Wenn Sie ein Unternehmen gründen, kann sich das Wissen, welche Ausgaben von der Steuer abgezogen werden können, in den ersten Jahren erheblich auf Ihre finanzielle Gesundheit auswirken. Die US-Bundessteuerbehörde Internal Revenue Service (IRS) bietet eine Reihe von Abzügen für Ersteinrichtungskosten, Marketingausgaben und Betriebsaufwand, die Ihr zu versteuerndes Einkommen reduzieren kann und Ressourcen freigesetzt werden, die Sie wieder in Ihr Unternehmen investieren können.

Im Folgenden erläutern wir die Grundlagen der Steuerabzüge für Gründer und die besten Strategien, mit denen Sie diese maximieren können. Wir schauen uns an, welche Ausgaben Sie geltend machen können und welche Methoden für die Nachverfolgung und Berichterstattung hilfreich sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Steuerabzüge für Unternehmensgründer?
  
• Wie können die Kosten, die bereits vor Betriebseröffnung anfallen, steuerlich geltend gemacht werden?
  
• Welche Wirtschaftsgüter können abgeschrieben werden?
  
• Wie können Sie Marketing- und Werbekosten absetzen?
  
• Wie können Sie Reise- und Verpflegungskosten erfassen und absetzen?
  
• Welche Betriebsgründungskosten können über Zeit abgeschrieben werden?
  
• Wie beantragen Sie einen Abzug für das Homeoffice, wenn Sie den Betrieb von zu Hause aus führen?
  

Was sind Steuerabzüge bei der Unternehmensgründung?

Steuerabzüge bei der Unternehmensgründung sind Abzüge für bestimmte Ausgaben, die vor der offiziellen Aufnahme des Geschäftsbetriebs entstanden sind. Diese Abzüge decken Kosten im Zusammenhang mit der Gründung eines neuen Unternehmens, z. B. Marktforschung, Werbung, Mitarbeiterschulungen und Anwaltskosten.

Wie können die Kosten, die bereits vor Betriebseröffnung anfallen, steuerlich geltend gemacht werden?

Um die Ausgaben aus der Vorgründungsphase steuerlich geltend zu machen, organisieren Sie Ihre Ausgaben, sortieren Sie sie in Kategorien und melden Sie beim IRS. Gehen Sie wie folgt vor:

• Unterteilen Sie Ihre Kosten zunächst in Gründungskosten und Organisationskosten. Zu den Gründungskosten gehören Marktforschung, Erstwerbung und Mitarbeiterschulungen, während die Organisationskosten die Rechtskosten für die Gründung einer LLC und die Gründungsgebühren umfassen.

• Addieren Sie die förderfähigen Ausgaben in jeder Kategorie. Nur die Kosten, die explizit an die Vorbereitung auf den Betriebsstart gebunden sind, kommen hier in Frage. Lassen Sie sämtliche andere Posten unbeachtet.

• Im ersten Jahr können Sie jeweils bis zu 5.000 US$ für Gründungs- und Organisationskosten einreichen. Aber behalten Sie die Gesamtausgaben weiter im Auge. Wenn die Gesamtkosten 50.000 US$ überschreiten, reduziert sich der Abzug von 5.000 US$ um den Betrag, um den Ihre gesamten Gründungs- oder Organisationskosten die 50.000 US$ überschreiten.

• Für Kosten, die die Obergrenze von 5.000 US$ im ersten Jahr überschreiten, verteilen Sie die Abzüge über 15 Jahre (beginnend mit dem Monat, in dem Ihr Unternehmen den Betrieb offiziell aufnimmt).

• Geben Sie diese Abzüge diese Abzüge in der Steuererklärung Ihres Gewerbes an. Wie genau, variiert nach Unternehmensstruktur und Rechtsform (z. B. Einzelunternehmen und Ein-Personen-LLCs in Schedule C).

Welche Wirtschaftsgüter können abgeschrieben werden?

Geräte und Maschinen werden meist nicht auf die gleiche Weise steuerlich geltend gemacht wie andere Geschäftsausgaben, sondern verlieren mit der Zeit an Wert und werden abgeschrieben. Für die Abschreibung muss es sich in der Regel um materielle Gegenstände mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr handeln. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Arten von Vermögenswerten, für die eine Abschreibung in den meisten Fällen in Frage kommt.

• Büroausstattung: Computer, Drucker, Kopierer und andere Geräte, die für den täglichen Betrieb erforderlich sind

• Möbel und Einrichtungsgegenstände: Schreibtische, Stühle, Schränke und sogar Beleuchtung

• Maschinen und Geräte: Fertigungs- oder Industriemaschinen und andere produktionsbezogene Anlagen und Geräte

• Fahrzeuge: Alle gewerblichen Fahrzeuge, wobei es spezifische Regeln gibt, ob das Fahrzeug sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke genutzt wird

• Gebäude und Immobilien: Alle physischen Geschäftsimmobilien wie Büros, Lagerhallen und Einzelhandelsflächen; die Grundstücke selbst sind jedoch nicht abschreibungsfähig

Immaterielle Vermögenswerte wie Patente, Marken, Urheberrechte und Franchises werden nicht im herkömmlichen Sinne abgeschrieben. Sie verteilen den Abzug über die Zeit, was dazu beitragen kann, das zu versteuernde Einkommen in den ersten Jahren Ihres Unternehmens zu reduzieren.

Wie können Sie Marketing- und Werbekosten absetzen?

Marketing- und Werbekosten werden als gewöhnlich und notwendig für den Geschäftsbetrieb angesehen, was bedeutet, dass Sie sie als Betriebsausgaben absetzen können. Und so geht's:

• Identifizieren Sie qualifizierte Ausgaben: Ermitteln Sie zunächst alle Ihre Kosten für Marketing und Werbung. Dazu gehören Online-Anzeigen, Social-Media-Kampagnen, Branding-Ausgaben, Website-Design und traditionelle Werbung wie Flyer, Plakate und Printanzeigen. Alle Bemühungen, Ihre Marke zu bewerben oder neue Kunden zu gewinnen, fallen in diese Kategorie, auch professionelle Foto- oder Videoshootings für Kampagnen und sogar die Kosten für Werbegeschenke.

• Trennen Sie die Gründungskosten von den laufenden Kosten: Einige dieser Kosten können unter die Gründungskosten fallen, wenn Sie sich noch in der Phase vor der offiziellen Betriebsaufnahme befinden. Sobald Ihr Unternehmen den Betrieb aufgenommen ha, können alle Marketingausgaben für das Jahr, in dem sie als Teil der regulären Geschäftsausgaben anfallen, abgesetzt werden.

• Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen: Führen Sie genaue Aufzeichnungen über jede Marketingausgabe und bewahren Sie Rechnungen, Belege und Kontoauszüge mit einer kurzen Beschreibung des Artikels bzw. der Dienstleistung auf.

• Geben Sie die Ausgaben in Ihrer Steuererklärung an: Geben Sie diese Ausgaben in Ihrer Unternehmenssteuererklärung unter der Rubrik „Advertising“ oder „Marketing“ an. Wenn Sie ein Einzelunternehmen oder eine Ein-Personen-LLC führen, verwenden Sie Schedule C, während eine Kapitalgesellschaft Form 1120 einreichen würde.

Wie können Sie Reise- und Verpflegungskosten erfassen und absetzen?

Wenn Ihrem neuen Unternehmen Reise- und Verpflegungskosten entstanden sind, können Sie diese absetzen, wenn Sie detaillierte Aufzeichnungen darüber haben und diese die Anforderungen des IRS erfüllen. Reisekosten sind abzugsfähig, sofern die Reise in erster Linie aus geschäftlichen und nicht aus persönlichen Gründen erfolgt. Wenn Sie geschäftliche mit einer privaten Reise kombinieren, sind nur die geschäftlichen Ausgaben abzugsfähig. Wenn Sie ein paar persönliche Tage zu einer Geschäftsreise hinzufügen, reichen Sie nur die Ausgaben ein, die mit dem geschäftlichen Teil verbunden sind. Im Detail:

• Reisekosten: Flüge, Hotelaufenthalte, Mietwagen, Taxis – alle Kosten, um den Transport zum Reiseziel und den Aufenthalt dort zu ermöglichen.

• Verpflegungskosten: Mahlzeiten sind nur dann abzugsfähig, wenn sie während einer Geschäftsreise oder eines Geschäftstreffens anfallen. Sie müssen direkt mit Ihren Geschäftstätigkeiten verbunden sein; ein Mittagessen an einem privaten Tag ist nicht abzugsfähig. In der Regel können Sie 50 % der Kosten für Geschäftsessen abschreiben, obwohl es gelegentlich Sonderregelungen gibt (z. B. vorübergehende 100-%-Abzüge für einige Mahlzeiten). Informieren Sie sich laufend beim IRS.

• Fahrtmeilen: Auch für Geschäftsreisen gefahrene Meilen können abgesetzt werden. Wenn Sie geschäftlich fahren, erfassen Sie Ihre Meilen separat. Und wenn Sie Ihr Auto häufig geschäftlich nutzen, verwenden Sie eine Meilen-Tracker-App, um geschäftlich gefahrene Meilen automatisch zu zählen.

Hier sind einige Tipps, wie Sie diese Ausgaben katalogisieren und in Ihrer Steuererklärung angeben können:

• Dokumentieren Sie alles sorgfältig: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über alle diese Ausgaben. Bewahren Sie jeden Beleg auf, egal ob es sich um ein Flugticket, ein Hotel oder eine Mahlzeit handelt. Digitale Kopien werden auch akzeptiert, solange sie das Datum, den Betrag und den Grund enthalten.

• Verwenden Sie Buchhaltungssoftware: Mit Buchhaltungsanwendungen wie QuickBooks und Expensify können Sie Ausgaben kategorisieren, Belege hochladen und sogar gefahrene Geschäftskilometer verfolgen, um Ihre Aufzeichnungen zu organisieren. Vermerken Sie auf jedem Beleg oder in Ihrem Ausgabenverfolgungssystem, warum es sich um eine Geschäftsausgabe handelt (z. B. „Kundendinner in San Francisco“).

• Reichen Sie Ihre Ausgaben ein: Geben Sie die Reise- und Verpflegungskosten in Ihrer Unternehmenssteuererklärung im Posten „Travel and Meals“ an.

Welche Betriebsgründungskosten können über Zeit abgeschrieben werden?

Kosten aus der Vorgründungsphase, die die Obergrenze von 5.000 US$ im ersten Jahr überschreiten, können über 15 Jahre angeschrieben werden. Das bedeutet, dass Sie die Abzüge verteilen, anstatt sie alle auf einmal abzusetzen. Diese Gründungskosten können in der Regelageschrieben werden:

• Marktforschung und -analyse: Dazu gehören alle Recherchen, um Ihren Zielmarkt, Ihre Konkurrenz und/oder Ihr Zielpublikum zu verstehen. Qualifizieren würde sich beispielsweise die Beauftragung eines Forschungsunternehmens mit der Durchführung von Umfragen oder der Analyse der Branche.

• Werbung und Pre-Launch-Promotionen: Dazu gehören alle anfänglichen Werbekosten für den Markenaufbau. Anzeigen, Social-Media-Marketing und Pressemitteilungen kommen in Frage.

• Mitarbeiterschulungen: Dazu gehören alle Mitarbeiterschulungen für den Eröffnungstag, z. B. Gebühren für Materialien, Kursleitergebühren und Raummieten.

• Reisekosten im Zusammenhang mit dem Betriebsstart: Reisekosten zur Beschaffung von Kunden und Lieferanten können abgeschrieben werden, darunter etwa Flugtickets und Hotelrechnungen.

• Beratung und Fachdienstleistungen: Gebühren für Berater, Anwälte oder Buchhalter in der Vorgründungsphase können ebenfalls förderfähig sein. Zu den häufigsten Beispielen gehören Anwaltskosten für die Erstellung von Verträgen und die buchhalterische Beratung für die Einrichtung von Finanzsystemen.

• Organisationskosten: Ausgaben im Zusammenhang mit der Festlegung der rechtlichen Struktur des Unternehmens – z. B. staatliche Gründungsgebühren, die Erstellung von Partnerschaftsverträgen und Gebühren für die Gründung einer Kapitalgesellschaft oder LLC – sind für abschreibungsfähig.

Wie beantragen Sie einen Abzug für das Homeoffice, wenn Sie den Betrieb von zu Hause aus führen?

Die Inanspruchnahme des Homeoffice-Abzugs kann eine clevere Möglichkeit sein, Ihr zu versteuerndes Einkommen zu reduzieren, wenn Sie Ihr Unternehmen von zu Hause aus führen. Um für diesen Abzug in Frage zu kommen, müssen die von Ihnen genutzten Flächen ausschließlich und regelmäßig geschäftlich genutzt werden. Ein separates Homeoffice, das nicht für persönliche Aktivitäten genutzt wird, ist berechtigt, aber ein Küchentisch, der von der ganzen Familie verwendet wird, nicht. Das Homeoffice sollte Ihr Hauptgeschäftssitz sein, was bedeutet, dass Sie dort die Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens verwalten oder leiten, auch wenn Sie gelegentlich woanders arbeiten. Wenn Sie berechtigt sind, erfahren Sie hier, wie Sie den Abzug berechnen und beim IRS melden.

Abzugsmethode wählen

Der IRS bietet eine unkomplizierte Option: Sie können 5 US-Dollar pro Quadratmeter Homeoffice-Fläche abziehen, bis zu einem Maximum von 300 Quadratmetern, also einem maximalen Abzug von 1.500 US-Dollar. Diese Methode ist einfach zu berechnen und erfordert weniger Aufzeichnungen.

Sie können auch die Ist-Ausgaben-Methode verwenden, bei der Ihr Abzug auf der Grundlage der tatsächlichen Wohnkosten (z. B. Miete, Hypothekenzinsen, Nebenkosten, Instandhaltung) multipliziert mit dem Prozentsatz Ihres Eigenheims, der geschäftlich genutzt wird, berechnet wird. Dies kann zu einem größeren Abzug führen, ist aber arbeitsintensiver.

Abzug berechnen

Erfassen Sie sorgfältig alle relevanten Ausgaben, einschließlich Miete, Hypothekenzinsen, Grundsteuern, Nebenkosten, Reparaturen, Hausratversicherung und alle direkten Ausgaben für die Büroräume, z. B. Mal- und Renovierungsarbeiten.

Bei der Ist-Kosten-Methode berechnen Sie Ihren Abzug, indem Sie die Quadratmeterzahl Ihres Heimbüros messen und durch die Gesamtquadratmeterzahl Ihres Hauses dividieren, um den Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung zu ermitteln. Wenden Sie diesen Prozentsatz dann auf Ihre gesamten Hausausgaben an. Wenn Ihr Heimbüro beispielsweise 20 Quadratmeter groß ist und sich in einer 200 Quadratmeter großen Wohneinheit befindet, beträgt Ihr geschäftlicher Nutzungsprozentsatz 10 %.

Steuerabzug in der Steuererklärung angeben

Wenn Sie Einzelunternehmer oder eine Ein-Personen-LLC führen, füllen Sie Form 8829 (Ausgaben für die geschäftliche Nutzung Ihrer Wohnung) und Schedule aus. Der IRS gestattet nur einen Abzug für Homeoffice pro Unternehmen; Wenn Sie mehrere Unternehmen vom selben Homeoffice aus betreiben, kann nur eines den Abzug vornehmen.

Führen Sie sorgfältig Buch

Es ist wichtig, alles zu dokumentieren. Bewahren Sie Fotos von Ihrem Homeoffice, Kopien von Stromrechnungen und alle Quittungen für Verbesserungen oder Instandhaltung der Unterkunft auf. Die Anwendung dieses Abzugs kann vor allem in den Anfangsjahren Ihres Unternehmens eine wertvolle Unterstützung sein. Es lohnt sich daher zu prüfen, ob Sie die Kriterien erfüllen.