Constituirse como sociedad significa establecer su empresa como una entidad jurídica única, como ser una corporación. En 2023 había más de 33 millones de pequeñas empresas en EE. UU. Constituir una sociedad protege sus activos personales, de modo que si la empresa tiene problemas, sus bienes personales y ahorros no corren peligro. También confiere mayor nivel de profesionalismo y credibilidad a su empresa. Esto puede beneficiarlo a la hora de tratar con clientes, inversores o socios que quieran ver una estructura más formal.

Constituir una sociedad también puede aportar beneficios financieros. Es posible que obtenga acceso a deducciones fiscales y más flexibilidad en la forma en que se le aplican impuestos. A largo plazo, constituir una sociedad puede facilitar la recaudación de fondos, la oferta de opciones sobre acciones o la incorporación de socios. Pero conlleva más obligaciones administrativas y legales, por lo que es importante decidir si los beneficios de constituir una sociedad valen la pena considerando el esfuerzo adicional requerido.

A continuación le explicamos los distintos tipos de estructuras comerciales entre las que puede elegir, cómo gestionar el nombre de su empresa y el pago de impuestos, y qué requisitos en materia de cumplimiento normativo conlleva la gestión de una sociedad formalmente constituida.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo elegir la estructura comercial adecuada?
  
• Cómo elegir un nombre para su corporación: consideraciones legales y en materia de marca
  
• ¿Cómo gestionar impuestos después de constituir una sociedad?
  
• ¿Qué requisitos permanentes en materia de cumplimiento normativo conlleva la constitución de una sociedad?
  
• ¿De qué manera la constitución de una sociedad afecta su responsabilidad y sus activos personales?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe Atlas?
  

Cómo elegir la estructura comercial adecuada

Elegir la estructura comercial adecuada es el primer paso importante para establecerte como trabajador independiente, autónomo o empresario individual. La estructura comercial que elijas determina tu protección en materia de responsabilidad, tus impuestos y obligaciones administrativas.

Aquí tienes un resumen de tus opciones:

• Empresa unipersonal: es la opción predeterminada para muchos trabajadores independientes. Es simple, no implica la constitución de una sociedad y no brinda protección en materia de responsabilidad. Tus activos personales están vinculados a tu empresa, lo que significa que, si algo sale mal, los acreedores pueden ir tras tus bienes personales.

• LLC: es una opción popular porque ofrece protección de responsabilidad personal, aunque técnicamente «se crea» en lugar de «constituirse». Si tu empresa es demandada o no puede pagar sus deudas, tus activos personales (por ejemplo, casa, ahorros) generalmente están seguros. Las LLC también son flexibles en materia de impuestos: puedes elegir pagar impuestos como empresa unipersonal o como una sociedad de tipo S (S corp), según lo que te resulte mejor.

• Sociedad de tipo S: esta estructura te brinda protección de responsabilidad civil y viene con algunos beneficios fiscales adicionales. Como sociedad de tipo S, las ganancias y pérdidas de tu empresa se transfieren a tu declaración de impuestos personal, lo que evita la doble tributación que conlleva una sociedad de tipo C (C corp). También puedes pagarte un salario, lo que puede reducir tus impuestos como trabajador autónomo.

• Sociedad de tipo C: una sociedad de tipo C también protege tus activos personales, pero conlleva más cuestiones administrativas y doble tributación. A la empresa se la grava por sus ganancias, y luego se te vuelve a gravar a ti por cualquier salario o dividendo que percibas. Si bien esta no es la opción habitual para los empresarios individuales, podría tener sentido si planeas crecer y, con el tiempo, buscar inversores.

Cómo elegir un nombre para tu sociedad: consideraciones legales y en materia de marca.

Elegir un nombre para tu sociedad es otro paso importante. Tienes que elegir un nombre que sea legalmente viable y que funcione para tu marca a largo plazo. Esto es lo que hay que tener en cuenta:

• Disponibilidad: asegúrate de que nadie más en tu estado esté usando el nombre que quieres. La mayoría de los estados tienen una herramienta de búsqueda en línea que puedes usar para confirmar esto.

• Requisitos legales: Es posible que debas agregar un término legal, como «Inc.», «Incorporated» o «Corp.», al final del nombre de tu empresa. Esto demuestra que se trata oficialmente de una corporación.

• Palabras restringidas: algunas palabras, como «banco» o «seguro», están prohibidas, a menos que tengas una aprobación especial. Verifica las normas de tu estado.

• Marcas comerciales: si vas a operar fuera de tu estado o quieres tener una fuerte presencia en línea, asegúrate de que no haya ningún conflicto en relación con marcas registradas. Esto podría llevar a una batalla legal más adelante si decides expandirte (incluso si el nombre está disponible en tu estado).

• Fácil de recordar: es conveniente elegir un nombre que la gente recuerde y que no confunda con el de otra empresa que opera en tu campo. Trata de evitar los nombres genéricos.

• Flexibilidad: tu nombre debe ofrecer cierta flexibilidad. Por ejemplo, si te expandes a nuevos productos o servicios, el nombre aún debe servir. No te conviene estar limitado por un nombre que sea demasiado específico.

• Nombre de dominio: tu empresa necesita un sitio web para tener éxito. Antes de decidirte por un nombre para tu empresa, verifica que el nombre que deseas esté disponible como dominio. Si el nombre exacto está ocupado, trata de ser creativo y modifícalo ligeramente, por ejemplo, agregando «HQ» o «Co».

• Adecuación internacional: si planeas operar en otros países o atraer a un público amplio, asegúrate de que tu nombre sea adecuado en otros idiomas importantes y no signifique algo negativo u ofensivo.

Cómo gestionar los impuestos después de constituir una sociedad

Estos son algunos consejos para preparar tus declaraciones de impuestos después de constituir una sociedad:

Comprende tu estructura impositiva

Determina tus obligaciones fiscales según la estructura comercial que elegiste. Por ejemplo, las sociedades de tipo C pagan impuestos por separado del propietario. La empresa tributa primero por sus ganancias. Luego, el propietario tributa personalmente por cualquier ganancia que obtenga de la empresa, como dividendos o salario.

Las sociedades de tipo S no pagan impuestos corporativos. En su lugar, las ganancias o pérdidas «se transfieren» a la declaración de impuestos personal del propietario y se gravan a la tasa para personas físicas. Si optas por crear una LLC, estas estructuras tampoco pagan impuestos como empresa, sino que informan las ganancias y pérdidas en las declaraciones de impuestos personales.

Obtención de un número de identificación de empleador (EIN)

Una vez que hayas constituido tu empresa en los EE. UU., solicita un EIN al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Es como un número de seguro social (SSN) para tu empresa. Lo usas para presentar declaraciones de impuestos, abrir una cuenta bancaria comercial y contratar empleados. Puedes obtener uno en línea del IRS de forma gratuita.

Programa pagos de impuestos estimados

Como propietario de una corporación, tendrás que pagar impuestos trimestrales estimados. Las ganancias de tu empresa no están sujetas a retención (como sí lo está un cheque). Por lo tanto, cada trimestre, debes estimar cuánto gana tu empresa y pagar una parte de la factura fiscal que esperas que se te cobre.

Algunas pequeñas empresas no tienen que pagar impuestos trimestrales, pero las sociedades estadounidenses que esperan deber $500 o más generalmente sí lo hacen. Si no realizas estos pagos, podrías enfrentar sanciones.

Separar las finanzas personales de las de la empresa

Trata de mantener los gastos personales y los de la empresa separados para evitar complicaciones fiscales y posibles problemas legales. Abre una cuenta bancaria para tu empresa separada y úsala para todos los ingresos y gastos de la empresa.

Mantén registros

Mantén registros detallados de los ingresos y gastos de tu empresa para fines fiscales. Guarda los recibos; realiza un seguimiento del kilometraje si conduces por cuestiones relacionadas con la empresa; y mantén notas detalladas sobre cualquier cosa que pueda utilizarse para una deducción (como equipos, alquileres y servicios públicos). Considera la posibilidad de utilizar un software de contabilidad o contratar a un tenedor de libros.

Conoce tus deducciones

Como empresa constituida, puedes deducir muchos tipos de gastos relacionados con el negocio. Esto podría incluir:

• Alquiler de una oficina o espacio de trabajo.
  
• Equipos y suministros.
  
• Comidas de negocios y viajes.
  
• Costos de marketing y publicidad.
  

Presenta tus declaraciones de impuestos a tiempo

Por lo general, las sociedades estadounidenses deben presentar sus declaraciones de impuestos antes del 15 de marzo (para las sociedades de tipo S) o el 15 de abril (para las sociedades de tipo C). Agenda estos vencimientos y dedica tiempo suficiente a reunir tu documentación. Si no tienes todo listo para la fecha límite, puedes solicitar una extensión. Sin embargo, ten en cuenta que todos los impuestos que debas pagar vencen en la fecha límite original.

Considera contratar a un contador

Un contador profesional puede ayudarte a navegar por el complejo sistema tributario, encontrar todas las deducciones disponibles y asegurarse de que cumplas con las leyes fiscales.

¿Qué requisitos permanentes en materia de cumplimiento normativo conlleva la constitución de una sociedad?

Cuando constituyes una sociedad como trabajador independiente, autónomo o empresario individual, debes asumir ciertas responsabilidades. Estas pueden ayudarte a operar legalmente y a que tu empresa cumpla en todo momento con la normativa impuesta por el gobierno. No hacerlo podría dar lugar a lo que se conoce como «levantamiento del velo societario», lo que significa que es posible que tus activos personales ya no estén protegidos frente a las responsabilidades de la empresa.

Estas son las responsabilidades que tendrás que gestionar:

Informes anuales o bienales

Incluso como una empresa unipersonal, debes presentar un informe anual o bienal en la mayoría de los estados para mantener activa tu corporación o LLC. Básicamente, se trata de una actualización de la información de tu empresa, como la dirección y los funcionarios. Si no presentas la información a tiempo, podrías enfrentar cargos por pago atrasado o arriesgarte a que tu empresa deje de estar en regla, lo que podría dar lugar a sanciones o a su disolución.

Impuestos de franquicia

Algunos estados cobran un impuesto de franquicia por el beneficio de operar como una sociedad constituida, incluso si se trata de una operación de una sola persona. Esto no se basa en tus ganancias, sino que es una tarifa fija o una comisión calculada en función de factores como los ingresos o el tamaño de la empresa. Este impuesto es muy común en algunos estados, incluidos California y Delaware, así que asegúrate de conocer los requisitos de tu estado. Incluso si aún no estás obteniendo ganancias, este impuesto generalmente se aplica.

Agente registrado

Necesitarás un agente registrado, una persona o un servicio que reciba notificaciones legales y documentos gubernamentales importantes en tu nombre. Si no actúas como tu propio agente registrado, tendrás que pagar una comisión por estos servicios. Tu agente registrado debe tener una dirección física en tu estado de constitución y no puede ser una casilla de correo. Si esta información cambia, asegúrate de actualizarla ante el estado.

Registros societarios

Incluso si se trata de una operación individual, es necesario mantener registros formales. Por ejemplo, si tienes una corporación, debes mantener las actas de las juntas anuales de accionistas. Esto demuestra que cumples con las normas para las sociedades constituidas, que protegen tus activos personales.

Finanzas separadas

Debes mantener tus finanzas personales y las de tu empresa separadas. Necesitas una cuenta bancaria comercial y una tarjeta de crédito separadas para todos los gastos de tu empresa. Esto simplifica la presentación de declaraciones de impuestos y protege tus bienes personales si algo sale mal con tu empresa. Mezclar tus finanzas podría poner en peligro la protección legal que recibes al constituir una sociedad.

Impuestos de la empresa

Debes pagar impuestos federales sobre la renta, además de los impuestos estatales y locales. Si tus ganancias no son regulares, es posible que tengas que hacer pagos trimestrales estimados para evitar multas. Como trabajador independiente o autónomo, estos impuestos podrían incluir:

• Impuestos para trabajadores independientes para el seguro social y Medicare.
  
• Impuestos corporativos, si tu empresa está estructurada como una sociedad de tipo C.
  
• Impuestos por transferencia de impuestos, si tienes una sociedad de tipo S o una LLC.
  

Licencias y permisos

Si necesitas licencias o permisos para operar en tu sector, asegúrate de renovarlos a tiempo. Incluso los trabajadores independientes pueden necesitar permisos locales dependiendo del tipo de trabajo que realicen. Si trabajas a través de las fronteras estatales o internacionales, verifica si hay algún permiso adicional que necesites.

Documentos societarios

Si algo en tu empresa cambia, como tu nombre, dirección o tu forma de operar, debes actualizar tus documentos societarios y notificar al estado.

Cómo la constitución de una sociedad afecta tu responsabilidad y tus activos personales

Constituir una sociedad crea una separación legal entre tú y tu empresa, lo que significa que tus activos personales (por ejemplo, casa, automóvil, ahorros) generalmente están protegidos frente a deudas de la empresa o demandas en su contra. Esta protección de responsabilidad civil es una de las principales razones por las que las personas optan por constituir una sociedad. Para mantener esa protección, debes cumplir con ciertas formalidades corporativas, como mantener separadas tus finanzas comerciales y personales.

Cómo puede ayudar Stripe Atlas

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Solicitud de ingreso a Atlas

Solicitar la creación de una empresa con Atlas toma menos de 10 minutos. Elegirás la estructura de tu empresa, confirmarás al instante si el nombre de tu empresa está disponible y añadirás hasta cuatro cofundadores. También decidirás cómo dividir el capital, reservar un fondo común para futuros inversores y empleados, nombrar directivos y, finalmente, firmar electrónicamente todos tus documentos. Los cofundadores también recibirán correos electrónicos invitándolos a firmar electrónicamente sus documentos.

Aceptar pagos y operaciones bancarias antes de que llegue tu EIN

Después de constituir tu empresa, Atlas solicita tu EIN. Los fundadores con número de Seguro Social, dirección y número de teléfono celular de EE. UU. pueden optar al trámite acelerado del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos), mientras que otros recibirán el trámite estándar, que puede tardar un poco más. Además, Atlas permite realizar pagos y operaciones bancarias antes de obtener tu EIN para que puedas empezar a aceptar pagos y realizar transacciones antes de recibir tu EIN.

Compra de acciones fundador sin efectivo

Los fundadores pueden adquirir acciones iniciales utilizando su propiedad intelectual (por ejemplo, derechos de autor o patentes) en lugar de efectivo, con el comprobante de compra almacenado en su Dashboard de Atlas. Tu propiedad intelectual debe tener un valor de $100 o menos para usar esta funcionalidad; si posees una propiedad intelectual por encima de ese valor, consulta con un abogado antes de proceder.

Declaración automática de la elección de impuestos 83(b)

Los fundadores pueden presentar una solicitud de elección fiscal 83(b) para reducir el impuesto sobre la renta personal. Atlas la presentará por ti, ya seas un fundador estadounidense o extranjero, con correo certificado de USPS y seguimiento. Recibirás una solicitud de elección 83(b) firmada y un comprobante de presentación directamente en tu Dashboard de Stripe.

Documentos legales de empresas de primer nivel

Atlas proporciona todos los documentos legales que necesitas para empezar a gestionar tu empresa. Los documentos corporativos de Atlas C se crean en colaboración con Cooley, uno de los principales estudios jurídicos de capital de riesgo del mundo. Estos documentos están diseñados para ayudarte a recaudar fondos de inmediato y garantizar la protección legal de tu empresa, abarcando aspectos tales como la estructura de propiedad, la distribución de capital y el cumplimiento de la normativa fiscal.

Un año gratis de Stripe Payments, más $50,000 en créditos y descuentos para socios

Atlas colabora con [socios de primer nivel para ofrecer a los fundadores descuentos y créditos no incluidos. Estos incluyen descuentos en herramientas esenciales para ingeniería, impuestos, finanzas, cumplimiento de la normativa y operaciones de líderes del sector como AWS, Carta y Perplexity. También te proporcionamos el agente registrado de Delaware que necesitas gratis durante el primer año. Además, como usuario de Atlas, accederás a beneficios adicionales de Stripe, lo que incluye hasta un año de procesamiento de pagos gratuito para un volumen de pagos de hasta $100,000.

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