Vous constituer en société signifie créer votre entreprise en tant qu’entité juridique distincte, telle qu’une société. En 2023, plus de 33 millions de petites entreprises ont été recensées aux États-Unis. La constitution en société protège votre patrimoine personnel. En conséquence, si l'entreprise connaît des difficultés, vos biens personnels et vos économies ne sont pas menacés. Elle donne également à votre entreprise un niveau plus élevé de professionnalisme et de crédibilité. Cet aspect peut vous être utile lorsque vous traitez avec des clients, des investisseurs ou des partenaires qui souhaitent voir une structure plus formelle.

La constitution en société peut également apporter des avantages financiers. Vous pourriez bénéficier de déductions fiscales et d'une plus grande souplesse dans les modalités d'imposition. À long terme, la constitution en société peut vous permettre de lever plus facilement des fonds, d'offrir des options d'achat d'actions ou de recruter des partenaires. Mais la démarche s’accompagne d’un plus grand nombre d’obligations administratives et légales, il est donc important de décider si les avantages de la constitution en société en valent la peine.

Vous trouverez ci-dessous les différents types de structures d’entreprise que vous pouvez choisir, les modalités de dénomination de votre société et de paiement des impôts, ainsi que les obligations de conformité liées à la gestion d'une entreprise constituée en société.

Sommaire de cet article

• Choix d’une structure d’entreprise appropriée
  
• Comment nommer votre société : aspects juridiques et considérations liées à la marque
  
• Gestion des impôts après la constitution en société
  
• Exigences de conformité permanentes liées à la constitution en société
  
• Incidence de votre constitution en société sur votre responsabilité et votre patrimoine personnel
  

Choix d’une structure d’entreprise appropriée

Choisir la bonne structure d’entreprise est la première étape importante pour s’établir en tant que travailleur indépendant ou entrepreneur individuel. La structure d’entreprise que vous choisissez détermine votre protection en matière de responsabilité, vos impôts et vos obligations administratives.

Voici un aperçu des options qui s’offrent à vous :

• Entreprise individuelle (Sole proprietorship) : Il s’agit de l’option par défaut pour de nombreux indépendants. C’est une solution simple, qui n’implique pas de constitution en société et n’offre aucune protection en matière de responsabilité. Vos actifs personnels sont liés à votre entreprise, ce qui signifie qu’en cas de difficultés financières, les créanciers peuvent s’en prendre à vos biens personnels.

• Société à responsabilité limitée (LLC) : Une LLC est un choix populaire car elle offre une protection en matière de responsabilité personnelle, bien que techniquement, la société soit « formée » plutôt que « constituée ». Si votre entreprise fait l’objet d’une poursuite ou n’est pas en mesure de payer ses dettes, vos biens personnels (par ex., logement, économies) sont généralement protégés. Les LLC sont également flexibles en matière d’impôts : vous pouvez choisir d’être imposé(e) en tant que propriétaire unique ou en tant que société de type S (S corp), selon ce qui vous convient le mieux.

• Société de type S : Cette structure vous offre une protection en matière de responsabilité et s’accompagne d’avantages fiscaux supplémentaires. En tant qu'entreprise de type S, les bénéfices et les pertes de votre entreprise sont répercutés sur votre déclaration de revenus personnelle, ce qui vous permet d’éviter la double imposition qui caractérise une société de type C (C corp). Vous pouvez également vous verser un salaire, ce qui peut réduire vos impôts sur le travail indépendant.

• Entreprise de type C : Une entreprise de type C protège également vos actifs personnels, mais elle se caractérise par des formalités administratives plus importantes et la double imposition. L’entreprise est imposée sur ses bénéfices, puis vous êtes à nouveau imposé(e) sur tout salaire ou dividende que vous vous versez. Bien qu'elle ne soit pas la solution habituelle pour les entrepreneurs individuels, elle peut s'avérer judicieuse si vous envisagez de vous développer et de faire appel à des investisseurs.

Comment nommer votre société : aspects juridiques et considérations liées à la marque

L’attribution d’un nom à votre société est une autre étape importante. Vous devez choisir un nom qui est juridiquement viable et qui fonctionne pour votre marque à long terme. Voici les critères à prendre en compte :

• Disponibilité : Assurez-vous que personne d’autre dans votre État n’utilise le nom que vous souhaitez utiliser. La plupart des États disposent d’un outil de recherche en ligne que vous pouvez consulter pour le confirmer.

• Exigences légales : Vous devrez peut-être ajouter un terme juridique, tel que « Inc. », « Incorporated » ou « Corp. » , à la fin du nom de votre entreprise. Ces termes indiquent que vous êtes officiellement une société.

• Mots interdits : Certains mots, tels que « banque » ou « assurance », sont interdits, sauf autorisation spéciale. Vérifiez les règles de votre État.

• Marques de commerce : Si vous envisagez d’opérer en dehors de votre État ou si vous souhaitez une forte présence en ligne, assurez-vous qu’il n’y a pas de conflit de marques. Cela pourrait conduire à un conflit juridique plus tard, si vous décidez de vous développer (même si le nom est disponible dans votre État).

• Caractère mémorable : Vous voulez un nom dont les gens se souviendront et qu’ils ne confondront pas avec une autre entreprise de votre domaine. Essayez d’éviter les noms génériques.

• Flexibilité : Votre nom doit offrir une certaine flexibilité. Par exemple, si vous développez de nouveaux produits ou services, le nom doit toujours convenir. Vous ne voulez pas limiter vos perspectives par un nom trop spécifique.

• Nom de domaine : Votre entreprise a besoin d’un site Web pour réussir. Vérifiez que le nom de votre entreprise est disponible en tant que domaine avant de vous engager à l’utiliser pour la dénomination. Si le nom exact est déjà pris, envisagez de le modifier légèrement avec un peu de créativité, par exemple en ajoutant « HQ » ou « Co ».

• Envergure internationale : Si vous envisagez de vous développer à l’international ou de vous adresser à un large public, assurez-vous que votre nom peut s’utiliser dans les principales autres langues principales et qu’il ne présente pas de connotation négative ou offensante.

Gestion des impôts après la constitution en société

Voici quelques conseils pour préparer vos déclarations de revenus après votre constitution en société :

Comprenez votre structure fiscale

Déterminez vos obligations fiscales pour la structure d’entreprise que vous avez choisie. Par exemple, les entreprises de type C paient des impôts séparément de ceux de leur propriétaire. L’entreprise est d’abord imposée sur ses bénéfices. Ensuite, le propriétaire est imposé personnellement sur tout revenu qu’il tire de l’entreprise, comme les dividendes ou le salaire.

Les entreprises de type S ne paient pas d’impôt sur les sociétés, mais les profits ou les pertes « passent » dans la déclaration de revenus personnelle du propriétaire et sont imposés au taux individuel. Si vous décidez de créer une LLC, celles-ci ne paient pas non plus d’impôts au niveau de l’entreprise, mais déclarent les profits et les pertes dans les déclarations de revenus des particuliers.

Obtenez un Numéro d’identification d’employeur (EIN)

Une fois que vous avez constitué votre entreprise aux États-Unis, demandez un EIN auprès de l’Internal Revenue Service (IRS). C’est comme un numéro de sécurité sociale (SSN) pour votre entreprise. Vous l’utilisez pour déclarer vos impôts, ouvrir un compte bancaire professionnel et embaucher des employés. Vous pouvez obtenir un numéro en ligne gratuitement auprès de l’IRS.

Établissez les paiements d’impôts estimés

En tant que propriétaire d’une société, vous devez vous préparer à payer des impôts trimestriels estimés. Le revenu de votre entreprise n’est pas assujetti à une retenue à la source (comme l’est un chèque de paie). Par conséquent, chaque trimestre, vous devez estimer le revenu de votre entreprise et payer une partie de votre facture d’impôt prévue.

Certaines petites entreprises n’ont pas à payer d’impôt trimestriel, mais les sociétés américaines qui s’attendent à devoir 500 $ ou plus le font généralement. Si vous n'effectuez pas ces paiements, vous vous exposez à des pénalités.

Séparez les finances personnelles de celles de l’entreprise

Essayez de séparer vos dépenses personnelles de celles de votre entreprise afin d’éviter les complications fiscales et les éventuels problèmes juridiques. Ouvrez un compte bancaire pour votre entreprise et utilisez-le pour tous les revenus et toutes les dépenses de l’entreprise.

Tenez des registres

Tenez des registres détaillés de vos revenus et de vos dépenses d’entreprise aux fins de l’impôt. Conservez les reçus ; comptabilisez le kilométrage si vous utilisez votre véhicule dans votre activité professionnelle ; et prenez des notes détaillées sur tout ce qui pourrait être considéré comme une déduction (comme l’équipement, le loyer et les services publics). Envisagez d’utiliser un logiciel de comptabilité ou d’embaucher un aide-comptable.

Connaissez vos déductions

En tant qu’entreprise constituée en société, vous pouvez déduire de nombreux types de dépenses liées à l’entreprise, notamment les éléments suivants, le cas échéant :

• Location d’un bureau ou d’un espace de travail
  
• Équipement et fournitures
  
• Repas d’affaires et voyages
  
• Frais de marketing et de publicité
  

Déposez vos déclarations de revenus dans les délais

Les entreprises américaines doivent généralement déclarer leurs impôts au plus tard le 15 mars (pour les entreprises de type S) ou le 15 avril (pour les entreprises de type C). Marquez votre calendrier et donnez-vous suffisamment de temps pour rassembler vos documents. Si vous n’êtes pas prêt(e) avant la date limite, vous pouvez demander une prolongation. Toutefois, n'oubliez pas que tout impôt dû reste exigible à la date limite initiale.

Envisagez d’embaucher un comptable

Un comptable professionnel peut vous aider à vous y retrouver dans le système fiscal complexe, à trouver toutes les déductions disponibles et à veiller au respect des lois fiscales.

Exigences de conformité permanentes liées à la constitution en société

Lorsque vous vous constituez en société en tant que travailleur indépendant ou entrepreneur individuel, vous devez assumer certaines responsabilités. Celles-ci peuvent vous aider à exercer vos activités légalement et à maintenir la réputation de votre entreprise auprès du gouvernement. Si vous ne le faites pas, vous risquez de « percer le voile de l’entreprise », ce qui signifie que vos actifs personnels pourraient ne plus être protégés des dettes de l'entreprise.

Voici les responsabilités que vous devrez gérer :

Rapports annuels ou biennaux

Même s’il s’agit d’une entreprise unipersonnelle, vous devez déposer un rapport annuel ou biennal dans la plupart des États pour maintenir votre société ou votre statut de LLC actif. Il s’agit essentiellement d’une mise à jour des informations sur votre entreprise, telles que l’adresse de votre entreprise et vos dirigeants. Si vous ne soumettez pas votre déclaration dans les délais, vous pourriez devoir payer des frais de retard ou risquer de perdre la réputation de votre entreprise, ce qui pourrait entraîner des pénalités ou la dissolution.

Taxes de franchise

Certains États facturent une taxe de franchise pour le privilège d’être constitué en société, même si vous êtes une entreprise unipersonnelle. Ces frais ne sont pas calculés en fonction de vos revenus, mais sont fixes ou calculés en fonction de facteurs tels que le chiffre d’affaires ou la taille de l’entreprise. Des États comme la Californie et le Delaware sont connus pour cette taxe, alors assurez-vous de connaître les exigences de votre État. Même si vous ne réalisez pas encore de bénéfices, cette taxe s’applique toujours.

Agent agréé

Vous aurez besoin d’un agent agréé, c’est-à-dire d’une personne ou d’un service qui reçoit les avis juridiques et les documents gouvernementaux importants en votre nom. Si vous n’agissez pas en tant que votre propre agent agréé, vous devez payer des frais pour ces services. Votre agent agréé doit avoir une adresse physique dans votre État de constitution et il ne peut pas s’agir d’une boîte postale. Si ces informations changent, assurez-vous de les mettre à jour avec l’état.

Registres de l’entreprise

Même s’il s’agit d’une entreprise individuelle, vous devez tout de même tenir des registres officiels. Par exemple, si vous êtes une société, vous devez conserver les procès-verbaux de toutes les assemblées annuelles des actionnaires. Cela démontre que vous respectez les règles de constitution en société, qui protègent vos actifs personnels.

Finances distinctes

Vous devez séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise. Vous avez besoin d’un compte bancaire professionnel et d’une carte de crédit distincts pour toutes vos dépenses professionnelles. Cela simplifie la déclaration de revenus et protège vos actifs personnels en cas de problème avec votre entreprise. Le mélange de vos finances pourrait compromettre la protection juridique que vous recevez de la constitution en société.

Impôts sur les entreprises

Vous devez payer l’impôt fédéral sur le revenu, ainsi que les taxes locales et d’État. Si vos revenus sont irréguliers, vous devrez peut-être effectuer des paiements trimestriels estimés pour éviter les pénalités. En tant que travailleur indépendant, ces impôts peuvent inclure :

• Les impôts sur le travail indépendant pour la sécurité sociale et Medicare
  
• L’impôt sur les sociétés, si votre structure d’entreprise est une entreprise de type C
  
• L’imposition « pass-through », si vous êtes une entreprise de type S ou une LLC
  

Licences et permis

Si vous avez besoin d’une licence ou d’un permis pour exercer vos activités dans votre secteur, assurez-vous de les renouveler à temps. Même les indépendants peuvent avoir besoin de permis locaux en fonction de leur type d’activité. Si vous travaillez au-delà des frontières d’un État ou à l’international, vérifiez si vous avez besoin de permis supplémentaires.

Documents d’entreprise

En cas de modification de votre entreprise, par exemple votre nom, votre adresse ou votre mode de fonctionnement, vous devez mettre à jour vos documents d’entreprise et en informer l’État.

Incidence de votre constitution en société sur votre responsabilité et votre patrimoine personnel

La constitution en société crée une séparation juridique entre vous et votre entreprise, ce qui signifie que vos actifs personnels (par ex., logement, véhicule, économies) sont généralement protégés contre les dettes de l’entreprise ou les poursuites en justice. Cette protection en matière de responsabilité est l'une des principales raisons pour lesquelles les personnes choisissent de se constituer en société. Pour maintenir cette protection, vous devez respecter certaines formalités d’entreprise, comme la séparation de vos finances professionnelles et personnelles.