Ben je de eigenaar van een start-up? Dan kan het een aanzienlijke invloed hebben op je financiële gezondheid in de beginjaren als je weet welke uitgaven in aanmerking komen voor aftrekposten en hoe je deze kunt claimen. De Amerikaanse belastingdienst (IRS) biedt een reeks aftrekposten voor initiële opstartkosten, marketingkosten en operationele overhead die je belastbare inkomen kunnen verlagen en middelen kunnen vrijmaken om opnieuw in je onderneming te investeren.

Hieronder leggen we de basisprincipes van belastingaftrek voor start-ups uit en bespreken we de beste tactieken om deze posten zo hoog mogelijk te maken. We onderzoeken welke onkosten je kunt declareren en welke handige methoden er zijn voor het bijhouden en rapporteren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn belastingaftrekposten voor start-ups?
  
• Hoe je voorbereidingskosten voor de lancering van je start-up kunt aftrekken
  
• Welke bedrijfsmiddelen komen in aanmerking voor afschrijving?
  
• Marketing- en advertentiekosten voor je start-up aftrekken
  
• Reis- en maaltijdkosten bijhouden en aftrekken als nieuwe onderneming
  
• Welke opstartkosten kunnen in de loop van de tijd worden afgeschreven?
  
• Hoe je een thuiskantooraftrek kunt claimen als je vanuit huis een start-up runt
  

Wat zijn belastingaftrekposten voor start-ups?

Belastingaftrek voor het opstarten van een onderneming is een aftrek voor bepaalde kosten die zijn gemaakt vóór de officiële start van de activiteiten. Deze aftrekposten dekken kosten die verband houden met het oprichten van een nieuwe onderneming, zoals marktonderzoek, reclame, training van werknemers en juridische kosten.

Hoe je voorbereidingskosten voor de lancering van je start-up kunt aftrekken

Wil je zakelijke kosten voorafgaand aan de lancering aftrekken, dan moet je je uitgaven ordenen, ze in categorieën sorteren en rapporteren aan de IRS. Zo pak je dit aan:

• Splits eerst je kosten op in opstartuitgaven en organisatiekosten. Onder de opstartkosten vallen marktonderzoek, eerste reclame en training van personeel, terwijl organisatiekosten juridische kosten voor het opzetten van een LLC en oprichtingskosten omvatten.

• Tel vervolgens alle geschikte uitgaven in elke categorie bij elkaar op. Alleen kosten die expliciet verband houden met het opstartklaar maken van de onderneming komen hier in aanmerking. Neem dus geen andere regelitems op.

• Het eerste jaar kun je elk tot $ 5000 dollar aftrekken voor opstart- en organisatiekosten. Maar houd het totaal in de gaten. Als de totale kosten hoger zijn dan $ 50.000, wordt de aftrek van $ 5000 verminderd met het bedrag dat je totale opstart- of organisatiekosten de $ 50.000 overschrijden.

• Voor kosten boven de limiet van $ 5000 voor het eerste jaar, spreid je de aftrekposten over 15 jaar uit (vanaf de maand waarin je onderneming officieel van start gaat).

• Wanneer het belastingseizoen aanbreekt, neem je deze aftrekposten op in je bedrijfsaangifte. De exacte vorm hangt af van je bedrijfsstructuur (bijv. eenmanszaken en eenpersoonsvennootschappen (LLC's) gebruiken schema C).

Welke bedrijfsmiddelen komen in aanmerking voor afschrijving?

De meeste aankopen van apparatuur worden niet op dezelfde manier afgetrokken als andere zakelijke uitgaven. In plaats daarvan worden ze afgeschreven de loop van de tijd. Wil je in aanmerking komen voor afschrijvingen, dan moeten bedrijfsactiva over het algemeen tastbare items zijn met een gebruiksduur die langer is dan een jaar. Hier volgt een overzicht van de soorten activa die doorgaans in aanmerking komen:

• Kantoorapparatuur: Computers, printers, kopieerapparaten en andere apparatuur die nodig zijn voor de dagelijkse werkzaamheden

• Meubilair en armaturen: Bureaus, stoelen, kasten en zelfs verlichting

• Machines en gereedschappen: Productie- of industriële machines, gereedschappen en andere productiegerelateerde apparatuur

• Voertuigen: Alle voertuigen die eigendom zijn van de onderneming, hoewel er specifieke regels zijn als het voertuig voor zowel zakelijke als persoonlijke doeleinden wordt gebruikt

• Gebouwen en onroerend goed: Alle fysieke bedrijfseigendommen, zoals kantoren, magazijnen en winkelruimtes; het terrein zelf is niet afschrijfbaar

Immateriële activa zoals patenten, handelsmerken, auteursrechten en franchises worden niet in de traditionele zin afgeschreven, maar kunnen in de loop van de tijd worden afgeschreven. Door ze af te schrijven, spreid je de aftrek in de loop van de tijd, wat kan helpen om het belastbaar inkomen in de eerste jaren van je onderneming te verlagen.

Marketing- en advertentiekosten voor je start-up aftrekken

Marketing- en advertentiekosten worden over het algemeen als gewoon beschouwd en zijn noodzakelijk voor de bedrijfsvoering, wat betekent dat je ze kunt aftrekken als zakelijke kosten. Hier lees je hoe je dit doet.

• Identificeer uitgaven die in aanmerking komen: Breng eerst al je marketing- en reclamekosten in kaart. Voorbeelden zijn online advertenties, campagnes op sociale media, brandinguitgaven, website-ontwerp en traditionele advertenties zoals flyers, billboards en gedrukte advertenties. Alle activiteiten om je merk te promoten of nieuwe klanten aan te trekken telt, inclusief professionele foto- of videoshoots voor campagnes en zelfs de kosten van promotionele swag.

• Scheid opstartkosten van doorlopende kosten: Sommige van deze kosten kunnen onder opstartkosten vallen als je je nog in de prelanceringsfase bevindt. Zodra je onderneming operationeel is, zijn alle marketingkosten aftrekbaar voor het jaar waarin ze worden gemaakt als onderdeel van de reguliere bedrijfskosten.

• Houd gedetailleerde gegevens bij: Houd een nauwkeurige administratie bij van alle marketinguitgaven, waaronder facturen, ontvangstbewijzen en bankafschriften, evenals een korte beschrijving van elk item of elke dienst.

• Geef uitgaven op in je belastingaangifte: Wanneer je belastingaangifte doet, vermeld deze uitgaven dan als 'Reclame' of 'Marketing' op je zakelijke belastingaangifte. Als je een eenmanszaak of eenpersoons-LLC hebt, gebruik je schema C, terwijl een onderneming formulier 1120 gebruikt.

Reis- en maaltijdkosten bijhouden en aftrekken als nieuwe onderneming

Als je nieuwe onderneming reis- en maaltijdkosten heeft gemaakt, kun je deze aftrekken als je er een gedetailleerd overzicht van hebt en als ze voldoen aan de vereisten van de IRS. Reiskosten komen in aanmerking zolang een reis in de eerste plaats om zakelijke en niet om persoonlijke redenen plaatsvindt. Als je een zakelijke reis combineert met een persoonlijke reis, zijn alleen de zakelijke kosten aftrekbaar. Als je een paar persoonlijke dagen aan een zakenreis toevoegt, trek dan alleen de kosten af die verband houden met het zakelijke gedeelte. Hier gaan we er wat dieper op in:

• Aftrekbare reiskosten: Aftrekbare reiskosten omvatten vliegtickets, hotelovernachtingen, autoverhuur en taxi's: alles wat nodig is om je te brengen waar je heen moet en je daar te houden voor zakelijke doeleinden.

• Aftrekbare maaltijdkosten: Maaltijdkosten zijn alleen aftrekbaar als ze plaatsvinden tijdens zakenreizen of een zakelijke bijeenkomst. Ze moeten direct verband houden met je zakelijke activiteiten. Je lunch op een persoonlijke dag komt dus niet in aanmerking. Doorgaans kun je 50% van de kosten voor zakelijke maaltijden afschrijven, hoewel er af en toe speciale regels zijn (bijv. tijdelijke aftrek van 100% voor sommige maaltijden). Houd het laatste nieuws van de IRS in de gaten.

• Aftrekbare kilometers: Je gereden kilometers kunnen ook een zakelijke aftrek zijn. Als je voor zakelijke doeleinden rijdt, registreer dan apart je kilometers. En als je vaak een auto zakelijk gebruikt, kies dan een app voor het bijhouden van kilometers om automatisch zakelijke kilometers te tellen.

Hier volgen enkele tips voor het catalogiseren en bijhouden van deze uitgaven wanneer je de belastingaangifte doet:

• Houd een administratie bij: Houd een gedetailleerd overzicht bij van al deze uitgaven. Bewaar elk ontvangstbewijs, of het nu gaat om een vliegticket, een hotel of een maaltijd. Digitale kopieën werken ook, zolang ze de datum, het bedrag en de reden voor de uitgave vermelden.

• Gebruik boekhoudsoftware: Met boekhoudapps zoals QuickBooks en Expensify kun je uitgaven categoriseren, bonnetjes uploaden en zelfs kilometers bijhouden om je administratie georganiseerd te houden. Noteer op elk ontvangstbewijs of in je onkostenvolgsysteem waarom het een zakelijke uitgave is (bijv. 'Diner van klant in San Francisco').

• Uitgaven melden: Wanneer je belastingaangifte doet, worden reis- en maaltijdkosten aangegeven als 'Reizen en maaltijden' op je zakelijke belastingaangifte.

Welke opstartkosten kunnen in de loop van de tijd worden afgeschreven?

Opstartkosten die je onderneming voorbereiden op de lancering, maar de limiet van $ 5000 voor het eerste jaar overschrijden, kunnen worden afgeschreven over 15 jaar. Dit betekent dat je de aftrekposten spreidt in plaats van ze allemaal tegelijk af te schrijven. Hier volgt een overzicht van welke opstartkosten doorgaans in aanmerking komen voor afschrijving:

• Marktonderzoek en -analyse: Deze post bestaat uit al het onderzoek dat je vóór de lancering hebt gedaan om inzicht te krijgen in je doelmarkt, concurrentie of klantenbestand. Het inhuren van een onderzoeksbureau om enquêtes uit te voeren of de branche te analyseren, zou bijvoorbeeld in aanmerking komen.

• Advertenties en promoties voorafgaand aan de lancering: Dit zijn bijvoorbeeld eventuele initiële advertentiekosten om bekendheid op te bouwen. Preopeningsadvertenties, socialmediamarketing en persberichten kunnen allemaal in aanmerking komen.

• Training van medewerkers: Dit is alle training van werknemers voor de openingsdag, zoals vergoedingen voor materialen, instructeurskosten en huur van faciliteiten.

• Reiskosten in verband met de lancering: Alle reiskosten om klanten, verkopers of leveranciers van A naar B te krijgen voordat het bedrijf operationeel is, kunnen worden afgeschreven. Dit kunnen vliegtickets en accommodaties zijn.

• Consulting en professionele diensten: Kosten voor consultants, advocaten of accountants als onderdeel van de eerste installatiefase kunnen ook in aanmerking komen. Tot de meest voorkomende voorbeelden behoren juridische kosten voor het opstellen van contracten en boekhoudkundig advies voor het opzetten van financiële systemen.

• Organisatiekosten: Kosten die verband houden met het opzetten van de juridische structuur van de onderneming, zoals kosten voor het oprichten in een staat, het opstellen van partnerschapsovereenkomsten en kosten voor het oprichten van een corporatie of LLC, komen in aanmerking voor afschrijving.

Hoe je een thuiskantooraftrek kunt claimen als je vanuit huis een start-up runt

Het claimen van de thuiskantooraftrek kan een slimme zet zijn om je belastbare inkomen te verlagen als je je start-up vanuit thuis runt. Wil je in aanmerking komen voor deze aftrek, dan moet de ruimte die je gebruikt uitsluitend en regelmatig voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Een speciaal thuiskantoor dat niet ook voor persoonlijke activiteiten wordt gebruikt, komt in aanmerking, maar een keukentafel die door het hele gezin wordt gebruikt, niet. Het thuiskantoor moet je belangrijkste vestigingsplaats zijn, wat betekent dat je hier de activiteiten van je start-up beheert of leidt, zelfs als je af en toe ergens anders werkt. Als je in aanmerking komt voor deze aftrek, kun je deze als volgt berekenen en rapporteren aan de IRS.

Kies je aftrekmethode

De IRS biedt een eenvoudige optie: je kunt $ 5 dollar per vierkante meter kantoorruimte aan huis aftrekken tot een maximum van 300 vierkante meter voor een maximale aftrek van $ 1500 dollar. Deze methode is eenvoudig te berekenen en vereist minder administratie.

Je kunt ook de werkelijke onkostenmethode gebruiken, die je aftrek berekent op basis van de werkelijke kosten voor huis (bijv. huur, hypotheekrente, nutsvoorzieningen, onderhoud), vermenigvuldigd met het percentage van je huis dat voor zaken wordt gebruikt. Dit kan een grotere aftrek opleveren, maar is arbeidsintensiever.

Bereken de aftrek

Houd zorgvuldig alle relevante uitgaven bij, waaronder huur, hypotheekrente, onroerendgoedbelasting, nutsvoorzieningen, reparaties, huiseigenarenverzekering en eventuele directe kosten voor de kantoorruimte, zoals schilderen en decoreren.

Bereken voor de werkelijke onkostenmethode je aftrek door de vierkante meters van je thuiskantoor te meten en deze te delen door de totale vierkante meters van het huis om het percentage zakelijk gebruik te bepalen. Pas dit percentage vervolgens toe op je totale woonlasten. Als je thuiskantoor bijvoorbeeld 200 vierkante meter groot is in een huis van 2000 vierkante meter, is het bedrijfsgebruikspercentage 10%.

Geef je aftrek op in je belastingaangifte

Als je een eenmanszaak of eenpersoons-LLC hebt, gebruik dan formulier 8829 (Uitgaven voor zakelijk gebruik van je huis) en schema C om je aftrek voor het thuiskantoor te melden. De IRS staat slechts één aftrek van het thuiskantoor per onderneming toe. Als je meerdere ondernemingen runt vanuit hetzelfde thuiskantoor, kan er maar voor één de aftrekpost worden gebruikt.

Houd een grondige administratie bij

Het is belangrijk om alles te documenteren. Bewaar foto's van je thuiskantoor, kopieën van energierekeningen en eventuele bonnetjes voor verbeteringen of onderhoud van de ruimte. Het gebruik van deze aftrek kan een waardevolle post zijn, vooral in de beginjaren van je start-up. Het is dus het overwegen waard als je in aanmerking komt.