กระบวนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายคือลำดับที่ธุรกิจปฏิบัติตามเพื่อชำระเงินให้ซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมา และผู้ให้บริการที่ตนต้องพึ่งพาในการดำเนินงาน เมื่อกระบวนการทำงานล้มเหลว ใบแจ้งหนี้จะกองพะเนินในกล่องข้อความของใครบางคน ผู้จัดจำหน่ายจะได้รับเงินช้า และทีมการเงินอาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละเดือนเพื่อติดตามการชำระเงินที่ไม่เคยป้อนลงในบัญชีอย่างถูกต้อง เมื่อกระบวนการทำงานได้ดี การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายจะคาดเดาได้และสามารถทำให้เป็นแบบอัตโนมัติได้

ในปี 2025 การประมวลผลใบแจ้งหนี้เพียงใบเดียวมีค่าใช้จ่ายเฉลี่ย 9.84 ดอลลาร์สหรัฐและใช้เวลา 8.2 วัน ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายขั้นตอนของกระบวนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่าย ซึ่งรวมถึง 5 ขั้นตอนที่การชำระเงินทุกครั้งต้องผ่าน วิธีการโอนเงินทุนภายในประเทศและข้ามพรมแดน และบทบาทของระบบการรับชำระเงินในการดำเนินการ

ประเด็นสำคัญ

• เวิร์กโฟลว์การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายจะผ่าน 5 ขั้นตอน ได้แก่ การรับใบแจ้งหนี้ การกำหนดเส้นทางเพื่อขออนุมัติ การจัดกำหนดการชำระเงิน การดำเนินการ และการกระทบยอด

• วิธีการชำระเงินที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับความรวดเร็วที่ผู้จัดจำหน่ายต้องการเงินทุน ค่าใช้จ่ายในการโอนเงิน และว่าเป็นการชำระเงินภายในประเทศหรือระหว่างประเทศ

• ระบบอัตโนมัติจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อขจัดปัญหาการป้อนข้อมูลซ้ำด้วยตนเองระหว่างระบบต่างๆ แทนที่จะเพียงแค่เพิ่มซอฟต์แวร์ใหม่ลงในกระบวนการที่มีอยู่

กระบวนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายคืออะไร

กระบวนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายคือลำดับที่ธุรกิจปฏิบัติตามเพื่อชำระเงินให้ซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมา และผู้ให้บริการ โดยเริ่มต้นเมื่อใบแจ้งหนี้ไปถึงเจ้าหนี้การค้าและสิ้นสุดเมื่อชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายและชำระเงินนั้นได้รับการจับคู่กลับไปยังบัญชีแล้ว

กระบวนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายมีขั้นตอนอะไรบ้าง

กระบวนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอน ความล่าช้าหลายอย่างมักเกิดขึ้นเนื่องจากมีขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งที่เร่งรีบเกินไปหรือถูกข้ามไป

ขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามมีดังนี้

• การรับและตรวจสอบใบแจ้งหนี้: ใบแจ้งหนี้ส่งมาถึงและมีคนหรือระบบตรวจสอบกับใบสั่งซื้อและใบเสร็จรับเงินการจัดส่งก่อนที่จะดำเนินการขั้นต่อไป หากข้อมูลไม่ตรงกัน ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปที่คิวข้อยกเว้นแทนคิวเพื่อรอการอนุมัติ

• การกำหนดเส้นทางเพื่อขออนุมัติ: ใบแจ้งหนี้จะไปหาผู้มีอำนาจการใช้จ่ายสำหรับผู้จัดจำหน่าย แผนก หรือยอดเงินรวมนั้นๆ ยอดเงินที่สูงกว่าปกติมักต้องได้รับการอนุมัติจากบุคคลมากกว่า 1 คน เช่น ผู้จัดการและผู้ควบคุม

• การจัดกำหนดการชำระเงิน: เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ระบบจะจัดกำหนดการใบแจ้งหนี้ตามข้อกำหนดการชำระเงินของผู้จัดจำหน่าย (เช่น Net 30, Net 60) และปฏิทินกระแสเงินสดของธุรกิจเอง

• การดำเนินการชำระเงิน: ธุรกิจจะส่งยอดโอนผ่านวิธีการใดก็ตามที่กำหนดไว้ในข้อกำหนดของผู้จัดจำหน่าย ไม่ว่าจะเป็นการหักบัญชีอัตโนมัติ การโอนเงินต่างชาติ เช็ค หรือบัตรดิจิทัล เงินทุนจะออกจากบัญชี

• การกระทบยอด: การชำระเงินจะถูกจับคู่กับใบแจ้งหนี้เดิมและใบสั่งซื้อในระบบบัญชี ซึ่งจะถือเป็นการปิดลูปและอัปเดตยอดคงเหลือของผู้จัดจำหน่าย

ธุรกิจควรใช้วิธีการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายวิธีใด

วิธีการที่ใช้ชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายส่งผลต่อ 3 สิ่ง ได้แก่ ระยะเวลาที่เงินจะไปถึง ค่าใช้จ่ายในการโอนเงิน และงานการกระทบยอดด้วยตนเองที่หลงเหลืออยู่ การเลือกวิธีที่เหมาะสมมักขึ้นอยู่กับขนาดของการชำระเงินและความรวดเร็วที่ผู้จัดจำหน่ายต้องการเงินทุน

นี่คือข้อเปรียบเทียบของตัวเลือกต่างๆ

• การหักบัญชีอัตโนมัติ: การหักบัญชีอัตโนมัติ เช่น การโอนผ่านระบบ ACH ในสหรัฐอเมริกา มักเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายในประเทศที่เรียกเก็บเป็นประจำ โดยทั่วไปจะชำระเงินภายใน 1 ถึง 3 วันทำการและมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการโอนเงินต่างชาติ ซึ่งเหมาะสำหรับผู้จัดจำหน่ายที่รับชำระเงินตามกำหนดการปกติ เช่น ผู้ให้บริการรายเดือนและซัพพลายเออร์ที่เรียกเก็บเป็นประจำ

• การโอนเงินต่างชาติ: ในหลายกรณี การโอนเงินต่างชาติจะชำระเงินในวันที่ส่งและมักเป็นตัวเลือกมาตรฐานสำหรับการชำระเงินครั้งเดียวจำนวนมากหรือผู้จัดจำหน่ายที่ต้องการเงินทุนทันที มักมีค่าใช้จ่ายในการโอนเงินสูงกว่าการหักบัญชีอัตโนมัติ จึงไม่เหมาะสำหรับใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บเป็นประจำและมียอดต่ำ

• บัตรดิจิทัล: บัตรดิจิทัลสร้างหมายเลขสำหรับใช้ครั้งเดียวหรือเฉพาะสำหรับผู้จัดจำหน่ายโดยเชื่อมโยงกับขีดจำกัดการใช้จ่าย ซึ่งช่วยให้ทีมการเงินควบคุมไปจนถึงระดับธุรกรรมได้ ผู้จัดจำหน่ายจะได้รับเงินทุนภายในไม่กี่วัน และธุรกิจจะได้รับการควบคุมการใช้จ่ายในตัวโดยไม่ต้องกำหนดค่าความสัมพันธ์ในการหักบัญชีอัตโนมัติใหม่สำหรับการซื้อของแต่ละบุคคลทุกครั้ง

• เช็ค: เช็คยังคงปรากฏในเวิร์กโฟลว์การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่าย สาเหตุหลักเนื่องจากผู้จัดจำหน่ายบางรายยังไม่ได้กำหนดค่าการรับชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ เช็คจะชำระเงินช้ากว่าและกระทบยอดได้ยากกว่าการชำระเงินดิจิทัลเนื่องจากไม่มีบันทึกธุรกรรมจนกว่าเช็คจะถูกหักบัญชี

การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายในประเทศอื่นมักหมายถึงการจัดการเครือข่ายการชำระเงินในท้องถิ่นและกรอบเวลาการชำระเงินที่ยาวนานกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับการโอนเงินภายในประเทศ ธุรกิจที่ชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายในหลายประเทศมักจะกำหนดเส้นทางของการชำระเงินเหล่านี้ผ่านระบบการรับชำระเงินที่เข้าถึงเครือข่ายการชำระเงินในท้องถิ่นโดยตรง แทนที่จะพึ่งพาการโอนเงินต่างชาติระหว่างประเทศสำหรับการชำระเงินทุกครั้ง

ธุรกิจจะใช้ระบบอัตโนมัติกับเวิร์กโฟลว์การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายได้อย่างไร

ระบบอัตโนมัติช่วยลดงานการป้อนข้อมูลซ้ำและการกระทบยอดด้วยตนเองที่อาจทำให้การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายล่าช้า นี่คือวิธีที่จะช่วยปรับปรุงแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ

• การดำเนินการชำระเงินตามกำหนดการ: แทนที่จะชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายทีละรายเมื่ออนุมัติใบแจ้งหนี้ ระบบจะจัดกลุ่มใบแจ้งหนี้ทุกใบที่ครบกำหนดในกรอบเวลาที่ตั้งไว้แล้วประมวลผลในคราวเดียว ซึ่งจะช่วยลดการชำระเงินแบบเฉพาะกิจและให้ทีมการเงินมีจังหวะการทำงานที่คาดเดาได้

• ทริกเกอร์การอนุมัติ: การกำหนดเส้นทางตามกฎจะส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้อนุมัติที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติตามผู้จัดจำหน่าย แผนก หรือยอดเงิน แทนที่จะกำหนดให้ใครบางคนต้องส่งต่อด้วยตนเอง ใบแจ้งหนี้ที่มียอดเงินต่ำกว่าเกณฑ์ที่ตั้งไว้อาจข้ามขั้นตอนการตรวจสอบไปได้ ในขณะที่ใบแจ้งหนี้ที่มียอดสูงกว่าจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ควบคุม

• การผสานการทำงานของระบบ: การเชื่อมต่อเวิร์กโฟลว์การชำระเงินกับการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือแพลตฟอร์มบัญชีโดยตรงหมายความว่าใบแจ้งหนี้ที่ได้รับอนุมัติจะสามารถทริกเกอร์การชำระเงินได้โดยไม่ต้องมีคนป้อนยอดเงิน รายละเอียดผู้จัดจำหน่าย หรือรหัสบัญชีซ้ำอีกครั้ง วิธีนี้จะช่วยให้ข้อมูลการชำระเงินมาจากบันทึกต้นทางโดยตรงแทนการพิมพ์ใหม่

คุณจะแก้ไขปัญหาเรื่องการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายที่พบบ่อยได้อย่างไร

ปัญหาเกี่ยวกับการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายมักเกิดขึ้นซ้ำๆ ในธุรกิจทุกขนาด หลายปัญหามักมีสาเหตุมาจากการส่งต่อข้อมูลด้วยตนเองหลายขั้นตอนเกินไประหว่างช่วงที่ใบแจ้งหนี้มาถึงจนถึงช่วงที่มีการชำระเงิน

ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยมีดังนี้

• ใบแจ้งหนี้ซ้ำกัน: ผู้จัดจำหน่ายส่งใบแจ้งหนี้มาใหม่ หรือพนักงาน 2 คนในธุรกิจเดียวกันอนุมัติใบเรียกเก็บเงินเดียวกันโดยไม่รู้ว่ามีการชำระเงินไปแล้ว การจับคู่ใบแจ้งหนี้ทุกใบกับใบสั่งซื้อและรหัสผู้จัดจำหน่ายก่อนเข้าคิวเพื่อรอการอนุมัติจะช่วยจับใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกันได้จำนวนมากก่อนที่จะมีการชำระเงิน

• รอบการอนุมัติที่ล่าช้า: ใบแจ้งหนี้จะหยุดชะงักเมื่อค้างอยู่ในกล่องข้อความของใครบางคนเพื่อรอการเซ็นอนุมัติ การตั้งกฎการกำหนดเส้นทางเพื่อส่งต่อใบแจ้งหนี้ไปยังผู้อนุมัติสำรองหลังจากผ่านไปตามจำนวนวันที่กำหนดจะช่วยป้องกันปัญหาคอขวดได้

• ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการชำระเงิน: จำนวนเงินที่ไม่ถูกต้อง บัญชีที่ไม่ถูกต้อง และผู้จัดจำหน่ายที่ไม่ถูกต้องมักสืบสาวไปถึงข้อมูลการชำระเงินที่พิมพ์ใหม่ด้วยตนเองจากใบแจ้งหนี้ไปยังระบบการรับชำระเงินที่แยกต่างหาก การดึงข้อมูลการชำระเงินโดยตรงจากบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ได้รับอนุมัติแทนจะช่วยขจัดข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้ตั้งแต่ต้นทาง

• ช่องว่างในการกระทบยอด: มีการชำระเงินแล้ว แต่ระบบบัญชีไม่มีการอัปเดตเพื่อแสดงว่าใบแจ้งหนี้นั้นปิดไปแล้ว ทำให้ใบเรียกเก็บเงินเดียวกันแสดงเป็นยังไม่ชำระในอีกหลายสัปดาห์ต่อมา ระบบที่บันทึกสถานะการชำระเงินกลับไปยังใบแจ้งหนี้เดิมจะช่วยปิดช่องว่างนี้ได้โดยอัตโนมัติ

• ความซับซ้อนของการชำระเงินข้ามพรมแดน: การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายในประเทศอื่นอาจเพิ่มความล่าช้าในการชำระเงินและข้อกำหนดในการจัดรูปแบบ การกำหนดเส้นทางของการชำระเงินเหล่านี้ผ่านระบบการรับชำระเงินที่เข้าถึงเครือข่ายการชำระเงินในท้องถิ่นโดยตรงจะช่วยลดความล่าช้าเหล่านี้ได้

ระบบการรับชำระเงินรองรับเวิร์กโฟลว์การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายอย่างไร

เวิร์กโฟลว์การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายยังคงต้องการบางสิ่งเพื่อดำเนินการโอนเงินเมื่อมีการอนุมัติและจัดกำหนดการใบแจ้งหนี้แล้ว นี่คือสิ่งที่ระบบการรับชำระเงินเข้ามามีบทบาท โซลูชันการชำระเงินอย่าง Stripe Global Payouts ช่วยให้ธุรกิจโอนเงินทุนไปยังผู้จัดจำหน่ายทั่วโลกจากบัญชีธนาคารของตนเองได้ พร้อมกระบวนการเริ่มต้นใช้งานผู้รับที่เรียบง่ายและรองรับหลายสกุลเงิน

แพลตฟอร์มและมาร์เก็ตเพลสที่จัดการการชำระเงินให้เครือข่ายผู้รับเหมา ครีเอเตอร์ หรือผู้ขายในแพลตฟอร์ม สามารถใช้ผลิตภัณฑ์อย่าง Stripe Connect เพื่อจัดการการเบิกจ่ายให้ผู้รับหลายรายผ่านการผสานการทำงานเพียงจุดเดียว Connect จะจัดการฝั่งที่ติดต่อกับผู้จัดจำหน่ายของการเบิกจ่าย ซึ่งรวมถึงการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นในการโอนเงินทุนภายในประเทศหรือข้ามพรมแดน ในขณะที่ธุรกิจยังคงควบคุมตรรกะการอนุมัติและการจัดกำหนดการของตนเองต่อไป

Stripe Connect ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Connect จะจัดการในการรับส่งเงินระหว่างหลายฝ่ายสำหรับแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์และมาร์เก็ตเพลส โดยมีกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็ว มีองค์ประกอบแบบผสานรวม มีการเบิกจ่ายทั่วโลก และอื่นๆ อีกมากมาย

Connect สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้

• เปิดตัวได้ภายในไม่กี่สัปดาห์: ใช้ฟังก์ชันที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe หรือแบบผสานรวมเพื่อให้เริ่มให้บริการได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าหรือเสียเวลาไปกับการพัฒนาระบบที่มักต้องใช้สำหรับการให้บริการสนับสนุนด้านการชำระเงิน

• จัดการการชำระเงินจำนวนมาก: ใช้เครื่องมือและบริการจาก Stripe แล้วไม่ต้องสิ้นเปลืองทรัพยากรเพิ่มเติมไปกับการรายงานส่วนต่างกำไร แบบฟอร์มภาษี ความเสี่ยง วิธีการชำระเงินทั่วโลก หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน

• เติบโตไปทั่วโลก: ช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเข้าถึงลูกค้าทั่วโลกได้มากขึ้นด้วยวิธีการชำระเงินในท้องถิ่นและความสามารถในการคำนวณภาษีการขาย ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีสินค้าและบริการ (GST) ได้อย่างง่ายดาย

• สร้างช่องทางรายรับใหม่ๆ: เพิ่มประสิทธิภาพให้รายรับจากการชำระเงินด้วยการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมจากธุรกรรมแต่ละรายการ สร้างรายได้จากความสามารถของ Stripe ด้วยการเปิดใช้การชำระเงินที่จุดขาย การเบิกจ่ายทันที การเรียกเก็บภาษีการขาย การจัดหาเงินทุน บัตรชำระค่าใช้จ่าย และอื่นๆ อีกมากมายบนแพลตฟอร์มของคุณ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Connect หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้