El proceso de pago a proveedores es la secuencia que sigue una empresa para pagar a los proveedores, los contratistas y los prestadores de servicios de los que depende para funcionar. Cuando el proceso falla, las facturas se acumulan en la bandeja de entrada de alguien, a los proveedores se les paga con retraso y el equipo financiero puede pasar horas cada mes persiguiendo pagos que nunca se anotaron correctamente en los libros. Cuando el proceso funciona bien, pagar a los proveedores se vuelve predecible y automatizable.

En 2025, procesar una sola factura costó 9,84 $ y tardó 8,2 días de media. A continuación, repasaremos el proceso de pago a proveedores, incluidas las cinco etapas por las que pasa cada pago, los métodos para enviar fondos a nivel nacional y transfronterizo, y cómo encaja la infraestructura de pagos en la ejecución.

De un vistazo

• Un flujo de trabajo de pago a proveedores consta de cinco etapas: recepción de facturas, ruta de aprobación, programación de pagos, ejecución y conciliación.

• El método de pago adecuado depende de la rapidez con la que el proveedor necesite los fondos, de lo que cueste enviarlo y de si el pago es nacional o internacional.

• La automatización funciona mejor cuando elimina la reintroducción manual entre sistemas, en lugar de limitarse a añadir nuevo software al proceso existente.

¿Qué es el proceso de pago a proveedores?

Un flujo de proceso de pago a proveedores es la secuencia que sigue una empresa para pagar a sus proveedores, contratistas y prestadores de servicios. Empieza cuando una factura llega a cuentas por pagar y termina cuando se le ha pagado al proveedor y ese pago se ha cotejado en los libros de cuentas.

¿Cuáles son los pasos de un proceso de pago a proveedores?

El proceso de pago a proveedores consta de cinco etapas. Muchos retrasos se producen porque una de ellas se ha hecho con prisas o se ha omitido.

Estos son los pasos que se deben seguir:

• Recepción y verificación de facturas: La factura llega y alguien o algo la coteja con el pedido y el recibo de entrega antes de que avance. Una discrepancia aquí envía la factura a una cola de excepciones en lugar de a la cola de aprobación.

• Ruta de aprobación: La factura se dirige a quien tenga autoridad de gasto para ese proveedor, departamento o umbral económico. Los importes más altos suelen requerir la firma de más de una persona, como un gerente y un controlador.

• Programación de pagos: Una vez aprobada, la factura se programa según las condiciones de pago del proveedor (p. ej., neto a 30 días, neto a 60 días) y según el calendario de flujo de caja de la propia empresa.

• Ejecución del pago: La empresa envía la transferencia mediante el método que exijan las condiciones del proveedor, ya sea un adeudo directo, una transferencia electrónica, un cheque o una tarjeta virtual. Los fondos salen de la cuenta.

• Conciliación: El pago se coteja con la factura y el pedido originales en el sistema contable. Esto cierra el ciclo y actualiza el saldo del proveedor.

¿Qué métodos de pago a proveedores deben usar las empresas?

El método utilizado para pagar a un proveedor afecta a tres aspectos: la rapidez con la que llega el dinero, lo que cuesta enviarlo y cuánto trabajo de conciliación manual queda. La elección correcta suele depender del importe del pago y de la rapidez con la que el proveedor necesite los fondos.

Así es como se comparan las opciones:

• Adeudos directos: Los adeudos directos, como las transferencias ACH (Cámara de Compensación Automatizada) en EE. UU., suelen ser la opción predeterminada para los pagos nacionales recurrentes a proveedores. Por lo general, se cobran en un plazo de uno a tres días hábiles y cuestan menos que las transferencias electrónicas. Funcionan bien para los proveedores a los que se paga de forma habitual, como los proveedores de servicios mensuales y los suministradores recurrentes.

• Transferencias electrónicas: En muchos casos, las transferencias electrónicas se cobran el mismo día en que se envían y suelen ser la opción estándar para pagos grandes puntuales o para proveedores que necesitan fondos de inmediato. Suelen costar más que los adeudos directos, lo que las hace poco adecuadas para facturas rutinarias de bajo importe.

• Tarjetas virtuales: Una tarjeta virtual genera un número de un solo uso o específico del proveedor vinculado a un límite de gasto, lo que proporciona a los equipos financieros control a nivel de transacción. Los proveedores reciben los fondos en pocos días y la empresa obtiene controles de gasto integrados sin tener que establecer una nueva relación de adeudo directo para cada compra individual.

• Cheques: Los cheques siguen apareciendo en los flujos de trabajo de pago a proveedores, sobre todo porque algunos proveedores no han configurado la aceptación de pagos electrónicos. Se cobran más despacio y son más difíciles de conciliar que los pagos digitales, ya que no hay un registro de la transacción hasta que el cheque se compensa.

Pagar a un proveedor de otro país suele implicar la gestión de redes de pago locales y plazos de cobro más largos en comparación con una transferencia nacional. Las empresas que pagan a proveedores de varios países suelen dirigir estos pagos a través de una infraestructura que llega directamente a las redes de pago locales en lugar de depender de una transferencia electrónica internacional para cada pago.

¿Cómo pueden las empresas automatizar los flujos de trabajo de pago a proveedores?

La automatización elimina el trabajo de reintroducción manual y conciliación que puede ralentizar los pagos a proveedores. Así es como puede mejorar cada paso del proceso:

• Ejecuciones de pago programadas: En lugar de pagar a los proveedores uno a uno a medida que se aprueban las facturas, el sistema agrupa todas las facturas que vencen en un plazo determinado y las ejecuta de una sola vez. Esto minimiza los pagos puntuales y proporciona al equipo financiero un ritmo predecible.

• Desencadenantes de aprobación: La ruta basada en reglas envía una factura al aprobador adecuado automáticamente en función del proveedor, el departamento o el importe económico, en lugar de requerir que alguien la reenvíe de forma manual. Las facturas que no superan un determinado umbral pueden saltarse un paso de revisión, mientras que las de mayor importe requieren la firma de un controlador.

• Integraciones de sistemas: Conectar el flujo de trabajo de pagos directamente a una plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP) o de contabilidad significa que una factura aprobada puede desencadenar un pago sin necesidad de que nadie vuelva a introducir el importe, los datos del proveedor o la codificación de la cuenta una segunda vez. De este modo, los datos de pago proceden directamente del registro de origen en lugar de ser una copia que se ha vuelto a teclear.

¿Cómo solucionar los problemas frecuentes de los pagos a proveedores?

Los problemas de los pagos a proveedores suelen repetirse en empresas de todos los tamaños. Muchos se producen porque hay demasiados traspasos manuales entre el momento en el que llega la factura y el envío del pago.

Esto es lo que suele ocurrir:

• Facturas duplicadas: Un proveedor vuelve a enviar una factura, o dos personas de la misma empresa aprueban la misma factura sin darse cuenta de que ya se ha pagado. Cotejar cada factura con un pedido y un ID de proveedor antes de que entre en la cola de aprobación detecta muchos duplicados antes de que lleguen al pago.

• Ciclos de aprobación lentos: Las facturas se estancan cuando se quedan en la bandeja de entrada de una persona a la espera de una firma. Establecer una regla de ruta que derive una factura a un aprobador de reserva tras un número determinado de días ayuda a evitar los cuellos de botella.

• Errores de pago: Los importes, las cuentas y los proveedores incorrectos suelen tener su origen en los datos de pago que se volvieron a introducir manualmente desde una factura a un sistema de pago independiente. Extraer los datos de pago directamente del registro de la factura aprobada elimina esos errores de raíz.

• Brechas de conciliación: Se realiza un pago, pero el sistema contable no se actualiza para mostrar la factura como cerrada, por lo que la misma factura aparece como no pagada semanas más tarde. Los sistemas que registran el estatus de pago en la factura original cierran automáticamente esta brecha.

• Complicaciones transfronterizas: Pagar a un proveedor de otro país puede añadir retrasos en el cobro y requisitos de formato. Dirigir estos pagos a través de una infraestructura que llegue directamente a las redes de pago locales puede reducir estos retrasos.

¿Cómo admite la infraestructura de pagos los flujos de trabajo de pago a proveedores?

Los flujos de trabajo de pago a proveedores siguen necesitando algo para ejecutar la transferencia una vez que se aprueba y se programa una factura. Ahí es donde entra en juego la infraestructura de pagos. Una solución de pago como Stripe Global Payouts permite a las empresas enviar fondos a proveedores de todo el mundo desde sus cuentas bancarias, con una activación sencilla del destinatario y soporte multidivisa.

Las plataformas y los marketplaces que gestionan pagos a una red de contratistas, creadores o vendedores de la plataforma pueden usar un producto como Stripe Connect para gestionar las transferencias a varios destinatarios mediante una única integración. Connect se encarga de la parte de la transferencia de cara al proveedor, que incluye recopilar la información necesaria para enviar fondos a nivel nacional o transfronterizo, mientras que la empresa mantiene su propia lógica de aprobación y programación en las fases previas.

Cómo puede ayudarte Stripe Connect

Stripe Connect coordina el movimiento de dinero entre varias partes en plataformas de software y «marketplaces». Además, ofrece procesos de activación rápidos, componentes integrados, pagos globales y mucho más.

Cómo puede ayudarte Connect:

• Agilizar tu próximo lanzamiento: utiliza funciones alojadas por Stripe o perfectamente integradas para pasar a modo activo más rápido, evitar costes iniciales y minimizar y el tiempo de desarrollo que suele requerir la facilitación de pagos.

• Gestionar pagos a gran escala: utiliza herramientas y servicios de Stripe para no tener que dedicar más recursos a generar informes de riesgo, de márgenes y formularios fiscales, integrar métodos de pagos internacionales o garantizar el cumplimiento de la normativa en tus procesos de activación.

• Crecimiento a nivel internacional:ayuda a que tus usuarios lleguen a más clientes de todo el mundo con métodos de pagos locales y herramientas para calcular fácilmente el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el valor añadido (IVA), y el Impuesto sobre bienes y servicios (GST).

• Generar nuevas fuentes de ingresos: optimiza los ingresos que recibes recaudando cuotas en cada transacción. Monetiza las funcionalidades de Stripe haciendo posible que tus usuarios acepten pagos en persona, realicen transferencias instantáneas, recauden automáticamente los impuestos sobre las ventas y puedan acceder a financiación, tarjetas de empresa y mucho más desde tu plataforma.

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