Ein Zahlungsprozess für Anbieter ist die Reihenfolge, in der ein Unternehmen Lieferanten, Vertragspartner und Dienstleister bezahlt, von denen es abhängig ist, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Wenn der Prozess fehlschlägt, häufen sich Rechnungen im Posteingang von jemandem an, Anbieter werden verspätet bezahlt und das Finanzteam kann jeden Monat Stunden damit verbringen, Zahlungen nachzugehen, die nie korrekt in die Bücher eingetragen wurden. Wenn der Prozess gut funktioniert, wird die Bezahlung von Anbietern vorhersehbar und automatisierbar.

Im Jahr 2025 kostete die Bearbeitung einer einzigen Rechnung im Durchschnitt 9,84 $ und dauerte 8,2 Tage. Im Folgenden gehen wir auf den Zahlungsprozess für Anbieter ein, einschließlich der fünf Phasen, die jede Zahlung durchläuft, die Methoden für das Senden von Geldern im In- und Ausland sowie die Frage, wie sich die Zahlungsinfrastruktur in die Ausführung einfügt.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Zahlungsworkflow für Anbieter durchläuft fünf Phasen: Rechnungseingang, Genehmigungs-Routing, Zahlungsplanung, Ausführung und Abgleich.

• Die richtige Zahlungsmethode hängt davon ab, wie schnell ein Anbieter Geld benötigt, wie viel das Senden kostet und ob es sich um eine Inlands- oder eine internationale Zahlung handelt.

• Eine Automatisierung funktioniert am besten, wenn sie die manuelle Neueingabe zwischen Systemen überflüssig macht, anstatt dem bestehenden Prozess lediglich neue Software hinzuzufügen.

Was ist der Zahlungsprozess für Anbieter?

Ein Ablauf für den Zahlungsprozess für Anbieter ist die Reihenfolge, in der ein Unternehmen Lieferanten, Vertragspartner und Dienstleister bezahlt. Er beginnt, wenn eine Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung eingeht, und endet, wenn der Anbieter bezahlt wurde und diese Zahlung mit den Büchern abgeglichen wird.

Aus welchen Schritten besteht ein Zahlungsprozess für Anbieter?

Ein Zahlungsprozess für Anbieter durchläuft fünf Phasen. Viele Verzögerungen entstehen, weil einer dieser Schritte überstürzt oder übersprungen wurde.

Hier sind die Schritte, die befolgt werden müssen:

• Rechnungseingang und -prüfung: Die Rechnung geht ein und wird von einer Person oder einem System mit der Bestellung und dem Lieferbeleg abgeglichen, bevor sie weitergeleitet wird. Bei einer Nichtübereinstimmung wird die Rechnung in eine Ausnahmewarteschlange statt in die Genehmigungswarteschlange gesendet.

• Genehmigungs-Routing: Die Rechnung wird an die Person weitergeleitet, die für den jeweiligen Anbieter, die jeweilige Abteilung oder den jeweiligen Betrag weisungsbefugt ist. Größere Beträge erfordern in der Regel die Freigabe durch mehrere Personen, z. B. durch einen Manager und einen Controller.

• Zahlungsplanung: Sobald die Rechnung genehmigt wurde, wird sie anhand der Zahlungsbedingungen des Anbieters (z. B. netto 30, netto 60) und des unternehmenseigenen Cashflow-Kalenders geplant.

• Zahlungsausführung: Das Unternehmen führt die Übertragung über die in den Bedingungen des Anbieters vorgesehene Methode durch, sei es eine Lastschriftverfahren, eine Banküberweisung, ein Scheck oder eine virtuelle Karte. Das Geld verlässt das Konto.

• Abgleich: Die Zahlung wird im Buchhaltungssystem mit der ursprünglichen Rechnung und Bestellung abgeglichen. Dadurch wird der Kreis geschlossen und der Saldo des Anbieters aktualisiert.

Welche Zahlungsmethoden für Anbieter sollten Unternehmen nutzen?

Die zur Zahlung eines Anbieters verwendete Methode wirkt sich auf drei Aspekte aus: wie schnell das Geld ankommt, wie viel das Senden kostet und wie viel manueller Abgleich noch erforderlich ist. Die richtige Wahl hängt in der Regel von der Höhe der Zahlung ab und davon, wie schnell der Anbieter das Geld benötigt.

So sehen die Optionen im Vergleich aus:

• Lastschriften: Lastschriften, wie z. B. ACH-Überweisungen (Automated Clearing House) in den USA, sind in der Regel die Standardmethode für wiederkehrende inländische Anbieterzahlungen. Sie werden im Allgemeinen innerhalb von ein bis drei Werktagen abgewickelt und sind günstiger als Banküberweisungen. Sie eignen sich gut für Anbieter, die nach einem regelmäßigen Zeitplan bezahlt werden, z. B. monatliche Dienstleister und wiederkehrende Lieferanten.

• Banküberweisungen: Banküberweisungen werden in vielen Fällen noch am selben Tag abgewickelt und sind in der Regel die Standardwahl für große Einmalzahlungen oder Anbieter, die das Geld sofort benötigen. Sie sind in der Regel mit höheren Sendekosten verbunden als Lastschriften, weshalb sie sich nicht für routinemäßige Rechnungen mit geringeren Beträgen eignen.

• Virtuelle Karten: Eine virtuelle Karte generiert eine einmalige oder anbieterspezifische Nummer, die an ein Ausgabenlimit gebunden ist. Dadurch erhalten Finanzteams Kontrolle bis auf Transaktionsebene. Anbieter erhalten das Geld innerhalb weniger Tage, und das Unternehmen erhält integrierte Ausgabenkontrollen, ohne für jeden einzelnen Kauf eine neue Lastschriftbeziehung einrichten zu müssen.

• Schecks: Schecks kommen nach wie vor in Workflows für die Zahlung von Anbietern vor, hauptsächlich deshalb, weil einige Anbieter keine elektronische Zahlungsannahme eingerichtet haben. Ihre Abwicklung dauert länger und sie lassen sich schwerer abgleichen als digitale Zahlungen, da es keinen Transaktionsdatensatz gibt, bis der Scheck eingelöst wird.

Einen Anbieter in einem anderen Land zu bezahlen, bedeutet in der Regel die Verwaltung lokaler Zahlungsnetzwerke und längere Abwicklungsfenster im Vergleich zu einer Inlandsüberweisung. Unternehmen, die Anbieter in mehreren Ländern bezahlen, leiten diese Zahlungen oft über eine Infrastruktur weiter, die lokale Zahlungsnetzwerke direkt erreicht, anstatt sich für jede Zahlung auf eine internationale Banküberweisung zu verlassen.

Wie können Unternehmen die Workflows für die Zahlung von Anbietern automatisieren?

Durch Automatisierung entfallen die manuelle Neueingabe und die Abgleichsarbeit, die die Zahlung von Anbietern verlangsamen können. Hier erfahren Sie, wie sich die einzelnen Prozessschritte dadurch verbessern lassen:

• Geplante Zahlungsläufe: Anstatt Anbieter einzeln zu bezahlen, wenn Rechnungen genehmigt werden, bündelt das System jede Rechnung, die in einem bestimmten Zeitfenster fällig ist, und führt sie in einem einzigen Lauf aus. Dadurch werden Ad-hoc-Zahlungen minimiert und das Finanzteam erhält einen vorhersehbaren Rhythmus.

• Genehmigungsauslöser: Beim regelbasierten Routing wird eine Rechnung automatisch an die richtige genehmigende Person weitergeleitet, basierend auf dem Anbieter, der Abteilung oder dem Rechnungsbetrag, anstatt dass sie jemand manuell weiterleiten muss. Rechnungen unterhalb eines festgelegten Schwellenwerts können einen Überprüfungsschritt überspringen, während größere Rechnungen die Freigabe durch einen Controller erfordern.

• Systemintegrationen: Durch die direkte Verbindung des Zahlungsworkflows mit einer ERP- (Enterprise Resource Planning) oder Buchhaltungsplattform kann eine genehmigte Rechnung eine Zahlung auslösen, ohne dass jemand den Betrag, die Anbieterdetails oder die Kontocodierung ein zweites Mal eingeben muss. Auf diese Weise stammen die Zahlungsdaten direkt aus dem Quelldatensatz und nicht aus einer abgetippten Kopie.

Wie lösen Sie häufige Probleme bei der Zahlung von Anbietern?

Probleme bei der Zahlung von Anbietern wiederholen sich bei Unternehmen jeder Größe. Viele entstehen, weil es zwischen dem Eingang der Rechnung und der Ausführung der Zahlung zu viele manuelle Übergaben gibt.

Häufig treten folgende Probleme auf:

• Doppelte Rechnungen: Ein Anbieter reicht eine Rechnung erneut ein oder zwei Personen im selben Unternehmen genehmigen dieselbe Rechnung, ohne zu merken, dass sie bereits bezahlt wurde. Der Abgleich jeder Rechnung mit einer Bestellung und der Anbieter-ID, bevor sie in die Genehmigungswarteschlange aufgenommen wird, fängt viele Duplikate vor der Zahlung ab.

• Langsame Genehmigungszyklen: Rechnungen bleiben liegen, wenn sie im Posteingang einer einzigen Person auf eine Unterschrift warten. Durch die Festlegung einer Routing-Regel, die eine Rechnung nach einer bestimmten Anzahl von Tagen an einen Ersatzgenehmigenden weiterleitet, werden Engpässe vermieden.

• Zahlungsfehler: Falsche Beträge, falsche Konten und falsche Anbieter lassen sich oft auf Zahlungsdetails zurückführen, die manuell aus einer Rechnung in ein separates Zahlungssystem abgetippt wurden. Wenn Zahlungsdaten direkt aus dem genehmigten Rechnungsdatensatz abgerufen werden, werden diese Fehler an der Quelle vermieden.

• Lücken beim Abgleich: Eine Zahlung wird durchgeführt, aber das Buchhaltungssystem wird nicht aktualisiert, um die Rechnung als abgeschlossen anzuzeigen, sodass dieselbe Rechnung Wochen später als unbezahlt aufgeführt wird. Systeme, die den Zahlungsstatus automatisch für die ursprüngliche Rechnung erfassen, schließen diese Lücke.

• Grenzüberschreitende Komplikationen: Die Zahlung eines Anbieters in einem anderen Land kann zu Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung und zusätzlichen Formatierungsanforderungen führen. Das Routing dieser Zahlungen über eine Infrastruktur, die direkte Verbindungen zu lokalen Zahlungsnetzwerken herstellt, kann diese Verzögerungen verringern.

Wie unterstützt eine Zahlungsinfrastruktur die Workflows für die Zahlung von Anbietern?

Für Workflows für die Zahlung von Anbietern wird dennoch ein System benötigt, das die Übertragung ausführt, sobald eine Rechnung genehmigt und geplant ist. Hier kommt die Zahlungsinfrastruktur ins Spiel. Mit einer Zahlungslösung wie Stripe Global Payouts können Unternehmen von ihren Bankkonten aus weltweit Gelder an Anbieter senden, mit unkompliziertem Onboarding für Empfänger/innen und Unterstützung für mehrere Währungen.

Plattformen und Marktplätze, die Zahlungen an ein Netzwerk von Vertragspartnern, Content-Erstellern oder Plattformverkäufern verwalten, können ein Produkt wie Stripe Connect verwenden, um Auszahlungen an mehrere Empfänger/innen über eine einzige Integration abzuwickeln. Connect wickelt die anbieterseitige Auszahlung ab. Dazu gehört auch die Erfassung der Informationen, die für das Senden von Geldern im In- oder Ausland erforderlich sind, während das Unternehmen seine eigene Genehmigungs- und Planungslogik vorgelagert behält.

So kann Stripe Connect Sie unterstützen

Stripe Connect orchestriert Geldbewegungen unter mehreren Parteien für Softwareplattformen und Marktplätze. Es bietet schnelles Onboarding, integrierte Komponenten, globale Auszahlungen und mehr.

Mit Connect können Sie Folgendes umsetzen:

• Markteinführung innerhalb weniger Wochen: Nutzen Sie von Stripe gehostete oder integrierte Funktionalität, um schneller live zu gehen. Vermeiden Sie die Vorlaufkosten und die Entwicklungszeit, die normalerweise für Zahlungsvermittlungen erforderlich sind.

• Skalierende Zahlungsverwaltung: Nutzen Sie Tools und Services von Stripe, damit Sie keine zusätzlichen Ressourcen für Margin-Reporting, Steuerformulare, Risiken, globale Zahlungsmethoden oder Onboarding-Compliance aufwenden müssen.

• Weltweit wachsen: Helfen Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern, mehr Kundinnen und Kunden mit lokalen Zahlungsmethoden weltweit zu erreichen und der Möglichkeit, Sales Tax, Umsatzsteuer (USt.) und GST einfach zu berechnen.

• Schaffung neuer Umsatzquellen: Optimieren Sie den Zahlungsumsatz, indem Sie Gebühren für jede Transaktion einziehen. Monetarisieren Sie die Funktionen von Stripe, indem Sie Vor-Ort-Zahlungen, sofortige Auszahlungen, Verkaufssteuereinzug, Finanzierung, Firmenkreditkarten und mehr auf Ihrer Plattform ermöglichen.

Erfahren Sie mehr über Stripe Connect oder starten Sie noch heute.