Si eres propietario de una startup, saber qué gastos califican para deducciones y cómo reclamarlos puede afectar sustancialmente a tu salud financiera en los primeros años. La agencia tributaria estadounidense (el IRS) ofrece una serie de deducciones por costes iniciales de establecimiento, gastos de marketing y gastos generales operativos que pueden reducir tu ingreso imponible y liberar recursos para reinvertir en tu empresa.

A continuación, desglosaremos los fundamentos de las deducciones fiscales para startups y las mejores tácticas para ayudarte a maximizarlas. Exploraremos qué gastos puedes reclamar y métodos útiles para el seguimiento y la elaboración de informes.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son las deducciones fiscales para startups?
  
• Cómo deducir los gastos previos al lanzamiento de una startup
  
• ¿Qué activos comerciales califican para la depreciación?
  
• Cómo deducir los gastos de marketing y publicidad de una startup
  
• Cómo hacer un seguimiento y deducir los gastos de viaje y comidas como una empresa nueva
  
• ¿Qué costes iniciales se pueden amortizar con el tiempo?
  
• Cómo reclamar una deducción por tener una oficina en casa si diriges una startup desde casa
  

¿Qué son las deducciones fiscales para startups?

Las deducciones fiscales para nuevas empresas son deducciones por ciertos gastos incurridos antes del inicio oficial de las operaciones. Estas deducciones cubren los costes relacionados con la creación de una nueva empresa, como los estudios de mercado, la publicidad, la formación de los empleados y los honorarios legales.

Cómo deducir los gastos previos al lanzamiento de una startup

Para deducir los gastos previos al lanzamiento de la empresa, organiza tus gastos, clasifícalos en categorías y repórtalos al IRS. A continuación, te explicamos cómo empezar:

• Primero, divide tus costes en gastos iniciales y costes organizativos. Los gastos iniciales de startup incluyen estudios de mercado, publicidad inicial y formación del personal, mientras que los costes organizativos incluyen honorarios legales para establecer una LLC y tarifas de constitución.

• A continuación, añade todos los gastos que cumplan los requisitos en cada categoría. Aquí solo califican los costes explícitamente vinculados a preparar el negocio para el lanzamiento, así que evita incluir otras partidas.

• Durante el primer año, puedes deducir hasta 5.000 $ tanto en gastos de puesta en marcha como en gastos de organización. Pero hay que tener en cuenta el total. Si los costes totales superan los 50.000 $, la deducción de 5.000 $ se reduce en el importe en que tus costes totales de startup u organización superen los 50.000 $.

• Para los costes que superen el límite de 5.000 $ del primer año, distribuirás las deducciones a lo largo de 15 años (a partir del mes en que tu empresa se lance oficialmente).

• Cuando llegue la temporada de impuestos, incluye estas deducciones en la declaración de tu empresa. El formulario exacto varía en función de la estructura de tu empresa (p. ej., las empresas unipersonales y las sociedades de responsabilidad limitada de un solo miembro utilizan el Anexo C).

¿Qué activos comerciales califican para la depreciación?

La mayoría de las compras de equipos no se deducen de la misma manera que otros gastos comerciales; por el contrario, se deprecian y se amortizan con el tiempo. Para calificar para la depreciación, los activos comerciales generalmente deben ser artículos tangibles con una vida útil que se extienda más allá de un año. Aquí tienes un resumen de los tipos de activos que suelen cumplir los requisitos:

• Equipamiento de oficina: ordenadores, impresoras, fotocopiadoras y otros equipos necesarios para las operaciones diarias

• Muebles y accesorios: escritorios, sillas, armarios e incluso iluminación de oficina.

• Maquinaria y herramientas: fabricación o maquinaria industrial, herramientas y otros equipos relacionados con la producción.

• Vehículos: todos los vehículos propiedad de la empresa, aunque existen reglas específicas si el vehículo se utiliza tanto para fines comerciales como personales.

• Edificios e inmuebles: todas las propiedades físicas de la empresa, como oficinas, almacenes y locales comerciales, pero el terreno en sí no es depreciable.

Los activos intangibles, como las patentes, las marcas comerciales, los derechos de autor y las franquicias, no se deprecian en el sentido tradicional, pero pueden amortizarse con el tiempo. Al amortizarlos, distribuyes la deducción a lo largo del tiempo, lo que puede ayudar a suavizar los ingresos imponibles durante los primeros años de tu negocio.

Cómo deducir los gastos de marketing y publicidad de una startup

Los gastos de marketing y publicidad generalmente se consideran ordinarios y necesarios para las operaciones comerciales, lo que significa que puedes deducirlos como gastos comerciales. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Identifica los gastos aptos: empieza por identificar todos tus costes de marketing y publicidad. Estos incluyen anuncios en Internet, campañas en redes sociales, gastos de marca, diseño de sitios web y publicidad tradicional, como folletos, vallas publicitarias y anuncios impresos. Cualquier esfuerzo por promocionar tu marca o atraer nuevos clientes cuenta, incluyendo sesiones profesionales de fotos o vídeos para campañas e incluso el coste de artículos promocionales.

• Separa los costes iniciales de los costes corrientes: algunos de estos costes pueden incluirse en los gastos de puesta en marcha si todavía estás en la fase previa al lanzamiento. Una vez que tu empresa esté en marcha, todos los gastos de marketing son deducibles durante el año en que se incurren como parte de los gastos comerciales regulares.

• Realiza registros detallados: mantén registros precisos de todos los gastos de marketing, incluidas las facturas, los recibos y los extractos bancarios, así como una breve descripción de cada artículo o servicio.

• Informa de los gastos en tu declaración de impuestos: cuando presentes tus declaraciones de impuestos, enumera estos gastos como «Publicidad» o «Marketing» en la declaración de impuestos de tu empresa. Si eres propietario único o una sociedad de responsabilidad limitada de un solo miembro, usarías el Anexo C, mientras que una sociedad anónima usaría el Formulario 1120.

Cómo hacer un seguimiento y deducir los gastos de viaje y comidas como una empresa nueva

Si tu nueva empresa ha incurrido en gastos de viaje y comidas, puedes deducirlos si tienes un registro detallado de ellos y si cumplen los requisitos del IRS. Los gastos de viaje son admisibles siempre que el viaje se realice principalmente por motivos de empresa, no personales. Si mezclas los negocios con un viaje personal, solo son deducibles los gastos relacionados con la empresa. Si añades un par de días personales a un viaje de trabajo, deduce solo los gastos relacionados con la parte de negocios. A continuación veremos algunos detalles:

• Gastos de viaje deducibles: los gastos de viaje deducibles incluyen billetes de avión, estancias en hoteles, alquiler de coches y taxis: todo lo necesario para ir a donde necesitas ir y para que puedas quedarte allí por motivos de empresa.

• Gastos de comida deducibles: los gastos de comida son deducibles solo si ocurren durante un viaje de negocios o una reunión de negocios. Tienen que estar directamente vinculadas a la empresa, por lo que una comida personal no cumple los requisitos. Por lo general, puedes deducir el 50 % de los costes de las comidas de empresa, aunque ocasionalmente hay reglas especiales (por ejemplo, deducciones temporales del 100 % para algunas comidas). Consulta las últimas actualizaciones del IRS.

• Kilometraje deducible: el kilometraje también puede ser una deducción comercial. Cuando conduzcas por motivos de empresa, registra tus kilómetros por separado. Y si utilizas con frecuencia el coche para ir a la oficina, utiliza una aplicación de seguimiento del kilometraje para contabilizar automáticamente los kilómetros recorridos por motivos de trabajo.

Estos son algunos consejos sobre cómo catalogar estos gastos y registrarlos cuando presentes tus impuestos:

• Mantén registros: mantén un registro detallado de todos estos gastos. Guarda todos los recibos, ya sea de un billete de avión, un hotel o una comida. Las copias digitales también sirven, siempre y cuando muestren la fecha, el importe y el motivo del gasto.

• Utiliza un software de contabilidad: las aplicaciones de contabilidad como QuickBooks y Expensify te permiten clasificar gastos, cargar recibos e incluso realizar un seguimiento del kilometraje para mantener organizados tus registros. En cada recibo o en tu sistema de seguimiento de gastos, anota por qué es un gasto de la empresa (p. ej., «Cena con un cliente en San Francisco»).

• Informa de gastos: cuando declaras impuestos, los gastos de viaje y comidas se declaran como «Viajes y comidas» en la declaración de impuestos de tu empresa.

¿Qué costes iniciales se pueden amortizar con el tiempo?

Los costes iniciales de startup que preparan tu negocio para el lanzamiento pero superan el límite de 5.000 $ del primer año pueden amortizarse a lo largo de 15 años, lo que significa que distribuyes las deducciones en el tiempo en lugar de tomarlas todas de una vez. A continuación, te mostramos qué costes iniciales suelen ser aptos para la amortización:

• Investigación y análisis de mercado: esto incluye cualquier investigación que hayas hecho para comprender tu mercado objetivo, competencia o base de clientes antes del lanzamiento. Por ejemplo, contratar a una empresa de investigación para que realice encuestas o analice el sector cumpliría los requisitos.

• Publicidad y promociones previas al lanzamiento: estos incluyen cualquier coste inicial de publicidad para crear conciencia. Los anuncios previos a la apertura, el marketing en redes sociales y los comunicados de prensa pueden calificar.

• Formación de los empleados: esto incluye cualquier formación de los empleados para el día de la inauguración, como las tarifas de materiales, las tarifas de los instructores y el alquiler de las instalaciones.

• Costes de viaje relacionados con el lanzamiento: se pueden amortizar todos los gastos de viaje para asegurar clientes, vendedores o proveedores antes de que el negocio esté operativo. Estos pueden incluir billetes aéreos y alojamiento.

• Servicios de consultoría y profesionales: los honorarios de consultores, abogados o contables como parte de la fase inicial de configuración también pueden calificar. Entre los ejemplos más comunes se encuentran los honorarios legales para la redacción de contratos y el asesoramiento contable para el establecimiento de sistemas financieros.

• Costes organizativos: los gastos relacionados con el establecimiento de la estructura legal de la empresa, como las tarifas estatales de constitución, la redacción de acuerdos de asociación y las tarifas por formar una sociedad anónima o LLC, califican para la amortización.

Cómo reclamar una deducción por tener una oficina en casa si diriges una startup desde casa

Solicitar la deducción por tener una oficina en casa puede ser una forma inteligente de reducir tus ingresos imponibles si diriges tu startup desde casa. Para ser elegible para esta deducción, el espacio que estés utilizando debe ser de uso exclusivo y utilizado periódicamente para la empresa. Una oficina en casa dedicada que no se usa también para actividades personales califica, pero una mesa de cocina utilizada por toda la familia no. La oficina en casa debe ser tu lugar principal de negocios, lo que significa que es donde gestionas o diriges las operaciones de tu startup, incluso si trabajas ocasionalmente en otro lugar. Si cumples con los requisitos para esta deducción, aquí te explicamos cómo calcularla y declararla al IRS.

Elige tu método de deducción

El IRS ofrece una opción sencilla: puedes deducir 5 $ por pie cuadrado de espacio de oficina en casa hasta un máximo de 300 pies cuadrados para una deducción máxima de 1.500 $. Este método es fácil de calcular y requiere menos registro.

También puedes usar el método de gastos reales, que calcula tu deducción en función de los gastos reales de la vivienda (por ejemplo, alquiler, intereses hipotecarios, servicios públicos, mantenimiento) multiplicados por el porcentaje de tu vivienda utilizada para el negocio. Esto puede dar lugar a una deducción mayor, pero requiere más mano de obra.

Calcula tu deducción

Haz un seguimiento cuidadoso de todos los gastos relevantes, incluido el alquiler, los intereses hipotecarios, los impuestos sobre la propiedad, los servicios públicos, las reparaciones, el seguro de propietario de vivienda y cualquier gasto directo del espacio de oficina, como pintar y decorar.

Para el método de gastos reales, calcula tu deducción midiendo los pies cuadrados de tu oficina en casa y dividiéndolos por el total de pies cuadrados de tu casa para encontrar el porcentaje de uso comercial. Luego, aplica este porcentaje al total de los gastos de tu hogar. Por ejemplo, si tu oficina en casa tiene 200 pies cuadrados en una casa de 2,000 pies cuadrados, tu porcentaje de uso comercial es del 10 %.

Informa de tu deducción en tu declaración de impuestos

Si eres propietario único o una sociedad de responsabilidad limitada de un solo miembro, usa el Formulario 8829 (gastos por uso comercial de tu vivienda) y el Anexo C para declarar tu deducción por tener una oficina en el hogar. El IRS solo permite deducir una oficina en casa por empresa; si diriges numerosas empresas desde la misma oficina en casa, solo una puede beneficiarse de la deducción.

Mantén registros minuciosos

Es importante documentarlo todo. Guarda fotos de tu oficina en casa, copias de facturas de servicios públicos y cualquier recibo de mejoras o mantenimiento del espacio. Usar esta deducción puede ser un beneficio valioso, especialmente en los primeros años de tu startup, por lo que vale la pena considerar si cumples con los requisitos.