Constituir a si mesmo significa configurar sua empresa como uma pessoa jurídica distinta, como uma corporação. Em 2023, havia mais de 33 milhões de pequenas empresas nos EUA. A constituição protege seus bens pessoais, portanto, se o negócio tiver problemas, sua propriedade pessoal e economias não estarão em risco. Também dá ao seu negócio um nível mais elevado de profissionalismo e credibilidade. Isso pode ser benéfico ao lidar com clientes, investidores ou parceiros que desejam ver uma estrutura mais formal.

A constituição também pode trazer vantagens financeiras. Você pode obter acesso a deduções fiscais e mais flexibilidade na forma como é tributado. A longo prazo, a constituição pode facilitar a captação de recursos, a oferta de opções de ações ou a contratação de parceiros. Mas ela vem com mais obrigações administrativas e legais, por isso é importante decidir se os benefícios da constituição valem a pena o esforço extra.

Abaixo explicamos os diferentes tipos de estruturas de negócio que você pode escolher, como lidar com a nomeação da sua empresa e o pagamento de impostos, e quais requisitos de conformidade vêm com a operação de uma empresa constituída.

Neste artigo:

• Como escolher a estrutura de negócio certa
  
• Como nomear sua corporação: considerações legais e de marca
  
• Como lidar com impostos após a constituição
  
• Quais são os requisitos de conformidade contínuos decorrentes da constituição?
  
• Como a constituição afeta seu passivo e patrimônio pessoal
  

Como escolher a estrutura de negócio certa

Escolher a estrutura de negócio certa é o primeiro grande passo para se estabelecer como freelancer, autônomo ou empreendedor solo. A estrutura comercial escolhida por você determina sua proteção de responsabilidade, impostos e obrigações administrativas.

Aqui está uma visão geral de suas opções:

• Empresário individual: Este é o padrão para muitos freelancers. É simples, não envolve constituição e não oferece proteção de responsabilidade. Seus bens pessoais estão vinculados ao seu negócio, o que significa que, se algo der errado, os credores podem vir atrás de seus pertences pessoais.

• LLC: Uma LLC é uma escolha popular porque oferece proteção de responsabilidade pessoal, embora tecnicamente seja "formada" em vez de "constituída". Se sua empresa for processada ou não puder pagar suas dívidas, seus bens pessoais (por exemplo, casa, poupança) geralmente estão seguros. As LLCs também são flexíveis com impostos: você pode optar por ser tributado como empresário individual ou como uma empresa tipo S (S corp), dependendo do que for melhor para você.

• Empresa tipo S: Essa estrutura oferece proteção de responsabilidade civil e conta com alguns benefícios fiscais adicionais. Como uma empresa tipo S, os lucros e perdas da sua empresa passam para a sua declaração de imposto de renda pessoal, evitando a dupla tributação que vem com uma empresa tipo C (C corp). Você também pode pagar a si mesmo um salário, o que pode reduzir seus impostos de autônomo.

• Empresa tipo C: Uma empresa tipo C também protege seu patrimônio pessoal, mas vem com mais burocracia e dupla tributação. A empresa é tributada sobre seus lucros, e então você é tributado novamente sobre qualquer salário ou dividendos que receber. Embora este não seja o caminho habitual para empreendedores individuais, pode fazer sentido se você planeja crescer e, eventualmente, receber investidores.

Como nomear sua corporação: considerações legais e de marca

Nomear sua corporação é outro passo importante. Você precisa escolher um nome que seja legalmente viável e funcione para sua marca a longo prazo. O que considerar:

• Disponibilidade: Certifique-se de que ninguém mais no seu estado esteja usando o nome desejado. A maioria dos estados tem uma ferramenta de pesquisa online que você pode usar para confirmar isso.

• Requisitos legais: Pode ser necessário acrescentar um termo legal como "Inc.", "Incorporated" ou "Corp." —no final do nome da sua empresa. Isso mostra que você é oficialmente uma corporação.

• Palavras restritas: Algumas palavras, como "banco" ou "seguro", estão fora dos limites, a menos que você tenha aprovação especial. Verifique as regras do seu estado.

• Marcas: Se você vai operar fora do seu estado ou quer uma forte presença online, certifique-se de que não haja conflito de marca registrada. Isso pode levar a uma batalha legal mais tarde, se você decidir expandir (mesmo que o nome esteja disponível dentro do seu estado).

• Memorabilidade: Você quer um nome que as pessoas se lembrem e não confundam com outro negócio na sua área. Tente evitar nomes genéricos.

• Flexibilidade: Seu nome deve oferecer alguma flexibilidade. Por exemplo, se você expandir para novos produtos ou serviços, o nome ainda deve se adequar. Você não quer ficar limitado a um nome muito específico.

• Nome de domínio: Sua empresa precisa de um site para ter sucesso. Verifique se o nome da sua empresa está disponível como domínio antes de confirmar o nome. Se o nome exato for tomado, veja se você pode ser criativo ajustando-o ligeiramente, talvez adicionando "HQ" ou "Co".

• Ajuste internacional: Se você está planejando se tornar internacional ou atrair um público amplo, certifique-se de que seu nome funcione em outros idiomas importantes e não signifique algo negativo ou ofensivo.

Como gerenciar impostos após a constituição

Aqui estão algumas dicas para preparar seus impostos depois de constituir-se:

Entenda sua estrutura tributária

Determine as obrigações fiscais para a estrutura de negócios que você escolheu. Por exemplo, as empresas tipo C pagam impostos separadamente do proprietário. A empresa é tributada primeiro sobre seus lucros. Então, o proprietário é tributado pessoalmente sobre qualquer rendimento que ele tira da empresa, como dividendos ou salário.

As empresas tipo S não pagam impostos corporativos. Em vez disso, os lucros ou prejuízos "passam" para a declaração de imposto de renda pessoal do proprietário e são tributados à taxa individual. Se você decidir formar uma LLC, ela também não pagará impostos no nível da empresa. Em vez disso, ela relata lucros e perdas em declarações de impostos pessoais.

Obtenha um Número de Identificação do Empregador (EIN)

Depois de se constituir nos EUA, solicite um EIN do Internal Revenue Service (IRS). É como um Número de Seguridade Social (SSN) para sua empresa. Você pode usá-lo para declarar impostos, abrir uma conta bancária empresarial e contratar funcionários. Você pode obter um online do IRS gratuitamente.

Configure pagamentos de impostos estimados

Como proprietário de uma corporação, esteja pronto para pagar impostos trimestrais estimados. A receita da sua empresa não está sujeita a retenções (como um salário). Portanto, a cada trimestre, você precisa estimar quanto sua empresa está ganhando e pagar uma parte de sua conta fiscal esperada.

Algumas pequenas corporações não precisam pagar impostos trimestrais, mas as corporações americanas que esperam dever US$ 500 ou mais geralmente pagam. Se você perder esses pagamentos, pode enfrentar penalidades.

Separe as finanças pessoais e empresariais

Procure separar as despesas pessoais e comerciais para evitar complicações fiscais e possíveis problemas jurídicos. Abra uma conta bancária separada para sua empresa e use-a para todas as receitas e despesas comerciais.

Mantenha registros

Mantenha registros detalhados das receitas e despesas da sua empresa para fins fiscais. Guarde recibos, acompanhe a quilometragem se dirigir a trabalho e mantenha anotações detalhadas sobre qualquer coisa que possa contar como dedução (como equipamentos, aluguel e utilidades). Considere usar um software de contabilidade ou contratar um contador.

Conheça suas deduções

Como uma empresa constituída, você pode deduzir muitos tipos de despesas relacionadas ao negócio. Isso pode incluir:

• Aluguel de um escritório ou espaço de trabalho
  
• Equipamentos e insumos
  
• Refeições de negócios e viagens
  
• Custos de marketing e publicidade
  

Declare seus impostos no prazo

As empresas dos EUA geralmente devem declarar impostos até 15 de março (para as empresas tipo S) ou 15 de abril (para as empresas tipo C). Marque em seu calendário e dê a si mesmo tempo suficiente para reunir sua documentação. Se não estiver pronto até o prazo, você pode solicitar uma prorrogação. No entanto, lembre-se de que todos os impostos devidos ainda são devidos até o prazo original.

Considere a contratação de um contador

Um contador profissional pode ajudar a navegar pelo complexo sistema tributário, encontrar todas as deduções disponíveis e garantir que você esteja em conformidade com a legislação tributária.

Quais são os requisitos de conformidade contínuos decorrentes da constituição?

Quando você se incorpora como autônomo, freelancer ou empreendedor solo, precisa assumir certas responsabilidades. Elas podem ajudar a operar legalmente e manter a posição da sua empresa perante o governo. Não fazer isso pode levar ao que é chamado de "furar o véu corporativo", o que significa que seus ativos pessoais podem não estar mais protegidos de passivos comerciais.

Estas são as responsabilidades que você precisa gerenciar:

Relatórios anuais ou bienais

Mesmo sendo uma empresa individual, você precisa registrar um relatório anual ou bienal na maioria dos estados para manter ativo seu status de corporação ou LLC. Esta é basicamente uma atualização sobre as informações da sua empresa, como seu endereço comercial e oficiais. Se você não fizer a declaração no prazo, poderá enfrentar taxas por atraso ou correr o risco de perder a situação da sua empresa, o que pode levar a penalidades ou dissolução.

Impostos sobre franquias

Alguns estados cobram um imposto de franquia pelo privilégio de ser constituído, mesmo que você seja uma operação de uma pessoa só. Isso não é baseado na sua renda; é uma tarifa fixa ou uma tarifa calculada com base em fatores como receita ou tamanho da empresa. Estados como Califórnia e Delaware são conhecidos por esse imposto, portanto, certifique-se de estar ciente dos requisitos do seu estado. Mesmo que você ainda não tenha lucro, esse imposto normalmente ainda se aplica.

Agente registrado

Você precisará de um agente registrado — uma pessoa física ou um serviço que recebe avisos legais e documentos governamentais importantes em seu nome. Se você não estiver atuando como seu próprio agente registrado, precisará pagar uma taxa por esses serviços. Seu agente registrado deve ter um endereço físico no seu estado de incorporação e não pode ser uma caixa postal. Se essas informações mudarem, certifique-se de atualizá-las com o estado.

Registros corporativos

Mesmo que você seja uma operação solo, ainda precisa manter registros formais. Por exemplo, se você é uma corporação, precisa manter atas de todas as assembleias anuais. Isso demonstra que você está seguindo as regras de constituição, que protegem seu patrimônio pessoal.

Finanças separadas

Você deve manter suas finanças pessoais e empresariais separadas. Você precisa de uma conta bancária comercial e um cartão de crédito separados para todas as suas despesas comerciais. Isso simplifica a declaração de impostos e protege seu patrimônio pessoal se algo der errado com sua empresa. Misturar suas finanças pode comprometer a proteção legal que você recebe ao se constituir.

Impostos comerciais

Você precisa pagar impostos de renda federais, mais quaisquer impostos estaduais e locais. Se sua renda for irregular, você pode ter que fazer pagamentos trimestrais estimados para evitar penalidades. Como freelancer individual ou autônomo, esses impostos podem incluir:

• Impostos para autônomos para a Previdência Social e Medicare
  
• Impostos empresariais, se você estiver estruturado como uma empresa tipo C
  
• Impostos de processamento, se você for uma empresa tipo S ou LLC
  

Licenças e permissões

Se você precisar de alguma licença ou permissão para operar no seu setor, certifique-se de renová-las no prazo. Mesmo freelancers podem precisar de licenças locais, dependendo do tipo de trabalho que fazem. Se você trabalha em vários estados ou internacionalmente, verifique se há alguma permissão adicional necessária.

Documentos corporativos

Se algo sobre sua empresa mudar, como nome, endereço ou a forma como você opera, você precisará atualizar seus documentos corporativos e notificar o estado.

Como a constituição afeta sua responsabilidade e seu patrimônio pessoal

A constituição de si mesmo cria uma separação legal entre você e sua empresa, o que significa que seus bens pessoais (por exemplo, casa, carro, poupança) geralmente estão protegidos de dívidas empresariais ou ações judiciais. Essa proteção de responsabilidade é uma das principais razões pelas quais as pessoas optam por se constituir. Para manter essa proteção, você precisa cumprir certas formalidades corporativas, como separar suas finanças comerciais das pessoais.