Para o empresário que abre uma startup, saber quais despesas se qualificam para deduções e como reivindicá-las pode ser fundamental para a saúde financeira nos primeiros anos. O US Internal Revenue Service (IRS) oferece uma série de deduções para custos iniciais de abertura, despesas de marketing e despesas operacionais que podem reduzir sua renda tributável e liberar recursos para investir de volta em sua empresa.

Veja aqui os fundamentos das deduções fiscais para startups e as melhores táticas para maximizá-las. Explicamos quais despesas podem ser deduzidas e métodos úteis para rastrear e gerar relatórios.

Neste artigo:

• O que são deduções fiscais para abertura de empresas?
  
• Como deduzir despesas anteriores ao lançamento da sua startup
  
• Quais ativos da empresa se qualificam para depreciação?
  
• Como deduzir despesas de marketing e publicidade da startup
  
• Como acompanhar e deduzir despesas de viagem e refeições de uma nova empresa
  
• Quais custos iniciais podem ser amortizados ao longo do tempo?
  
• Como solicitar uma dedução de home office se você administra uma startup em casa
  

O que são deduções fiscais para abertura de empresas?

Deduções fiscais para startups são deduções para certas despesas incorridas antes do lançamento oficial das operações. Essas deduções cobrem custos relacionados à abertura da empresa, como pesquisa de mercado, publicidade, treinamento de funcionários e honorários advocatícios.

Como deduzir despesas anteriores ao lançamento da sua startup

Para deduzir despesas comerciais anteriores ao início das operações, organize suas despesas em categorias e declare-as ao IRS. Como começar:

• Primeiro, divida seus custos em despesas de abertura e custos organizacionais. Despesas de abertura podem ser pesquisas de mercado, publicidade e treinamento de pessoal, enquanto os custos organizacionais seriam honorários advocatícios para a abertura de uma LLC e taxas de incorporação.

• Some todas as despesas qualificadas em cada categoria. Apenas os custos explicitamente vinculados ao lançamento da empresa se qualificam aqui; evite incluir outros itens.

• Para o primeiro ano, você pode deduzir até US$ 5.000 em despesas de abertura e despesas organizacionais, respectivamente. Mas monitore o total. Se o custo total ultrapassar US$ 50.000, a dedução de US$ 5.000 será reduzida proporcionalmente ao valor em que os custos totais de sua startup ou organização ultrapassarem US$ 50.000.

• Para custos além do limite de US$ 5.000 do primeiro ano, você distribui as deduções por 15 anos (a partir do mês em que a empresa for oficialmente lançada).

• Quando chagar o momento de declarar impostos, inclua essas deduções na declaração. O formulário exato depende da estrutura da empresa (por exemplo, empresários individuais e LLCs de empresário individual usam o Anexo C).

Quais ativos da empresa se qualificam para depreciação?

A maioria das compras de equipamentos não é deduzida da mesma forma que outras despesas comerciais; eles sofrem depreciação e são descontados ao longo do tempo. Para se qualificar para depreciação, um ativo geralmente deve ser um bem tangível com vida útil de mais de um ano. Veja a seguir uma lista dos tipos de ativos qualificáveis mais comuns:

• Equipamento de escritório: computadores, impressoras, copiadoras e outros equipamentos necessários para as operações diárias

• Móveis e utensílios: mesas de escritório, cadeiras, armários e até iluminação

• Máquinas e ferramentas: máquinas, ferramentas e outros equipamentos relacionados à produção ou de fabricação industrial

• Veículos: todos os veículos de propriedade da empresa, embora existam regras específicas se o veículo for usado para fins comerciais e pessoais

• Edifícios e imóveis: todas as propriedades físicas comerciais, como escritórios, armazéns e espaços de varejo, mas o terreno em si não é depreciável

Ativos intangíveis como patentes, marcas, direitos autorais e franquias não sofrem depreciação no sentido tradicional, mas podem ser amortizados ao longo do tempo. Com essa amortização, você distribui a dedução ao longo do tempo, o que ajuda a suavizar a receita tributável nos primeiros anos do negócio.

Como deduzir despesas de marketing e publicidade da startup

As despesas de marketing e publicidade geralmente são consideradas ordinárias e necessárias para operações comerciais, o que significa podem ser deduzidas como despesas comerciais. Como fazer:

• Identificar despesas qualificadas: primeiro, identifique todos os custos de marketing e publicidade. Podem ser anúncios online, campanhas de mídia social, despesas de marca, design do site e publicidade tradicional, como panfletos, outdoors e anúncios impressos. Qualquer trabalho de promoção da marca ou busca de novos clientes conta, inclusive sessões profissionais de fotos ou vídeos para campanhas e até mesmo o custo de material promocional.

• Separe os custos iniciais dos custos contínuos: alguns desses custos podem cair nas despesas de inicialização se você ainda estiver na fase de pré-lançamento. Depois que sua empresa estiver operante, todas as despesas de marketing serão dedutíveis no ano em que foram incorridas como parte das despesas comerciais regulares.

• Mantenha registros detalhados: registre detalhadamente todas as despesas de marketing, com faturas, recibos e extratos bancários, além de uma breve descrição de cada item ou serviço.

• Informe as despesas na sua declaração de imposto de renda: ao declarar impostos, liste essas despesas como "Publicidade" ou "Marketing" na declaração de imposto de renda da empresa. Se você for empresário individual ou LLC de empresário individual, usará o Anexo C, enquanto uma corporação usaria o Informe 1120.

Como acompanhar e deduzir despesas de viagem e refeições de uma nova empresa

Se a sua nova empresa tiver incorrido em despesas de viagem e refeição, você poderá deduzi-las se tiver um registro detalhado delas e se cumprirem os requisitos do IRS. As despesas de viagem qualificam-se se a viagem for feita principalmente por motivos de negócios e não pessoais. Se você misturar negócios numa viagem pessoal, apenas as despesas relacionadas à empresa são dedutíveis. Se você adicionar alguns dias pessoais a uma viagem de trabalho, deduza apenas as despesas vinculadas à parte comercial. Mais detalhes:

• Despesas de viagem dedutíveis: podem ser deduzidas passagens aéreas, estadias em hotéis, aluguel de carros e táxis — tudo o que é necessário para chegar aonde você precisa ir e continuar lá com objetivos comerciais.

• Despesas dedutíveis com refeições: despesas com refeições só são dedutíveis se ocorrerem durante uma viagem de negócios ou uma reunião de negócios. Elas precisam estar diretamente ligadas à empresa, então seu almoço em um dia pessoal não se qualifica. Normalmente, você pode deduzir 50% dos custos de refeições de negócios, embora ocasionalmente haja regras especiais (por exemplo, deduções temporárias de 100% para algumas refeições). Acompanhe as diretrizes mais recentes do IRS.

• Quilometragem dedutível: a quilometragem também pode ser deduzida. Se você viajar pela empresa, registre a quilometragem separadamente. Se usar um carro a trabalho com frequência, use um aplicativo de quilometragem para contabilizar automaticamente esse gasto.

Algumas dicas para catalogar essas despesas e registrá-las na declaração de impostos:

• Registre tudo: anote detalhadamente todas essas despesas. Guarde todos os recibos, seja de passagens de avião, hotéis ou refeições. Cópias digitais também são válidas, se contiverem a data, o valor e o motivo da despesa.

• Use um software de contabilidade: aplicativos como QuickBooks e Expensify categorizam despesas, guardam recibos e até quilometragem, organizando suas informações. Em cada recibo ou no sistema de acompanhamento de despesas, anote por que a despesa é comercial (ex.: "Jantar com cliente em São Francisco").

• Declare as despesas: ao declarar impostos, as despesas de viagem e refeição são registradas como "Viagem e refeições" na declaração da empresa.

Quais custos iniciais podem ser amortizados ao longo do tempo?

Os custos iniciais que preparam sua empresa para o lançamento, mas excedem o limite de US$ 5.000 do primeiro ano, podem ser amortizados ao longo de 15 anos, distribuindo as deduções em vez de aplicá-las todas de uma vez. Veja aqui quais custos iniciais podem qualificar-se para amortização:

• Pesquisa e análise de mercado: qualquer pesquisa feita para entender o mercado-alvo, a concorrência ou os clientes antes do lançamento. Por exemplo, contratar uma empresa para realizar pesquisas ou analisar o setor.

• Publicidade e promoções de pré-lançamento: quaisquer custos iniciais com publicidade para divulgar sua empresa. Anúncios pré-lançamento, marketing nas redes sociais e comunicados à imprensa podem se qualificar.

• Treinamento de funcionários: treinamentos de funcionários para o dia de abertura, pagamentos de materiais, instrutores e aluguel de recintos.

• Custos de viagem relacionados ao lançamento: despesas com viagens para conseguir clientes, fornecedores ou parceiros antes iniciar as operações também podem ser amortizadas. Passagens aéreas e hospedagem podem se qualificar.

• Consultoria e serviços profissionais: honorários de consultores, advogados ou contadores na fase inicial de configuração também podem se qualificar. Alguns exemplos comuns são os honorários advocatícios para a elaboração de contratos e a assessoria contábil para a implantação de sistemas financeiros.

• Custos organizacionais: despesas vinculadas ao estabelecimento da estrutura jurídica da empresa, como taxas de abertura estaduais, elaboração de contratos de parceria e taxas para formação de uma corporação ou LLC, se qualificam para amortização.

Como solicitar uma dedução de home office se você administra uma startup em casa

Solicitar a dedução do home office pode ser uma maneira inteligente de reduzir sua renda tributável se você estiver administrando sua startup de casa. Para se qualificar para esta dedução, o espaço que você está usando deve ser usado exclusiva e regularmente para negócios. Um home office exclusivo que não seja usado também para atividades pessoais se qualifica, mas uma mesa de cozinha usada por toda a família, não. O home office deve ser o seu principal local de trabalho, o que significa que é onde você gerencia ou dirige as operações da sua startup, mesmo que ocasionalmente trabalhe em outro lugar. Se você tem direito a essa dedução, veja como calcular e declarar a dedução ao IRS.

Escolha o método de dedução

O IRS oferece uma opção simples: você pode deduzir US$ 5 por pé quadrado de espaço de escritório até no máximo 300 pés quadrados, ou seja, dedução de no máximo US$ 1.500. É simples fazer esse cálculo e não são necessários muitos registros.

Você também pode usar o método de despesas reais, que calcula sua dedução com base nas despesas reais da casa (por exemplo, aluguel, juros de hipoteca, serviços públicos, manutenção) multiplicadas pela porcentagem de sua casa usada para o escritório. Isso pode gerar uma dedução maior, mas é mais trabalhoso.

Calcule sua dedução

Acompanhe cuidadosamente todas as despesas relevantes, como aluguel, juros de empréstimo imobiliário, impostos sobre propriedade, serviços públicos, reparos, seguro do proprietário e quaisquer despesas diretas com o espaço do escritório, como pintura e decoração.

Para o método de despesas reais, calcule sua dedução estabelecendo o número de pés quadrados do escritório e dividindo-o pelo total de pés da sua casa, estabelecendo a porcentagem de uso comercial. Aplique essa porcentagem às despesas totais da casa. Por exemplo, se o seu escritório tem 200 pés quadrados em uma casa de 2.000 pés quadrados, o percentual de uso da sua empresa é de 10%.

Informe sua dedução na declaração de imposto de renda

Se você for empresário individual ou LLC de empresário individual, use o Formulário 8829 (Despesas para uso comercial da sua casa) e o Anexo C para declarar a dedução do home office. O IRS permite apenas uma dedução de home office por empresa; Se você opera várias empresas a partir do mesmo escritório em casa, apenas uma pode fazer a dedução.

Mantenha registros completos

É importante documentar tudo. Tenha fotos do seu home office, cópias de contas de serviços públicos e eventuais recibos de reformas ou manutenção do espaço. Usar essa dedução pode trazer uma boa folga, especialmente nos primeiros anos da sua startup, por isso vale a pena considerar se você se qualifica.