilla, no implica la constitución de una sociedad y no brinda protección de responsabilidad. Tus activos personales están vinculados a tu empresa, lo que significa que si algo sale mal, los acreedores pueden reclamar tus pertenencias personales.

• Sociedad de responsabilidad limitada (LLC): Una LLC es una opción muy frecuente porque ofrece protección de responsabilidad personal, aunque técnicamente está «formada» en lugar de «constituida». Si demandan a tu empresa o esta no puede pagar sus deudas, tus activos personales (por ejemplo, casa, ahorros) suelen estar seguros. Las sociedades de responsabilidad limitada también son flexibles en lo que respecta a los impuestos: puedes elegir que se te cobren impuestos como propietario único o como sociedad de tipo S (también llamada sociedad S), según lo que más te convenga.

• Sociedad S: Esta estructura le brinda protección de responsabilidad civil y viene con algunos beneficios fiscales adicionales. Como sociedad de tipo S, las ganancias y pérdidas de tu empresa se transfieren a tu declaración de impuestos personal, evitando así la doble tributación que conlleva una sociedad de tipo C. También puedes pagarte a ti mismo un salario, lo que puede reducir tus impuestos sobre el trabajo por cuenta propia.

• Sociedad C: Una sociedad C también protege tus activos personales, pero conlleva más papeleo y doble imposición. La empresa está sujeta a impuestos sobre sus ganancias y luego se te vuelve a gravar sobre cualquier salario o dividendos que recibas. Aunque esta no es la opción habitual para los emprendedores en solitario, podría tener sentido si planeas crecer y, eventualmente, atraer inversores.

Cómo poner nombre a tu empresa: Aspectos legales y de marca

Poner un nombre a tu empresa es otro paso importante. Debes elegir un nombre que sea legalmente viable y que funcione para tu marca a largo plazo. Esto es lo que debes tener en cuenta:

• Disponibilidad: Asegúrate de que nadie más en tu estado tenga el nombre que quieres usar. La mayoría de los estados tienen una herramienta de búsqueda en línea que puedes utilizar para confirmarlo.

• Requisitos legales: Es posible que tengas que añadir un término legal en inglés, como «Inc.», «Incorporated» o «Corp.». al final del nombre de tu empresa. Esto demuestra que eres oficialmente una sociedad.

• Palabras restringidas: Algunas palabras, como «banco» o «seguro», están prohibidas, a menos que tengas una aprobación especial. Revisa las normas de tu estado.

• Marcas registradas: Si vas a operar fuera de tu estado o quieres tener una fuerte presencia en línea, asegúrate de que no haya ningún conflicto de marcas registradas. Esto podría dar lugar a una batalla legal más adelante, si decides expandirte (incluso aunque el nombre está disponible dentro de tu estado).

• Fácil de recordar: Quieres un nombre que la gente recuerde y que no confunda con otra empresa de tu campo. Intenta evitar los nombres genéricos.

• Flexibilidad: Tu nombre debe ofrecer cierta flexibilidad. Por ejemplo, si te expandes a nuevos productos o servicios, el nombre debe seguir siendo adecuado. No querrás estar limitado por un nombre que sea demasiado específico.

• Nombre de dominio: Tu empresa necesita un sitio web para tener éxito. Comprueba que el nombre de tu empresa esté disponible como dominio antes de comprometerte con el nombre. Si el nombre exacto ya está cogido, intenta ser creativo modificándolo ligeramente, tal vez añadiendo «HQ» o «Co».

• Adaptación internacional: Si planeas internacionalizarte o atraer a un público amplio, asegúrate de que tu nombre funcione en otros idiomas importantes y que no signifique algo negativo u ofensivo en estos.

Cómo gestionar los impuestos después de constituir una sociedad

A continuación se indican algunos consejos para preparar tus impuestos después de constituir tu empresa:

Comprende tu estructura fiscal

Determina tus obligaciones fiscales para la estructura empresarial que has elegido. Por ejemplo, las sociedades de tipo C pagan impuestos de forma separada del propietario. La empresa tributa primero por sus beneficios. Luego, el propietario tributa personalmente por cualquier ingreso que obtenga de la empresa, como dividendos o salario.

Las sociedades S no pagan impuestos corporativos. Más bien, las ganancias o pérdidas «pasan» a la declaración de la renta personal del propietario y tributan al tipo individual. Si decides formar una LLC, tampoco pagarás impuestos a nivel de empresa. En su lugar, informarás de las ganancias y pérdidas en las declaraciones de impuestos personales.

Consigue un número de identificación del empleador (EIN)

Una vez que hayas constituido la sociedad en EE. UU., solicita un EIN a la agencia tributaria estadounidense (IRS). Es como el número de seguridad social (SSN) de tu empresa. Lo usarás para declarar impuestos, abrir una cuenta bancaria comercial y contratar empleados. Puedes obtener uno en línea de la IRS de forma gratuita.

Realiza pagos de impuestos estimados

Como propietario de una sociedad, prepárese para pagar impuestos trimestrales estimados. Los ingresos de tu empresa no están sujetos a retención (como sí lo está un cheque de pago). Por lo tanto, cada trimestre, debes estimar cuánto gana tu empresa y pagar una parte de tu factura de impuestos prevista.

Algunas sociedades pequeñas no tienen que pagar impuestos trimestrales, pero las sociedades estadounidenses que prevén tener que pagar 500 $ o más sí suele hacerlo. Si no realizas estos pagos, podrías tener que pagar una multa.

Separa las finanzas personales de las de la empresa

Intenta mantener por separado los gastos personales y los comerciales para evitar complicaciones fiscales y posibles problemas legales. Abre una cuenta bancaria separada para tu empresa y úsala para todos los ingresos y gastos de la empresa.

Guarda registros

Mantén registros detallados de los ingresos y gastos de tu empresa para fines fiscales. Guarda los recibos, realiza un seguimiento del kilometraje si conduces por negocios y anota con detalle cualquier cosa que pueda contar como una deducción (como equipo, alquiler y suministros). Considera la posibilidad de utilizar un software de contabilidad o contratar a un contable.

Conoce tus deducciones

Como empresa constituida, puedes deducir muchos tipos de gastos relacionados con el negocio. Estos pueden incluir:

• Alquiler de una oficina o espacio de trabajo
  
• Equipos y suministros
  
• Comidas de negocios y viajes
  
• Costes de marketing y publicidad
  

Declara tus impuestos a tiempo

Por lo general, las sociedades estadounidenses deben declarar los impuestos antes del 15 de marzo (en el caso de las sociedades S) o el 15 de abril (en el caso de las sociedades C). Marca el calendario y tómate el tiempo suficiente para reunir tu documentación. Si no lo tienes todo listo antes de la fecha límite, puedes solicitar una extensión. Sin embargo, ten en cuenta que todos los impuestos adeudados siguen siendo exigibles antes de la fecha límite original.

Considera la posibilidad de contratar a un contable

Un contable profesional puede ayudarte a desenvolverte en el complejo sistema tributario, encontrar todas las deducciones disponibles y garantizarte que cumples con las leyes fiscales.

¿Qué requisitos de cumplimiento de la normativa continuos se incluyen con la constitución de una sociedad?

Cuando constituyes una sociedad como autónomo, trabajador por cuenta propia o emprendedor en solitario, debes asumir ciertas responsabilidades. Estas pueden ayudarte a operar legalmente y mantener la posición de tu empresa ante el gobierno. De no lo contrario, podría producirse lo que se llama el «levantamiento del velo societario», que significa que tus activos personales ya no estarán protegidos de las responsabilidades comerciales.

Estas son las responsabilidades que tendrás que gestionar:

Informes anuales o bienales

Aunque seas una empresa unipersonal, en la mayoría de los estados debes presentar un informe anual o bienal para mantener activa tu estado de sociedad o LLC. Básicamente, se trata de una actualización de la información de tu empresa, como la dirección y los directivos de tu empresa. Si no presentas la declaración a tiempo, podrías enfrentarte a cargos por pago atrasado o arriesgarte a perder la buena reputación de tu empresa, lo que podría dar lugar a sanciones o a la disolución.

Impuestos de franquicia

Algunos estados cobran un impuesto de franquicia por el privilegio de ser una sociedad constituida, aunque se trate de una empresa unipersonal. Este no se basa en tus beneficios, es una comisión fija o una comisión calculada en función de factores como los ingresos o el tamaño de la empresa. Algunos estados, como California y Delaware, son conocidos por este impuesto, así que asegúrate de conocer los requisitos de tu estado. Incluso aunque todavía no obtengas ganancias, este impuesto se suele aplicar.

Agente registrado

Necesitarás un agente registrado, que es un particular o un servicio que recibe avisos legales y documentos gubernamentales importantes en tu nombre. Si no actúas como tu propio agente registrado, debes pagar una comisión por estos servicios. Tu agente registrado debe tener una dirección física en tu estado de constitución y no puede ser un apartado de correos. Si estos datos cambian, asegúrate de enviar la información actualizarla al estado.

Registros corporativos

Incluso aunque si se trata de una empresa unipersonal, se deben conservar registros formales. Por ejemplo, si eres una sociedad, debes mantener registros de las actas de las juntas anuales de accionistas. Esto demuestra que estás siguiendo las reglas de constitución de sociedades, que protegen tus activos personales.

Finanzas separadas

Debes mantener por separado tus finanzas personales y las de tu empresa. Necesitas tener una cuenta bancaria y una tarjeta de crédito comerciales separadas para todos tus gastos comerciales. Esto simplifica la declaración de impuestos y protege tus activos personales en caso de que algo vaya mal con tu empresa. Mezclar tus finanzas podría poner en peligro la protección legal que recibes al constituir una sociedad.

Impuestos empresariales

Tendrás que pagar los impuestos federales sobre la renta, además de los impuestos estatales y locales. Si tus beneficios son irregulares, es posible que tengas que hacer pagos trimestrales estimados para evitar multas. Como trabajador autónomo o por cuenta propia, estos impuestos podrían incluir:

• Impuestos sobre el trabajo por cuenta propia para el Seguro Social y Medicare
  
• Impuestos societarios, si estás estructurado como una sociedad de tipo C
  
• Impuestos de transferencia, si eres una sociedad anónima de tipo S o una sociedad de responsabilidad limitada
  

Licencias y permisos

Si necesitas licencias o permisos para operar en tu sector, asegúrate de renovarlos a tiempo. Incluso los autónomos pueden necesitar permisos locales dependiendo del tipo de trabajo que realicen. Si trabajas a través de las fronteras estatales o internacionales, comprueba si hay algún permiso adicional que necesites.

Documentos societarios

Si cambia algo en tu empresa, como tu nombre, dirección o la forma en que operas, debes actualizar tus documentos societarios y notificar al estado.

Cómo afecta la constitución de una sociedad a tu responsabilidad y tus activos personales

Constituir una sociedad crea una separación legal entre tú y tu empresa, lo que significa que tus activos personales (por ejemplo, casa, automóvil, ahorros) suelen estar protegidos de deudas comerciales o demandas. Esta protección de responsabilidad es una de las principales razones por las que las personas eligen constituir una sociedad. Para mantener esa protección, debes realizar ciertas formalidades corporativas, como mantener separadas las finanzas de tu empresa y tus finanzas personales.