Costituirsi in società significa creare un'entità giuridica separata, ad esempio una società di capitali. Nel 2023, negli Stati Uniti c'erano più di 33 milioni di piccole imprese. La costituzione di una società protegge i tuoi beni personali, quindi se l'attività si trova in difficoltà, la tua proprietà personale e i tuoi risparmi non sono a rischio. Inoltre, conferisce alla tua attività un livello più elevato di professionalità e credibilità, che può avvantaggiarti quando hai a che fare con clienti, investitori o partner che richiedono una struttura più formale.

La costituzione di una società può anche portare vantaggi finanziari. Potresti avere accesso a detrazioni fiscali e una maggiore flessibilità nelle modalità di tassazione. A lungo termine, la costituzione in società può rendere più facile la raccolta di fondi, l'offerta di stock option o l'ingresso di soci. Tuttavia comporta più obblighi amministrativi e legali, quindi è importante decidere se i vantaggi della costituzione in società valgono lo sforzo extra.

Di seguito vengono illustrati i diversi tipi di strutture aziendali tra cui scegliere, come gestire la denominazione della società e il pagamento delle tasse e quali sono i requisiti di conformità derivanti dalla gestione di un'attività costituita in società.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come scegliere la giusta struttura aziendale
  
• Come dare un nome alla società: considerazioni legali e sul marchio
  
• Come gestire le imposte dopo la costituzione
  
• Quali sono i requisiti di conformità per costituirsi in società?
  
• In che modo costituirsi in società influisce sulla responsabilità e sul patrimonio personale
  

Come scegliere la giusta struttura aziendale

La scelta della giusta struttura aziendale è il primo grande passo per affermarsi per intraprendere un'attività come libero professionista, lavoratore autonomo o imprenditore individuale. La struttura aziendale scelta determina la tutela della responsabilità personale, le imposte e gli obblighi amministrativi.

Ecco una panoramica delle opzioni disponibili:

• Ditta individuale: è l'impostazione predefinita per molti liberi professionisti. È semplice, non comporta la costituzione di una società e non fornisce la tutela della responsabilità personale. I beni personali sono legati all'attività, il che significa che in caso di problemi, i creditori possono rivalersi sui beni personali.

• Società a responsabilità limitata: la LLC è una scelta popolare perché offre la tutela della responsabilità personale, anche se tecnicamente è "formata" piuttosto che "costituita". Se la tua attività viene citata in giudizio o non può pagare i suoi debiti, i tuoi beni personali (ad es. casa, risparmi) sono generalmente al sicuro. Le LLC sono anche flessibili dal punto di vista fiscale: puoi scegliere la tassazione come ditta individuale o come S-Corporation (S-Corp), in base alle tue esigenze.

• S-Corp: questa struttura ti offre la tutela della responsabilità personale e offre alcuni vantaggi fiscali aggiuntivi. Se ti costituisci come S-Corp, i profitti e le perdite vengono denunciati nella dichiarazione dei redditi personale, evitando la doppia imposizione prevista dalla C-Corporation (C-Corp). Puoi anche pagarti uno stipendio, il che può ridurre le imposte sul lavoro autonomo.

• C-Corp: una C-Corp protegge anche i tuoi beni personali, ma comporta più pratiche burocratiche e doppia imposizione. I profitti dell'azienda vengono tassati come pure lo stipendio o i dividendi che percepisci. Anche se non è la scelta ideale per gli imprenditori individuali, potrebbe avere senso se hai intenzione di crescere e attrarre investitori.

Come dare un nome alla società: considerazioni legali e sul marchio

Dare un nome alla società è un altro passo importante. Devi scegliere un nome che sia legalmente valido e che funzioni per il tuo marchio a lungo termine. Ecco gli aspetti da considerare:

• Disponibilità: assicurati che nessun altro nel tuo stato usi il nome che vuoi. La maggior parte degli stati dispone di uno strumento di ricerca online che puoi utilizzare per verificarlo.

• Requisiti legali: potrebbe essere necessario aggiungere un termine legale, come "Inc.", "Incorporated" o "Corp.", alla fine del nome per dimostrare che sei ufficialmente una società.

• Parole soggette a limitazioni: alcune parole, come "banca" o "assicurazione", sono vietate, a meno che tu non abbia un'approvazione speciale. Ricontrolla le regole del tuo stato.

• Marchi: se hai intenzione di operare al di fuori del tuo stato o vuoi rafforzare la presenza online, assicurati che non sussistano conflitti di marchio, che in un secondo momento potrebbero portare a una causa legale nel caso in cui tu decida di espanderti (anche se il nome è disponibile all'interno del tuo stato).

• Memorabilità: scegli un nome che le persone ricorderanno e non confonderanno con un'altra attività nel tuo campo. Cerca di evitare nomi generici.

• Flessibilità: il nome dovrebbe offrire una certa flessibilità. Ad esempio, se ti espandi in nuovi prodotti o servizi, il nome dovrebbe essere ancora adatto. È bene non essere limitati da un nome troppo specifico.

• Nome di dominio: la tua attività ha bisogno di un sito web per avere successo. Prima di scegliere il nome, verifica che il nome della tua attività sia disponibile come dominio. Se il nome esatto è già stato scelto, cerca di essere creativo modificandolo leggermente, magari aggiungendo "HQ" o "Co".

• Idoneità a un contesto internazionale: Se hai intenzione di espanderti a livello internazionale o di rivolgerti a un pubblico più vasto, assicurati che il nome sia adatto nelle altre lingue principali e non abbia un significato negativo o offensivo.

Come gestire le imposte dopo la costituzione

Ecco alcuni consigli per la preparazione della dichiarazione dei redditi una volta che ti sei costituito in società:

Comprendi la struttura fiscale

Determina quali sono gli obblighi fiscali per la struttura aziendale che hai scelto. Ad esempio, le C-Corp sono soggette al versamento delle imposte separatamente dal titolare. Prima viene tassata l'azienda sui suoi profitti, poi il titolare viene tassato personalmente su tutti i redditi percepiti dall'azienda, come dividendi o stipendi.

Le S-Corp non pagano le imposte sulle società. I profitti o le perdite "vengono denunciati" nella dichiarazione dei redditi personale del titolare e vengono in base all'aliquota fiscale individuale. Anche se decidi di costituire una LLC, non paghi le imposte a livello di società, ma dichiari i profitti e le perdite nella dichiarazione dei redditi personale.

Richiedi un Employer Identification Number (EIN)

Una volta costituita la società negli Stati Uniti, richiedi all'Internal Revenue Service (IRS) un Employer Identification Number EIN. È come un numero di previdenza sociale per la tua attività da utilizzare per presentare la dichiarazione dei redditi, aprire un conto bancario aziendale e assumere dipendenti. Puoi richiederlo online all'IRS gratuitamente.

Definisci i pagamenti stimati delle imposte

In quanto titolare di una società, preparati a pagare le imposte trimestrali stimate. Il reddito della tua attività non è soggetto a ritenuta (come lo è una busta paga). Ogni trimestre devi stimare i guadagni della tua attività e pagare una parte delle imposte previste.

Alcune società di piccole dimensioni non sono tenute a versare le imposte ogni trimestre, mentre le società negli Stati Uniti che prevedono di dover pagare almeno 500 $ generalmente lo fanno. Se non effettui questi versamenti, potresti incorrere in sanzioni.

Separa le finanze personali da quelle aziendali

Cerca di tenere separate le spese personali da quelle aziendali per evitare complicazioni fiscali e potenziali problemi legali. Apri un conto bancario per la tua azienda separato e usalo per tutte le entrate e le uscite dell'attività.

Conserva la documentazione

Conserva registri dettagliati delle entrate e delle uscite della tua attività ai fini fiscali. Salva le ricevute, tieni traccia del chilometraggio se vai al lavoro in auto e annota in modo dettagliato tutto ciò che potrebbe essere considerato una detrazione ad esempio attrezzature, affitto e utenze. Prendi in considerazione l'utilizzo di un software di contabilità o l'assunzione di un contabile.

Conosci le deduzioni

Se costituisci una società, puoi dedurre molti tipi di spese correlate all'attività, tra cui:

• Canoni di affitto per un ufficio o uno spazio di lavoro
  
• Attrezzature e forniture
  
• Pranzi e viaggi di lavoro
  
• Costi per marketing e pubblicità
  

Presenta la dichiarazione dei redditi entro i tempi previsti

In genere le società statunitensi devono presentare la dichiarazione dei redditi entro il 15 marzo (per le S-Corp) o il 15 aprile (per le C-Corp). Segna la scadenza sul calendario e considera il tempo necessario per raccogliere i tuoi documenti. Se non hai tutto pronto entro la scadenza, puoi richiedere una proroga. Tuttavia, tieni presente che tutte le imposte dovute sono comunque dovute entro la scadenza originale.

Prendi in considerazione l'idea di rivolgerti a un commercialista

Un commercialista professionista può aiutarti a orientarti nel complesso sistema fiscale, individuare tutte le deduzioni disponibili e garantire la conformità alle leggi fiscali.

Quali sono i requisiti di conformità per costituirsi in società?

Nel momento in cui ti costituisci in società come lavoratore autonomo, libero professionista o imprenditore individuale, devi assumerti determinate responsabilità. che ti consentono di operare legalmente e rispettare le norme vigenti. In caso contrario, rischi di "bucare il velo aziendale", il che significa che i tuoi beni personali potrebbero non essere più protetti dalle responsabilità aziendali.

Ecco le responsabilità che dovrai gestire:

Report annuali o biennali

Anche se sei una società unipersonale, devi presentare un report annuale o biennale nella maggior parte degli stati per mantenere attivo lo stato di corporation o LLC. Si tratta fondamentalmente di un aggiornamento delle informazioni sulla tua azienda, come l'indirizzo e i funzionari. Se non presenti la dichiarazione in tempo, potresti incorrere in penali per il ritardo o rischiare di compromettere la buona reputazione della tua azienda, il che potrebbe portare a sanzioni o allo scioglimento.

Imposte sulle concessioni

Alcuni stati addebitano un'imposta sulle concessioni per il privilegio di avere costituito una società, anche in caso di ditta individuale. Non si basa sul reddito, ma su una commissione fissa o calcolata in base a fattori quali i ricavi o le dimensioni dell'azienda. Stati come la California e il Delaware sono noti per questa imposta, quindi assicurati di essere a conoscenza dei requisiti del tuo stato. Anche se non hai ancora realizzato un profitto, in genere questa imposta di si applica comunque.

Agente autorizzato

Avrai bisogno di un agente autorizzato, ovvero una persona fisica o un servizio che riceve gli avvisi legali e i documenti ufficiali dalla pubblica amministrazione per tuo conto. Se non svolgi il ruolo di agente autorizzato per la tua attività, devi pagare una commissione per questi servizi. L'agente autorizzato deve avere un indirizzo fisico nello stato di costituzione e non può essere una casella postale. Se queste informazioni cambiano, devi comunicarlo all'amministrazione del tuo stato.

Documenti aziendali

Anche se sei un'impresa individuale, devi conservare la documentazione in modo formale. Ad esempio, se sei una società, devi conservare i verbali di tutte le assemblee annuali degli azionisti per dimostrare che rispetti le regole della costituzione che proteggono il tuo patrimonio personale.

Finanze separate

Devi tenere le tue finanze personali separate da quelle aziendali. Per tutte le spese dell'attività devi avere un conto bancario e di una carta di credito separati. in quanto ciò semplifica la presentazione della dichiarazione dei redditi e protegge i tuoi beni personali in caso di problemi con l'azienda. Mescolare le tue finanze potrebbe mettere a repentaglio la tutela legale derivante dalla costituzione in società.

Imposte sulle società

Devi pagare le imposte federali sul reddito, oltre a eventuali imposte statali e locali. Se il tuo reddito è irregolare, potresti dover effettuare pagamenti trimestrali stimati per evitare sanzioni. Se sei un libero professionista individuale o un lavoratore autonomo, queste imposte potrebbero includere:

• Imposte sul lavoro autonomo per la previdenza sociale e l'assistenza sanitaria
  
• Imposte sulle società, se la società è una C-Corp
  
• Imposte pass-through, se la società è una S-Corp o LLC
  

Licenze e permessi

Se hai bisogno di licenze o permessi per operare nel tuo settore, assicurati di rinnovarli in tempo. Anche i liberi professionisti potrebbero aver bisogno di permessi locali a seconda del tipo di lavoro che svolgono. Se lavori oltre i confini dello stato o a livello internazionale, verifica se sono necessari ulteriori permessi.

Documenti societari

In caso di variazioni relative all'azienda, come il nome, l'indirizzo o il modo di operare, devi aggiornare i documenti societari e informare lo stato.

In che modo costituirsi in società influisce sulla responsabilità e sul patrimonio personale

La costituzione in società crea una separazione legale tra te e la tua azienda, il che significa che i tuoi beni personali (ad es. casa, auto, risparmi) sono generalmente protetti in caso di debiti o cause legali dell'azienda. La tutela della responsabilità personale è uno dei motivi principali per cui le persone scelgono di costituirsi in società. Per mantenere tale protezione, è necessario rispettare alcune formalità societarie, come tenere separate le finanze aziendali da quelle personali.