El método contable que elijas influye en cada estado financiero que elabores, en cada declaración de impuestos que presentes y en cada conversación que tengas con un inversor. La base de caja y la base de ejercicio ofrecen imágenes fundamentalmente distintas de tu empresa, e esas imágenes pueden divergir notablemente cuando tu empresa está en crecimiento.
A continuación, compararemos la contabilidad de caja y la de ejercicio en cuanto a temporalidad, tratamiento fiscal y requisitos de información. También ofreceremos un marco práctico para decidir qué método se adapta mejor a tu empresa en este momento.
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La contabilidad de caja registra los ingresos y los gastos cuando se mueve el dinero. La contabilidad de ejercicio los registra cuando se devengan o se incurren.
Las empresas con suscripciones o contratos a largo plazo descubrirán que la contabilidad de ejercicio es el único método que produce ingresos recurrentes mensuales (MRR) precisos y métricas unitarias.
Las startups pueden comenzar en general con una base de caja, pero el cambio a la contabilidad de ejercicio puede volverse necesario rápidamente.
¿Qué es la contabilidad de caja?
La contabilidad de caja registra los ingresos cuando el dinero llega a tu cuenta bancaria y los gastos cuando el dinero sale de ella. Si un cliente te paga en enero por un trabajo que completaste en diciembre, ese ingreso se registra en enero. Del mismo modo, un gasto se registra solo cuando se paga. No hay seguimiento de cuentas por cobrar ni de cuentas por pagar, ni ningún intento de asociar los costes con los ingresos que contribuyeron a generar. En otras palabras, la contabilidad de caja refleja el flujo de caja, no necesariamente el rendimiento del negocio.
Si gestionas una pequeña empresa con transacciones sencillas y pagos inmediatos, la simplicidad de este método contable puede ser una ventaja.
¿Qué es la contabilidad de ejercicio?
La contabilidad de ejercicio registra los ingresos cuando se devengan y los gastos cuando se incurren, independientemente de cuándo se mueva el efectivo. Si envías un producto en marzo pero cobras el pago en mayo, los ingresos se registran en marzo, porque ese es el momento en que se entregó el valor.
Este enfoque sigue el principio de correlación de ingresos y gastos, que asocia los ingresos con los gastos necesarios para generarlos. Dicho principio es la base de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados de EE. UU. (GAAP) y las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS). Esta forma de información financiera se exige generalmente para los estados financieros auditados. Por ello, la contabilidad de ejercicio es el estándar para las empresas que necesitan informar de su rendimiento financiero externamente, en particular aquellas con inversores, inventario o contratos complejos.
Contabilidad de caja vs. contabilidad de ejercicio: comparación en paralelo
En términos generales, las diferencias entre la contabilidad de caja y la de ejercicio se reducen a cuándo se reconocen los ingresos y los gastos, cómo se calculan los impuestos y qué empresas se adaptan mejor a cada método.
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Base de caja
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Base de ejercicio
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| Momento del registro de ingresos | Se registra cuando se recibe el efectivo | Se registra cuando se devengan los ingresos |
| Momento del registro de gastos | Se registra cuando se paga el efectivo | Se registra cuando se incurre en el gasto |
| Tratamiento fiscal | Los beneficios se gravan cuando se reciben; las deducciones se gravan cuando se pagan | Los beneficios se gravan cuando se devengan; las deducciones se gravan cuando se incurren |
| Información financiera | No cumple con GAAP ni con IFRS | Obligatorio para estados financieros conformes con GAAP e IFRS |
| Idoneidad para la empresa | Pequeñas empresas con ciclos de pago sencillos | Empresas con inventario, ventas a crédito, inversores o inversores externos |
El tratamiento fiscal es una distinción notable en este punto. En la contabilidad de caja, las empresas pueden a veces desplazar ingresos entre ejercicios fiscales ajustando cuándo facturan o cobran los pagos. La contabilidad de ejercicio elimina esa flexibilidad, por lo que los ingresos se gravan en el momento en que se devengan.
¿En qué se diferencian los dos métodos contables en la práctica?
Las empresas de software como servicio (SaaS) son la ilustración más clara de por qué importa la elección del método contable. Por ejemplo, si una empresa SaaS capta un nuevo cliente el 1 de diciembre, el cliente paga 12.000 $ por adelantado para acceso anual, lo que equivale a 1000 $ al mes de servicio.
Con la contabilidad de caja, los 12.000 $ aparecen como ingresos de diciembre. Diciembre parece inusualmente fuerte, mientras que los meses siguientes parecen más débiles de lo que realmente son. Los estados financieros dicen más sobre el momento del pago que sobre el rendimiento del negocio.
Con la contabilidad de ejercicio, los ingresos se reconocen a medida que se presta el servicio. En diciembre se registran 1000 $ en ingresos, y los 11.000 $ restantes figuran en el balance como ingresos diferidos hasta que se devengan. Los ingresos mensuales reflejan ahora la realidad del rendimiento del negocio.
Si tomases ese ejemplo y lo aplicaras a cientos de contratos (algunos mensuales, algunos anuales, y todos con fechas de inicio diferentes), cambiaría considerablemente la forma en que se registran las métricas de ingresos de tu empresa.
Con la contabilidad de caja, métricas como los ingresos recurrentes mensuales (MRR), los ingresos recurrentes anuales (ARR), la tasa de cancelación y la retención neta de ingresos (NRR) son extremadamente difíciles de calcular con precisión. Con la contabilidad de ejercicio, los ingresos se reconocen en el período en que se presta el servicio, que es exactamente lo que los inversores y los compradores necesitan para evaluar los negocios de suscripción.
El mismo problema aparece en las empresas de servicios. Tomemos una empresa de arquitectura que gana un proyecto de 50.000 $ en octubre y factura en cuatro cuotas a lo largo de seis meses, mientras que gran parte del trabajo y los costes se producen en el segundo y tercer mes. Con la contabilidad de caja, la empresa podría mostrar pérdidas al principio y beneficios más tarde, dependiendo de cuándo llegan los pagos. La contabilidad de ejercicio distribuye los ingresos y los costes a lo largo de los períodos en que se realiza el trabajo, lo que revela si el proyecto es realmente rentable.
¿Cuándo debe una startup usar la contabilidad de caja frente a la de ejercicio?
La contabilidad de caja suele tener sentido para las startups en sus inicios. Si estás en una fase previa a los ingresos o solo generando unos beneficios modestos, no tienes inversores que requieran estados financieros según GAAP o IFRS, y tus transacciones son sencillas, el seguimiento de entradas y salidas de efectivo te dirá todo lo que necesitas saber.
El cambio a la contabilidad de ejercicio suele volverse necesario cuando se aplica cualquiera de estas condiciones:
Estás captando capital institucional: los inversores en la etapa Serie A y más allá esperarán habitualmente estados financieros según GAAP e IFRS. Muchos acuerdos requieren estados financieros auditados antes del cierre, lo que implica contabilidad de ejercicio.
Tienes cuentas por cobrar o ingresos diferidos elevados: si el cliente paga antes de que entregues (p. ej., para una suscripción) o entregas antes de que pague (es decir, ofreces condiciones de crédito), la contabilidad de caja deja de reflejar la economía subyacente.
Necesitas medir las métricas unitarias con precisión: métricas como el coste de adquisición de clientes (CAC), el valor vitalicio del cliente (LTV o CLTV) y el margen bruto por cohorte se basan en asociar los ingresos y los costes a los períodos de tiempo correctos.
Tienes inventario: en EE. UU., las empresas que mantienen inventario y tienen ingresos brutos anuales promedio superiores a 32 millones $ durante los últimos tres ejercicios fiscales no pueden usar el método de contabilidad de caja. Las pequeñas empresas tienen permitido legalmente usar la contabilidad de caja si sus ingresos brutos anuales promedio están por debajo de aproximadamente 32 millones $, incluso si tienen inventario. Este umbral varía anualmente en función de la inflación.
Muchas startups comienzan con una base de caja y realizan la conversión más adelante. Hacer la transición a mitad de año puede crear un ajuste puntual que provoque grandes variaciones en los beneficios declarados. Por eso, las empresas suelen hacer el cambio al inicio de un ejercicio fiscal.
Si el cambio resulta en un ajuste importante de los beneficios, las autoridades fiscales podrían permitirte distribuirlo a lo largo de varios años en lugar de reconocerlo todo de una vez.
¿Cómo afecta el método contable de una empresa al reconocimiento de ingresos?
El reconocimiento de ingresos es una diferencia clave entre la contabilidad de caja y la de ejercicio. En la contabilidad de caja, los ingresos se reconocen cuando se recibe el pago. La contabilidad de ejercicio sigue el principio de reconocimiento de ingresos, que establece que los ingresos deben registrarse cuando una empresa cumple sus obligaciones con el cliente. En el GAAP de EE. UU., este principio contable está formalizado bajo la norma conocida como Accounting Standards Codification (ASC) 606.
La norma define un proceso de cinco pasos:
Identificar el contrato con el cliente.
Identificar las obligaciones de desempeño dentro del contrato.
Determinar el precio de la transacción (incluida la contraprestación variable).
Distribuir el precio entre cada obligación de desempeño, en función de los precios de venta independientes.
Reconocer los ingresos a medida que se cumple cada obligación.
Si gestionas una empresa SaaS, la obligación de desempeño consiste en proporcionar acceso al software durante el período de suscripción. Ese contrato anual de 12.000 $ se convierte en 1000 $ de ingresos al mes, no en 12.000 $ el día en que llega el pago. La contabilidad de caja no tiene ningún mecanismo para distinguir entre el dinero que representa ingresos devengados y el dinero que representa un pasivo que todavía debes por servicios.
Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition
Stripe Revenue Recognition ayuda a agilizar la contabilidad de ejercicio —con herramientas para auditorías, cierres mensuales, informes y mucho más— para que puedas cerrar tu contabilidad de forma más precisa y eficiente. Además, automatiza y configura informes de ingresos para facilitar el cumplimiento de las normas ASC 606 e IFRS 15.
Revenue Recognition puede ayudarte a:
Obtener una visión más completa de tus ingresos: En el panel de Stripe, consulta todas sus transacciones y términos de Stripe, e importa datos que no sean de Stripe.
Automatiza los informes de ingresos: Genera informes contables listos para usar, sin hacer uso de recursos de ingeniería.
Personaliza para tu empresa: Crea y automatiza reglas personalizadas para reconocer los ingresos, en línea con las prácticas contables de tu empresa.
Auditoría en tiempo real: Prepárate para las auditorías rastreando todos los ingresos hasta los clientes y transacciones subyacentes.
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El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, la adecuación o la vigencia de la información incluida en el artículo. Busca un abogado o un asesor fiscal profesional y con licencia para ejercer en tu jurisdicción si necesitas asesoramiento para tu situación particular.