กระบวนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายคือลำดับที่ธุรกิจปฏิบัติตามเพื่อชำระเงินให้ซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมา และผู้ให้บริการที่ตนต้องพึ่งพาในการดำเนินงาน เมื่อกระบวนการทำงานล้มเหลว ใบแจ้งหนี้จะกองพะเนินในกล่องข้อความของใครบางคน ผู้จัดจำหน่ายจะได้รับเงินช้า และทีมการเงินอาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละเดือนเพื่อติดตามการชำระเงินที่ไม่เคยป้อนลงในบัญชีอย่างถูกต้อง เมื่อกระบวนการทำงานได้ดี การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายจะคาดเดาได้และสามารถทำให้เป็นแบบอัตโนมัติได้

ในปี 2025 การประมวลผลใบแจ้งหนี้เพียงใบเดียวมีค่าใช้จ่ายเฉลี่ย 9.84 ดอลลาร์สหรัฐและใช้เวลา 8.2 วัน ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายขั้นตอนของกระบวนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่าย ซึ่งรวมถึง 5 ขั้นตอนที่การชำระเงินทุกครั้งต้องผ่าน วิธีการโอนเงินทุนภายในประเทศและข้ามพรมแดน และบทบาทของระบบการรับชำระเงินในการดำเนินการ

ประเด็นสำคัญ

• เวิร์กโฟลว์การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายจะผ่าน 5 ขั้นตอน ได้แก่ การรับใบแจ้งหนี้ การกำหนดเส้นทางเพื่อขออนุมัติ การจัดกำหนดการชำระเงิน การดำเนินการ และการกระทบยอด

• วิธีการชำระเงินที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับความรวดเร็วที่ผู้จัดจำหน่ายต้องการเงินทุน ค่าใช้จ่ายในการโอนเงิน และว่าเป็นการชำระเงินภายในประเทศหรือระหว่างประเทศ

• ระบบอัตโนมัติจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อขจัดปัญหาการป้อนข้อมูลซ้ำด้วยตนเองระหว่างระบบต่างๆ แทนที่จะเพียงแค่เพิ่มซอฟต์แวร์ใหม่ลงในกระบวนการที่มีอยู่

กระบวนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายคืออะไร

กระบวนการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายคือลำดับที่ธุรกิจปฏิบัติตามเพื่อชำระเงินให้ซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมา และผู้ให้บริการ โดยเริ่มต้นเมื่อใบแจ้งหนี้ไปถึงเจ้าหนี้การค้าและสิ้นสุดเมื่อชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายและชำระเงินนั้นได้รับการจับคู่กลับไปยังบัญชีแล้ว

ขั้นตอนการชำระเงินของผู้จำหน่ายมีอะไรบ้าง

ขั้นตอนการชำระเงินของผู้จำหน่ายจะดำเนินไปตาม 5 ลำดับขั้น ความล่าช้ามากมายมักเกิดขึ้นเนื่องจากขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งถูกเร่งรัดหรือข้ามไป

ขั้นตอนที่คุณควรปฏิบัติตามมีดังนี้

• การรับและตรวจสอบใบแจ้งหนี้: เมื่อใบแจ้งหนี้มาถึง บุคคลหรือระบบจะตรวจสอบกับคำสั่งซื้อและใบเสร็จการจัดส่งก่อนจะดำเนินการในขั้นถัดไป ข้อมูลที่ไม่ตรงกันในขั้นตอนนี้จะส่งให้ใบแจ้งหนี้ไปยังคิวข้อยกเว้นแทนคิวการอนุมัติ

• การกำหนดเส้นทางการอนุมัติ: ใบแจ้งหนี้จะส่งไปยังผู้ที่มีอำนาจอนุมัติการใช้จ่ายสำหรับผู้จำหน่าย แผนก หรือเกณฑ์จำนวนเงินนั้นๆ สำหรับจำนวนเงินที่สูงกว่ามักจะต้องได้รับการอนุมัติจากบุคคลมากกว่าหนึ่งคน เช่น ผู้จัดการและผู้ควบคุม

• การกำหนดเวลาชำระเงิน: เมื่ออนุมัติแล้ว ใบแจ้งหนี้จะได้รับการกำหนดเวลาตามข้อกำหนดการชำระเงินของผู้จำหน่าย (เช่น ชำระภายใน 30 วัน, ชำระภายใน 60 วัน) และตามปฏิทินกระแสเงินสดของธุรกิจเอง

• การดำเนินการชำระเงิน: ธุรกิจจะโอนเงินผ่านวิธีใดก็ตามที่ข้อกำหนดของผู้จำหน่ายระบุไว้ ไม่ว่าจะเป็นการหักบัญชีอัตโนมัติ การโอนเงินระหว่างธนาคาร เช็ค หรือบัตรดิจิทัล จากนั้นเงินทุนก็จะออกจากบัญชี

• การกระทบยอด: การชำระเงินจะนำมาจับคู่กับใบแจ้งหนี้ต้นฉบับและคำสั่งซื้อในระบบบัญชี ซึ่งจะเป็นการสิ้นสุดกระบวนการและอัปเดตยอดคงเหลือของผู้จำหน่าย

วิธีการชำระเงินของผู้จำหน่ายที่ธุรกิจควรใช้มีอะไรบ้าง

วิธีที่ใช้ชำระเงินให้ผู้จำหน่ายจะส่งผลต่อ 3 สิ่ง ได้แก่ เงินถึงมือผู้รับเร็วแค่ไหน ค่าใช้จ่ายในการส่งคือเท่าใด และเหลือปริมาณงานที่ต้องกระทบยอดด้วยตนเองมากเพียงใด ทางเลือกที่เหมาะสมมักขึ้นอยู่กับขนาดของการชำระเงินและความรวดเร็วที่ผู้จำหน่ายต้องการเงินทุน

เราได้เปรียบเทียบตัวเลือกต่างๆ ไว้ดังนี้

• การหักบัญชีอัตโนมัติ: การหักบัญชีอัตโนมัติ เช่น การโอนผ่าน Automated Clearing House (ACH) ในสหรัฐอเมริกามักเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับการชำระเงินให้ผู้จำหน่ายในประเทศที่เป็นแบบประจำ โดยปกติจะชำระเงินภายใน 1-3 วันทำการ และมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการโอนเงินระหว่างธนาคาร วิธีนี้เหมาะสำหรับผู้จำหน่ายที่ได้รับการชำระเงินตามกำหนดเวลาที่แน่นอน เช่น ผู้ให้บริการรายเดือนและซัพพลายเออร์ประจำ

• การโอนเงินระหว่างธนาคาร: ในหลายกรณีการโอนเงินระหว่างธนาคารจะชำระเงินในวันที่ส่ง และโดยทั่วไปมักเป็นทางเลือกมาตรฐานสำหรับการชำระเงินก้อนใหญ่แบบครั้งเดียวหรือผู้จำหน่ายที่ต้องการเงินทุนทันที โดยปกติจะมีค่าใช้จ่ายในการส่งมากกว่าการหักบัญชีอัตโนมัติ ซึ่งทำให้ไม่เหมาะกับใบแจ้งหนี้สำหรับงานประจำที่มีมูลค่าน้อย

• บัตรดิจิทัล: บัตรดิจิทัลจะสร้างหมายเลขสำหรับใช้ครั้งเดียวหรือเฉพาะผู้จำหน่ายซึ่งผูกติดกับวงเงินใช้จ่าย ทำให้ทีมการเงินมีสิทธิ์ควบคุมลึกถึงระดับธุรกรรม ผู้จำหน่ายจะได้รับเงินทุนภายในไม่กี่วัน และธุรกิจก็จะมีการควบคุมการใช้จ่ายในตัวโดยไม่ต้องตั้งค่าความสัมพันธ์ของการหักบัญชีอัตโนมัติใหม่เพื่อการซื้อแต่ละรายการ

• เช็ค: เช็คยังคงปรากฏในเวิร์กโฟลว์การชำระเงินของผู้จำหน่าย ซึ่งสาเหตุหลักเป็นเพราะผู้จำหน่ายบางรายยังไม่ได้ตั้งค่าให้รับการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ วิธีนี้จะชำระเงินช้ากว่าและนำมากระทบยอดได้ยากกว่าการชำระเงินดิจิทัลเนื่องจากไม่มีบันทึกธุรกรรมจนกว่าเช็คจะผ่านบัญชี

การชำระเงินให้ผู้จำหน่ายในต่างประเทศมักหมายถึงการจัดการเครือข่ายการชำระเงินในพื้นที่และระยะเวลาดำเนินการสำหรับการชำระเงินที่ยาวนานกว่าเมื่อเทียบกับการโอนเงินในประเทศ ธุรกิจที่ชำระเงินให้ผู้จำหน่ายในหลายประเทศมักจะกำหนดเส้นทางการชำระเงินเหล่านี้ผ่านโครงสร้างพื้นฐานที่เข้าถึงเครือข่ายการชำระเงินในประเทศนั้นๆ โดยตรงแทนที่จะต้องพึ่งพาการโอนเงินระหว่างธนาคารข้ามประเทศสำหรับการชำระเงินในทุกรายการ

ธุรกิจจะใช้ระบบอัตโนมัติกับเวิร์กโฟลว์การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายได้อย่างไร

ระบบอัตโนมัติช่วยลดงานการป้อนข้อมูลซ้ำและการกระทบยอดด้วยตนเองที่อาจทำให้การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายล่าช้า นี่คือวิธีที่จะช่วยปรับปรุงแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ

• การดำเนินการชำระเงินตามกำหนดการ: แทนที่จะชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายทีละรายเมื่ออนุมัติใบแจ้งหนี้ ระบบจะจัดกลุ่มใบแจ้งหนี้ทุกใบที่ครบกำหนดในกรอบเวลาที่ตั้งไว้แล้วประมวลผลในคราวเดียว ซึ่งจะช่วยลดการชำระเงินแบบเฉพาะกิจและให้ทีมการเงินมีจังหวะการทำงานที่คาดเดาได้

• ทริกเกอร์การอนุมัติ: การกำหนดเส้นทางตามกฎจะส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้อนุมัติที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติตามผู้จัดจำหน่าย แผนก หรือยอดเงิน แทนที่จะกำหนดให้ใครบางคนต้องส่งต่อด้วยตนเอง ใบแจ้งหนี้ที่มียอดเงินต่ำกว่าเกณฑ์ที่ตั้งไว้อาจข้ามขั้นตอนการตรวจสอบไปได้ ในขณะที่ใบแจ้งหนี้ที่มียอดสูงกว่าจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ควบคุม

• การผสานการทำงานของระบบ: การเชื่อมต่อเวิร์กโฟลว์การชำระเงินกับการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือแพลตฟอร์มบัญชีโดยตรงหมายความว่าใบแจ้งหนี้ที่ได้รับอนุมัติจะสามารถทริกเกอร์การชำระเงินได้โดยไม่ต้องมีคนป้อนยอดเงิน รายละเอียดผู้จัดจำหน่าย หรือรหัสบัญชีซ้ำอีกครั้ง วิธีนี้จะช่วยให้ข้อมูลการชำระเงินมาจากบันทึกต้นทางโดยตรงแทนการพิมพ์ใหม่

คุณจะแก้ไขปัญหาเรื่องการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายที่พบบ่อยได้อย่างไร

ปัญหาเกี่ยวกับการชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายมักเกิดขึ้นซ้ำๆ ในธุรกิจทุกขนาด หลายปัญหามักมีสาเหตุมาจากการส่งต่อข้อมูลด้วยตนเองหลายขั้นตอนเกินไประหว่างช่วงที่ใบแจ้งหนี้มาถึงจนถึงช่วงที่มีการชำระเงิน

ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยมีดังนี้

• ใบแจ้งหนี้ซ้ำกัน: ผู้จัดจำหน่ายส่งใบแจ้งหนี้มาใหม่ หรือพนักงาน 2 คนในธุรกิจเดียวกันอนุมัติใบเรียกเก็บเงินเดียวกันโดยไม่รู้ว่ามีการชำระเงินไปแล้ว การจับคู่ใบแจ้งหนี้ทุกใบกับใบสั่งซื้อและรหัสผู้จัดจำหน่ายก่อนเข้าคิวเพื่อรอการอนุมัติจะช่วยจับใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกันได้จำนวนมากก่อนที่จะมีการชำระเงิน

• รอบการอนุมัติที่ล่าช้า: ใบแจ้งหนี้จะหยุดชะงักเมื่อค้างอยู่ในกล่องข้อความของใครบางคนเพื่อรอการเซ็นอนุมัติ การตั้งกฎการกำหนดเส้นทางเพื่อส่งต่อใบแจ้งหนี้ไปยังผู้อนุมัติสำรองหลังจากผ่านไปตามจำนวนวันที่กำหนดจะช่วยป้องกันปัญหาคอขวดได้

• ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับการชำระเงิน: จำนวนเงินที่ไม่ถูกต้อง บัญชีที่ไม่ถูกต้อง และผู้จัดจำหน่ายที่ไม่ถูกต้องมักสืบสาวไปถึงข้อมูลการชำระเงินที่พิมพ์ใหม่ด้วยตนเองจากใบแจ้งหนี้ไปยังระบบการรับชำระเงินที่แยกต่างหาก การดึงข้อมูลการชำระเงินโดยตรงจากบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ได้รับอนุมัติแทนจะช่วยขจัดข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้ตั้งแต่ต้นทาง

• ช่องว่างในการกระทบยอด: มีการชำระเงินแล้ว แต่ระบบบัญชีไม่มีการอัปเดตเพื่อแสดงว่าใบแจ้งหนี้นั้นปิดไปแล้ว ทำให้ใบเรียกเก็บเงินเดียวกันแสดงเป็นยังไม่ชำระในอีกหลายสัปดาห์ต่อมา ระบบที่บันทึกสถานะการชำระเงินกลับไปยังใบแจ้งหนี้เดิมจะช่วยปิดช่องว่างนี้ได้โดยอัตโนมัติ

• ความซับซ้อนของการชำระเงินข้ามพรมแดน: การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายในประเทศอื่นอาจเพิ่มความล่าช้าในการชำระเงินและข้อกำหนดในการจัดรูปแบบ การกำหนดเส้นทางของการชำระเงินเหล่านี้ผ่านระบบการรับชำระเงินที่เข้าถึงเครือข่ายการชำระเงินในท้องถิ่นโดยตรงจะช่วยลดความล่าช้าเหล่านี้ได้

ระบบการรับชำระเงินรองรับเวิร์กโฟลว์การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายอย่างไร

เวิร์กโฟลว์การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่ายยังคงต้องการบางสิ่งเพื่อดำเนินการโอนเงินเมื่อมีการอนุมัติและจัดกำหนดการใบแจ้งหนี้แล้ว นี่คือสิ่งที่ระบบการรับชำระเงินเข้ามามีบทบาท โซลูชันการชำระเงินอย่าง Stripe Global Payouts ช่วยให้ธุรกิจโอนเงินทุนไปยังผู้จัดจำหน่ายทั่วโลกจากบัญชีธนาคารของตนเองได้ พร้อมกระบวนการเริ่มต้นใช้งานผู้รับที่เรียบง่ายและรองรับหลายสกุลเงิน

แพลตฟอร์มและมาร์เก็ตเพลสที่จัดการการชำระเงินให้เครือข่ายผู้รับเหมา ครีเอเตอร์ หรือผู้ขายในแพลตฟอร์ม สามารถใช้ผลิตภัณฑ์อย่าง Stripe Connect เพื่อจัดการการเบิกจ่ายให้ผู้รับหลายรายผ่านการผสานการทำงานเพียงจุดเดียว Connect จะจัดการฝั่งที่ติดต่อกับผู้จัดจำหน่ายของการเบิกจ่าย ซึ่งรวมถึงการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นในการโอนเงินทุนภายในประเทศหรือข้ามพรมแดน ในขณะที่ธุรกิจยังคงควบคุมตรรกะการอนุมัติและการจัดกำหนดการของตนเองต่อไป

Stripe Connect ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Connect จะจัดการในการรับส่งเงินระหว่างหลายฝ่ายสำหรับแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์และมาร์เก็ตเพลส โดยมีกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่รวดเร็ว มีองค์ประกอบแบบผสานรวม มีการเบิกจ่ายทั่วโลก และอื่นๆ อีกมากมาย

Connect สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้

• เปิดตัวได้ภายในไม่กี่สัปดาห์: ใช้ฟังก์ชันที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe หรือแบบผสานรวมเพื่อให้เริ่มให้บริการได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าหรือเสียเวลาไปกับการพัฒนาระบบที่มักต้องใช้สำหรับการให้บริการสนับสนุนด้านการชำระเงิน

• จัดการการชำระเงินจำนวนมาก: ใช้เครื่องมือและบริการจาก Stripe แล้วไม่ต้องสิ้นเปลืองทรัพยากรเพิ่มเติมไปกับการรายงานส่วนต่างกำไร แบบฟอร์มภาษี ความเสี่ยง วิธีการชำระเงินทั่วโลก หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน

• เติบโตไปทั่วโลก: ช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเข้าถึงลูกค้าทั่วโลกได้มากขึ้นด้วยวิธีการชำระเงินในท้องถิ่นและความสามารถในการคำนวณภาษีการขาย ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีสินค้าและบริการ (GST) ได้อย่างง่ายดาย

• สร้างช่องทางรายรับใหม่ๆ: เพิ่มประสิทธิภาพให้รายรับจากการชำระเงินด้วยการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมจากธุรกรรมแต่ละรายการ สร้างรายได้จากความสามารถของ Stripe ด้วยการเปิดใช้การชำระเงินที่จุดขาย การเบิกจ่ายทันที การเรียกเก็บภาษีการขาย การจัดหาเงินทุน บัตรชำระค่าใช้จ่าย และอื่นๆ อีกมากมายบนแพลตฟอร์มของคุณ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Connect หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้