Wenn Sie Inhaber/in eines Start-ups sind, kann es Ihre finanzielle Situation in den ersten Jahren erheblich verbessern, zu wissen, welche Ausgaben abzugsfähig sind und wie Sie diese geltend machen. Der Internal Revenue Service (IRS) in den USA bietet eine Reihe von Abzügen für anfängliche Gründungskosten, Marketingausgaben und Betriebsaufwand, die Ihr zu versteuerndes Einkommen senken und Ressourcen freisetzen können, um erneut in Ihr Unternehmen zu investieren.

Im Folgenden erläutern wir die Grundlagen von Steuerabzügen für Start-ups sowie die besten Strategien, um diese optimal zu nutzen. Wir zeigen Ihnen, welche Ausgaben Sie geltend machen können und geben Ihnen hilfreiche Methoden zur Nachverfolgung und Berichterstattung an die Hand.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Steuerabzüge für Unternehmensgründungen?
  
• Wie Sie Vorgründungsausgaben für Ihr Start-up absetzen können
  
• Welche Unternehmenswerte für Abschreibungen infrage kommen
  
• Wie Sie Marketing- und Werbeausgaben für Ihr Start-up absetzen
  
• Wie Sie Reise- und Verpflegungskosten als neues Unternehmen erfassen und absetzen
  
• Welche Gründungskosten über die Zeit amortisiert werden können
  
• Wie Sie ein Homeoffice absetzen, wenn Sie Ihr Start-up von zu Hause aus führen
  
• So kann Stripe Atlas helfen
  

Was sind Steuerabzüge bei der Unternehmensgründung?

Steuerabzüge bei der Unternehmensgründung sind Abzüge für bestimmte Ausgaben, die vor der offiziellen Aufnahme des Geschäftsbetriebs entstanden sind. Diese Abzüge decken Kosten im Zusammenhang mit der Gründung eines neuen Unternehmens, z. B. Marktforschung, Werbung, Mitarbeiterschulungen und Anwaltskosten.

Wie können die Kosten, die bereits vor Betriebseröffnung anfallen, steuerlich geltend gemacht werden?

Um die Ausgaben aus der Vorgründungsphase steuerlich geltend zu machen, organisieren Sie Ihre Ausgaben, sortieren Sie sie in Kategorien und melden Sie beim IRS. Gehen Sie wie folgt vor:

• Unterteilen Sie Ihre Kosten zunächst in Gründungskosten und Organisationskosten. Zu den Gründungskosten gehören Marktforschung, Erstwerbung und Mitarbeiterschulungen, während die Organisationskosten die Rechtskosten für die Gründung einer LLC und die Gründungsgebühren umfassen.

• Addieren Sie die förderfähigen Ausgaben in jeder Kategorie. Nur die Kosten, die explizit an die Vorbereitung auf den Betriebsstart gebunden sind, kommen hier in Frage. Lassen Sie sämtliche andere Posten unbeachtet.

• Im ersten Jahr können Sie jeweils bis zu 5.000 US$ für Gründungs- und Organisationskosten einreichen. Aber behalten Sie die Gesamtausgaben weiter im Auge. Wenn die Gesamtkosten 50.000 US$ überschreiten, reduziert sich der Abzug von 5.000 US$ um den Betrag, um den Ihre gesamten Gründungs- oder Organisationskosten die 50.000 US$ überschreiten.

• Für Kosten, die die Obergrenze von 5.000 US$ im ersten Jahr überschreiten, verteilen Sie die Abzüge über 15 Jahre (beginnend mit dem Monat, in dem Ihr Unternehmen den Betrieb offiziell aufnimmt).

• Geben Sie diese Abzüge diese Abzüge in der Steuererklärung Ihres Gewerbes an. Wie genau, variiert nach Unternehmensstruktur und Rechtsform (z. B. Einzelunternehmen und Ein-Personen-LLCs in Schedule C).

Welche Wirtschaftsgüter können abgeschrieben werden?

Geräte und Maschinen werden meist nicht auf die gleiche Weise steuerlich geltend gemacht wie andere Geschäftsausgaben, sondern verlieren mit der Zeit an Wert und werden abgeschrieben. Für die Abschreibung muss es sich in der Regel um materielle Gegenstände mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr handeln. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Arten von Vermögenswerten, für die eine Abschreibung in den meisten Fällen in Frage kommt.

• Büroausstattung: Computer, Drucker, Kopierer und andere Geräte, die für den täglichen Betrieb erforderlich sind

• Möbel und Einrichtungsgegenstände: Schreibtische, Stühle, Schränke und sogar Beleuchtung

• Maschinen und Geräte: Fertigungs- oder Industriemaschinen und andere produktionsbezogene Anlagen und Geräte

• Fahrzeuge: Alle gewerblichen Fahrzeuge, wobei es spezifische Regeln gibt, ob das Fahrzeug sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke genutzt wird

• Gebäude und Immobilien: Alle physischen Geschäftsimmobilien wie Büros, Lagerhallen und Einzelhandelsflächen; die Grundstücke selbst sind jedoch nicht abschreibungsfähig

Immaterielle Vermögenswerte wie Patente, Marken, Urheberrechte und Franchises werden nicht im herkömmlichen Sinne abgeschrieben. Sie verteilen den Abzug über die Zeit, was dazu beitragen kann, das zu versteuernde Einkommen in den ersten Jahren Ihres Unternehmens zu reduzieren.

Wie können Sie Marketing- und Werbekosten absetzen?

Marketing- und Werbekosten werden als gewöhnlich und notwendig für den Geschäftsbetrieb angesehen, was bedeutet, dass Sie sie als Betriebsausgaben absetzen können. Und so geht's:

• Identifizieren Sie qualifizierte Ausgaben: Ermitteln Sie zunächst alle Ihre Kosten für Marketing und Werbung. Dazu gehören Online-Anzeigen, Social-Media-Kampagnen, Branding-Ausgaben, Website-Design und traditionelle Werbung wie Flyer, Plakate und Printanzeigen. Alle Bemühungen, Ihre Marke zu bewerben oder neue Kunden zu gewinnen, fallen in diese Kategorie, auch professionelle Foto- oder Videoshootings für Kampagnen und sogar die Kosten für Werbegeschenke.

• Trennen Sie die Gründungskosten von den laufenden Kosten: Einige dieser Kosten können unter die Gründungskosten fallen, wenn Sie sich noch in der Phase vor der offiziellen Betriebsaufnahme befinden. Sobald Ihr Unternehmen den Betrieb aufgenommen ha, können alle Marketingausgaben für das Jahr, in dem sie als Teil der regulären Geschäftsausgaben anfallen, abgesetzt werden.

• Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen: Führen Sie genaue Aufzeichnungen über jede Marketingausgabe und bewahren Sie Rechnungen, Belege und Kontoauszüge mit einer kurzen Beschreibung des Artikels bzw. der Dienstleistung auf.

• Geben Sie die Ausgaben in Ihrer Steuererklärung an: Geben Sie diese Ausgaben in Ihrer Unternehmenssteuererklärung unter der Rubrik „Advertising“ oder „Marketing“ an. Wenn Sie ein Einzelunternehmen oder eine Ein-Personen-LLC führen, verwenden Sie Schedule C, während eine Kapitalgesellschaft Form 1120 einreichen würde.

Wie können Sie Reise- und Verpflegungskosten erfassen und absetzen?

Wenn Ihrem neuen Unternehmen Reise- und Verpflegungskosten entstanden sind, können Sie diese absetzen, wenn Sie detaillierte Aufzeichnungen darüber haben und diese die Anforderungen des IRS erfüllen. Reisekosten sind abzugsfähig, sofern die Reise in erster Linie aus geschäftlichen und nicht aus persönlichen Gründen erfolgt. Wenn Sie geschäftliche mit einer privaten Reise kombinieren, sind nur die geschäftlichen Ausgaben abzugsfähig. Wenn Sie ein paar persönliche Tage zu einer Geschäftsreise hinzufügen, reichen Sie nur die Ausgaben ein, die mit dem geschäftlichen Teil verbunden sind. Im Detail:

• Reisekosten: Flüge, Hotelaufenthalte, Mietwagen, Taxis – alle Kosten, um den Transport zum Reiseziel und den Aufenthalt dort zu ermöglichen.

• Verpflegungskosten: Mahlzeiten sind nur dann abzugsfähig, wenn sie während einer Geschäftsreise oder eines Geschäftstreffens anfallen. Sie müssen direkt mit Ihren Geschäftstätigkeiten verbunden sein; ein Mittagessen an einem privaten Tag ist nicht abzugsfähig. In der Regel können Sie 50 % der Kosten für Geschäftsessen abschreiben, obwohl es gelegentlich Sonderregelungen gibt (z. B. vorübergehende 100-%-Abzüge für einige Mahlzeiten). Informieren Sie sich laufend beim IRS.

• Fahrtmeilen: Auch für Geschäftsreisen gefahrene Meilen können abgesetzt werden. Wenn Sie geschäftlich fahren, erfassen Sie Ihre Meilen separat. Und wenn Sie Ihr Auto häufig geschäftlich nutzen, verwenden Sie eine Meilen-Tracker-App, um geschäftlich gefahrene Meilen automatisch zu zählen.

Hier sind einige Tipps, wie Sie diese Ausgaben katalogisieren und in Ihrer Steuererklärung angeben können:

• Dokumentieren Sie alles sorgfältig: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über alle diese Ausgaben. Bewahren Sie jeden Beleg auf, egal ob es sich um ein Flugticket, ein Hotel oder eine Mahlzeit handelt. Digitale Kopien werden auch akzeptiert, solange sie das Datum, den Betrag und den Grund enthalten.

• Verwenden Sie Buchhaltungssoftware: Mit Buchhaltungsanwendungen wie QuickBooks und Expensify können Sie Ausgaben kategorisieren, Belege hochladen und sogar gefahrene Geschäftskilometer verfolgen, um Ihre Aufzeichnungen zu organisieren. Vermerken Sie auf jedem Beleg oder in Ihrem Ausgabenverfolgungssystem, warum es sich um eine Geschäftsausgabe handelt (z. B. „Kundendinner in San Francisco“).

• Reichen Sie Ihre Ausgaben ein: Geben Sie die Reise- und Verpflegungskosten in Ihrer Unternehmenssteuererklärung im Posten „Travel and Meals“ an.

Welche Betriebsgründungskosten können über Zeit abgeschrieben werden?

Kosten aus der Vorgründungsphase, die die Obergrenze von 5.000 US$ im ersten Jahr überschreiten, können über 15 Jahre angeschrieben werden. Das bedeutet, dass Sie die Abzüge verteilen, anstatt sie alle auf einmal abzusetzen. Diese Gründungskosten können in der Regelageschrieben werden:

• Marktforschung und -analyse: Dazu gehören alle Recherchen, um Ihren Zielmarkt, Ihre Konkurrenz und/oder Ihr Zielpublikum zu verstehen. Qualifizieren würde sich beispielsweise die Beauftragung eines Forschungsunternehmens mit der Durchführung von Umfragen oder der Analyse der Branche.

• Werbung und Pre-Launch-Promotionen: Dazu gehören alle anfänglichen Werbekosten für den Markenaufbau. Anzeigen, Social-Media-Marketing und Pressemitteilungen kommen in Frage.

• Mitarbeiterschulungen: Dazu gehören alle Mitarbeiterschulungen für den Eröffnungstag, z. B. Gebühren für Materialien, Kursleitergebühren und Raummieten.

• Reisekosten im Zusammenhang mit dem Betriebsstart: Reisekosten zur Beschaffung von Kunden und Lieferanten können abgeschrieben werden, darunter etwa Flugtickets und Hotelrechnungen.

• Beratung und Fachdienstleistungen: Gebühren für Berater, Anwälte oder Buchhalter in der Vorgründungsphase können ebenfalls förderfähig sein. Zu den häufigsten Beispielen gehören Anwaltskosten für die Erstellung von Verträgen und die buchhalterische Beratung für die Einrichtung von Finanzsystemen.

• Organisationskosten: Ausgaben im Zusammenhang mit der Festlegung der rechtlichen Struktur des Unternehmens – z. B. staatliche Gründungsgebühren, die Erstellung von Partnerschaftsverträgen und Gebühren für die Gründung einer Kapitalgesellschaft oder LLC – sind für abschreibungsfähig.

Wie beantragen Sie einen Abzug für das Homeoffice, wenn Sie den Betrieb von zu Hause aus führen?

Die Inanspruchnahme des Homeoffice-Abzugs kann eine clevere Möglichkeit sein, Ihr zu versteuerndes Einkommen zu reduzieren, wenn Sie Ihr Unternehmen von zu Hause aus führen. Um für diesen Abzug in Frage zu kommen, müssen die von Ihnen genutzten Flächen ausschließlich und regelmäßig geschäftlich genutzt werden. Ein separates Homeoffice, das nicht für persönliche Aktivitäten genutzt wird, ist berechtigt, aber ein Küchentisch, der von der ganzen Familie verwendet wird, nicht. Das Homeoffice sollte Ihr Hauptgeschäftssitz sein, was bedeutet, dass Sie dort die Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens verwalten oder leiten, auch wenn Sie gelegentlich woanders arbeiten. Wenn Sie berechtigt sind, erfahren Sie hier, wie Sie den Abzug berechnen und beim IRS melden.

Abzugsmethode wählen

Der IRS bietet eine unkomplizierte Option: Sie können 5 US-Dollar pro Quadratmeter Homeoffice-Fläche abziehen, bis zu einem Maximum von 300 Quadratmetern, also einem maximalen Abzug von 1.500 US-Dollar. Diese Methode ist einfach zu berechnen und erfordert weniger Aufzeichnungen.

Sie können auch die Ist-Ausgaben-Methode verwenden, bei der Ihr Abzug auf der Grundlage der tatsächlichen Wohnkosten (z. B. Miete, Hypothekenzinsen, Nebenkosten, Instandhaltung) multipliziert mit dem Prozentsatz Ihres Eigenheims, der geschäftlich genutzt wird, berechnet wird. Dies kann zu einem größeren Abzug führen, ist aber arbeitsintensiver.

Abzug berechnen

Erfassen Sie sorgfältig alle relevanten Ausgaben, einschließlich Miete, Hypothekenzinsen, Grundsteuern, Nebenkosten, Reparaturen, Hausratversicherung und alle direkten Ausgaben für die Büroräume, z. B. Mal- und Renovierungsarbeiten.

Bei der Ist-Kosten-Methode berechnen Sie Ihren Abzug, indem Sie die Quadratmeterzahl Ihres Heimbüros messen und durch die Gesamtquadratmeterzahl Ihres Hauses dividieren, um den Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung zu ermitteln. Wenden Sie diesen Prozentsatz dann auf Ihre gesamten Hausausgaben an. Wenn Ihr Heimbüro beispielsweise 20 Quadratmeter groß ist und sich in einer 200 Quadratmeter großen Wohneinheit befindet, beträgt Ihr geschäftlicher Nutzungsprozentsatz 10 %.

Steuerabzug in der Steuererklärung angeben

Wenn Sie Einzelunternehmer oder eine Ein-Personen-LLC führen, füllen Sie Form 8829 (Ausgaben für die geschäftliche Nutzung Ihrer Wohnung) und Schedule aus. Der IRS gestattet nur einen Abzug für Homeoffice pro Unternehmen; Wenn Sie mehrere Unternehmen vom selben Homeoffice aus betreiben, kann nur eines den Abzug vornehmen.

Führen Sie sorgfältig Buch

Es ist wichtig, alles zu dokumentieren. Bewahren Sie Fotos von Ihrem Homeoffice, Kopien von Stromrechnungen und alle Quittungen für Verbesserungen oder Instandhaltung der Unterkunft auf. Die Anwendung dieses Abzugs kann vor allem in den Anfangsjahren Ihres Unternehmens eine wertvolle Unterstützung sein. Es lohnt sich daher zu prüfen, ob Sie die Kriterien erfüllen.

Angels und andere Arten von Investorinnen und Investoren – ein Vergleich

Bevor Sie sich um eine Finanzierung durch Angels bemühen, sollten Sie sich mit anderen Arten von Start-up-Investorinnen und -Investoren vertraut machen. Hier finden Sie einen Überblick über die Investitionsmöglichkeiten:

• Venture Capitalists (VCs): VCs sind Unternehmen oder Einzelpersonen, die in Start-ups mit starkem Wachstumspotenzial investieren, in der Regel im Austausch gegen Anteile. Im Gegensatz zu Angel-Investorinnen und -Investoren investieren sie in der Regel in den späteren Phasen der Entwicklung eines Start-ups, nachdem das Unternehmen eine gewisse Markttraktion gezeigt hat. VCs investieren größere Geldsummen als Angel-Investorinnen und -Investoren und beeinflussen die Ausrichtung des Unternehmens normalerweise stärker. Sie streben erhebliche Renditen an und verfolgen in der Regel einen aggressiveren Ansatz, um das Geschäft zu skalieren und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens einen Ausstieg zu erreichen.

• Seed-Fonds: Dabei handelt es sich um spezialisierte VC-Fonds, die sich auf Frühphaseninvestitionen konzentrieren, oft vor Angel-Investitionen und größeren VC-Runden. Sie investieren in Start-ups, die das Konzeptstadium hinter sich gelassen haben und ein Minimum Viable Product (MVP) oder eine gewisse anfängliche Traktion aufweisen.

• Inkubatoren und Accelerators: Diese Programme unterstützen junge Unternehmen durch Schulungen, Mentoring und Finanzierung. Inkubatoren konzentrieren sich meist auf die anfängliche Entwicklungsphase und helfen Gründerinnen und Gründern dabei, Ideen in ein tragfähiges Unternehmen zu verwandeln. Accelerators hingegen zielen darauf ab, das Wachstum bestehender Unternehmen über einen kurzen Zeitraum schnell zu steigern.

• Unternehmensinvestoren: Einige Unternehmen investieren in Start-ups, um Zugang zu innovativen Technologien zu erhalten, neue Märkte zu erschließen oder strategische Partnerschaften zu pflegen. Diese Investoren können wichtige Ressourcen bieten, streben aber möglicherweise mehr als nur finanzielle Rendite an, wie z. B. eine Beteiligung an der Technologie oder die Kontrolle über die Ausrichtung des Unternehmens.

• Crowdfunding: Dabei werden kleine Geldbeträge von einer großen Anzahl von Personen gesammelt, in der Regel über Online-Plattformen. Crowdfunding kann eine gute Option für Start-ups sein, die ihr Produkt einem breiten Publikum vorstellen, mit potenziellen Kundinnen und Kunden in Kontakt treten und Geld beschaffen möchten, ohne Anteile aufzugeben oder Schulden aufzunehmen.

• Staatliche Fördermittel und Subventionen: In einigen Branchen – insbesondere im Zusammenhang mit wissenschaftlicher Forschung, sauberen Technologien oder sozialen Auswirkungen – können staatliche Fördermittel und Subventionen erhebliche Finanzmittel liefern, ohne das Eigenkapital zu verwässern.

• Peer-to-Peer-Kredite und Fremdfinanzierung: Die Fremdfinanzierung umfasst Kredite von Finanzinstituten oder Peer-to-Peer-Kreditplattformen. Diese Art der Finanzierung ist für Start-ups in der Frühphase in der Regel schwieriger zu sichern. Außerdem muss ein Start-up den Kredit dabei mit Zinsen zurückzahlen, allerdings ohne Verwässerung der Eigentumsverhältnisse.

• Family Offices: Vermögende Familien haben oft private Vermögensverwaltungsberatungen, so genannte Family Offices, die direkt in Start-ups investieren. Diese Investoren können erhebliche Finanzmittel bereitstellen und sind im Vergleich zu traditionellen VCs möglicherweise an längerfristigen Investitionen interessiert.

• Angel-Gruppen und Syndikate: Im Gegensatz zu einzelnen Angel-Investorinnen und -Investoren bündeln Angel-Gruppen oder Syndikate Ressourcen, um in Start-ups zu investieren. Diese Gruppen können größere Kapitalsummen bereitstellen und das Know-how und die Netzwerke mehrerer Investorinnen und Investoren kombinieren.

Jeder Investorentyp bringt unterschiedliche Vorteile, Erwartungen und Beteiligungsgrade mit sich. Start-ups sollten ihr Entwicklungsstadium, ihre Branche, ihren Finanzierungsbedarf und die Art der strategischen Beziehungen, die sie pflegen möchten, sorgfältig abwägen, bevor sie sich entscheiden, welchen Investorentyp sie ansprechen möchten.