El método contable que elijas define cada estado financiero que produces, cada declaración de impuestos que presentas y cada conversación que tienes con un inversor. La contabilidad de caja y la contabilidad de ejercicio generan panoramas fundamentalmente distintos de tu empresa y esas diferencias pueden ser muy marcadas cuando el negocio está creciendo.
A continuación, comparamos la contabilidad de caja y la contabilidad de ejercicio en términos de temporalidad, tratamiento fiscal y requisitos de presentación de informes. También ofrecemos un marco práctico para decidir qué método se adapta mejor a tu empresa en este momento.
Aspectos destacados
La contabilidad de caja registra ingresos y gastos cuando el dinero se mueve. La contabilidad de ejercicio los registra cuando se devengan o se incurre en ellos.
Las empresas con suscripciones o contratos a largo plazo observarán que la contabilidad de ejercicio es el único método que produce ingresos recurrentes mensuales (MRR) y economía unitaria precisos.
Las startups generalmente pueden comenzar con la contabilidad de caja, pero el cambio a la contabilidad de ejercicio puede volverse necesario rápidamente.
¿Qué es la contabilidad de caja?
La contabilidad de caja registra los ingresos cuando el dinero llega a tu cuenta bancaria y los gastos cuando sale de ella. Si un cliente te paga en enero por un trabajo que completaste en diciembre, ese ingreso se registra en enero. Del mismo modo, un gasto solo se registra cuando lo pagas. No se lleva un seguimiento de cuentas por cobrar ni de cuentas por pagar y no se intenta asociar los costos con los ingresos que ayudaron a generar. En otras palabras, la contabilidad de caja refleja el flujo de caja, no necesariamente el rendimiento del negocio.
Si diriges una pequeña empresa con transacciones simples y pagos inmediatos, la simplicidad de este método contable puede ser una ventaja.
¿Qué es la contabilidad de ejercicio?
La contabilidad de ejercicio registra los ingresos cuando se devengan y los gastos cuando se incurre en ellos, más allá de cuándo se mueva el efectivo. Si envías un producto en marzo pero cobras el pago en mayo, los ingresos se registran en marzo porque fue cuando se entregó el valor.
Este enfoque sigue el principio de correlación, que asocia los ingresos con los gastos necesarios para generarlos. Ese principio sustenta los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) de EE. UU. y las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS). Esta forma de presentación de informes financieros generalmente se requiere para los estados financieros auditados. Por eso, la contabilidad de ejercicio es el estándar para las empresas que deben reportar su rendimiento financiero externamente, en particular aquellas con inversores, inventario o contratos complejos.
Contabilidad de caja vs. contabilidad de ejercicio: comparación lado a lado
En términos generales, las diferencias entre la contabilidad de caja y la contabilidad de ejercicio se reducen a cuándo se reconocen los ingresos y los gastos, cómo se calculan los impuestos y qué tipo de empresas se adaptan mejor a cada método.
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Contabilidad de caja
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Contabilidad de ejercicio
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| Momento de registro de ingresos | Se registra cuando se recibe el efectivo | Se registra cuando se devengan los ingresos |
| Momento de registro de gastos | Se registra cuando se paga el efectivo | Se registra cuando se incurre en el gasto |
| Tratamiento fiscal | Los ingresos se gravan cuando se reciben; las deducciones se gravan cuando se pagan | Los ingresos se gravan cuando se devengan; las deducciones se gravan cuando se incurre en ellas |
| Presentación de informes financieros | No cumple con GAAP ni IFRS | Requerida para estados financieros conformes con GAAP e IFRS |
| Idoneidad para empresas | Pequeñas empresas con ciclos de pago simples | Empresas con inventario, ventas a crédito, inversores o inversores externos |
El tratamiento fiscal es una distinción notable. En la contabilidad de caja, las empresas pueden a veces trasladar ingresos entre años fiscales ajustando cuándo facturan o cobran los pagos. La contabilidad de ejercicio elimina esa flexibilidad, por lo que los ingresos quedan sujetos a impuestos cuando se devengan.
¿En qué se diferencian los dos métodos contables en la práctica?
Las empresas de software como servicio (SaaS) son el ejemplo más claro de por qué importa la elección del método contable. Por ejemplo, si una empresa SaaS incorpora un nuevo cliente el 1 de diciembre, el cliente paga $12,000 por adelantado por acceso anual, lo que equivale a $1,000 por mes de servicio.
Con la contabilidad de caja, los $12,000 completos aparecen como ingresos de diciembre. Diciembre parece inusualmente sólido, mientras que los meses siguientes parecen más débiles de lo que realmente son. Los estados financieros dicen más sobre el momento del pago que sobre el rendimiento del negocio.
Con la contabilidad de ejercicio, los ingresos se reconocen a medida que se presta el servicio. En diciembre, se registran $1,000 de ingresos y los $11,000 restantes permanecen en el balance como ingresos diferidos hasta que se devengan. Los ingresos mensuales reflejan ahora la realidad del rendimiento del negocio.
Si tomaras ese ejemplo y lo aplicaras a cientos de contratos (algunos mensuales, algunos anuales, y todos con fechas de inicio distintas) cambiaría de forma considerable la manera en que se registran las métricas de ingresos de tu empresa.
Con la contabilidad de caja, métricas como los ingresos recurrentes mensuales (MRR), los ingresos recurrentes anuales (ARR), la tasa de abandono y la retención de ingresos netos (NRR) son extremadamente difíciles de calcular con precisión. Con la contabilidad de ejercicio, los ingresos se reconocen en el período en que se presta el servicio, que es exactamente lo que los inversores y adquirentes necesitan para evaluar los negocios de suscripción.
El mismo problema aparece en los negocios de servicios. Tomemos una firma de arquitectura que gana un proyecto de $50,000 en octubre y factura en cuatro cuotas a lo largo de seis meses, mientras que gran parte del trabajo y los costos se producen en los meses dos y tres. Con la contabilidad de caja, la firma podría mostrar pérdidas al principio y ganancias después, según cuándo llegan los pagos. La contabilidad de ejercicio distribuye los ingresos y los costos entre los períodos en que se realiza el trabajo, lo que revela si el proyecto es realmente rentable.
¿Cuándo debe una startup usar la contabilidad de caja vs. la contabilidad de ejercicio?
La contabilidad de caja suele tener sentido para las startups en sus primeras etapas. Si aún no generas ingresos o solo produces un ingreso modesto, no tienes inversores que exijan estados financieros bajo GAAP o IFRS, y tus transacciones son sencillas, el seguimiento del dinero que entra y sale te dice todo lo que necesitas saber.
El cambio a la contabilidad de ejercicio se vuelve necesario cuando aplica alguna de estas condiciones:
Estás recaudando capital institucional: los inversores en la etapa de Serie A en adelante suelen esperar estados financieros bajo GAAP e IFRS. Muchos acuerdos requieren estados financieros auditados antes del cierre, lo que implica la contabilidad de ejercicio.
Tienes cuentas por cobrar o ingresos diferidos significativos: si el cliente paga antes de que entregues el servicio (p. ej., por una suscripción) o entregas antes de que pague (es decir, ofreces condiciones de crédito), la contabilidad de caja ya no refleja la economía subyacente.
Necesitas medir la economía unitaria con precisión: métricas como el costo de adquisición de clientes (CAC), el valor vitalicio del cliente (LTV o CLTV) y el margen bruto por cohorte dependen de relacionar los ingresos y los costos con los períodos de tiempo correctos.
Tienes inventario: en EE. UU., las empresas que tienen inventario y cuyos ingresos brutos anuales promedio superan los $32,000,000 durante los últimos tres años fiscales no pueden usar el método de contabilidad de caja. Las pequeñas empresas pueden usar legalmente la contabilidad de caja si sus ingresos brutos anuales promedio están por debajo de aproximadamente $32,000,000, incluso si tienen inventario. Este umbral varía año a año según la inflación.
Muchas startups comienzan con la contabilidad de caja y realizan la conversión más adelante. Hacer la transición a mitad de año puede generar un ajuste único que provoca grandes variaciones en los ingresos declarados. Por eso, las empresas suelen hacer el cambio al inicio de un año fiscal.
Si el cambio resulta en un ajuste de ingresos significativo, las autoridades fiscales podrían permitirte distribuirlo a lo largo de varios años en lugar de reconocerlo todo de una vez.
¿Cómo afecta el método contable de una empresa el reconocimiento de ingresos?
El reconocimiento de ingresos es una diferencia clave entre la contabilidad de caja y la contabilidad de ejercicio. Con la contabilidad de caja, los ingresos se reconocen cuando se recibe el pago. La contabilidad de ejercicio sigue el principio de reconocimiento de ingresos, que establece que los ingresos deben registrarse cuando una empresa cumple sus obligaciones con el cliente. En los GAAP de EE. UU., este principio contable está formalizado bajo la norma conocida como Codificación de Normas Contables (ASC) 606.
La norma define un proceso de cinco pasos:
Identificar el contrato con el cliente.
Identificar las obligaciones de desempeño dentro del contrato.
Determinar el precio de la transacción (incluida la contraprestación variable).
Asignar el precio a cada obligación de desempeño, con base en los precios de venta independientes.
Reconocer los ingresos a medida que se cumple cada obligación.
Si diriges una empresa SaaS, la obligación de desempeño es proporcionar acceso al software durante el período de suscripción. Ese contrato anual de $12,000 se convierte en $1,000 de ingresos por mes, no en $12,000 el día en que llega el pago. La contabilidad de caja no tiene ningún mecanismo para distinguir entre el dinero que representa ingresos devengados y el dinero que representa un pasivo que aún debes por servicios.
Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition
Stripe Revenue Recognition te ayuda a agilizar la contabilidad de ejercicio (incluidas auditorías, el cierre a final de mes, la elaboración de informes y más) para que puedas cerrar tus libros con mayor eficacia y precisión. Automatiza y configura los informes de ingresos a fin de dar soporte al cumplimiento de la normativa ASC 606 e IFRS 15.
Revenue Recognition puede ayudarte a hacer lo siguiente:
Obtener una visión más completa de tus ingresos: en el Dashboard de Stripe, verás todas sus transacciones y condiciones de Stripe, además, podrás importar datos que no sean de Stripe.
Automatizar los informes de ingresos: genera informes contables listos para usar, sin recursos de ingeniería.
Personalizar el reconocimiento para tu empresa: crea y automatiza reglas personalizadas para reconocer los ingresos, que se ajusten a las prácticas contables de tu empresa.
Realizar auditorías en tiempo real: prepárate para las auditorías si realizas un seguimiento desde cada monto de ingresos hasta los clientes y las transacciones subyacentes.
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El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.