Un processus de paiement des fournisseurs est la séquence qu'une entreprise suit pour payer les fournisseurs, les entrepreneurs et les prestataires de services dont elle dépend pour fonctionner. Lorsque le processus échoue, les factures s'accumulent dans la boîte de réception de quelqu'un, les fournisseurs sont payés en retard et l'équipe des finances peut passer des heures chaque mois à courir après des paiements qui n'ont jamais été inscrits correctement dans les livres. Lorsque le processus fonctionne bien, le paiement des fournisseurs devient prévisible et peut être automatisé.

En 2025, le traitement d'une seule facture coûtait 9,84 $ et prenait 8,2 jours en moyenne. Ci-dessous, nous examinerons le processus de paiement des fournisseurs, y compris les cinq étapes par lesquelles passe chaque paiement, les méthodes d'envoi de fonds à l'échelle nationale et transfrontalière, et la façon dont l'infrastructure de paiements s'intègre à l'exécution.

Principaux points à retenir

• Un flux de travail de paiement des fournisseurs passe par cinq étapes : la réception de la facture, l'acheminement de l'approbation, la planification du paiement, l'exécution et le rapprochement.

• Le bon mode de paiement dépend de la rapidité à laquelle un fournisseur a besoin des fonds, de ce qu'il en coûte de l'envoyer et du fait que le paiement est national ou international.

• L'automatisation fonctionne mieux lorsqu'elle supprime la ressaisie manuelle entre les systèmes, plutôt que d'ajouter simplement de nouveaux logiciels par-dessus le processus existant.

Qu'est-ce que le processus de paiement des fournisseurs?

Un flux de processus de paiement des fournisseurs est la séquence qu'une entreprise suit pour payer ses fournisseurs, ses entrepreneurs et ses prestataires de services. Il commence lorsqu'une facture aboutit dans les comptes fournisseurs et se termine lorsque le fournisseur a été payé et que ce paiement est rapproché dans les livres.

Quelles sont les étapes d'un processus de paiement des fournisseurs?

Un processus de paiement des fournisseurs comporte cinq étapes. De nombreux retards se produisent parce que l'une d'entre elles a été précipitée ou omise.

Voici les étapes qui doivent être suivies :

• Réception et vérification de la facture : La facture arrive et une personne ou un système la vérifie par rapport au bon de commande et au reçu de livraison avant qu'elle ne passe à l'étape suivante. Une non-concordance à cette étape envoie la facture dans une file d'attente d'exceptions plutôt que dans la file d'attente d'approbation.

• Acheminement de l'approbation : La facture est envoyée à la personne qui détient le pouvoir de dépenser pour ce fournisseur, ce service ou ce seuil de montants. Les montants plus élevés nécessitent généralement l'approbation de plus d'une personne, comme un gestionnaire et un contrôleur.

• Planification du paiement : Une fois approuvée, la facture est planifiée en fonction des conditions de paiement du fournisseur (p. ex., net 30, net 60) et du calendrier des flux de trésorerie de l'entreprise.

• Exécution du paiement : L'entreprise envoie le transfert par la méthode exigée par les conditions du fournisseur, qu'il s'agisse d'un prélèvement automatique, d'un virement bancaire, d'un chèque ou d'une carte virtuelle. Les fonds quittent le compte.

• Rapprochement : Le paiement est rapproché de la facture initiale et du bon de commande dans le système comptable. Cela ferme la boucle et met à jour le solde du fournisseur.

Quels modes de paiement les entreprises devraient-elles utiliser pour payer leurs fournisseurs?

La méthode utilisée pour payer un fournisseur a une incidence sur trois éléments : la rapidité à laquelle l'argent arrive, ce qu'il en coûte de l'envoyer et la quantité de travail de rapprochement manuel à effectuer. Le bon choix dépend habituellement de la taille du paiement et de la rapidité avec laquelle le fournisseur a besoin des fonds.

Voici une comparaison des options :

• Prélèvements automatiques : Les prélèvements automatiques, comme les transferts par chambre de compensation automatisée (CCA) aux États-Unis, constituent généralement l'option par défaut pour les paiements récurrents aux fournisseurs nationaux. Ils sont généralement réglés dans un délai de un à trois jours ouvrables et coûtent moins cher que les virements bancaires. Ils conviennent bien aux fournisseurs payés selon un calendrier régulier, comme les fournisseurs de services mensuels et les fournisseurs récurrents.

• Virements bancaires : Les virements bancaires sont réglés le jour où ils sont envoyés dans de nombreux cas et constituent généralement le choix standard pour les paiements ponctuels importants ou les fournisseurs qui ont besoin de fonds immédiatement. Ils coûtent habituellement plus cher à envoyer que les prélèvements automatiques, ce qui en fait un mauvais choix pour les factures courantes de faible valeur.

• Cartes virtuelles : Une carte virtuelle génère un numéro à usage unique ou propre au fournisseur lié à une limite de dépenses, ce qui donne aux équipes des finances le contrôle jusqu'au niveau de la transaction. Les fournisseurs reçoivent les fonds en quelques jours, et l'entreprise bénéficie de contrôles de dépenses intégrés sans établir de nouvelle relation de prélèvement automatique pour chaque achat individuel.

• Chèques : Les chèques apparaissent toujours dans les flux de travail de paiement des fournisseurs, principalement parce que certains fournisseurs n'ont pas configuré l'acceptation des paiements électroniques. Leur règlement est plus lent et ils sont plus difficiles à rapprocher que les paiements numériques puisqu'il n'y a pas de registre de transaction avant l'encaissement du chèque.

Le paiement d'un fournisseur dans un autre pays signifie habituellement la gestion des réseaux de paiement locaux et des fenêtres de règlement plus longues que pour un transfert national. Les entreprises qui paient des fournisseurs dans plusieurs pays acheminent souvent ces paiements par l'entremise d'une infrastructure qui atteint directement les réseaux de paiement locaux plutôt que de s'en remettre à un virement bancaire international pour chaque paiement.

Comment les entreprises peuvent-elles automatiser les flux de travail de paiement des fournisseurs?

L'automatisation élimine la ressaisie manuelle et le travail de rapprochement qui peuvent ralentir les paiements des fournisseurs. Voici comment elle peut améliorer chaque étape du processus :

• Séries de paiements programmés : Plutôt que de payer les fournisseurs un par un à mesure que les factures sont approuvées, le système regroupe toutes les factures dues dans une fenêtre définie et les exécute en une seule série. Cela réduit au minimum les paiements ponctuels et donne à l'équipe des finances un rythme prévisible.

• Déclencheurs d'approbation : Le routage fondé sur des règles envoie automatiquement une facture au bon approbateur en fonction du fournisseur, du service ou du montant, au lieu d'exiger qu'une personne la transmette manuellement. Les factures inférieures à un seuil défini peuvent sauter une étape d'examen, tandis que les plus importantes nécessitent l'approbation d'un contrôleur.

• Intégrations de systèmes : La connexion du flux de travail de paiement directement à un système de planification des ressources de l'entreprise (PRE) ou à une plateforme comptable signifie qu'une facture approuvée peut déclencher un paiement sans exiger que quiconque saisisse de nouveau le montant, les détails du fournisseur ou le codage du compte une deuxième fois. Ainsi, les données de paiement proviennent directement de l'enregistrement source au lieu d'une copie retapée.

Comment résoudre les problèmes courants liés aux paiements des fournisseurs?

Les problèmes liés aux paiements des fournisseurs ont tendance à se répéter dans les entreprises de toutes tailles. Un grand nombre d'entre eux surviennent parce qu'il y a trop de transferts manuels entre la réception de la facture et l'envoi du paiement.

Voici ce qui arrive fréquemment :

• Factures en double : Un fournisseur soumet de nouveau une facture, ou deux personnes de la même entreprise approuvent la même facture sans se rendre compte qu'elle a déjà été payée. Le fait de comparer chaque facture à un bon de commande et à l'identifiant du fournisseur avant qu'elle n'entre dans la file d'attente d'approbation permet de repérer de nombreux doublons avant qu'ils n'atteignent l'étape de paiement.

• Cycles d'approbation lents : Les factures sont bloquées lorsqu'elles se trouvent dans la boîte de réception d'une personne en attente d'une signature. L'établissement d'une règle d'acheminement qui transmet une facture à un approbateur de relève après un nombre défini de jours permet de prévenir les goulots d'étranglement.

• Erreurs de paiement : Les erreurs de montants, de comptes et de fournisseurs sont souvent liées à des détails de paiement qui ont été retapés manuellement d'une facture dans un système de paiement distinct. Le fait de tirer les données de paiement directement du dossier de la facture approuvée élimine plutôt ces erreurs à la source.

• Écarts de rapprochement : Un paiement est effectué, mais le système comptable n'est pas mis à jour pour indiquer que la facture est fermée, de sorte que la même facture apparaît comme non payée des semaines plus tard. Les systèmes qui consignent l'état du paiement dans la facture initiale comblent automatiquement cet écart.

• Complications transfrontalières : Le paiement d'un fournisseur dans un autre pays peut ajouter des délais de règlement et des exigences de formatage. L'acheminement de ces paiements par l'entremise d'une infrastructure qui atteint directement les réseaux de paiement locaux peut réduire ces délais.

Comment l'infrastructure de paiement soutient-elle les flux de travail de paiement des fournisseurs?

Les flux de travail de paiement des fournisseurs ont toujours besoin de quelque chose pour exécuter le transfert une fois qu'une facture est approuvée et planifiée. C'est là qu'intervient l'infrastructure de paiement. Une solution de paiement comme Stripe Global Payouts permet aux entreprises d'envoyer des fonds aux fournisseurs du monde entier à partir de leurs comptes bancaires, avec une inscription des utilisateurs bénéficiaires simple et une prise en charge multidevise.

Les plateformes et les places de marché qui gèrent les paiements à un réseau d'entrepreneurs, de créateurs ou de vendeurs de plateformes peuvent utiliser un produit comme Stripe Connect pour traiter les versements à de multiples bénéficiaires par l'entremise d'une seule intégration. Connect traite le volet du versement destiné au fournisseur, ce qui comprend la collecte des renseignements nécessaires pour envoyer des fonds à l'échelle nationale ou transfrontalière, tandis que l'entreprise conserve sa propre logique d'approbation et de planification en amont.

Comment Stripe Connect peut vous aider

Stripe Connect orchestre les mouvements de fonds entre plusieurs parties pour le compte de plateformes logicielles et de places de marché. Il offre une inscription des utilisateurs rapide, des composants intégrés, des virements internationaux, etc.

Connect peut vous aider à :

• Être opérationnel en quelques semaines : utilisez des fonctionnalités intégrées ou hébergées par Stripe pour accélérer la mise en service en évitant les coûts initiaux et le temps de développement généralement requis pour accepter les paiements.

• Gérer les paiements à grande échelle : utilisez les outils et services de Stripe pour éviter de mobiliser des ressources supplémentaires pour la production de rapports sur les marges, les formulaires fiscaux, la gestion du risque, les modes de paiement mondiaux ou la conformité liée à l’inscription des utilisateurs.

• Se développer à l’international : aidez vos utilisateurs à attirer davantage de clients dans le monde entier en proposant des modes de paiement locaux et le calcul facile des taxes de vente, de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et de la taxe sur les biens et services (TPS).

• Bâtir de nouveaux canaux de revenus : optimisez les revenus des paiements en collectant des frais sur chaque transaction. Monétisez les capacités de Stripe sur votre plateforme en activant les paiements en personne, les virements instantanés, la perception des taxes de vente, les financements, les cartes commerciales, et bien plus encore.

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