El procesamiento de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) es un sistema utilizado en los Estados Unidos para transferir fondos electrónicamente entre cuentas bancarias. La red ACH está regulada por la Asociación Nacional de Cámaras de Compensación Automatizadas (Nacha), que establece normas para garantizar la seguridad y precisión de las transacciones. El procesamiento ACH se utiliza habitualmente para pagos a gran escala o recurrentes, como nóminas, prestaciones gubernamentales, devoluciones de impuestos, pagos de facturas o hipotecas y transacciones entre empresas (B2B). La red ACH gestionó casi 31.500 millones de pagos por valor de $80.1 billones de dólares en 2023, lo que supone un crecimiento anual del 4.8 % en volumen y del 4.4 % en valor en comparación con el año anterior.

Esta guía abordará qué hacen los procesadores ACH, cuánto tiempo lleva el procesamiento ACH y las mejores prácticas que deben seguir las empresas al tratar con el procesamiento ACH.

¿Qué contiene este artículo?

• Tipos de transferencias ACH:
  
• ¿Cómo funciona el proceso ACH?
  
• ¿Cuánto tarda el proceso ACH?
  
• Desafíos del proceso ACH y cómo resolverlos
  
• Cómo elegir el encargado de tratamiento de ACH adecuado
  
• Prácticas recomendadas para el proceso ACH
  

Tipos de transferencias ACH

Hay dos tipos de transferencias ACH: créditos ACH y débitos ACH. Los créditos ACH envían fondos a una cuenta bancaria, mientras que los débitos ACH retiran fondos de una cuenta bancaria. Ambos tipos de transferencias ACH se utilizan habitualmente en transacciones comerciales y personales.

Tipos comunes de créditos ACH

• Depósito directo: los empleadores utilizan créditos ACH para enviar los sueldos y salarios a los empleados.

• Pagos gubernamentales: las agencias gubernamentales utilizan los créditos ACH para enviar prestaciones (por ejemplo, la Seguridad Social) o devoluciones de impuestos.

• Pagos a proveedores: las empresas suelen utilizar los créditos ACH para pagar a proveedores y contratistas.

• Pagos entre particulares: algunos servicios permiten a los usuarios utilizar créditos ACH para enviarse dinero entre sí.

Tipos comunes de débitos ACH

• Pagos automáticos de facturas: los clientes utilizan los débitos ACH para pagar facturas como servicios públicos o primas de seguros.

• Pagos de préstamos o hipotecas: las instituciones financieras utilizan los débitos ACH para cobrar automáticamente los pagos mensuales de préstamos o hipotecas.

• Transacciones Business to business (B2B): las empresas utilizan los débitos ACH para cobrar los pagos de sus clientes o de otras empresas.

• Suscripciones y afiliaciones: los proveedores de servicios suelen utilizar los débitos ACH para cobrar las comisiones de suscripción.

¿Cómo funciona el proceso ACH?

La red ACH funciona como un sistema de procesamiento por lotes. Las instituciones financieras recopilan y procesan grupos de transacciones en momentos específicos, normalmente durante ciclos nocturnos. El proceso típico de una transacción ACH implica los siguientes pasos:

• Autorización: el originador (persona física, empresa o entidad gubernamental) obtiene la autorización del destinatario o del titular de la cuenta para iniciar la transacción ACH. Esta autorización puede ser por escrito, verbal o electrónica, según el tipo de transacción.

• Envío: una vez autorizada, el originador envía la transacción ACH a su banco, conocido como la institución financiera depositaria originadora (ODFI). La ODFI es responsable de garantizar que la transacción cumpla con las normas y los requisitos reglamentarios de Nacha.

• Transmisión: la ODFI transmite el lote de transacciones ACH a un operador ACH, normalmente la Reserva Federal o la Cámara de Compensación. El operador procesa las transacciones por lotes, y las clasifica en función del destino y otros factores.

• Entrega: el operador ACH envía las transacciones a la institución financiera receptora (RDFI), que es el banco del destinatario o del titular de la cuenta. La RDFI es responsable de ingresar los fondos en las cuentas correspondientes.

• Liquidación: el operador ACH facilita la liquidación de fondos entre la ODFI y la RDFI. Esto implica debitar la cuenta de la ODFI y acreditar la cuenta de la RDFI, para completar la transferencia de fondos.

• Conciliación: la RDFI concilia las transacciones entrantes y las contabiliza en cuentas particulares.

¿Cuánto tarda el proceso ACH?

Los tiempos de procesamiento de ACH dependen de factores como el tipo de transacción ACH, el calendario de procesamiento del operador de ACH y si la transacción es del mismo día o estándar. La ODFI y la RDFI también pueden tener diferentes tiempos de procesamiento internos, lo que afecta al momento en que se envían o reciben las transacciones. Los errores en los detalles de la transacción o los problemas con la autorización (como la necesidad de una verificación adicional para transacciones de gran cuantía o cuentas nuevas) pueden causar retrasos adicionales en el procesamiento.

Proceso ACH Standard

Las transacciones ACH Standard suelen tardar entre uno y tres días hábiles en procesarse. El tiempo exacto depende de cuándo se envía la transacción y del calendario de procesamiento por lotes del operador ACH. Las transacciones ACH se procesan por lotes en momentos específicos, normalmente durante la noche, y las transacciones enviadas después de una hora límite determinada se incluirán en el siguiente lote. El procesamiento ACH suele realizarse en días hábiles, excluyendo fines de semana y días festivos. Las transacciones iniciadas durante fines de semana o días festivos se procesarán el siguiente día hábil.

Procesamiento de ACH en el mismo día

Las transacciones ACH en el mismo día se procesan y liquidan en el mismo día hábil, normalmente en unas pocas horas. Para poder optar al procesamiento en el mismo día, las transacciones deben enviarse antes de una hora límite específica. Las transacciones ACH en el mismo día se utilizan a menudo para nóminas urgentes, pagos de facturas de emergencia o transacciones comerciales urgentes, y pueden incurrir en gastos adicionales debido al procesamiento acelerado.

Desafíos del proceso de ACH y cómo resolverlos

Al igual que con cualquier procesamiento de pagos, el proceso de ACH conlleva costos, riesgos de seguridad, requisitos normativos y posibles obstáculos operativos. A continuación se presentan soluciones para gestionar los retos habituales que surgen con el proceso de ACH:

Fraude y transacciones no autorizadas

Las transacciones ACH fraudulentas o no autorizadas pueden provocar pérdidas financieras y daños a la reputación.

Soluciones

• Fuertes medidas de seguridad como la autenticación multifactor (Multifactor Authentication, MFA) y el cifrado para proteger los datos sensibles.

• Sistemas de detección de anomalías y supervisión de fraudes para identificar patrones de transacciones inusuales.

• Exigir la autorización adecuada, como acuerdos firmados o consentimiento electrónico, para los débitos y créditos ACH.

• Formación de empleados y clientes sobre phishing, ingeniería social y otros riesgos de fraude.

Cumplimiento de las normas y reglamentos de Nacha

Nacha tiene normas estrictas que rigen las transacciones ACH, y su incumplimiento puede acarrear sanciones.

Soluciones

• Mantente al día de las normas y cambios de Nacha.

• Aplicación de programas internos de cumplimiento de la normativa, incluidas auditorías periódicas y formación del personal.

• Documentar todas las autorizaciones y mantener registros de las transacciones ACH para la verificación del cumplimiento de la normativa.

• Trabajar con expertos legales y en cumplimiento de la normativa para abordar cuestiones normativas complejas.

Errores operativos y retrasos

Errores como números de cuenta incorrectos o plazos de presentación inadecuado pueden causar retrasos en el proceso y requerir una intervención manual.

Soluciones

• Implantar sistemas automatizados de validación y comprobación de errores para minimizar los errores manuales.

• Utilizar procesos normalizados para la creación y presentación de transacciones ACH.

• Comunicarse con la ODFI y la RDFI para resolver rápidamente los problemas de proceso.

• Establecer plazos y calendarios de procesamiento claros para evitar retrasos.

Cuestiones de conciliación de cuentas y acreditación de fondos

Conciliar transacciones ACH y liquidar cuentas entre instituciones financieras puede ser complejo y crear posibilidades de error.

Soluciones

• Utilizar herramientas de conciliación automatizadas para seguir y cotejar las transacciones ACH entrantes y salientes.

• Mantener registros de las transacciones a efectos de conciliación y auditoría.

• Colaborar con las instituciones financieras para resolver rápidamente las discrepancias en la acreditación de fondos.

• Aplicar planes de continuidad de la empresa y recuperación en caso de catástrofe para minimizar las interrupciones.

Ventanas de proceso limitadas

Las transacciones ACH se suelen procesar por lotes durante horas concretas, lo que puede provocar retrasos en las transacciones urgentes.

Soluciones

• Utilización de ACH en el mismo día para transacciones urgentes.

• Planes de transacciones ACH por adelantado, teniendo en cuenta las ventanas de procesamiento y los días laborables.

• Comunicación con clientes y socios comerciales sobre los historiales de proceso para gestionar las expectativas.

Gestión de los costos

El proceso de ACH puede conllevar comisiones, especialmente en el caso de ACH en el mismo día o de grandes volúmenes de transacciones.

Soluciones

• Negociación de comisiones con instituciones financieras establecidas en función del volumen y la frecuencia de las transacciones.

• Optimizar los procesos ACH para reducir costos innecesarios (por ejemplo, utilizar el depósito directo para las nóminas con el fin de minimizar las comisiones por tramitación de cheques).

Cómo elegir el encargado de tratamiento de ACH adecuado

Elige el mejor encargado de tratamiento de ACH para su negocio teniendo en cuenta factores como el costo, la reputación, las medidas de seguridad y la compatibilidad con tus sistemas. Antes de comprometerte con un encargado de tratamiento de ACH, solicita una demostración o una prueba para evaluar la plataforma y sus funciones. Evalúa la facilidad de uso, la funcionalidad y la idoneidad general para tu negocio.

Requisitos de la empresa

Identifica las necesidades de tu empresa en relación con el procesamiento ACH.

• Volumen de transacciones: estima el número de transacciones ACH que esperas procesar mensualmente.

• Tipos de transacciones: determina si necesitarás créditos ACH, débitos o ambos.

• Características especiales: identifica las funcionalidades adicionales que puedas necesitar como ACH en el mismo día, pagos recurrentes o integración con software de contabilidad.

Cumplimiento de la normativa y seguridad

Evalúa los posibles encargado de tratamiento de ACH basándote en estos criterios:

• Cumplimiento de la Nacha: asegúrate de que el encargado de tratamiento cumple las normas y reglamentos de la Nacha para las transacciones ACH.

• Medidas de seguridad: busca encargados de tratamiento que utilicen el cifrado, la AMF y otras funcionalidades de seguridad para proteger los datos sensibles.

• Prevención de fraude: comprueba si el encargado de tratamiento ofrece herramientas de detección de fraude y prevención de fraude para protegerte de transacciones no autorizadas.

Compatibilidad y opciones de integración

La integración con los sistemas existentes puede ahorrar tiempo y reducir los errores.

• Compatibilidad con el software: confirma que el encargado de tratamiento ACH se integra con tus sistemas de contabilidad, nóminas o gestión de las relaciones con los clientes (CRM).

• Disponibilidad de API: comprueba si el encargado de tratamiento proporciona interfaces de programación de aplicaciones (API) para integraciones personalizadas o procesos automatizados.

Precios y comisiones

Comprende la estructura de costos del procesador ACH. Las comisiones pueden variar según el proveedor.

• Comisiones por transacciones: comisiones por transacciones particulares.

• Comisiones mensuales o anuales: comisiones continuas por mantenimiento de cuenta o servicios adicionales.

• Descuentos por volumen: descuentos por grandes volúmenes de transacciones.

Atención al cliente

Un servicio de atención al cliente fiable puede influir en tu experiencia.

• Disponibilidad: asegúrate de que el servicio de atención al cliente esté disponible durante tu horario comercial o las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para cuestiones urgentes.

• Tiempo de respuesta: comprueba la rapidez con la que el encargado de tratamiento responde a las consultas o problemas de los clientes.

• Canales de asistencia: averigua qué canales de asistencia (por ejemplo, teléfono, correo electrónico, chat) ofrece el encargado de tratamiento.

Reputación y experiencia

Busca un encargado de tratamiento de buena reputación y con experiencia en transacciones ACH.

• Experiencia en el sector: el procesador debe tener una trayectoria y experiencia demostradas en su sector.

• Opiniones y testimonios de clientes: lea las opiniones de otras empresas para evaluar la satisfacción de los clientes e identificar posibles problemas.

• Relaciones comerciales: comprueba si el procesador tiene acuerdos de colaboración con instituciones financieras reconocidas u otras organizaciones de prestigio.

Prácticas recomendadas para el proceso ACH

Hay un par de prácticas recomendadas que las empresas pueden implementar para agilizar el procesamiento de ACH.

Seguridad y prevención de fraude

• Control dual: se requiere que al menos dos personas autoricen e inicien las transacciones ACH para reducir el riesgo de fraude interno y errores.

• Autorización firme: obtén una autorización por escrito para los débitos ACH recurrentes. Guarda las autorizaciones de forma segura durante al menos dos años después de que se cancele la autorización, por si surgiera alguna disputa.

• Verificación de la cuenta: verifica la información de la cuenta bancaria con los clientes antes de iniciar transacciones ACH. Una simple transacción de prueba (por un importe reducido) puede ser útil para la verificación inicial.

• Seguridad del sistema: utiliza métodos seguros de transferencia de archivos (por ejemplo, el Protocolo seguro de transferencia de archivos [SFTP]) cuando envíes archivos ACH a tu ODFI. Implementa un cortafuegos y una protección antivirus potentes.

• Supervisión: conciliar periódicamente las cuentas bancarias para detectar transacciones no autorizadas. Utilizar alertas bancarias para cambios en transacciones recurrentes o actividades sospechosas.

Eficiencia operativa y reducción de errores

• Precisión de los datos: Verifica los números de cuenta y de enrutamiento para evitar devoluciones y las comisiones asociadas. Invierte en soluciones de software para la validación de datos.

• Puntualidad: ten en cuenta los plazos de procesamiento y las ventanas de liquidación de ACH. Agrupa los pagos en lotes para completarlos a tiempo.

• Gestión de rechazos: establece un proceso claro para gestionar los rechazos de ACH. Comprende los códigos de rechazo y toma medidas correctivas inmediatas para volver a enviar la solicitud o resolver el problema a tiempo.

• Comunicación con los clientes: comunícate con los clientes sobre los pagos ACH recurrentes. Notifícales con antelación cualquier cambio o problema.

Cumplimiento de la normativa

• Normas de Nacha: mantente al día de las normas operativas de Nacha, que se revisan periódicamente. Revisa con regularidad los cambios y ajusta los procedimientos internos según sea necesario.

• Mantenimiento de registros: mantén registros de todas las transacciones ACH, autorizaciones y notificaciones de devolución con fines de cumplimiento y auditoría.

• Socios: elige un software o proveedor de procesamiento ACH y una ODFI de buena reputación. Asegúrate de que todos los socios cumplan con las normas y reglamentos pertinentes.