Eine eigene Unternehmensgründung bedeutet, dass Sie Ihr Unternehmen als eigenständige juristische Person, beispielsweise als Kapitalgesellschaft einrichten. 2023 gab es in den USA mehr als 33 Millionen kleine Unternehmen. Durch die Gründung eines Unternehmens wird Ihr persönliches Vermögen geschützt, so dass Ihr persönliches Eigentum und Ihre Ersparnisse nicht gefährdet sind, wenn das Unternehmen in Schwierigkeiten gerät. Ihr Unternehmen erhält dadurch auch ein höheres Maß an Professionalität und Glaubwürdigkeit. Dies kann Ihnen zugute kommen, wenn Sie mit Kundinnen und Kunden, Investoren oder Partnern zu tun haben, die eine formellere Struktur wünschen.

Die Unternehmensgründung kann auch finanzielle Vorteile mit sich bringen. Möglicherweise erhalten Sie Zugang zu Steuerabzügen und mehr Flexibilität bei der Besteuerung. Langfristig kann es die Unternehmensgründung einfacher machen, Geld zu beschaffen, Aktienoptionen anzubieten oder Partner zu gewinnen. Sie ist jedoch mit mehr administrativen und rechtlichen Verpflichtungen verbunden, daher ist es wichtig zu entscheiden, ob die Vorteile der Unternehmensgründung den zusätzlichen Aufwand wert sind.

Im Folgenden erläutern wir die verschiedenen Arten von Unternehmensstrukturen, aus denen Sie wählen können, wie die Namensgebung Ihres Unternehmens und die Zahlung von Steuern gehandhabt werden sollten und welche Compliance-Anforderungen mit der Führung eines eingetragenen Unternehmens verbunden sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So wählen Sie die richtige Unternehmensstruktur
  
• Namensgebung für Ihr Unternehmen: Rechtliche und markenrechtliche Überlegungen
  
• Umgang mit Steuern nach der Unternehmensgründung
  
• Welche fortlaufenden Compliance-Anforderungen gehen mit der Unternehmensgründung einher?
  
• So wirkt sich die Gründung Ihres Unternehmens auf Ihre Haftung und Ihr persönliches Vermögen aus
  

So wählen Sie die richtige Unternehmensstruktur

Die Wahl der richtigen Unternehmensstruktur ist der erste große Schritt, um sich als Freiberufler/in, Selbstständige/r oder Einzelunternehmer/in zu etablieren. Die Unternehmensstruktur, die Sie wählen, bestimmt Ihren Haftungsschutz, Ihre Steuern und Ihre administrativen Verpflichtungen.

Hier ein Überblick über Ihre Möglichkeiten:

• Einzelunternehmen: Dies ist die Standardform für viele Freiberufler/innen. Sie ist unkompliziert, es ist keine Unternehmensgründung erforderlich und sie bietet keinen Haftungsschutz. Ihr persönliches Vermögen ist an Ihr Unternehmen gebunden, das heißt, wenn etwas schief geht, können Gläubiger auf Ihr persönliches Eigentum zugreifen.

• LLC: Eine LLC ist eine beliebte Wahl, weil sie persönlichen Haftungsschutz bietet, obwohl sie technisch gesehen eher „gegründet“ als „eingetragen“ ist. Wenn Ihr Unternehmen verklagt wird oder seine Schulden nicht bezahlen kann, ist Ihr persönliches Vermögen (z. B. Haus, Ersparnisse) im Allgemeinen sicher. LLCs sind auch steuerlich flexibel: Sie können wählen, ob Sie als Einzelunternehmer/in oder als S-Corporation (S Corp) besteuert werden möchten, je nachdem, was für Sie am besten funktioniert.

• S-Corp: Diese Struktur bietet Ihnen Haftungsschutz und bringt einige zusätzliche Steuervorteile mit sich. Als S-Corporation werden die Gewinne und Verluste Ihres Unternehmens in Ihre persönliche Steuererklärung weitergeleitet, wodurch die Doppelbesteuerung, die mit einer C-Corporation (C-Corporation) einhergeht, vermieden wird. Sie können sich auch ein Gehalt auszahlen, was die Steuern für Selbstständige senken kann.

• C-Corporation: Eine C-Corporation schützt auch Ihr persönliches Vermögen, ist aber mit mehr Formalitäten und Doppelbesteuerung verbunden. Das Unternehmen wird mit seinen Gewinnen besteuert, und Sie werden mit Ihrem Gehalt oder den Dividenden, die Sie beziehen, erneut besteuert. Dies ist zwar nicht die übliche Vorgehensweise für Einzelunternehmer/innen, aber es kann sinnvoll sein, wenn Sie eine Vergrößerung des Unternehmens und die Einbeziehung von Investoren planen.

Namensgebung für Ihr Unternehmen: Rechtliche und markenrechtliche Überlegungen

Die Namensgebung Ihres Unternehmens ist ein weiterer wichtiger Schritt. Sie müssen einen Namen wählen, der rechtlich tragfähig ist und langfristig für Ihre Marke funktioniert. Das sollten Sie beachten:

• Verfügbarkeit: Stellen Sie sicher, dass niemand anderes in Ihrem Bundesstaat den gewünschten Namen verwendet. In den meisten Bundesstaaten gibt es eine Online-Suchfunktion, mit der Sie dies bestätigen können.

• Gesetzliche Vorgaben: Möglicherweise müssen Sie einen juristischen Begriff wie „Inc.“, „Incorporated“ oder „Corp.“ am Ende des Unternehmensnamens hinzufügen. Dies zeigt, dass Sie offiziell ein Unternehmen sind.

• Eingeschränkte Wörter: Einige Wörter, wie z. B. „Bank“ oder „Versicherung“, sind tabu, es sei denn, Sie haben eine besondere Genehmigung. Überprüfen Sie die Vorschriften Ihres Bundesstaates.

• Markenzeichen: Wenn Sie außerhalb Ihres Bundesstaates tätig sind oder eine starke Online-Präsenz wünschen, stellen Sie sicher, dass kein Markenkonflikt vorliegt. Dies könnte später zu einem Rechtsstreit führen, wenn Sie sich entscheiden, zu expandieren (auch wenn der Name in Ihrem Bundesstaat verfügbar ist).

• Einprägsamkeit: Sie möchten einen Namen, an den sich die Leute erinnern und den sie nicht mit einem anderen Unternehmen in Ihrem Bereich verwechseln. Versuchen Sie, allgemeine Namen zu vermeiden.

• Flexibilität: Ihr Name sollte eine gewisse Flexibilität bieten. Wenn Sie beispielsweise neue Produkte oder Dienstleistungen anbieten, sollte der Name weiterhin passen. Sie möchten nicht durch einen zu spezifischen Namen eingeschränkt werden.

• Domain-Name: Ihr Unternehmen braucht eine Website, um erfolgreich zu sein. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Firmenname als Domain verfügbar ist, bevor Sie sich auf den Namen festlegen. Wenn der genaue Name vergeben ist, versuchen Sie, kreativ zu werden, indem Sie ihn leicht anpassen, z. B. indem Sie „HQ“ oder „Co“ hinzufügen.

• Internationale Eignung: Wenn Sie planen, international tätig zu sein oder ein breites Publikum ansprechen möchten, stellen Sie sicher, dass Ihr Name in anderen wichtigen Sprachen funktioniert und nichts Negatives oder Anstößiges bedeutet.

Umgang mit Steuern nach der Unternehmensgründung

Hier sind einige Tipps für die Vorbereitung Ihrer Steuererklärung, nachdem Sie Ihr eigenes Unternehmen gegründet haben:

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre steuerliche Struktur

Ermitteln Sie Ihre Steuerpflichten für die von Ihnen gewählte Unternehmensstruktur. Zum Beispiel zahlen C-Corps ihre Steuern getrennt von dem/der Eigentümer/in. Das Unternehmen wird zuerst auf seine Gewinne besteuert. Dann wird der/die Eigentümer/in persönlich auf alle Einkünfte besteuert, die er/sie aus dem Unternehmen bezieht, wie z. B. Dividenden oder Gehälter.

S-Corps zahlen keine Unternehmenssteuern. Vielmehr werden Gewinne oder Verluste in die persönliche Steuererklärung des Eigentümers/der Eigentümerin weitergeleitet und zum individuellen Steuersatz besteuert. Wenn Sie sich für eine LLC entscheiden, werden ebenfalls keine Steuern auf Unternehmensebene gezahlt. Stattdessen werden Gewinne und Verluste in der persönlichen Steuererklärung gemeldet.

Eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) anfordern

Sobald Sie in den USA ein Unternehmen gegründet haben, beantragen Sie eine EIN beim Internal Revenue Service (IRS. Diese ist vergleichbar mit einer Sozialversicherungsnummer (SSN) für Ihr Unternehmen. Sie können damit Steuererklärungen einreichen, ein Geschäftsbankkonto eröffnen und Mitarbeiter/innen einstellen. Sie können eine SSN kostenlos online beim IRS anfordern.

Geschätzte Steuervorauszahlungen einrichten

Als Unternehmensinhaber/in müssen Sie bereit sein, geschätzte vierteljährliche Steuervorauszahlungen zu leisten. Ihre Geschäftseinkünfte unterliegen nicht der Steuereinbehaltung (wie dies bei Gehaltsschecks der Fall ist). Daher müssen Sie jedes Quartal schätzen, wie viel Ihr Unternehmen verdient, und einen Teil Ihrer erwarteten Steuerrechnung bezahlen.

Einige kleine Unternehmen müssen keine vierteljährlichen Steuervorauszahlungen leisten, aber US-Unternehmen, die erwarten, 500 USD oder mehr schuldig zu sein, tun dies in der Regel. Wenn Sie diese Zahlungen versäumen, müssen Sie mit Strafen rechnen.

Trennen Sie private und geschäftliche Finanzen

Versuchen Sie, persönliche und geschäftliche Ausgaben zu trennen, um steuerliche Komplikationen und mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden. Eröffnen Sie ein separates Bankkonto für Ihr Unternehmen und verwenden Sie es für alle geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben.

Alles gut dokumentieren

Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über Ihre Unternehmenseinnahmen und -ausgaben für Steuerzwecke. Bewahren Sie Belege auf. Erfassen Sie den Kilometerstand, wenn Sie geschäftlich unterwegs sind. Machen Sie sich detaillierte Notizen zu allem, was als Abzug gelten könnte (z. B. Ausstattung, Miete und Nebenkosten). Erwägen Sie, eine Buchhaltungssoftware zu verwenden oder eine/n Buchhalter/in einzustellen.

Behalten Sie Ihre Abzüge im Blick

Als eingetragenes Unternehmen können Sie viele Arten von unternehmensbezogenen Ausgaben absetzen. Hierzu kann unter anderem Folgendes zählen:

• Miete für ein Büro oder einen Arbeitsplatz
  
• Geräte und Zubehör
  
• Geschäftsessen und Reisen
  
• Marketing- und Werbekosten
  

Fristgerechte Steuererklärung

US-Unternehmen müssen ihre Steuererklärung in der Regel bis zum 15. März (für S-Corps) bzw. bis zum 15. April (für C-Corps) einreichen. Vermerken Sie die Termine in Ihrem Kalender und nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre Unterlagen zusammenzustellen. Wenn Sie bis zum Ablauf der Frist damit noch nicht fertig sind, können Sie eine Fristverlängerung beantragen. Beachten Sie jedoch, dass alle geschuldeten Steuern weiterhin zum ursprünglichen Termin fällig sind.

Erwägen Sie, eine/n Buchhalter/in einzustellen

Ein/e professionelle/r Steuerberater/in kann Ihnen dabei helfen, sich im komplexen Steuersystem zurechtzufinden, alle relevaten Abzüge zu ermitteln und sicherzustellen, dass Sie die Steuergesetze einhalten.

Welche laufenden Compliance-Anforderungen gehen mit der Unternehmensgründung einher?

Wenn Sie als Selbstständige/r, Freiberufler/in oder Einzelunternehmer/in Ihr eigenes Unternehmen gründen, müssen Sie bestimmte Verantwortlichkeiten übernehmen. Diese können Ihnen helfen, legal zu arbeiten und das Ansehen Ihres Unternehmens bei den Behörden zu wahren. Wenn Sie dies nicht tun, kann dies zu einer so genannten „Durchgriffshaftung“ führen. Dies bedeutet, dass Ihr persönliches Vermögen möglicherweise nicht mehr vor geschäftlichen Verpflichtungen geschützt ist.

Hier sind die Pflichten, die Sie übernehmen müssen:

Jahres- oder Zweijahresberichte

Selbst als Ein-Personen-Unternehmen müssen Sie in den meisten Bundesstaaten einen Jahres- oder Zweijahresbericht einreichen, damit Ihr Unternehmens- oder LLC-Status aktiv bleibt. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um eine Aktualisierung Ihrer Unternehmensinformationen, wie z. B. Ihrer Geschäftsadresse und Ihrer leitenden Angestellten. Wenn Sie die Steuererklärung nicht rechtzeitig einreichen, müssen Sie mit Verzugsgebühren rechnen oder riskieren, den guten Ruf Ihres Unternehmens zu verlieren, was zu Strafen oder zur Auflösung führen kann.

Franchisesteuern

Einige Staaten erheben eine Franchisesteuer für das Privileg, ein Unternehmen zu gründen, auch wenn es sich um ein Ein-Personen-Unternehmen handelt. Diese basiert nicht auf Ihrem Einkommen, sondern ist entweder eine Pauschalgebühr oder eine Gebühr, die auf Faktoren wie Umsatz oder Unternehmensgröße basiert. Es ist bekannt, dass Bundesstaaten wie Kalifornien und Delaware diese Steuer erheben. Informieren Sie sich daher unbedingt über die Anforderungen in diesen Bundesstaaten. Auch wenn Sie noch keinen Gewinn erzielen, fällt diese Steuer in der Regel an.

Registrierte Vertretung

Sie benötigen eine registrierte Vertreteung – eine Einzelperson oder einen Dienst, der/die rechtliche Hinweise und wichtige behördliche Dokumente in Ihrem Namen entgegennimmt. Wenn Sie nicht als Ihr/e eigene/r registrierte/r Vertreter/in handeln, müssen Sie für diese Dienstleistungen eine Gebühr bezahlen. Ihr/e registrierte/r Vertreter/in muss eine physische Adresse in den Bundesstaat haben, in dem Sie Ihr Unternehmen gegründet haben. Ein Postfach ist nicht zulässig. Wenn sich diese Informationen ändern, müssen Sie sie auch unbedingt bei dem Bundesstaat aktualisieren.

Unternehmensunterlagen

Selbst wenn Sie ein Einzelunternehmen sind, müssen Sie dennoch formelle Aufzeichnungen führen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine Kapitalgesellschaft ist, müssen Sie Protokolle aller jährlichen Aktionärsversammlungen erstellen. Dies zeigt, dass Sie die Gründungsregeln befolgen, die Ihr persönliches Vermögen schützen.

Finanzen trennen

Sie müssen Ihre privaten und geschäftlichen Finanzen getrennt halten. Sie benötigen ein separates Geschäftsbankkonto und eine Kreditkarte für alle Ihre Geschäftsausgaben. Dies vereinfacht die Steuererklärung und schützt Ihr persönliches Vermögen, wenn bei Ihrem Unternehmen etwas schief geht. Die Vermischung Ihrer Finanzen könnte den rechtlichen Schutz, den Sie durch die Unternehmensgründung erhalten, gefährden.

Unternehmenssteuern

Sie müssen Einkommenssteuern auf Bundesebene sowie alle staatlichen und lokalen Steuern zahlen. Wenn Ihr Einkommen unregelmäßig ist, müssen Sie möglicherweise geschätzte vierteljährliche Zahlungen leisten, um Strafen zu vermeiden. Als Freiberufler/in oder Selbstständige/r könnten diese Steuern Folgendes umfassen:

• Steuern für Selbstständige für Sozialversicherung und Medicare
  
• Unternehmenssteuern, wenn Ihr Unternehmen als C-Corporation strukturiert sind
  
• Pass-Through-Steuern, wenn Ihr Unternehmen eine S Corporation oder LLC ist
  

Lizenzen und Genehmigungen

Wenn Sie Lizenzen oder Genehmigungen benötigen, um in Ihrer Branche tätig zu sein, stellen Sie sicher, dass Sie diese rechtzeitig verlängern. Sogar Freiberufler/innen benötigen möglicherweise lokale Genehmigungen, je nachdem, welche Art von Arbeit sie ausführen. Wenn Sie über Staatsgrenzen hinweg oder international arbeiten, prüfen Sie, ob Sie zusätzliche Genehmigungen benötigen.

Unternehmensdokumente

Wenn sich irgendetwas an Ihrem Unternehmen ändert, z. B. Name, Adresse oder Ihre Arbeitsweise, müssen Sie Ihre Unternehmensdokumente aktualisieren und den Bundesstaat benachrichtigen.

So wirkt sich die Gründung Ihres Unternehmens auf Ihre Haftung und Ihr persönliches Vermögen aus

Wenn Sie selbst ein Unternehmen gründen, wird hierdurch eine rechtliche Trennung zwischen Ihnen und Ihrem Unternehmen geschaffen. Dies bedeutet, dass Ihr persönliches Vermögen (z. B. Haus, Auto, Ersparnisse) im Allgemeinen vor Geschäftsschulden oder Klagen geschützt ist. Dieser Haftungsschutz ist einer der Hauptgründe, warum sich Menschen für eine Unternehmensgründung entscheiden. Um diesen Schutz aufrechtzuerhalten, müssen Sie bestimmte Unternehmensformalitäten einhalten, z. B. Ihre geschäftlichen und persönlichen Finanzen trennen.