In Duitsland vervallen geldvorderingen na een bepaalde periode, waardoor het bijna onmogelijk is om ze nog te innen als die termijn voorbij is. Bedrijven moeten weten wat hun rechten en plichten zijn om openstaande bedragen snel te innen en te voorkomen dat ze hun vorderingen kwijtraken.

In dit artikel wordt uitgelegd welke verjaringstermijnen in het land gelden en wanneer ze ingaan. We gaan ook dieper in op hoe de boekhouding van een bedrijf van invloed is op deze wettelijke termijnen, met name wat betreft afschrijvingen, aanpassingen van de belasting over de toegevoegde waarde (btw) en het beheer van verjaringstermijnen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de verjaringstermijnen in Duitsland?
  
• Wanneer begint de verjaringstermijn?
  
• Zijn er speciale gevallen als het gaat om verjaringstermijnen?
  
• Wat is de rol van aanmaningen bij de verjaring van vorderingen?
  
• Wat voor invloed heeft de verjaring van vorderingen op de boekhouding van een bedrijf?
  

Wat zijn de verjaringstermijnen in Duitsland?

In Duitsland bepaalt het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) de regels voor het vervallen van geldelijke rechten. Verschillende soorten vorderingen hebben verschillende verjaringstermijnen. De meeste gevallen vallen onder een standaard verjaringstermijn van drie jaar volgens § 195 van het BGB. Typische voorbeelden zijn openstaande rekeningen, contractuele vorderingen, huur- en leaserechten, loon- en salarisvorderingen en vorderingen uit hoofde van leningen of schadevergoedingen.

Zodra de termijn van drie jaar is verstreken, heeft de schuldenaar het recht om betaling te weigeren. Deze regel is bedoeld om de rechtszekerheid te waarborgen, aangezien oudere vorderingen vaak moeilijker te onderbouwen zijn: documenten kunnen verdwijnen en getuigenverklaringen worden minder betrouwbaar. Als de schuldenaar zich niet op de verjaringstermijn beroept, kunnen schuldeisers nog steeds juridische stappen ondernemen. In sommige gevallen kan Schufa bestaande vermeldingen in het kredietdossier van een kredietnemer na het verstrijken van de verjaringstermijn behouden, maar het kan geen nieuwe vermeldingen toevoegen voor schulden die al zijn vervallen.

Wanneer begint de verjaringstermijn?

Volgens § 199.1 van het BGB begint de standaard verjaringstermijn aan het einde van het jaar waarin de claim is ontstaan. Stel dat een onderneming in januari 2026 een factuur stuurt en de klant betaalt niet. In dat geval loopt de wettelijke termijn van 31 december 2026 tot 31 december 2029, tenzij de partijen natuurlijk een andere termijn zijn overeengekomen. Ten tweede moet de schuldeiser weten of kunnen achterhalen wat zijn claim is, wat de gegronde redenen daarvoor zijn en wie de schuldenaar is.

Zoals de volgende voorbeelden laten zien, kan het in sommige gevallen lastig zijn om precies te zeggen wanneer een recht op betaling vervalt:

Voorbeeld 1

Een fotograaf koopt in november 2025 een camera voor € 1.500. Hij krijgt de factuur pas in januari 2026. Door een foutje heeft de fotograaf toen maar € 150 overgemaakt naar de verkoper. Maar pas in de zomer van 2029 merken ze dit foutje op. Nu vraagt het bedrijf € 1.350 van hem.

Inmiddels is het recht van het bedrijf vervallen, omdat het ontstond in 2025, toen de fotograaf de camera kocht. Hier begint de verjaringstermijn op de aankoopdatum en niet op de factuurdatum. De reden hiervoor is dat het bedrijf de factuur al eind 2025 had kunnen versturen. Er zijn wel uitzonderingen op dit principe, bijvoorbeeld voor dokters of architecten.

Voorbeeld 2

In januari 2025 raadt een financieel adviseur een klant aan om in een vastgoedfonds te investeren. De klant krijgt een gedetailleerd prospectus met alle risico's, zoals de kans dat hij al zijn geld kwijt kan raken. Toch besluit hij door te gaan. Een paar jaar later gaat het fonds failliet en verliest de klant al zijn geld. Nu wil hij schadevergoeding omdat hij slecht beleggingsadvies heeft gekregen.

Zijn recht op schadevergoeding begon in januari 2025, toen hij het advies kreeg. Het is echter onduidelijk wanneer de wettelijke termijn begon te lopen: in 2025, toen hij het prospectus ontving, in 2026, nadat hij had vastgesteld dat zijn belegging aanzienlijk in waarde was gedaald, of toen de insolventie duidelijk werd. De verjaringstermijn begint pas te lopen vanaf het moment dat de schuldeiser op de hoogte was of redelijkerwijs op de hoogte had kunnen zijn van de omstandigheden die ten grondslag liggen aan de vordering. In dit geval gaat het om het moment waarop de klant wist of had moeten beseffen dat hij schade had geleden als gevolg van het advies.

Kan de verjaringstermijn worden verlengd?

In sommige gevallen, als de juridische situatie niet helemaal duidelijk is, kan de verjaringstermijn later beginnen dan normaal. Als de schuldeiser niet zeker weet of een claim kans van slagen heeft, kun je niet verwachten dat hij meteen een rechtszaak begint. Het Duitse Federale Hof van Justitie heeft dit bevestigd in zijn uitspraak van 11 november 2021 (Zaak nr. IV ZR 113/20).

Zijn er speciale gevallen als het gaat om verjaringstermijnen?

Naast de algemene verjaringstermijn van drie jaar, heeft het BGB ook een paar andere regels die kortere of langere termijnen voor bepaalde soorten vorderingen vastleggen. Deze termijnen hangen af van de aard van de vordering en de specifieke omstandigheden waarin deze is ontstaan. Hieronder vind je een paar van de belangrijkste regels:

Zes maanden

Claims die voortvloeien uit huurovereenkomsten hebben een super korte termijn van zes maanden. Deze termijn geldt vooral voor claims van verhuurders voor schade, bijvoorbeeld als een huurder schade aan een appartement heeft gemaakt of afgesproken kleine reparaties niet heeft gedaan. De termijn begint te lopen zodra de huurder het gehuurde teruggeeft.

Twee jaar

Als een product niet goed werkt, hebben klanten twee jaar om iets te doen. Deze termijn begint bij de levering of overdracht.

Dezelfde tweejarige regel geldt wanneer een aannemer reparatie- of onderhoudswerkzaamheden aan een product uitvoert. De verjaringstermijn begint zodra de werkzaamheden zijn aanvaard.

Claims van reizigers vervallen ook na twee jaar. Deze termijn geldt voor rechten die voortvloeien uit all-inclusive vakanties en gaat meestal in vanaf het einde van de vakantie.

Vijf jaar

De verjaringstermijn voor claims met betrekking tot bouwgebreken is vijf jaar. Deze claims zijn gericht tegen bouwbedrijven en architecten voor klachten die naar voren komen tijdens verbouwingen of renovaties. De termijn gaat in zodra de werkzaamheden zijn opgeleverd. Garantieclaims voor de aankoop van onroerend goed zijn ook vijf jaar geldig.

Tien jaar

Voor onroerendgoedrechten, zoals rechten die voortvloeien uit een hypotheek, is de verjaringstermijn 10 jaar. De termijn wordt berekend vanaf de datum waarop de vordering ontstaat, en niet vanaf het einde van het jaar.

Dertig jaar

Sommige claims vervallen volgens de Duitse wet pas na 30 jaar. Dit geldt bijvoorbeeld voor claims die te maken hebben met opzettelijk letsel aan iemands leven, ledematen, gezondheid, vrijheid of seksuele zelfbeschikking. In zulke gevallen begint de verjaringstermijn te lopen op het moment dat de claim ontstaat, meestal op de dag dat de schade zich voordoet.

Vorderingen tot afstaan van eigendom, vorderingen die voortvloeien uit uitvoerbare vonnissen of uit bindende akten of documenten, en rechten op vergoeding van de kosten van gedwongen tenuitvoerlegging zijn ook 30 jaar geldig.

Om wanbetalingen te voorkomen, moeten bedrijven regelmatig de relevante verjaringstermijnen controleren voor posten die in hun grootboeken zijn opgenomen.

Welke rol spelen incassoactiviteiten bij de verjaring van vorderingen?

Incassobrieven herinneren mensen die geld verschuldigd zijn expliciet aan hun openstaande verplichtingen en kunnen bedrijven helpen om hun vorderingen te innen. Door aanmaningen blijft de vordering bij de debiteur in het achterhoofd, waardoor de kans op betaling toeneemt. Deze herinneringen hebben echter geen invloed op de verjaringstermijn.

Het werkt een beetje anders als beide partijen onderhandelingen aangaan over de schuld. Volgens § 203 van het BGB wordt de verjaringstermijn opgeschort zolang de onderhandelingen duren, totdat een van de partijen de gesprekken beëindigt. In de praktijk blijft deze wettelijke termijn opgeschort voor de duur van deze gesprekken en wordt hij dienovereenkomstig verlengd. Het versturen van een incassobrief houdt op zich echter geen onderhandelingen in juridische zin in.

Crediteuren kunnen deze rechten voor het verstrijken van de verjaringstermijn voor de rechter afdwingen. Hierbij zijn er twee mogelijkheden: een rechtszaak aanspannen of een verstekvonnis verkrijgen. Een verstekvonnis is een vereenvoudigde procedure waarbij de schuldenaar bezwaar kan maken. Als dat niet gebeurt, krijgt de eiser een verstekvonnis, waardoor hij een beroep kan doen op de diensten van een deurwaarder.

Als een schuldeiser een verstekdagvaarding indient, stopt de wettelijke termijn op dat moment. Als de schuldeiser zijn zaak niet voortzet, begint de termijn opnieuw te lopen uiterlijk zes maanden na de laatste activiteit.

Wat voor invloed heeft de verjaringstermijn op de boekhouding van een bedrijf?

Deze wettelijke beperkingen volgens § 195 van het BGB hebben grote gevolgen voor de bedrijfsboekhouding. Als een vordering niet meer te innen is, moeten bedrijven dat verlies laten zien in hun balans en winst- en verliesrekening.

Afschrijvingen en amortisaties

Als het duidelijk wordt dat een openstaande factuur niet betaald gaat worden, bijvoorbeeld omdat de termijn is verstreken of de debiteur failliet is, moet het bedrag in de boeken worden aangepast. Deze aanpassing gebeurt in de vorm van afschrijving of amortisatie.

Bedrijven moeten vorderingen op hun balans terugbrengen tot het bedrag dat realistisch gezien kan worden geïnd. Dit bedrag wordt dan als uitgave in de winst-en-verliesrekening opgenomen. Organisaties moeten ervoor zorgen dat dit soort afschrijvingen correct worden geboekt volgens de regels van het handelsrecht, omdat ze van invloed zijn op de totale winst en dus op de belastingdruk.

BTW-correcties

Een btw-correctie past de btw aan die in eerste instantie is betaald op een factuur die oninbaar blijkt te zijn. Als een bedrijf al btw heeft afgedragen aan de belastingdienst voor een vordering die later vervalt, moet er volgens § 17 van de Duitse btw-wet (UStG) een correctie worden gedaan. Deze aanpassing gebeurt in het kalenderjaar waarin de vordering oninbaar wordt. Om een teruggaaf te krijgen of de belastingdruk te verlagen, moet het bedrijf de wijziging aangeven op zijn voorlopige btw-aangifte.

Beheer van verjaringstermijnen

Voordat een verjaringstermijn afloopt, moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze onbetaalde facturen op tijd en voor het volledige bedrag innen. Het incassoproces speelt hier een belangrijke rol. Stripe Invoicing kan bedrijven helpen door het factureren en het versturen van betalingsherinneringen te automatiseren. Administratieve processen verlopen op een gestructureerde manier, waardoor je een duidelijk overzicht hebt van openstaande posten en elke deadline, terwijl claims niet vervallen.

Factoring

Vervallen vorderingen hebben ook invloed op de liquiditeit en cashflow van een bedrijf. Wanneer openstaande posten onbetaald blijven, loopt het bedrijf een deel van zijn inkomsten mis, wat een negatief effect heeft op zijn solvabiliteit. Sommige organisaties overwegen misschien om vorderingen te verkopen om bezuinigingen te voorkomen. Deze maatregel, die bekend staat als 'factoring', kan je helpen je cashflow te stabiliseren.