Si vous êtes propriétaire d’une start-up, le fait de savoir quelles dépenses donnent droit à des déductions et comment les demander peut avoir une incidence considérable sur votre santé financière au cours des premières années. Aux États-Unis, l’administration fiscale (Internal Revenue Service, IRS) propose diverses déductions pour les coûts initiaux d'installation, les dépenses marketing et les frais généraux d’exploitation. Cette option permet de réduire votre revenu imposable et de libérer des ressources à réinvestir dans votre entreprise.

Ci-dessous, nous allons analyser les principes fondamentaux des déductions fiscales pour les start-up et les meilleures tactiques pour vous aider à les maximiser. Nous explorerons les dépenses que vous pouvez déduire et des méthodes utiles de suivi et de production de rapports.

Que contient cet article ?

• Quelles sont les déductions fiscales pour les start-up ?
  
• Comment déduire les dépenses de prélancement pour votre start-up
  
• Quels sont les actifs d’entreprise admissibles à l’amortissement ?
  
• Comment déduire les dépenses marketing et publicitaires de votre start-up
  
• Comment suivre et déduire les frais de déplacement et de repas en tant que nouvelle entreprise
  
• Quels coûts de démarrage peuvent être amortis dans le temps ?
  
• Comment demander une déduction pour bureau à domicile si vous gérez une start-up à domicile
  

Quelles sont les déductions fiscales pour les start-up ?

Les déductions fiscales pour les start-up sont des déductions pour certaines dépenses engagées avant le lancement officiel des opérations. Ces déductions couvrent les coûts liés à la création d’une start-up, tels que les études de marché, la publicité, la formation des employés et les frais juridiques.

Comment déduire les dépenses de prélancement pour votre start-up

Pour déduire les dépenses professionnelles de pré-lancement, organisez vos dépenses, triez-les par catégories et déclarez-les à l'IRS. Comment procéder ?

• Tout d’abord, ventilez vos coûts en dépenses de démarrage et coûts d’organisation. Les dépenses de démarrage comprennent les études de marché, la publicité initiale et la formation du personnel, tandis que les coûts d’organisation comprennent les frais juridiques liés à la création d’une SARL et les frais de constitution.

• Ensuite, additionnez toutes les dépenses admissibles dans chaque catégorie. Seuls les coûts explicitement liés à la préparation de l’entreprise pour le lancement sont pris en compte ici, évitez donc d’inclure d’autres postes.

• La première année, vous pouvez déduire jusqu’à 5 000 $ pour les frais de démarrage et les frais d’organisation. Mais surveillez le total. Si les coûts totaux dépassent 50 000 $, la déduction de 5 000 $ est réduite de l’excédent total de vos coûts de démarrage ou d’organisation au-delà de 50 000 $.

• Pour les coûts qui dépassent le plafond de 5 000 $ la première année, vous étalerez les déductions sur 15 ans (à compter du mois de lancement officiel de votre entreprise).

• Lorsque vient la période des impôts, incluez ces déductions dans la déclaration de votre entreprise. Le formulaire exact varie en fonction de la structure de votre entreprise (par exemple, les entreprises individuelles et les SARL à membre unique utilisent l'annexe C).

Quels sont les actifs d’entreprise admissibles à l’amortissement ?

La plupart des achats d’équipement ne sont pas déduits de la même manière que les autres dépenses d’entreprise ; au lieu de cela, ils se déprécient et sont amortis au fil du temps. Pour être admissibles à l’amortissement, les actifs d’entreprise doivent généralement être des éléments tangibles dont la durée de vie utile s’étend au-delà d’un an. Voici un récapitulatif des types d’actifs généralement admissibles :

• Matériel de bureau : Ordinateurs, imprimantes, photocopieurs et autres équipements nécessaires à vos activités quotidiennes

• Meubles et accessoires : Bureaux, chaises, armoires et même éclairage

• Machines et outils : Machines de fabrication ou industrielles, outils et autres équipements liés à la production

• Véhicules : Tous les véhicules appartenant à l’entreprise, bien qu’il existe des règles spécifiques si le véhicule est utilisé à la fois à des fins professionnelles et personnelles

• Bâtiments et immobilier : Tous les biens commerciaux physiques, tels que les bureaux, les entrepôts et les espaces de vente au détail (en revanche les terrains eux-mêmes ne sont pas amortissables)

Les actifs incorporels tels que les brevets, les marques de commerce, les droits d’auteur et les franchises ne se amortissables pas au sens traditionnel du terme, mais peuvent être amortis au fil du temps. En les amortissant, vous étalez la déduction dans le temps, ce qui peut aider à lisser le revenu imposable sur les premières années de votre entreprise.

Comment déduire les dépenses marketing et publicitaires de votre start-up

Les dépenses de marketing et de publicité sont généralement considérées comme ordinaires et nécessaires aux opérations commerciales, ce qui signifie que vous pouvez les déduire en tant que dépenses d’entreprise. Voici comment procéder :

• Identifiez les dépenses admissibles : Commencez par identifier tous vos coûts marketing et publicitaires. Il s’agit notamment des publicités en ligne, des campagnes sur les réseaux sociaux, des dépenses liées à l’image de marque, de la conception de sites Web et de la publicité traditionnelle comme les dépliants, les panneaux d’affichage et les publicités imprimées. Tout effort pour promouvoir votre marque ou attirer de nouveaux clients compte, y compris les séances photo ou vidéo professionnelles pour les campagnes et même le coût des cadeaux promotionnels.

• Séparez les coûts de démarrage des coûts permanents : Certains de ces coûts peuvent relever des dépenses de démarrage si vous êtes encore en phase de pré-lancement. Une fois que votre entreprise est opérationnelle, toutes les dépenses marketing sont déductibles pour l’année au cours de laquelle elles sont engagées dans le cadre des dépenses courantes de l’entreprise.

• Tenez des registres détaillés : Conservez un registre précis de chaque dépense marketing, y compris les factures, les reçus et les relevés bancaires, ainsi qu’une brève description de chaque article ou service.

• Déclarez les dépenses dans votre déclaration de revenus : Lorsque vous produisez votre déclaration de revenus, inscrivez ces dépenses en tant que « publicité » ou « marketing » dans votre déclaration de revenus d’entreprise. Si vous êtes une entreprise individuelle ou une SARL à membre unique, vous devez utiliser l’annexe C. Pour une société par actions, utilisez le formulaire 1120.

Comment suivre et déduire les frais de déplacement et de repas en tant que nouvelle entreprise ?

Si votre nouvelle entreprise a engagé des frais de déplacement et de repas, vous pouvez les déduire si vous disposez d’un registre détaillé de ces frais et si ces frais répondent aux exigences de l'IRS. Les frais de déplacement sont admissibles dans la mesure où le voyage est principalement effectué pour des raisons professionnelles et non personnelles. Si vous combinez voyage d’affaires et voyage personnel, seules les dépenses professionnelles sont déductibles. Si vous ajoutez quelques jours personnels à un voyage d’affaires, ne déduisez que les dépenses liées à la partie professionnelle. En voici un aperçu :

• Frais de déplacement déductibles : Les frais de déplacement déductibles comprennent les billets d’avion, les séjours à l’hôtel, la location de voiture et les taxis, c’est-à-dire tout ce qui peut vous permettre de vous rendre là où vous devez aller et vous y garder à des fins professionnelles.

• Frais de repas déductibles : Les frais de repas ne sont déductibles que s’ils ont lieu lors d’un voyage d’affaires ou d’une réunion d’affaires. Ils doivent être directement liés à l’entreprise, de sorte que votre déjeuner lors d’une journée personnelle n’est pas admissible. En règle générale, vous pouvez déduire 50 % des frais de repas d’affaires, bien qu’il existe parfois des règles particulières (par exemple, des déductions temporaires de 100 % pour certains repas). Consultez les dernières actualités de l’IRS.

• Kilométrage déductible : Le kilométrage peut également faire l’objet d’une déduction professionnelle. Lorsque vous conduisez à des fins professionnelles, enregistrez vos kilomètres séparément. Et si vous utilisez fréquemment une voiture pour le travail, utilisez une application de suivi du kilométrage pour comptabiliser automatiquement les kilomètres professionnels.

Voici quelques conseils sur la façon de cataloguer ces dépenses et de les consigner lorsque vous produisez votre déclaration de revenus :

• Tenez des registres : Tenez des registres détaillés de toutes ces dépenses. Enregistrez tous les reçus : billets d’avion, hôtel ou repas. Les copies numériques fonctionnent également, à condition qu’elles indiquent la date, le montant et le motif de la dépense.

• Utilisez un logiciel de comptabilité : Les applications de comptabilité telles que QuickBooks et Expensify vous permettent de catégoriser les dépenses, de téléverser des reçus et même de suivre le kilométrage pour organiser vos dossiers. Sur chaque reçu ou dans votre système de suivi des dépenses, notez pourquoi il s’agit d’une dépense professionnelle (par exemple, « Dîner client à San Francisco »).

• Déclarer les dépenses : Lorsque vous produisez votre déclaration de revenus, les frais de déplacement et de repas sont déclarés comme « Déplacements et repas » dans votre déclaration de revenus d’entreprise.

Quels coûts de démarrage peuvent être amortis dans le temps ?

Les coûts de démarrage qui préparent votre entreprise au lancement, mais qui dépassent le plafond de 5 000 $ la première année peuvent être amortis sur 15 ans, ce qui signifie que vous étalez les déductions plutôt que de les recevoir en une seule fois. Voici un aperçu des coûts de démarrage généralement admissibles à l’amortissement :

• Étude et analyse de marché : Cela inclut toutes les recherches que vous avez effectuées pour comprendre votre marché cible, vos concurrents ou votre clientèle avant le lancement. Par exemple, l’embauche d’une firme de recherche pour mener des sondages ou analyser l’industrie serait admissible.

• Publicité et promotions de pré-lancement : Cela inclut tous les coûts publicitaires initiaux pour faire connaître l'entreprise. Les publicités de préouverture, le marketing sur les médias sociaux et les communiqués de presse peuvent être admissibles.

• Formation des employés : Cela inclut toute formation des employés pour le jour de l’ouverture, comme les frais pour le matériel, les honoraires des instructeurs et la location des installations.

• Frais de déplacement liés au lancement : Toutes les dépenses de déplacement pour obtenir des clients, des vendeurs ou des fournisseurs avant que l’entreprise ne soit opérationnelle peuvent être amorties. Il peut s’agir du billet d’avion et de l’hébergement.

• Services de conseil et services professionnels : Les honoraires de consultants, d’avocats ou de comptables dans le cadre de la phase d'installation initiale peuvent également être admissibles. Parmi les exemples les plus courants, citons les frais juridiques pour la rédaction de contrats et les conseils comptables pour la mise en place de systèmes financiers.

• Coûts d’organisation : Les dépenses liées à l’établissement de la structure juridique de l’entreprise, telles que les frais de constitution par l’État, la rédaction de contrats de partenariat et les frais de création d’une société par actions ou d’une LLC, sont admissibles à l’amortissement.

Comment Comment demander une déduction pour bureau à domicile si vous gérez une start-up à domicile

Demander la déduction pour bureau à domicile peut être une façon judicieuse de réduire votre revenu imposable si vous gérez votre start-up depuis votre domicile. Pour être admissible à cette déduction, l’espace que vous utilisez doit être utilisé exclusivement et régulièrement à des fins professionnelles. Un bureau à domicile dédié qui n’est pas également utilisé pour des activités personnelles est admissible, mais une table de cuisine utilisée par toute la famille ne l’est pas. Le bureau à domicile doit être votre principal lieu d’activité, ce qui signifie que c’est là que vous gérez ou dirigez les opérations de votre start-up, même si vous travaillez occasionnellement ailleurs. Si vous avez droit à cette déduction, voici comment la calculer et la déclarer à l’IRS.

Choisissez votre méthode de déduction

L’IRS propose une option simple : vous pouvez déduire 5 $ par pied carré d’espace de bureau à domicile jusqu’à un maximum de 300 pieds carrés pour une déduction maximale de 1 500 $. Cette méthode est simple à calculer et nécessite moins de tenue de registres.

Vous pouvez également utiliser la méthode des dépenses réelles, qui calcule votre déduction en fonction des dépenses domestiques réelles (p. ex., loyer, intérêts hypothécaires, électricité, entretien) multipliées par le pourcentage de votre logement utilisé pour l’entreprise. Cela peut donner lieu à une déduction plus importante, mais impose davantage de travail.

Calculez votre déduction

Faites un suivi minutieux de toutes les dépenses pertinentes, y compris le loyer, les intérêts hypothécaires, les impôts fonciers, les services publics, les réparations, l’assurance habitation et toutes les dépenses directes liées à l’espace de bureau, comme la peinture et la décoration.

Pour la méthode des dépenses réelles, calculez votre déduction en mesurant la superficie de votre bureau à domicile et en la divisant par la superficie totale de votre maison pour trouver le pourcentage d’utilisation de l’entreprise. Appliquez ensuite ce pourcentage au total des dépenses de votre maison. Par exemple, si votre bureau à domicile fait 200 pieds carrés dans une maison de 2 000 pieds carrés, le pourcentage d’utilisation de votre entreprise est de 10 %.

Indiquez votre déduction dans votre déclaration de revenus

Si vous êtes une entreprise individuelle ou une SARL à membre unique, utilisez le formulaire 8829 (Dépenses pour l’utilisation professionnelle de votre domicile) et l’annexe C pour déclarer votre déduction pour bureau à domicile. L’IRS n’autorise qu’une seule déduction par entreprise au titre du paiement pour bureau à domicile. Si vous exploitez plusieurs entreprises à partir du même bureau à domicile, une seule d’entre elles peut prendre la déduction.

Tenez des registres complets

Il est important de tout documenter. Conservez des photos de votre bureau à domicile, des copies de vos factures de services publics et de tout reçu d’amélioration ou d’entretien de l’espace. L’utilisation de cette déduction peut constituer un avantage précieux, en particulier pendant les premières années de votre start-up. Il vaut donc la peine d’examiner si vous êtes admissible.