En Alemania, los créditos monetarios caducan después de un período definido, lo que hace que la recuperación sea casi imposible una vez finalizado este plazo. Las empresas deben entender cuáles son sus derechos y obligaciones para perseguir los importes pendientes cuanto antes y evitar perder la opción de cobrar.

Este artículo explica qué plazos de prescripción se aplican en el país y cuándo entran en vigor. También profundizaremos en cómo afecta a la contabilidad de una empresa estos plazos legales, especialmente en lo que respecta a la depreciación, los ajustes del impuesto sobre el valor añadido (IVA) y la gestión de los plazos de prescripción.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Cuáles son los plazos de prescripción en Alemania?
  
• ¿Cuándo comienza el período de limitación?
  
• ¿Hay algún caso especial cuando se trata de plazos de prescripción?
  
• ¿Qué función desempeña la reclamación del pago en la limitación de reclamaciones?
  
• ¿Qué impacto tiene la limitación de reclamaciones en la contabilidad de una empresa?
  

¿Cuáles son los plazos de prescripción en Alemania?

En Alemania, el Código Civil alemán (BGB) establece las normas que rigen la expiración de los derechos monetarios. Los diferentes tipos de créditos están sujetos a diferentes períodos de prescripción. La mayoría de estos casos están sujetos a una prescripción estándar de tres años de acuerdo con el artículo 195 del BGB. Por ejemplo, las facturas pendientes, los créditos contractuales, los derechos de alquiler y arrendamiento, los créditos salariales y las demandas derivadas de préstamos o por daños.

Una vez finalizado el plazo de tres años, el deudor tiene derecho a rechazar el pago. Esta regla tiene por objeto mantener la seguridad jurídica, ya que las reclamaciones más antiguas suelen ser más difíciles de corroborar, ya que los documentos pueden desaparecer y el testimonio de los testigos se vuelve menos fiable. Si el deudor no invoca el plazo de prescripción, los acreedores pueden emprender acciones jurídicas. En algunas situaciones, Schufa podría conservar las inscripciones existentes en el expediente crediticio de un prestatario después de que haya vencido el plazo, pero no puede añadir nuevas inscripciones para deudas que ya hayan vencido.

¿Cuándo comienza el plazo de prescripción?

Según el artículo 199.1 del BGB, el plazo de prescripción estándar comienza al final del año en el que surgió la reclamación. Imagina que una empresa emite una factura en enero de 2026 y el cliente no la paga. En ese caso, el plazo legal va del 31 de diciembre de 2026 al 31 de diciembre de 2029, siempre que, por supuesto, las partes no hayan acordado un plazo diferente. En segundo lugar, el acreedor debe conocer o ser capaz de conocer cuál es su reclamación, sus razones justificadas y la identidad del deudor.

Sin embargo, como muestran los siguientes ejemplos, en algunos casos puede ser difícil decir exactamente en qué momento caduca un derecho al pago:

Ejemplo 1

Un fotógrafo compra una cámara en noviembre de 2025 por 1.500 €. No recibe la factura correspondiente hasta enero de 2026. Debido a un error tipográfico, el fotógrafo solo transfirió 150 € al vendedor en ese momento. Sin embargo, las cuentas no se dan cuenta de este descuido hasta el verano de 2029. Ahora, la empresa le exige 1.350 €.

A estas alturas, el derecho de la empresa ha caducado, ya que surgió en 2025, cuando el fotógrafo compró la cámara. En este caso, el plazo de prescripción comienza en la fecha de compra y no en la fecha de la factura. El motivo es que la empresa ya podría haber emitido la factura a finales de 2025. Se aplican exenciones a este principio, como los honorarios de médicos o arquitectos.

Ejemplo 2:

En enero de 2025, un asesor financiero recomendó una inversión en un fondo inmobiliario a un cliente. El cliente recibe una propuesta detallada que describe cada riesgo, incluida la posibilidad de perder todo el dinero invertido. Deciden seguir adelante de todos modos. Unos años más tarde, el fondo se vuelve insolvente y el cliente pierde el importe total del capital que puso. Ahora buscan una indemnización por daños y perjuicios por mal asesoramiento en inversiones.

Su derecho a indemnización por daños y perjuicios comenzó en enero de 2025, cuando recibieron el asesoramiento. Sin embargo, no está claro en qué momento comenzó a correr el plazo legal: en 2025, cuando recibieron la propuesta; en 2026, después de que decidieran que su inversión había caído significativamente de valor o cuando se hizo evidente la insolvencia. El plazo de prescripción no comienza hasta que el acreedor supiera o pudiera haber sabido razonablemente de las circunstancias subyacentes a la demanda. En este caso, lo que importa es el momento en el que el cliente supo o debió darse cuenta de que había sufrido un daño debido al asesoramiento.

¿Se puede ampliar el plazo de prescripción?

En algunos casos, cuando la situación jurídica no está clara, el plazo de prescripción podría comenzar más tarde de lo habitual. Si el acreedor no puede estimar con certeza si es probable que una reclamación prospere, no se puede esperar razonablemente que demande de inmediato. El Tribunal Federal de Justicia alemán lo confirmó en su sentencia del 11 de noviembre de 2021 (caso n.o IV ZR 113/20).

¿Hay casos especiales en lo que respecta a los plazos de prescripción?

Además del período general de prescripción de tres años, el BGB también contiene otras disposiciones que estipulan plazos más cortos o más largos para tipos específicos de reclamaciones. Estos períodos varían dependiendo de la naturaleza de la reclamación y de las circunstancias particulares en las que surgió. A continuación, encontrarás algunas de las regulaciones más importantes:

Seis meses

Las reclamaciones derivadas de arrendamientos están sujetas a un plazo especialmente corto de seis meses, que se aplica, en particular, a las reclamaciones de daños y perjuicios presentadas por los propietarios, como cuando un inquilino causa daños a un apartamento o no realiza las reparaciones estéticas acordadas. El plazo se activa una vez que el inquilino devuelve la propiedad alquilada.

Dos años

Si un producto resulta defectuoso, los clientes tienen dos años para exigir una reparación. Este período de limitación comienza en el momento de la entrega.

La misma regla de dos años se aplica cuando un contratista realiza trabajos de reparación o mantenimiento de un producto y el plazo de prescripción comienza en cuanto se aceptan las obras.

Las reclamaciones de los viajeros también caducan después de dos años. Este plazo se aplica a los derechos derivados de las escapadas con todo incluido y suele extenderse desde el final de las vacaciones.

Cinco años

El plazo de prescripción de las reclamaciones relacionadas con defectos de construcción es de cinco años y estas acciones se dirigen a las empresas constructoras y a los arquitectos por las reclamaciones que surjan durante las remodelaciones o renovaciones. El plazo entra en vigor una vez aceptadas las obras, y las reclamaciones de garantía por compra de bienes inmuebles también son válidas durante cinco años.

Diez años

En el caso de los derechos inmobiliarios, como los derechos derivados de una hipoteca, el plazo de prescripción es de 10 años. El plazo se calcula a partir de la fecha en que surge la reclamación y no a finales de año.

Treinta años

En virtud de la legislación alemana, algunas reclamaciones solo caducan transcurridos 30 años completos, entre los que se incluyen las acciones por las que se daña intencionadamente la vida, las extremidades, la salud, la libertad o la libre determinación sexual de una persona. En tales casos, el plazo legal comienza cuando surge la reclamación, generalmente el día en que se produce el daño.

Las demandas de devolución de bienes, las demandas derivadas de sentencias ejecutoriadas o de registros o documentos vinculantes, y los derechos al reembolso de los costes de la ejecución obligatoria también son válidos durante un período completo de 30 años.

Para evitar impagos, las empresas deben verificar periódicamente los períodos de limitación relevantes para los artículos registrados en sus libros de contabilidad.

¿Qué función desempeña la reclamación del pago en la limitación de reclamaciones?

Las reclamaciones del pago recuerdan explícitamente a las personas que deben dinero las obligaciones pendientes, y pueden ayudar a las empresas a cobrar lo que se les debe. La reclamación del pago tiene en mente al deudor, lo que aumenta la probabilidad de pago. Dicho esto, estos recordatorios no afectan al plazo de prescripción.

Las cosas funcionan de una manera un poco diferente si ambas partes entran en negociaciones sobre la deuda. De conformidad con el artículo 203 del BGB, las conversaciones en curso suspenden el período de prescripción hasta que una de las partes ponga fin a las conversaciones. En la práctica, este reloj jurídico permanece pausado mientras duren estas conversaciones y se prorroga en consecuencia. En cambio, el envío de una carta de reclamación del pago no constituye en sí mismo un inicio de negociaciones en ningún sentido jurídico.

Los acreedores pueden hacer valer estos derechos en los tribunales antes de que expire el período de prescripción. Hay dos opciones en este caso: demandar u obtener una citación por incumplimiento. La citación por incumplimiento es un procedimiento simplificado en el que la persona que debe dinero puede presentar una objeción. De lo contrario, el solicitante recibe una sentencia por incumplimiento, lo que le permite contratar los servicios de los organismos de ejecución.

Si un acreedor solicita una citación por incumplimiento, el plazo jurídico deja de correr en ese momento. Si el acreedor no continúa con su caso, el reloj se reanuda a más tardar seis meses después de la actividad más reciente.

¿Qué impacto tiene la limitación de reclamaciones en la contabilidad de una empresa?

Estos límites legales establecidos en el artículo 195 del BGB tienen implicaciones de gran alcance para la contabilidad de las empresas. Si un crédito resulta incobrable, las empresas deben mostrar esa pérdida en su balance y en sus cuentas de pérdidas y ganancias.

Depreciaciones y amortizaciones

Si queda claro que una factura abierta seguirá sin pagarse, por ejemplo, porque ha caducado o porque el deudor es insolvente, el importe debe ajustarse en la contabilidad. Este ajuste adopta la forma de depreciación o amortización.

Las empresas tienen que contabilizar los derechos de cobro en su balance hasta la suma que sea recuperable de manera realista. Esta cifra fluye luego a la cuenta de pérdidas y ganancias como gasto. Las organizaciones deben asegurarse de que este tipo de depreciaciones se contabilicen correctamente de acuerdo con la normativa del derecho mercantil, ya que afectan al beneficio general y, por lo tanto, a su carga fiscal.

Correcciones del IVA

Una corrección del IVA ajusta el IVA pagado inicialmente en una factura que resulta incobrable. Si una empresa ya ha enviado IVA a la oficina fiscal por un crédito que luego caduca, el artículo 17 de la Ley del IVA alemana (UStG) exige una corrección. Este ajuste ocurre en el año natural en que el crédito pasa al estatus incobrable. Para recibir un reembolso o reducir su carga fiscal, la empresa debe indicar el cambio en su declaración preliminar del IVA.

Gestión de los períodos de prescripción

Antes de que venza el plazo de prescripción, las empresas deben asegurarse de que ejecutan las facturas impagadas de forma oportuna y por el importe total. En este caso, el procesamiento de las reclamaciones del pago desempeña una función clave. Stripe Invoicing puede ayudar a las empresas automatizando la facturación y enviando recordatorios de pago. Los procesos administrativos se producen de forma estructurada, lo que te da una visión clara de los elementos pendientes y de cada plazo, al tiempo que evita que caduquen las reclamaciones.

Factoring

Las cuentas por cobrar que caducan también afectan a la liquidez y el flujo de caja de una empresa. Cuando las partidas abiertas siguen sin pagarse, la empresa pierde parte de sus beneficios, lo que afecta negativamente a su solvencia. Algunas organizaciones podrían considerar la posibilidad de vender cuentas por cobrar para evitar tener que apretarse el cinturón. Conocido como «factoring», este movimiento puede ayudarte a estabilizar el flujo de caja.