Le traitement ACH (Automated Clearing House) est un système utilisé aux États-Unis pour transférer électroniquement des fonds entre des comptes bancaires. Le réseau ACH est réglementé par la National Automated Clearing House Association (Nacha), qui établit des règles pour des transactions sécurisées et précises. Le traitement ACH est couramment utilisé pour les paiements récurrents ou de grande envergure qui se développent comme les salaires, les prestations gouvernementales, les remboursements d'impôts, les paiements de factures ou de prêts hypothécaires et les transactions interentreprises (B2B). Le réseau ACH a traité près de 31,5 milliards de Payments d'une valeur de 80,1 billions de dollars en 2023, ce qui représente une croissance annuelle de 4,8 % en volume et de 4,4 % en valeur par rapport à l'année précédente.

Ce guide abordera ce que font les processeurs ACH, combien de temps prend le traitement ACH et bonnes pratiques que les entreprises doivent suivre lorsqu'elles traitent du traitement ACH.

Contenu de l’article

Types de virements ACH :
- Comment fonctionne le traitement ACH ?
- Combien de temps prend le traitement ACH ?
- Les défis liés au traitement ACH et comment les résoudre
- Comment choisir le bon sous-traitant (de/des données) ACH
- Bonnes pratiques en matière de traitement ACH

Types de virements ACH :
Il existe deux types de transferts ACH : les crédits ACH et les prélèvements ACH. Les crédits ACH envoient des fonds sur un compte bancaire, tandis que les prélèvements ACH annulent des fonds sur un compte bancaire. Les deux types de transferts ACH sont couramment utilisés en entreprise et dans les transactions personnelles.

Types courants de crédits ACH

• Dépôt direct : les employeurs utilisent les crédits ACH pour envoyer les traitements et salaires aux employés.

• Government Payments : les agences gouvernementales utilisent les crédits ACH pour envoyer des prestations (par exemple, la sécurité sociale) ou des remboursements d'impôts.

• Vendor Payments : les entreprises utilisent souvent des crédits ACH pour payer leurs fournisseurs et sous-traitants.

• Payments de personne à personne : certains services permettent aux gens d'utiliser des crédits ACH pour s'envoyer de l'argent.

Types courants de prélèvements ACH

• Automatic facture Payments: les clients utilisent les prélèvements ACH pour payer des factures telles que des factures d'eau ou d'électricité ou des primes d'assurance.

• Loan or mortgage Payments: les institutions financières utilisent les prélèvements ACH pour collecter automatiquement les Payments mensuels des prêts ou prêts hypothécaires.

• Transactions interentreprises : les entreprises utilisent les prélèvements ACH pour collecter les Payments de leurs clients ou d'autres entreprises.

• Subscriptions et adhésions: les fournisseurs de services utilisent souvent les prélèvements ACH pour collecter les frais d'abonnement.

Comment fonctionne le traitement ACH?

Le réseau ACH fonctionne comme un système de processus par lots. Les institutions financières rassemblent et processus des groupes de transactions à des moments spécifiques, généralement au cours de cycles du jour au lendemain. Le processus typique pour une transaction ACH implique les étapes suivantes:

• Autorisation : l'émetteur (particulier, entreprise ou entité gouvernementale) obtient l'autorisation du bénéficiaire ou titulaire du compte pour effectuer la transaction ACH. Cela peut se faire sous la forme d'un consentement écrit, verbal ou électronique, selon le type de transaction.

• Envoi : une fois autorisé, l'émetteur soumet la transaction ACH à son institution financière dépositaire émettrice (ODFI). L'ODFI est chargée de s'assurer que la transaction respecte les règles de la Nacha et les exigences réglementaires.

• Transmission : l'ODFI transmet le lot de transactions ACH à un opérateur ACH, généralement la réserve fédérale ou la chambre de compensation. L'opérateur traite les transactions par lots, en les triant en établi de la destination et d'autres facteurs.

• Livraison : L'opérateur ACH achemine les transactions vers l'Institution financière dépositaire réceptrice (RDFI), qui est la banque du bénéficiaire ou titulaire du compte. La RDFI est chargée de verser les fonds sur les comptes appropriés.

• Règlement : l’opérateur ACH facilite le règlement des fonds entre l’ODFI et la RDFI. Il s’agit de débiter le compte de l’ODFI et de créditer le compte de la RDFI, finalisant ainsi le transférer de fonds.

• Rapprochement : la RDFI rapproche les transactions entrantes et les comptabilise sur des comptes particuliers.

Combien de temps prend le traitement ACH?

Les délais de traitement ACH dépendent de facteurs tels que le type de transaction ACH, le calendrier de traitement de l'opérateur ACH et le fait que la transaction soit le jour même ou Standard. L'ODFI et la RDFI peuvent également avoir des délais de traitement internes différents, ce qui a une incidence sur le moment où les transactions sont envoyées ou reçues. Des erreurs dans les détails de la transaction ou des problèmes d'autorisation (tels que l'exigence d'une vérification supplémentaire pour les transactions importantes ou les nouveaux comptes) peuvent entraîner des retards de traitement supplémentaires.

Traitement ACH Standard

Le processus des transactions ACH Standard prend généralement un à trois jours ouvrables. Le délai exact dépend du moment où la transaction est soumise et du calendrier de traitement par lots de l'opérateur ACH. Les transactions ACH sont traitées par lots à des heures spécifiques, généralement du jour au lendemain, et les transactions soumises après une certaine heure limite sont incluses dans le lot suivant. Le traitement ACH a généralement lieu les jours entreprises, à l'exclusion des fins de semaine et des jours fériés. Les transactions effectuées les fins de semaine ou les jours fériés sont traitées le jour entreprise suivant.

Traitement ACH le jour même

Les transactions ACH le jour même sont traitées et réglées le même jour entreprise, généralement en quelques heures. Pour être admissibles au traitement le jour même, les transactions doivent être soumises avant une heure limite spécifique. Les transactions ACH le jour même sont souvent utilisées pour les paies urgentes, les Payments de facture d’urgence ou les transactions entreprise urgentes, et elles peuvent entraîner des frais supplémentaires en raison du traitement accéléré.

Les défis liés au traitement ACH et comment les résoudre

Comme pour tout traitement des paiements, le traitement ACH s’accompagne de coûts, de risques pour la sécurité, d’exigences réglementaires et d’obstacles opérationnels potentiels. Voici des solutions pour gérer les défis courants qui surviennent avec le traitement ACH :

Fraude et transactions non autorisées

Les transactions ACH frauduleuses ou non autorisées peuvent entraîner des pertes financières et une atteinte à la réputation.

Solutions

• Mesures de sécurité strictes telles que l’authentification multifacteur (MFA) et chiffrement pour protéger les données sensibles.

• Systèmes de détection des anomalies et de surveillance de la fraude pour identifier les habitudes de transactions inhabituelles.

• Exiger une autorisation appropriée telle que des accords signés ou un consentement électronique pour les débits et crédits ACH.

• Formation des employés et clients sur l’hameçonnage, l’ingénierie sociale et d’autres risques de fraude.

Conformité aux règles et réglementations de la Nacha

La Nacha a des règles strictes régissant les transactions ACH, et la non-conformité peut entraîner des pénalités.

Solutions

• Se tenir au courant des règles et des changements de la Nacha.

• Mise en place de programmes de conformité interne, notamment des audits réguliers et la formation du personnel.

• Documenter toutes les autorisations et tenir des registres des transactions ACH pour la vérification de conformité.

• Collaboration avec des experts juridiques et de conformité pour résoudre des problèmes réglementaires complexes.

Erreurs et retards opérationnels

Des erreurs telles que des numéros de compte ou des délais de soumission incorrects peuvent entraîner des retards de traitement et nécessiter une intervention manuelle.

Solutions

• Mise en place de systèmes automatisés de validation et de vérification des erreurs afin de minimiser les erreurs manuelles.

• Utilisation de processus normalisés pour la création et la soumission des transactions ACH.

• Communiquer avec la DDFI et la RDFI pour résoudre rapidement les problèmes de traitement.

• Établir des heures limites et des calendriers de traitement clairs pour éviter les retards.

Rapprochement compte et problèmes de règlement

Le rapprochement des transactions ACH et le règlement des comptes entre institutions financières peuvent s’avérer complexes et créer des risques d’erreurs.

Solutions

• Utilisation d’outils de rapprochement automatisé pour catégorie et faire correspondre les transactions ACH entrantes et sortantes.

• Tenue de registres des transactions à des fins de rapprochement et d’audit.

• Collaborer avec les institutions financières pour résoudre rapidement les écarts de règlement.

• Mise en place de offres continuité entreprise et reprise après sinistre pour minimiser les perturbations.

Délais de traitement limités

Les transactions ACH sont généralement traitées par lots pendant des périodes spécifiques, ce qui peut entraîner des retards pour les transactions urgentes.

Solutions

• Utiliser ACH le jour même pour les transactions urgentes.

• Planification des transactions ACH à l'Advance, en tenant compte des fenêtres de traitement et des jours entreprises.

• Communiquer avec les clients et entreprises partenaires sur les délais de traitement pour gérer les attentes.

• Gestion des coûts :
  Le traitement ACH peut entraîner des frais, en particulier pour les transactions ACH le jour même ou les volumes importants de transactions.

  Solutions

• Négocier les frais avec les institutions financières établis sur le volume et la fréquence des transactions.

• Optimisation des processus ACH pour réduire les coûts inutiles (p. ex., utilisation du dépôt direct pour la paie afin de minimiser les frais de traitement des chèques).

Comment choisir le bon sous-traitant (de/des données) ACH

Choisissez le meilleur sous-traitant (de/des données) ACH pour votre entreprise en tenant compte de facteurs tels que le coût, la réputation, les mesures de sécurité et la compatibilité avec vos systèmes. Avant de vous engager dans un sous-traitant (de/des données) ACH, requête une démonstration ou un essai pour tester la plateforme et ses fonctionnalités. Évaluez la convivialité, les fonctionnalités et l'adéquation globale à votre entreprise.

Exigences de l’entreprise

Identifiez les besoins de votre entreprise concernant le traitement ACH.

• Volume de transactions : estimez le nombre de transactions ACH que vous prévoyez de traiter mensuellement.

• Types de transactions : déterminez si vous aurez besoin de crédits, de débits ou des deux.

• Caractéristiques particulières: Identifiez les fonctionnalités supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin telles que ACH le jour même, paiements récurrents ou intégration avec un logiciel de comptabilité.

Conformité et sécurité

Évaluez les processeurs ACH potentiels établis sur ces critères :

• Conformité Nacha : assurez-vous que le sous-traitant (de/des données) respecte les règles et réglementations NACHA pour les transactions ACH.

• Mesures de sécurité : recherchez des sous-traitants qui utilisent chiffrement, authentification multifacteur et autres fonctionnalités de sécurité pour protéger les données sensibles.

• Prévention de la fraude : vérifiez si le sous-traitant (de/des données) propose des outils de détection et de prévention de la fraude pour se prémunir contre les transactions non autorisées.

Options de compatibilité et intégration

L'intégration avec les systèmes existants permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.

• Compatibilité logicielle : vérifiez que le sous-traitant (de/des données) ACH s'intègre à vos systèmes de comptabilité, de paie ou de gestion de la relation client (GRC).

• Disponibilité des API : vérifiez si le sous-traitant (de/des données) fournit des interfaces de programmation de formulaire d'inscription (API) pour les intégrations Custom ou les processus automatisés.

Tarifs et frais

Comprendre la structure de coûts du sous-traitant (de/des données) ACH. Les frais peuvent varier d’un fournisseur à l’autre.

• Frais de transaction : Frais pour les transactions particulières.

• Frais mensuels ou annuels : Frais continus de tenue de compte ou de services supplémentaires.

• Réductions sur volume : Réductions pour les gros volumes de transactions.

Service à la clientèle

Un soutenir client fiable peut affecter votre expérience.

• Disponibilité : assurez-vous que le soutenir à la client est accessible pendant vos heures d'entreprise ou 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 en cas de problème urgent.

• Temps de réponse : vérifiez la rapidité avec laquelle le sous-traitant (de/des données) répond aux questions ou aux problèmes des clients.

• Canaux soutenus : Renseignez-vous sur les canaux soutenus (p. ex., téléphone, courriel, clavardage) proposés par le sous-traitant (de/des données).

Réputation et expérience

Recherchez un sous-traitant (de/des données) réputé ayant de l’expérience dans les transactions ACH.

• Expérience dans le secteur : le sous-traitant (de/des données) doit avoir fait ses preuves dans votre catégorie et son expérience dans votre secteur.

• Avis et témoignages clients : lisez les avis d'autres entreprises pour évaluer la satisfaction client et identifier les problèmes potentiels.

• Relations d'entreprise : vérifiez si le sous-traitant (de/des données) a des partenariats avec des institutions financières connues ou d'autres Organizations réputées.

Bonnes pratiques en matière de traitement des factures ACH

Il existe quelques bonnes pratiques que les entreprises peuvent implémenter pour faciliter le traitement des Payments ACH.

Sécurité et prévention de la fraude

• Double contrôle : exigez au moins deux personnes pour autoriser et effectuer des transactions ACH afin de réduire le risque de fraude et d'erreurs internes.

• Autorisation forte : obtenez une autorisation écrite pour les prélèvements ACH récurrents. Conservez les autorisations en toute sécurité pendant au moins deux ans après l'annulation de l'autorisation en cas de litiges.

• Vérification du compte : vérifiez les informations du compte bancaire auprès des clients avant d’effectuer des transactions ACH. Une simple transaction de test (petit montant) peut être utile pour la vérification initiale.

• Sécurité du système : utilisez des méthodes sécurisées de transfert de fichiers (par exemple, le protocole Secure File Transfer Protocol [SFTP]) lorsque vous envoyez des fichiers ACH à votre ODFI. Implémentez une protection forte contre les pare-feu et les antivirus.

• Surveillance : rapprochez régulièrement les comptes bancaires pour détecter les transactions non autorisées. Utilisez les alertes bancaires en cas de modification des transactions récurrentes ou d'activité suspecte.

Efficacité opérationnelle et réduction des erreurs

• Exactitude des données : vérifiez les comptes et les numéros d'acheminement afin d'éviter les retours et les frais associés. Investissez dans des solutions logicielles de validation des données.

• Délais : tenez compte des délais de traitement ACH et des délais de règlement. Lotez Payments en conséquence pour une finalisation en temps opportun.

• Gestion des rejets : mettez en place un processus clair de traitement des rejets ACH. Comprenez les codes de rejet, et prenez rapidement des mesures correctives pour une nouvelle soumission ou une résolution en temps opportun.

• Communication client : Communiquez avec les clients sur les Payments ACH récurrents. Informez-les à l'Advance des changements ou des problèmes.

Conformité

• Règles de la Nacha : tenez-vous au courant des règles de fonctionnement de la Nacha, qui sont périodiquement révisées. Vérifiez régulièrement les changements, et ajustez les procédures internes si nécessaire.

• Tenue de dossiers : Tenez des registres de toutes les transactions ACH, autorisations et notifications de retour à des fins de conformité et d'audit.

• Partenaires : choisissez un logiciel ou fournisseur de traitement ACH réputé et ODFI. Assurez-vous que tous les partenaires respectent les règles et réglementations en vigueur.