O processamento ACH (Automated Clearing House) é um sistema usado nos EUA para transferência eletrônica de fundos entre contas bancárias. A rede ACH é regulamentada pela Associação Nacional de Compensação Automatizada (Nacha), que estabelece regras para transações seguras e precisas. O processamento ACH é normalmente usado para pagamentos em escala ou recorrentes, como folha de pagamento, benefícios governamentais, reembolsos de tributos, pagamentos de faturas ou hipotecas e transações B2B (business-to-business). A rede ACH lidou com quase 31,5 bilhões de pagamentos no valor de US$ 80,1 trilhões em 2023, marcando um crescimento anual de 4,8% em volume e 4,4% em valor em comparação com o ano anterior.

Este guia abordará o que os operadores de ACH fazem, quanto tempo leva o processamento ACH e as práticas recomendadas que as empresas devem seguir.

O que será abordado neste artigo?

• Tipos de transferências ACH
  
• Como funciona o processamento ACH?
  
• Quanto tempo leva o processamento ACH?
  
• Desafios do processamento ACH e como resolvê-los
  
• Como escolher o operador ACH correto
  
• Práticas recomendadas para o processamento ACH
  

Tipos de transferências ACH

Há dois tipos de transferências ACH: créditos ACH e débitos ACH. Os créditos ACH enviam fundos para uma conta bancária, enquanto os débitos ACH retiram fundos de uma conta bancária. Os dois tipos de transferências ACH são comumente usados em transações empresariais e pessoais.

Tipos comuns de créditos ACH

• Depósito direto: os empregadores usam créditos ACH para enviar salários e remunerações aos funcionários.

• Pagamentos governamentais: os órgãos públicos usam créditos ACH para enviar benefícios (por exemplo, Segurança Social) ou reembolsos de impostos.

• Pagamentos de fornecedores: as empresas geralmente usam créditos ACH para pagar fornecedores e prestadores de serviços.

• Pagamentos presenciais: alguns serviços permitem que as pessoas usem créditos ACH para enviar dinheiro umas às outras.

Tipos comuns de débitos ACH

• Pagamentos automáticos de faturas: os clientes usam débitos ACH para pagar faturas, como serviços públicos ou prêmios de seguro.

• Pagamentos de empréstimos ou hipotecas: as instituições financeiras usam débitos ACH para recolher automaticamente os pagamentos mensais de empréstimos ou hipotecas.

• Transações B2B: as empresas usam débitos ACH para recolher pagamentos de clientes ou de outras empresas.

• Assinaturas e associações: os provedores de serviços costumam usar débitos ACH para recolher tarifas cobradas por assinatura.

Como funciona o processamento ACH?

A rede ACH opera como um sistema de processamento em lote. As instituições financeiras reúnem e processam grupos de transações em horários específicos, geralmente durante os ciclos noturnos. O processo típico de uma transação ACH envolve as seguintes etapas:

• Autorização: o originador (pessoa física, empresa ou entidade governamental) obtém autorização do destinatário ou titular da conta para iniciar a transação ACH. Isso pode ocorrer na forma de consentimento escrito, verbal ou eletrônico, dependendo do tipo de transação.

• Submissão: uma vez autorizado, o originador envia a transação ACH ao seu banco, conhecido como Instituição Financeira Depositária de Origem (ODFI). O ODFI é responsável por garantir que a transação cumpra as regras da Nacha e os requisitos regulatórios.

• Transmissão: o ODFI transmite o lote de transações ACH para uma operadora ACH, normalmente o Reserva Federal ou a Câmara de Compensação. O operador processa as transações em lotes, classificando-as de acordo com o destino e outros fatores.

• Entrega: o operador de ACH direciona as transações para a Instituição Financeira Depositária Receptora (RDFI), que é o banco do destinatário ou titular da conta. A RDFI é responsável por lançar os fundos nas contas apropriadas.

• Liquidação: o operador de ACH facilita a liquidação de fundos entre o ODFI e o RDFI. Isso envolve débitos em conta do ODFI e créditos em conta do RDFI, concluindo a transferência de fundos.

• Reconciliação: o RDFI reconcilia as transações recebidas e as lança nas contas respectivas.

Quanto tempo leva o processamento ACH?

Os tempos de processamento ACH dependem de fatores que incluem o tipo de transação ACH, o cronograma de processo do operador da ACH e se a transação foi feita no mesmo dia ou não. O ODFI e o RDFI também podem ter tempos de processamento interno diferentes, o que afeta o envio e o recebimento das transações. Erros nos dados da transação ou problemas com autorização (como a exigência de verificação adicional para transações grandes ou novas contas) podem causar atrasos adicionais no processo.

Processamento ACH padrão

As transações ACH padrões normalmente levam de um a três dias úteis para serem processadas. O tempo exato depende de quando a transação é enviada e do cronograma de processamento em lote da operadora ACH. As transações ACH são processadas em lotes em horários específicos, geralmente durante a noite, e as transações enviadas após um determinado horário serão incluídas no próximo lote. O processo ACH ocorre normalmente em dias úteis, excluindo fins de semana e feriados. As transações iniciadas nos finais de semana ou feriados serão processadas no próximo dia útil.

Processamento ACH no mesmo dia

As transações ACH no mesmo dia são processadas e liquidadas no mesmo dia útil, geralmente em poucas horas. Para se qualificar para o processamento no mesmo dia, as transações devem ser enviadas antes de um horário específico. A ACH no mesmo dia é frequentemente usada para folhas de pagamento urgentes, pagamentos de faturas de emergência ou transações comerciais urgentes, e pode incorrer em tarifas adicionais devido ao processamento acelerado.

Desafios do processamento ACH e como resolvê-los

Como acontece com qualquer processo de pagamento, o processamento ACH tem custos, riscos de segurança, requisitos regulamentares e possíveis obstáculos operacionais. Aqui estão as soluções para lidar com os desafios comuns que surgem com o processamento ACH:

Fraude e transações não autorizadas

Transações ACH fraudulentas ou não autorizadas podem levar a perdas financeiras e danos à reputação.

Soluções

• Medidas robustas de segurança como a autenticação multifator (MFA) e criptografia para proteger dados confidenciais.

• Sistemas de detecção de anomalias e monitoramento de fraudes para identificar padrões incomuns de transações.

• Exija a devida autorização, como contratos assinados ou consentimento eletrônico para débitos e créditos ACH.

• Instrução de funcionários e clientes sobre phishing, engenharia social e outros riscos de fraude.

Conformidade com as regras e regulamentos da Nacha

A Nacha tem regras rigorosas que regem as transações ACH, e o não cumprimento pode resultar em penalidades.

Soluções

• Mantenha-se atualizado com as regras e alterações do Nacha.

• Implementação de programas internos de conformidade, incluindo auditorias regulares e treinamento de pessoal.

• Documente todas as autorizações e mantenha registros das transações ACH para verificação da conformidade.

• Trabalhe com especialistas jurídicos e de conformidade para tratar de questões regulatórias complexas.

Erros e atrasos operacionais

Erros como números incorretos da conta ou tempo de envio podem causar atrasos no processo e exigir intervenção manual.

Soluções

• Implemente sistemas automatizados de validação e verificação de erros para minimizar os erros manuais.

• Use processos padronizados para criação e envio de transações ACH.

• Comunique-se com o ODFI e o RDFI para resolver rapidamente os problemas de processamento.

• Estabeleça horários de corte e cronogramas claros de processamento para evitar atrasos.

Questões de reconciliação de contas e liquidação de fundos

Reconciliar transações ACH e liquidar contas entre instituições financeiras pode ser complexo e criar a possibilidade de erros.

Soluções

• Use ferramentas de reconciliação automatizadas para rastrear e combinar transações ACH de entrada e saída.

• Mantenha registros de transações para fins de reconciliação e auditoria.

• Colabore com as instituições financeiras para resolver prontamente as discrepâncias de liquidação de fundos.

• Implemente planos de continuidade da empresa e de recuperação de desastres para minimizar as interrupções.

Janelas de processamento limitadas

As transações ACH são normalmente processadas em lotes durante horários específicos, o que pode levar a atrasos em transações urgentes.

Soluções

• Use o processamento ACH no mesmo dia para transações urgentes.

• Planeje transações ACH com antecedência, considerando janelas de processamento e dias úteis.

• Comunique-se com clientes e parceiros de negócios sobre cronogramas de processo para gerenciar expectativas.

Gestão de custos

O processamento ACH pode envolver tarifas, especialmente para ACH no mesmo dia ou grandes volumes de transações.

Soluções

• Negocie tarifas com instituições financeiras estabelecidas com base no volume e na frequência das transações.

• Otimize os processos ACH para reduzir custos desnecessários (por exemplo, usar depósito direto na folha de pagamento para minimizar as tarifas de processamento de cheques).

Como escolher o operador ACH correto

Escolha o melhor operador de ACH para sua empresa, considerando fatores como custo, reputação, medidas de segurança e compatibilidade com seus sistemas. Antes de se comprometer com um operador de ACH, solicite uma demonstração ou avaliação para testar a plataforma e seus recursos. Avalie a facilidade de uso, as funções e a adequação geral à sua empresa.

Requisitos comerciais

Identifique as necessidades de sua empresa com relação ao processo ACH.

• Volume de transações: faça uma estimativa do número de transações ACH que você espera processar mensalmente.

• Tipos de transações: determine se você vai precisar de créditos, débitos ou ambos da ACH.

• Recursos especiais: identifique recursos adicionais que você possa precisar, como ACH no mesmo dia, pagamentos recorrentes ou integração com software de contabilidade.

Conformidade e segurança

Avalie os possíveis operadores de ACH com base nesses critérios:

• Conformidade com a Nacha: assegure-se que o operador cumpra as regras e os regulamentos da Nacha para transações ACH.

• Medidas de segurança: procure operadores de dados que usem criptografia, MFA e outros recursos de segurança para proteger dados confidenciais.

• Prevenção a fraudes: verifique se o operador oferece detecção de fraudes e ferramentas de prevenção a fraudes para se proteger contra transações não autorizadas.

Opções de compatibilidade e integração

A integração com os sistemas existentes pode economizar tempo e reduzir erros.

• Compatibilidade de software: confirme se o operador de ACH integra seus sistemas de contabilidade, folha de pagamento ou gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).

• Disponibilidade de API: verifique se o operador fornece interfaces de programação de aplicativos (APIs) para integrações personalizadas ou processos automatizados.

Preços e tarifas

Entenda a estrutura de custos do operador ACH, pois as tarifas podem variar de acordo com o provedor.

• Tarifas de transação: tarifas para transações individuais.

• Tarifas mensais ou anuais: tarifas contínuas para manutenção da conta ou serviços adicionais.

• Descontos por volume: descontos para altos volumes de transações.

Suporte ao cliente

Um atendimento ao cliente confiável pode afetar sua experiência.

• Disponibilidade: assegure-se de que o suporte ao cliente esteja acessível durante o horário comercial ou 24 horas por dia, 7 dias por semana, para problemas urgentes.

• Tempo de resposta: verifique a rapidez com que o operador responde às consultas ou aos problemas dos clientes.

• Canais de suporte: descubra quais canais de suporte (por exemplo, telefone, e-mail, chat) são oferecidos pelo operador.

Reputação e experiência

Procure um operador de boa reputação com experiência em transações ACH.

• Experiência no setor: o operador deve ter histórico comprovado e experiência no seu setor.

• Revisões e depoimentos de clientes: leia as revisões de outras empresas para avaliar a satisfação dos clientes e identificar possíveis problemas.

• Relações comerciais: verifique se o operador tem parcerias com instituições financeiras conhecidas ou outras organizações de boa reputação.

Práticas recomendadas para o processamento ACH

Há algumas práticas recomendadas que as empresas podem implementar para que o processamento de pagamentos ACH ocorra sem problemas.

Segurança e prevenção de fraudes

• Controle duplo: exigir que pelo menos duas pessoas autorizem e iniciem transações ACH para reduzir o risco de fraudes e erros internos.

• Autorização forte: obtenha autorização por escrito para débitos ACH recorrentes. Armazene as autorizações de forma segura por pelo menos dois anos após o cancelamento da autorização, em caso de contestações.

• Verificação da conta: verifique as informações da conta bancária com os clientes antes de iniciar as transações ACH. Uma transação simples de teste (pequeno valor) pode ser útil para a verificação inicial.

• Segurança do sistema: use métodos seguros de transferência de arquivos (por exemplo, Protocolo de Transferência Segura de Arquivos [SFTP]) ao enviar arquivos ACH à sua ODFI. Implemente um firewall forte e proteção antivírus.

• Monitoramento: reconcilie regularmente as contas bancárias para detectar transações não autorizadas. Use alertas bancários para mudanças em transações recorrentes ou atividades suspeitas.

Eficiência operacional e redução de erros

• Precisão dos dados: verifique as contas e os números de roteamento para evitar devoluções e tarifas associadas. Invista em soluções de software de validação de dados.

• Pontualidade: esteja ciente dos prazos do processamento ACH e das janelas de liquidação de fundos. Você deve processar os pagamentos em lote para que sejam concluídos em tempo hábil.

• Gerenciamento de rejeições: tenha um processo claro para lidar com rejeições de ACH. Entenda os códigos de rejeição do site e tome medidas corretivas imediatas para reenvio ou resolução em tempo hábil.

• Comunicação com o cliente: comunique-se com os clientes sobre pagamentos recorrentes de ACH. Notifique-os com antecedência sobre alterações ou problemas.

Conformidade

• Regras da Nacha: mantenha-se atualizado sobre as regras operacionais da Nacha, que são revisadas periodicamente. Revise regularmente as mudanças e ajuste os procedimentos internos conforme necessário.

• Manutenção de registros: mantenha registros de todas as transações ACH, autorizações e quaisquer notificações de devolução para fins de conformidade e auditoria.

• Parceiros: escolha um software ou provedor de processamento ACH e uma ODFI de boa reputação. Certifique-se de que todos os parceiros cumpram as regras e os regulamentos relevantes.