El procesamiento de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) es un sistema utilizado en los EE. UU. para transferir fondos electrónicamente entre cuentas bancarias. La red ACH está regulada por la National Automated Clearing House Association (Nacha), que establece reglas para transacciones seguras y precisas. El procesamiento de ACH se usa comúnmente para pagos recurrentes o a gran escala, como nóminas, prestaciones gubernamentales, reembolsos de impuestos, pagos de facturas o hipotecas y transacciones de empresa a empresa (B2B). La red de ACH gestionó casi 31,5 mil millones de pagos por un valor de 80,1 billones de dólares en 2023, lo que supone un crecimiento anual del 4,8 % en volumen y del 4,4 % en valor en comparación con el año anterior.

Esta guía cubrirá qué hacen los procesadores de ACH, cuánto tiempo tarda el procesamiento de ACH y las mejores prácticas que las empresas deben seguir cuando se trata de procesamiento de ACH.

¿De qué trata este artículo?

• Tipos de transferencias ACH
  
• ¿Cómo funciona el procesamiento de ACH?
  
• ¿Cuánto tiempo tarda el procesamiento de ACH?
  
• Desafíos con el procesamiento de ACH y cómo resolverlos
  
• Cómo elegir el procesador de ACH adecuado
  
• Mejores prácticas para el procesamiento de ACH
  

Tipos de transferencias ACH

Hay dos tipos de transferencias ACH: Créditos ACH y débitos ACH. Los créditos ACH envían fondos a una cuenta bancaria, mientras que los adeudos ACH retiran fondos de una cuenta bancaria. Ambos tipos de transferencias ACH se utilizan comúnmente en transacciones comerciales y personales.

Tipos comunes de créditos ACH

• Depósito directo: Los empleadores usan los créditos ACH para enviar sueldos y salarios a los empleados.

• Pagos del gobierno: Los organismos gubernamentales usan créditos ACH para enviar prestaciones (por ejemplo, de la Seguridad Social) o devoluciones de impuestos.

• Pagos a proveedores: Las empresas a menudo usan créditos ACH para pagar a proveedores y contratistas.

• Pagos de persona a persona: Algunos servicios permiten a las personas usar créditos ACH para enviarse dinero entre sí.

Tipos comunes de adeudos ACH

• Pagos automáticos de facturas: Los clientes usan débitos ACH para pagar facturas como servicios públicos o primas de seguros.

• Pagos de préstamos o hipotecas: Las instituciones financieras usan débitos ACH para cobrar automáticamente los pagos mensuales de préstamos o hipotecas.

• Transacciones B2B: Las empresas usan los adeudos ACH para cobrar pagos de clientes o de otras empresas.

• Suscripciones y membresías: Los proveedores de servicios a menudo usan débitos ACH para cobrar comisiones de suscripción.

¿Cómo funciona el procesamiento de ACH?

La red ACH funciona como un sistema de procesamiento por lotes. Las instituciones financieras recopilan y procesan grupos de transacciones en momentos específicos, generalmente durante ciclos nocturnos. El proceso típico de una transacción ACH implica los siguientes pasos:

• Autorización: El ordenante (particular, empresa o entidad gubernamental) obtiene la autorización del destinatario o propietario de la cuenta para iniciar la transacción ACH. Esto puede ser en forma de consentimiento escrito, verbal o electrónico, según el tipo de transacción.

• Envío: Una vez autorizado, el ordenante envía la transacción ACH a su banco, conocido como Institución Financiera Depositaria de Origen (ODFI). La ODFI es responsable de garantizar que la transacción cumpla con las normas y los requisitos reglamentarios de Nacha.

• Transmisión: La ODFI transmite el lote de transacciones de ACH a un operador de ACH, generalmente la Reserva Federal o la Cámara de Compensación. El operador procesa las transacciones en lotes, clasificándolas en función del destino y otros factores.

• Entrega: El operador de ACH dirige las transacciones a la Institución Financiera Depositaria Receptora (RDFI), que es el banco del destinatario o titular de la cuenta. El RDFI es responsable de acreditar los fondos en las cuentas correspondientes.

• Liquidación: El operador de ACH facilita la liquidación de fondos entre ODFI y RDFI. Esto implica hacer un adeudo en la cuenta del ODFI y un abono en la cuenta del RDFI, completando así la transferencia de fondos.

• Conciliación: La RDFI concilia las transacciones entrantes y las contabiliza en cuentas individuales.

¿Cuánto tiempo tarda el procesamiento de ACH?

Los tiempos de procesamiento de ACH dependen de factores que incluyen el tipo de transacción de ACH, el calendario de procesamiento del operador de ACH y si la transacción se realiza en el mismo día o es estándar. El ODFI y el RDFI también pueden tener diferentes tiempos de procesamiento interno, lo que afecta al momento en que se envían o reciben las transacciones. Los errores en los detalles de las transacciones o los problemas con la autorización (como requerir verificación adicional para transacciones grandes o cuentas nuevas) pueden causar demoras adicionales en el procesamiento.

Procesamiento estándar de ACH

Las transacciones ACH estándar suelen tardar entre uno y tres días hábiles en procesarse. El plazo exacto depende de cuándo se envía la transacción y del calendario de procesamiento por lotes del operador de ACH. Las transacciones de ACH se procesan en lotes en momentos específicos, generalmente durante la noche, y las transacciones enviadas después de una cierta hora límite se incluirán en el siguiente lote. El procesamiento de ACH generalmente ocurre en días hábiles, excepto fines de semana y días festivos. Las transacciones iniciadas en fines de semana o días festivos se procesarán el siguiente día hábil.

Procesamiento de ACH en el mismo día

Las transacciones ACH en el mismo día se procesan y liquidan el mismo día hábil, generalmente en unas pocas horas. Para poder procesar las transacciones en el mismo día, las transacciones deben enviarse antes de una hora límite específica. El ACH en el mismo día se usa a menudo para nóminas urgentes, pagos de facturas de emergencia o transacciones comerciales urgentes, y puede incurrir en tarifas adicionales debido al procesamiento acelerado.

Desafíos con el procesamiento de ACH y cómo resolverlos

Como sucede con cualquier procesamiento de pago, el procesamiento de ACH implica costes, riesgos de seguridad, requisitos normativos y la posibilidad de que surjan obstáculos operativos. A continuación, encontrarás soluciones para manejar los desafíos comunes que surgen con el procesamiento de ACH:

Fraude y transacciones no autorizadas

Las transacciones ACH fraudulentas o no autorizadas pueden provocar pérdidas financieras y daños a la reputación.

Soluciones

• Fuertes medidas de seguridad, como la autenticación multifactor (MFA) y el cifrado para proteger los datos confidenciales.

• Sistemas de detección de anomalías y supervisión del fraude para identificar patrones de transacciones inusuales.

• Requerir la autorización adecuada, como acuerdos firmados o consentimiento electrónico para débitos y créditos ACH.

• Formación de empleados y clientes sobre phishing, ingeniería social y otros riesgos de fraude.

Cumplimiento de la normativa y las reglas de Nacha

Nacha tiene reglas estrictas que rigen las transacciones ACH y el incumplimiento puede resultar en sanciones.

Soluciones

• Mantenerse actualizado con las reglas y cambios de Nacha.

• Implementar programas internos de cumplimiento, incluyendo auditorías periódicas y capacitación del personal.

• Documentar todas las autorizaciones y mantener registros de transacciones ACH para verificar el cumplimiento.

• Trabajar con expertos legales y de cumplimiento para abordar cuestiones regulatorias complejas.

Errores operativos y retrasos

Errores como números de cuenta o plazos de envío incorrectos pueden causar retrasos en el procesamiento y requerir intervención manual.

Soluciones

• Implementar sistemas automatizados de validación y comprobación de errores para minimizar los errores manuales.

• Uso de procesos estandarizados para la creación y presentación de transacciones ACH.

• Comunicación con ODFI y RDFI para abordar rápidamente los problemas de procesamiento.

• Establecer horarios de corte y cronogramas de procesamiento claros para evitar retrasos.

Cuestiones relacionadas con la conciliación y liquidación de cuentas

La conciliación de las transacciones ACH y la liquidación de cuentas entre instituciones financieras puede ser compleja y crear posibles errores.

Soluciones

• Uso de herramientas de conciliación automatizadas para rastrear y hacer coincidir las transacciones ACH entrantes y salientes.

• Mantener registros de transacciones con fines de conciliación y auditoría.

• Colaborar con las instituciones financieras para resolver rápidamente las discrepancias en la liquidación.

• Implementar planes de continuidad de la empresa y recuperación ante desastres para minimizar las interrupciones.

Ventanas de procesamiento limitadas

Las transacciones ACH normalmente se procesan en lotes durante períodos específicos, lo que puede provocar retrasos para las transacciones urgentes.

Soluciones

• Usar ACH en el mismo día para transacciones urgentes.

• Planificar las transacciones de ACH con anticipación, considerando ventanas de procesamiento y días hábiles.

• Comunicarse con los clientes y socios comerciales sobre los plazos de procesamiento para gestionar las expectativas.

Gestión de costes

El procesamiento de ACH puede implicar comisiones, especialmente para ACH en el mismo día o grandes volúmenes de transacciones.

Soluciones

• Negociación de comisiones con entidades financieras en función del volumen y frecuencia de las transacciones.

• Optimizar los procesos de ACH para reducir costes innecesarios (por ejemplo, usar depósito directo para la nómina para minimizar las tarifas de procesamiento de cheques).

Cómo elegir el procesador de ACH adecuado

Elige el mejor procesador ACH para tu empresa considerando factores como el coste, la reputación, las medidas de seguridad y la compatibilidad con tus sistemas. Antes de comprometerte con un procesador ACH, solicita una demostración o prueba para probar la plataforma y sus funciones. Evalúa la facilidad de uso, la funcionalidad y la idoneidad general para tu empresa.

Requisitos de la empresa

Identifica las necesidades de tu empresa con respecto al procesamiento de ACH.

• Volumen de transacciones: Calcula el número de transacciones ACH que esperas procesar mensualmente.

• Tipos de transacciones: Determina si necesitarás créditos ACH, débitos o ambos.

• Características especiales: Identifica las funciones adicionales que podrías necesitar, como el ACH en el mismo día, los pagos recurrentes o la integración con un software de contabilidad.

Cumplimiento de la normativa y seguridad

Evalúa los posibles procesadores de ACH en función de estos criterios:

• Cumplimiento de Nacha: Asegúrate de que el encargado del tratamiento cumple las normas y reglamentos de Nacha para las transacciones ACH.

• Medidas de seguridad: Busca procesadores que usen cifrado, MFA y otras funciones de seguridad para proteger los datos confidenciales.

• Prevención del fraude: Comprueba si el procesador ofrece herramientas de detección del fraude y de prevención para protegerse de las transacciones no autorizadas.

Opciones de compatibilidad e integración

La integración con los sistemas existentes puede ahorrar tiempo y reducir errores.

• Compatibilidad de software: Confirma que el procesador ACH se integra con tus sistemas de contabilidad, nómina o gestión de relaciones con los clientes (CRM).

• Disponibilidad de API: Comprueba si el procesador proporciona interfaces de programación de aplicaciones (API) para integraciones personalizadas o procesos automatizados.

Tarifas y comisiones

Comprender la estructura de costes del procesador ACH. Las comisiones pueden variar según el proveedor.

• Comisiones por transacción: Comisiones por transacciones individuales.

• Cuotas mensuales o anuales: Comisiones continuas por mantenimiento de la cuenta o servicios adicionales.

• Descuentos por volumen: Descuentos para grandes volúmenes de transacciones.

Atención al cliente

Un servicio de atención al cliente fiable puede afectar a tu experiencia.

• Disponibilidad: Asegúrate de que el servicio de atención al cliente sea accesible durante tu horario comercial o las 24 horas del día, los 7 días de la semana para problemas urgentes.

• Tiempo de respuesta: Comprueba la rapidez con la que el procesador responde a las consultas o problemas de los clientes.

• Canales de soporte: Averigua qué canales de soporte (p. ej., teléfono, correo electrónico, chat) ofrece el procesador.

Reputación y experiencia

Busca un procesador de confianza con experiencia en transacciones ACH.

• Experiencia en el sector: El procesador debe tener un historial y experiencia probados en su sector.

• Opiniones y testimonios de clientes: Lee reseñas de otras empresas para evaluar la satisfacción del cliente y reconocer posibles problemas.

• Relaciones comerciales: Comprueba si el procesador tiene alianzas con instituciones financieras conocidas u otras organizaciones reputadas.

Mejores prácticas para el procesamiento de ACH

Hay un par de mejores prácticas que las empresas pueden implementar para que el procesamiento de pagos ACH se realice sin problemas.

Seguridad y prevención del fraude

• Doble control: Exige que al menos dos personas autoricen e inicien transacciones ACH para reducir el riesgo de fraude y errores internos.

• Autorización estricta: Obtén autorización por escrito para los adeudos ACH recurrentes. Almacena las autorizaciones de forma segura durante al menos dos años después de que se cancele la autorización en caso de disputas.

• Verificación de la cuenta: Verifica la información de la cuenta bancaria con los clientes antes de iniciar transacciones ACH. Una simple transacción de prueba (pequeño importe) puede ser útil para la verificación inicial.

• Seguridad del sistema: Utiliza métodos seguros de transferencia de archivos (p. ej., el protocolo seguro de transferencia de archivos [SFTP]) cuando envíes archivos ACH a tu ODFI. Implementa un cortafuegos y una protección antivirus eficaces.

• Supervisión: Concilia periódicamente las cuentas bancarias para detectar transacciones no autorizadas. Utiliza las alertas bancarias para detectar cambios en transacciones recurrentes o actividades sospechosas.

Eficiencia operativa y reducción de errores

• Precisión de los datos: Verifica los números de ruta y de la cuenta para evitar devoluciones y comisiones asociadas. Invierte en soluciones de software de validación de datos.

• Puntualidad: Ten en cuenta los plazos de procesamiento de ACH y las ventanas de liquidación. Agrupa los pagos en consecuencia para que se completen a tiempo.

• Gestión de rechazos: Ten un proceso claro para gestionar los rechazos de ACH. Comprende los códigos de rechazo y toma medidas correctivas inmediatas para volver a enviarlos o resolverlos oportunamente.

• Comunicación con el cliente: Comunícate con los clientes sobre los pagos ACH recurrentes. Avísales por adelantado de los cambios o incidencias.

Cumplimiento de la normativa

• Reglas de Nacha: Mantente al día de las reglas de funcionamiento de Nacha, que se revisan periódicamente. Revisa regularmente los cambios y ajusta los procedimientos internos según sea necesario.

• Mantenimiento de registros: Mantén registros de todas las transacciones ACH, las autorizaciones y cualquier notificación de retorno a efectos de cumplimiento de la normativa y para realizar auditorías.

• Socios: Elige un software o proveedor de procesamiento de ACH y una ODFI de confianza. Asegúrate de que todos los socios cumplan con las reglas y normas pertinentes.