O método contábil que você escolhe molda cada demonstração financeira que produz, cada declaração de imposto que apresenta e cada conversa que tem com um investidor. Os regimes de caixa e de competência produzem retratos fundamentalmente diferentes do seu negócio, e esses retratos podem divergir significativamente quando a empresa está em crescimento.
A seguir, vamos comparar a contabilidade de caixa e o regime de competência quanto ao momento do reconhecimento, ao tratamento tributário e às exigências de reporte. Também apresentaremos uma estrutura prática para ajudar você a decidir qual método se adapta melhor ao seu negócio neste momento.
Destaques
O Regime de caixa registra receitas e despesas quando o dinheiro é movimentado. O Regime de competência as registra quando são auferidas ou incorridas.
As empresas com assinaturas ou contratos de longo prazo perceberão que o regime de competência é o único método que gera receita mensal recorrente (MRR) e economia unitária precisas.
As startups geralmente podem começar utilizando o regime de caixa, mas a mudança para o regime de competência pode se tornar necessária rapidamente.
O que é contabilidade de caixa?
A contabilidade de caixa registra a receita quando o dinheiro entra na sua conta bancária e as despesas quando o dinheiro sai dela. Se um cliente lhe paga em janeiro por um trabalho realizado em dezembro, essa renda é registrada em janeiro. Da mesma forma, uma despesa só é registrada quando você a paga. Não há controle de contas a receber ou a pagar, nem tentativa de associar custos à receita que ajudaram a gerar. Em outras palavras, a contabilidade de caixa reflete o fluxo de caixa, não necessariamente o desempenho do negócio.
Se você administra uma pequena empresa com transações simples e pagamentos imediatos, a simplicidade desse método contábil pode ser uma vantagem.
O que é contabilidade pelo regime de competência?
O regime de competência registra a receita quando ela é ganha e as despesas quando são incorridas, independentemente de quando o caixa é movimentado. Se você envia um produto em março, mas recebe o pagamento em maio, a receita é registrada em março, pois foi quando o valor foi entregue.
Essa abordagem segue o princípio da competência, associando a receita às despesas necessárias para gerá-la. Esse princípio fundamenta os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos nos EUA (GAAP) e as Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS). Essa forma de relato financeiro é geralmente exigida para demonstrações financeiras auditadas. Por esse motivo, o regime de competência é o padrão para empresas que precisam reportar seu desempenho financeiro externamente, especialmente aquelas com investidores, estoques ou contratos complexos.
Regime de caixa X Regime de competência: uma comparação lado a lado
Em termos gerais, as diferenças entre contabilidade de caixa e regime de competência se resumem ao momento em que receita e despesas são reconhecidas, à forma como os impostos são calculados e a quais empresas cada método é mais adequado.
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Caixa
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Competência
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| Momento do reconhecimento da receita | Registrada quando o recurso é recebido | Registrada quando a receita é auferida |
| Momento do reconhecimento da despesa | Registrada quando o recurso é pago | Registrada quando o gasto é realizado |
| Tratamento fiscal | O rendimento é tributado quando é recebido; as deduções são tributadas quando pagas | O rendimento é tributado quando é ganho; as deduções são feitas quando realizadas |
| Demonstração financeira | Não está em conformidade com GAAP ou IFRS | Exigido para demonstrações financeiras em conformidade com GAAP e IFRS |
| Adequação ao negócio | Pequenas empresas com ciclos de pagamento simples | Empresas com estoque, vendas a crédito, investidores ou investidores externos |
O tratamento tributário é uma distinção notável aqui. No regime de caixa, as empresas às vezes podem transferir rendas entre anos fiscais ajustando quando emitem faturas ou recebem pagamentos. O regime de competência elimina essa flexibilidade, tornando a receita tributável quando é auferida.
Como os dois métodos contábeis diferem na prática?
Empresas de Software como Serviço (SaaS) são a ilustração mais clara de por que a escolha contábil é importante. Por exemplo, se uma empresa de SaaS adquire um novo cliente em 1º de dezembro, o cliente paga US$ 12.000 adiantado por acesso anual, o que equivale a US$ 1.000 por mês de serviço.
Em dezembro, são registrados todo o valor de US$ 12.000 em receita. Dezembro parece excepcionalmente forte, enquanto os meses seguintes parecem mais fracos do que realmente são. As demonstrações financeiras dizem mais sobre o momento dos pagamentos do que sobre o desempenho do negócio.
Sob o regime de competência, a receita é reconhecida à medida que o serviço é prestado. Dezembro registra $1.000 em receita, e os $11.000 restantes permanecem no balanço patrimonial como receita diferida até que sejam auferidos. A receita mensal agora reflete a realidade do desempenho do negócio.
Se você pegar esse exemplo e aplicá-lo a centenas de contratos, alguns mensais, outros anuais, e todos com datas de início diferentes, isso mudaria consideravelmente a forma como os indicadores de receita da sua empresa são registrados.
No regime de caixa, métricas como receita mensal recorrente (MRR), receita recorrente anual (ARR), cancelamento e retenção da receita líquida (NRR) são extremamente difíceis de calcular com precisão. No regime de competência, a receita é reconhecida no período em que o serviço é prestado, que é exatamente o que investidores e adquirentes precisam para avaliar negócios de assinatura.
O mesmo problema aparece em empresas de serviços. Considere um escritório de arquitetura que conquista um projeto de US$ 50.000 em outubro e fatura em quatro parcelas ao longo de seis meses, enquanto grande parte do trabalho e dos custos ocorre no segundo e no terceiro mês O regime de caixa pode mostrar prejuízos no início e lucros depois, dependendo de quando os pagamentos são recebidos. Já a contabilidade pelo regime de competência distribui receita e custos pelos períodos em que o trabalho ocorre, o que revela se o projeto é realmente lucrativo.
Quando uma startup deve usar contabilidade de caixa versus regime de competência?
A contabilidade baseada em regime de caixa muitas vezes faz sentido para startups no início. Se você ainda não tem receita ou está gerando apenas uma renda modesta, não possui investidores que exijam demonstrações financeiras conforme GAAP ou IFRS, e suas transações são simples, acompanhar o dinheiro que entra e sai fornece todas as informações de que você precisa.
A mudança para o regime de competência geralmente se torna necessária quando qualquer uma das seguintes condições se aplica:
Captação de capital institucional: investidores na fase Series A e posteriores normalmente exigem demonstrações financeiras conforme GAAP e IFRS. Muitos negócios requerem demonstrações auditadas antes do fechamento, o que significa regime de competência.
Você possui grandes valores a receber ou receitas diferidas: Se o cliente paga antes de você entregar (por exemplo, em uma assinatura) ou se você entrega antes de receber o pagamento (ou seja, oferece condições de crédito), a contabilidade pelo caixa não reflete mais a economia subjacente.
Necessidade de mensurar corretamente os indicadores de unidade: métricas como custo de aquisição de clientes (CAC), valor vitalício do cliente (LTV ou CLTV) e margem bruta por segmento dependem do correto pareamento entre receitas e custos nos períodos apropriados.
Existência de estoque: nos Estados Unidos, empresas que mantêm estoque e possuem rendimento bruto anual médio superior a US$ 32 milhões nos últimos três anos fiscais não podem adotar o regime de caixa. Pequenas empresas podem, por lei, utilizar a contabilidade de caixa se a receita bruta anual média for inferior a aproximadamente US$ 32 milhões, mesmo que mantenham estoque. Esse limite é ajustado anualmente conforme a inflação.
Muitas startups começam operando com base em caixa e fazem a conversão posteriormente. Realizar a transição no meio do ano pode gerar um ajuste único que causa grandes variações na renda reportada. Por isso, as empresas geralmente fazem a mudança no início do ano fiscal.
Caso a mudança resulte em um ajuste relevante no rendimento, as autoridades fiscais podem permitir que esse ajuste seja diluído ao longo de alguns anos, em vez de ser reconhecido integralmente de uma só vez.
Como o método contábil de uma empresa afeta o reconhecimento de receitas?
O reconhecimento de receitas é uma diferença fundamental entre o regime de caixa e o regime de competência. No regime de caixa, a receita é reconhecida quando o pagamento é recebido. O regime de competência segue o princípio do reconhecimento de receitas, segundo o qual a receita deve ser registrada quando a empresa satisfaz suas obrigações perante o cliente. Nos US GAAP, esse princípio contábil é formalizado pelo padrão conhecido como Accounting Standards Codification (ASC) 606.
O padrão define um processo em cinco etapas:
Identificar o contrato com o cliente.
Identificar as obrigações de desempenho dentro do contrato.
Determinar o preço da transação (incluindo contraprestação variável).
Alocar o preço a cada obrigação de desempenho, com base nos preços de venda individuais.
Reconhecer a receita à medida que cada obrigação é satisfeita.
Se você administra uma empresa SaaS, a obrigação de desempenho é fornecer acesso ao software durante o período da assinatura. Esse contrato anual de US$ 12.000 se transforma em US$ 1.000 de receita por mês, e não US$ 12.000 no dia em que o pagamento é recebido. O regime de caixa não possui mecanismo para distinguir entre valores que representam receita realizada e valores que representam uma obrigação que ainda deve ser cumprida em razão de serviços.
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Stripe Revenue Recognition ajuda a simplificar o regime de competência — incluindo auditorias, fechamento de fim de mês, relatórios e muito mais — para que você feche seus livros com mais eficiência e precisão. Ele automatiza e configura relatórios de receita para ajudar na conformidade com a ASC 606 e a IFRS 15.
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O conteúdo deste artigo é apenas para fins gerais de informação e educação e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico ou tributário. A Stripe não garante a exatidão, integridade, adequação ou atualidade das informações contidas no artigo. Você deve procurar a ajuda de um advogado competente ou contador licenciado para atuar em sua jurisdição para aconselhamento sobre sua situação particular.