Een procedure voor leveranciersbetalingen is de volgorde die een onderneming aanhoudt om leveranciers, onderaannemers en dienstverleners te betalen waarvan ze afhankelijk zijn om te kunnen werken. Wanneer het proces mislukt, stromen de facturen binnen in een inbox, worden leveranciers te laat betaald en spendeert het financiële team iedere maand tijd aan het ophalen van betalingen die niet goed waren geregistreerd in het boekhoudsysteem. Wanneer dit wel werkt, worden leveranciersbetalingen voorspelbaar en te automatiseren.

In 2025 bedroegen de gemiddelde kosten voor het verwerken van een factuur $ 9,84 en duurde het zo'n 8,2 dagen. Hieronder bekijken we de procedure van een leveranciersbetaling en de vijf fases die elke betaling doorloopt. Tot slot kijken we nog naar de methoden voor geld versturen in het binnenland en over de grens, en hoe de betaalinfrastructuur past binnen de uitvoering.

Kernpunten

• Een workflow voor leveranciersbetalingen telt vijf stappen: factuur ontvangen, routing voor goedkeuringen, betaling inplannen, uitvoering en reconciliatie.

• De juiste betaalmethode is afhankelijk van hoe snel een leverancier het bedrag nodig heeft, hoeveel het kost om een bedrag te versturen en of het een nationale of internationale betaling betreft.

• Automatisering werkt het beste als je niet tussen verschillende systemen hoeft te werken, in plaats van dat er simpelweg een software wordt toegevoegd aan het bestaande proces.

Wat is het proces voor leveranciersbetalingen?

Een workflow voor leveranciersbetalingen is de volgorde die een onderneming aanhoudt om onderaannemers, dienstverleners en andere partijen te betalen. Het start wanneer er een factuur verschijnt op het account en eindigt wanneer de leverancier is betaald en in de boekhouding staat vermeld.

Welke stappen komen er kijken bij leveranciersbetalingen?

Er zijn vijf fases in een procedure voor leveranciersbetalingen. Veel vertragingen zijn het gevolg van een fase die te snel is afgehandeld of overgeslagen.

Hier zijn de stappen die je moet volgen:

• Factuur ontvangen en controleren: De factuur komt binnen en er wordt nagegaan of deze overeenkomt met de inkooporder en de afleveringsbevestiging voordat deze verder gaat. Als dit niet klopt, komt de factuur in de rij met uitzonderingen terecht, in plaats van de rij met goedkeuringen.

• Goedkeuringsrouting: De factuur gaat naar de persoon die de uitgaven van de desbetreffende leverancier, afdeling of financiële drempel goedkeurt. Bij grotere bedragen is over het algemeen goedkeuring nodig van meerdere personen, zoals een leidinggevende en een beheerder.

• Betalingen inplannen: Zodra de factuur is goedgekeurd, wordt deze ingepland aan de hand van de betalingsvoorwaarden van de leverancier (zoals netto 30, netto 60) en de cashflowkalender van het bedrijf.

• Betalingen uitvoeren: Het bedrijf verstuurt de overschrijving via de methode die in de voorwaarden van de leverancier staat, zoals een automatische incasso, een bankoverschrijving, een cheque of een virtuele betaalkaart. Het geld wordt van de rekening afgeschreven.

• Reconciliatie: De betaling wordt in het boekhoudsysteem gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur en de inkooporder. Zo sluit de cyclus en wordt het saldo van de leverancier bijgewerkt.

Welke betaalmethoden voor leveranciers moeten ondernemingen gebruiken?

De methode die je kiest om een leverancier te betalen, heeft invloed op drie dingen: hoe snel het geld aankomt, wat het kost om te versturen en hoe veel handmatige reconciliatie er nog over is. Wat je kiest, hangt af van het betalingsbedrag en hoe snel de leverancier het geld nodig heeft.

Dit is hoe de opties zich verhouden:

• Automatische incasso's: Automatische incasso's, zoals ACH-overschrijvingen in de VS, zijn vaak de standaardmethode voor terugkerende leveranciersbetalingen binnen het binnenland. Meestal vindt vereffening binnen één of twee werkdagen plaats en ze zijn goedkoper dan een bankoverschrijving. Ze zijn zeer geschikt voor leveranciers die regelmatig betaald worden, zoals maandelijkse dienstverleners of vaste verkopers.

• Bankoverschrijvingen: In veel gevallen vindt vereffening voor bankoverschrijvingen plaats op de dag dat ze zijn verstuurd. Dit zijn vaak de standaardmethoden voor eenmalige betalingen of leveranciers die hun geld snel nodig hebben. Ze zijn vaak duurder om te versturen dan automatische incasso's, waardoor ze geen goede keuze zijn voor maandelijkse betalingen met een lager bedrag.

• Virtuele betaalkaarten: Een virtuele betaalkaart creëert een eenmalig gebruik of speciaal nummer voor een leverancier dat afhangt van een bestedingslimiet. Hierdoor hebben financiële teams per transactie meer controle. Leveranciers ontvangen het geld na een paar dagen, en het bedrijf profiteert van een ingebouwde bestedingscontrole, zonder dat ze per afzonderlijke aankoop een automatische incasso moeten instellen.

• Cheques: Cheques verschijnen nog weleens in workflows voor leveranciersbetalingen, vaak omdat niet elke leverancier al elektronische betalingen heeft geaccepteerd. De vereffening duurt langer en het is moeilijker te reconciliëren in vergelijking met digitale betalingen. Je hebt geen inzicht in transactiegegevens, totdat de cheque is verwerkt.

Een leverancier betalen in een ander land betekent over het algemeen dat lokale betaalnetwerken langer verwerkt worden en er sprake is van langere vensters voor vereffening vergeleken met nationale overschrijvingen. Ondernemingen die leveranciers in verschillende landen betalen, zorgen ervoor dat deze betalingen via infrastructuur voor lokale betaalnetwerken verlopen, in plaats van te vertrouwen op een internationale bankoverschrijving voor elke afzonderlijke betaling.

Hoe kunnen ondernemingen workflows voor leveranciersbetalingen automatiseren?

Automatisering vereist minder handmatige overdracht en reconciliatie die leveranciersbetalingen nog wel eens vertragen. Hier zie je hoe dit elke fase van het proces verbetert:

• Geplande betaalmomenten: In plaats van leveranciers afzonderlijk te betalen wanneer ze worden goedgekeurd, bundelt het systeem elke factuur binnen een gepland venster en worden ze allemaal tegelijk in een keer verwerkt. Dit vermindert ad hoc-betalingen en biedt het financiële team inzicht en een duidelijk ritme.

• Triggers voor goedkeuring: De regelgebaseerde routing verstuurt een factuur automatisch naar de juiste goedkeurder op basis van leverancier, afdeling of het geldbedrag, in plaats van dat iemand deze handmatig moet doorsturen. Facturen onder een bepaalde drempel kunnen een controle overslaan, terwijl grotere facturen wel de goedkeuring moeten hebben van een afhandelaar.

• Systeemintegraties: Door de betalingsworkflow direct te koppelen aan een Enterprise Resource Planning (ERP) of een boekhoudsysteem, is er voor een factuur een betaling mogelijk zonder dat iemand voor een tweede keer de gegevens van een bestelling en het account handmatig moet invoeren. Dit voorkomt dat gegevens met een betaaloverzicht voor een tweede keer gekopieerd en geplakt hoeven te worden.

Hoe los je algemene problemen met leveranciersbetalingen op?

Problemen met leveranciersbetalingen doen zich vaak bij allerlei soorten bedrijven voor. Vaak komen deze doordat er te veel handmatige stappen zitten tussen het moment dat de factuur binnenkomt en de betaling wordt verstuurd.

Dit komt vaak voor:

• Dubbele facturen: Een leverancier stuurt een factuur opnieuw in of twee mensen bij hetzelfde bedrijf keuren dezelfde factuur goed zonder te beseffen dat deze al betaald is. Door elke factuur te koppelen aan een inkooporder en een ID van de leverancier voordat deze in de goedkeuringsrij belandt, voorkom je veel dubbele facturen voordat ze worden betaald.

• Trage goedkeuringscycli: Facturen blijven soms liggen in de inbox van iemand die een handtekening moet zetten. Je kunt een regel voor routing instellen, zodat een factuur na een bepaald aantal dagen wordt doorgestuurd naar een plaatsvervangende goedkeurder.

• Betalingsfouten: Foute bedragen, foute accounts en foute leveranciers kunnen vaak worden herleid naar betalingsgegevens die handmatig zijn overgetypt van een factuur in een apart betalingssysteem. Als je betalingsgegevens rechtstreeks uit het overzicht van goedgekeurde facturen haalt, voorkom je deze fouten bij de bron.

• Problemen met de reconciliatie: Er is een betaling verricht, maar het boekhoudsysteem wordt niet bijgewerkt om aan te geven dat de factuur is betaald. Daarom staat dezelfde factuur weken later als onbetaald geregistreerd. Systemen waarbij betalingsstatussen automatisch in de oorspronkelijke factuur worden geregistreerd, lossen dit probleem op.

• Grensoverschrijdende problemen: Een leverancier in een ander land betalen kan vertragingen in de vereffening en de indelingsvereisten met zich meebrengen. Als je de routing voor deze betalingen door de infrastructuur laat verlopen, direct naar lokale betalingsnetwerken, verminder je de kans op vertraging.

Hoe ondersteunt de betaalinfrastructuur procedures voor leveranciersbetalingen?

Om procedures voor leveranciersbetalingen soepel te laten verlopen, moet de overdracht worden uitgevoerd wanneer een factuur is goedgekeurd en ingepland. Hiervoor heb je een betaalinfrastructuur nodig. Met een betalingsoplossing zoals Stripe Global Payouts kunnen ondernemingen wereldwijd vanaf hun bankaccount geld versturen naar leveranciers, een eenvoudige onboarding voor ontvangers verzorgen en meerdere valuta's ondersteunen.

Platforms en marktplaatsen die betalingen naar een netwerk van aannemers, ontwerpers of platformverkopers beheren, kunnen een product zoals Stripe Connect gebruiken om uitbetalingen via een enkele integratie te beheren. Connect verwerkt het gedeelte van de uitbetaling die voor de leverancier is, zoals de gegevens verzamelen om het geld in het binnen- en buitenland te sturen. Het bedrijf houdt hierbij de logica van zijn eigen goedkeuringen en schema's stroomopwaarts.

Hoe Stripe Connect kan helpen

Stripe Connect regelt geldstromen tussen meerdere partijen voor softwareplatforms en marktplaatsen. Het biedt snelle onboarding, geïntegreerde componenten, wereldwijde uitbetalingen en nog veel meer.

Connect kan je helpen bij het:

• Binnen enkele weken van start gaan: gebruik door Stripe gehoste of geïntegreerde functionaliteit om sneller live te gaan en vermijd de voorafgaande kosten en ontwikkelingstijd die gewoonlijk nodig zijn voor betalingsfacilitering.

• Betalingen op schaal beheren: gebruik tools en diensten van Stripe, zodat je geen extra middelen hoeft te besteden aan margeverslaggeving, belastingformulieren, risico's, wereldwijde betaalmethoden of onboardingcompliance.

• Wereldwijd groeien: help je gebruikers meer klanten wereldwijd te bereiken met lokale betaalmethoden en de mogelijkheid om eenvoudig omzetbelasting, belasting over de toegevoegde waarde (btw) en belasting op goederen en diensten (GST) te berekenen.

• Aanboren van nieuwe inkomstenbronnen: optimaliseer je betalingsinkomsten door bij elke transactie kosten in rekening te brengen. Haal voordeel uit de mogelijkheden van Stripe door fysieke betalingen, directe uitbetalingen, inning van omzetbelasting, financiering, betaalkaarten voor onkosten en meer op je platform mogelijk te maken.

Lees meer over Stripe Connect of ga vandaag nog aan de slag.