Si eres propietario de una startup, saber qué gastos cumplen los requisitos para las deducciones y cómo reclamarlos puede tener un impacto sustancial en tu salud financiera durante los primeros años. El Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS) ofrece una serie de deducciones por costos iniciales de instalación, gastos de marketing y gastos operativos generales que pueden reducir tu ingreso imponible y liberar recursos para invertir en tu empresa.

A continuación, desglosaremos los fundamentos de las deducciones fiscales para startups y las mejores tácticas para ayudarte a maximizarlas. Analizaremos qué gastos puedes reclamar y veremos métodos útiles el seguimiento y la elaboración de informes.

¿Qué contiene este artículo?

• Qué son las deducciones fiscales para startups comerciales
  
• Cómo deducir los gastos previos al lanzamiento de tu startup
  
• Qué activos comerciales califican para la depreciación
  
• Cómo deducir los gastos de marketing y publicidad de tu startup
  
• Cómo registrar y deducir los gastos de viaje y comidas como empresa nueva
  
• Qué costos iniciales se pueden amortizar con el tiempo
  
• Cómo reclamar una deducción por trabajo en casa si diriges una startup desde tu hogar
  

Qué son las deducciones fiscales para startups comerciales

Las deducciones fiscales para las startup comerciales son deducciones por ciertos gastos en los que se incurre antes del inicio oficial de las operaciones. Estas deducciones cubren los costos relacionados con el establecimiento de una nueva empresa, como los estudios de mercado, la publicidad, la capacitación de los empleados y los honorarios legales.

Cómo deducir los gastos previos al lanzamiento de tu startup

Para deducir los gastos comerciales previos al lanzamiento, organiza tus gastos, clasifícalos en categorías e infórmalos al IRS. A continuación, te explicamos cómo empezar:

• Primero, divide tus costos en gastos iniciales y costos de organización. Los gastos iniciales incluyen estudios de mercado, publicidad inicial y capacitación del personal, mientras que los costos de organización incluyen honorarios legales para establecer una LLC y tarifas de constitución.

• A continuación, suma todos los gastos elegibles en cada categoría. Aquí solo califican los costos explícitamente vinculados a la preparación de la empresa para el lanzamiento, así que evita incluir otras partidas.

• Durante el primer año, puedes deducir hasta $5000 cada uno para gastos iniciales y de organización. Pero controla el total. Si los costos totales superan los $50,000, la deducción de $5,000 se reduce por el monto en que los costos de organización o iniciales totales superen los $50,000.

• Para los costos que superen el límite de $5,000 del primer año, distribuirás las deducciones a lo largo de 15 años (a partir del mes en que tu empresa se lance oficialmente).

• Cuando llegue la temporada de impuestos, incluye estas deducciones en tu declaración de tu empresa. El formulario exacto varía según la estructura de tu empresa (por ejemplo, las empresas unipersonales y las LLC de un solo miembro usan el Anexo C).

¿Qué activos comerciales califican para la depreciación?

La mayoría de las compras de equipos no se deducen de la misma manera que otros gastos comerciales; en cambio, se deprecian y se amortizan con el tiempo. Para calificar para la depreciación, los activos comerciales generalmente deben ser elementos tangibles con una vida útil que se extienda más allá de un año. A continuación, te presentamos un resumen de los tipos de activos que suelen cumplir con los requisitos:

• Equipamiento de oficina: Computadoras, impresoras, fotocopiadoras y otros equipos necesarios para las operaciones diarias

• Muebles y accesorios: Escritorios de oficina, sillas, armarios e incluso iluminación

• Maquinaria y herramientas: Maquinaria, herramientas y otros equipos relacionados con la producción industriales o de fabricación

• Vehículos: Todos los vehículos propiedad de la empresa, aunque existen reglas específicas si el vehículo se utiliza tanto para fines comerciales como personales

• Edificios e inmuebles: Todas las propiedades físicas de la empresa, como oficinas, almacenes y locales comerciales, pero el terreno en sí no se puede depreciar

Los activos intangibles, como las patentes, las marcas comerciales, los derechos de autor y las franquicias, no se deprecian en el sentido tradicional, pero pueden amortizarse con el tiempo. Al amortizarlos, distribuyes la deducción a lo largo del tiempo, lo que puede ayudar a suavizar el ingreso imponible durante los primeros años de tu empresa.

Cómo deducir los gastos de marketing y publicidad para tu startup

Los gastos de marketing y publicidad generalmente se consideran ordinarios y necesarios para las operaciones comerciales, lo que significa que puedes deducirlos como gastos comerciales. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Identifica los gastos calificados: Empieza por identificar todos tus costos de marketing y publicidad. Estos incluyen anuncios en línea, campañas en redes sociales, gastos de marca, diseño de sitios web y publicidad tradicional, como folletos, vallas publicitarias y anuncios impresos. Cualquier esfuerzo para promocionar tu marca o atraer nuevos clientes cuenta, incluidas las sesiones de fotos o videos profesionales para las campañas e incluso el costo del producto promocional.

• Separa los costos iniciales de los costos continuos: Algunos de estos costos pueden incluirse en los gastos iniciales si aún te encuentras en la fase previa al lanzamiento. Una vez que tu empresa esté en marcha, todos los gastos de marketing serán deducibles por el año en el que se incurra en ellos como parte de los gastos comerciales regulares.

• Mantén registros detallados: Mantén registros precisos de cada gasto en marketing, incluidas facturas, recibos y extractos bancarios, así como una breve descripción de cada artículo o servicio.

• Informa los gastos en tu declaración de impuestos: Cuando presentes tu declaración de impuestos, enumera estos gastos como "publicidad" o "marketing" en la declaración de impuestos de tu empresa. Si eres una empresa unipersonal o una LLC de un solo miembro, debes usar el Anexo C, mientras que una corporación usaría el Formulario 1120.

Cómo registrar y deducir los gastos de viaje y comidas como empresa nueva

Si tu nuevo negocio incurrió en gastos de viaje y comida, puedes deducirlos si tienes un registro detallado de ellos y si cumplen con los requisitos del IRS. Los gastos de viaje son elegibles siempre y cuando el viaje sea principalmente por motivos de negocios, no personales. Si estás mezclando negocios con un viaje personal, solo los gastos relacionados con el negocio son deducibles. Si agregas un par de días personales a un viaje de trabajo, deduce solo los gastos relacionados con la parte de negocios. Analicémoslo más de cerca:

• Gastos de viaje deducibles: Los gastos de viaje deducibles incluyen pasajes aéreos, estadías en hoteles, alquileres de automóviles y taxis: todo lo necesario para llevarte a donde necesitas ir y mantenerte allí con fines comerciales.

• Gastos deducibles de comida: Los gastos de comida son deducibles solo si ocurren durante un viaje o una reunión de negocios. Deben estar directamente relacionados con los negocios, por lo que tu almuerzo en un día personal no califica para estos casos. Por lo general, puedes deducir el 50 % de los costos de las comidas de negocios, aunque ocasionalmente hay reglas especiales (por ejemplo, deducciones temporales del 100 % para algunas comidas). Mantente al tanto de las últimas actualizaciones del IRS.

• Kilometraje deducible: El kilometraje también puede ser una deducción comercial. Cuando conduzcas por motivos de negocios, registre tus kilómetros por separado. Y si usas un automóvil con frecuencia para negocios, usa una aplicación de seguimiento de kilometraje para contar automáticamente los kilómetros comerciales.

Estos son algunos consejos sobre cómo catalogar estos gastos y registrarlos cuando presentes tus impuestos:

• Lleva registros: Mantén registros detallados de todos estos gastos. Guarda todos los recibos, ya sea de un boleto de avión, un hotel o una comida. Las copias digitales también funcionan, siempre y cuando muestren la fecha, el importe y el motivo del gasto.

• Utiliza un software de registro contable: Las aplicaciones de registros contables como QuickBooks y Expensify te permiten categorizar los gastos, cargar recibos e incluso realizar un seguimiento del kilometraje para mantener tus registros organizados. En cada recibo o en tu sistema de seguimiento de gastos, anota por qué se trata de un gasto comercial (p. ej., "Cena con cliente en San Francisco").

• Informa los gastos: Cuando presentas tu declaración de impuestos, los gastos de viaje y comidas se informan como "Viajes y comidas" en la declaración de impuestos de tu empresa.

¿Qué costos iniciales se pueden amortizar con el tiempo?

Los costos iniciales que preparan a tu empresa para el lanzamiento, pero que superan el límite de $5,000 del primer año, se pueden amortizar a lo largo de 15 años, lo que significa que distribuyes las deducciones en lugar de tomarlas todas de una vez. Veamos a continuación los costos iniciales que suelen calificar para amortización:

• Investigación y análisis de mercado: Esto incluye cualquier investigación que hayas realizado para comprender tu mercado objetivo, competencia o base de clientes antes del lanzamiento. Por ejemplo, contratar a una empresa de investigación para realizar encuestas o analizar el sector cumpliría los requisitos.

• Publicidad y promociones previas al lanzamiento: Estos incluyen los costos iniciales de publicidad para crear conocimiento. Los anuncios previos a la apertura, el marketing en redes sociales y los comunicados de prensa pueden calificar.

• Capacitación de los empleados: Esto incluye la capacitación de los empleados para el día de la inauguración, como las tarifas de materiales, los honorarios de los instructores y los alquileres de las instalaciones.

• Gastos de viaje relacionados con el lanzamiento: Se pueden amortizar todos los gastos de viaje para asegurar clientes, vendedores o proveedores antes de que el negocio esté operativo. Estos pueden incluir pasajes aéreos y alojamiento.

• Servicios profesionales y de asesoramiento: Los honorarios de consultores, abogados o contadores como parte de la fase de configuración inicial también pueden calificar. Entre los ejemplos más comunes se encuentran los honorarios legales para redactar contratos y el asesoramiento contable para establecer sistemas financieros.

• Costos de organización: Los gastos relacionados con el establecimiento de la estructura legal de la empresa, como las comisiones de constitución estatal, la redacción de acuerdos de la sociedad y las comisiones para formar una corporación o LLC, reúnen los requisitos para la amortización.

Cómo reclamar una deducción por trabajo en casa si diriges una startup desde tu hogar

Reclamar la deducción por trabajo en casa puede ser una forma inteligente de reducir tu ingreso imponible si estás dirigiendo tu startup desde tu hogar. Para ser elegible para esta deducción, el espacio que estés utilizando debe ser de uso exclusivo y regular para negocios. Una oficina en casa dedicada que no se use para actividades personales califica, pero una mesa de cocina utilizada por toda la familia no. La oficina en casa debe ser tu lugar principal de negocios, lo que significa que es donde administras o diriges las operaciones de tu startup, incluso si ocasionalmente trabajas en otro lugar. Si cumples con los requisitos para esta deducción, a continuación te explicamos cómo calcularla e informarla al IRS.

Elige tu método de deducción

El IRS ofrece una opción sencilla: puedes deducir $5 por pie cuadrado de espacio de oficina en casa hasta un máximo de 300 pies cuadrados para una deducción máxima de $1,500. Este método es fácil de calcular y requiere menos mantenimiento de registros.

También puedes usar el método de gastos reales, que calcula su deducción en función de los gastos reales de la vivienda (por ejemplo, alquiler, intereses hipotecarios, servicios públicos, mantenimiento) multiplicado por el porcentaje de tu casa que se utiliza para negocios. Esto puede generar una deducción mayor, pero requiere más mano de obra.

Calcula tu deducción

Realiza un seguimiento cuidadoso de todos los gastos pertinentes, incluido el alquiler, los intereses hipotecarios, los impuestos sobre la propiedad, los servicios públicos, las reparaciones, el seguro de vivienda y cualquier gasto directo del espacio de oficina, como pintar y decorar.

Para el método de gastos reales, calcula tu deducción midiendo los pies cuadrados de tu oficina en casa y dividiéndolos por el total de pies cuadrados de tu hogar para encontrar el porcentaje de uso comercial. Luego, aplica este porcentaje al total de los gastos de tu hogar. Por ejemplo, si tu oficina en casa tiene 200 pies cuadrados en una casa de 2,000 pies cuadrados, el porcentaje de uso de tu empresa es del 10 %.

Informa tu deducción en tu declaración de impuestos

Si eres una empresa unipersonal o una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) de un solo miembro, usa el Formulario 8829 (Gastos por el uso comercial de tu vivienda) y el Anexo C para declarar tu deducción por oficina en casa. El IRS solo permite una deducción por oficina en casa por empresa. Si operas varios negocios desde la misma oficina en casa, solo uno puede tomar la deducción.

Mantén registros exhaustivos

Es importante documentarlo todo. Guarda fotos de tu oficina en casa, copias de facturas de servicios públicos y cualquier recibo por mejoras o mantenimiento del espacio. El uso de esta deducción puede ofrecer un alivio valioso, especialmente en los primeros años de tu startup, por lo que vale la pena considerarla si cumples los requisitos.