Un processus de paiement des fournisseurs est la séquence qu'une entreprise suit pour payer les fournisseurs, les sous-traitants et les prestataires de services dont elle dépend pour fonctionner. Lorsque le processus échoue, les factures s'accumulent dans la boîte de réception de quelqu'un, les fournisseurs sont payés en retard et l'équipe financière peut passer des heures chaque mois à courir après des paiements qui n'ont jamais été saisis correctement dans les livres de comptes. Lorsque le processus fonctionne bien, le paiement des fournisseurs devient prévisible et automatisable.

En 2025, le traitement d'une seule facture coûtait 9,84 $ et prenait 8,2 jours en moyenne. Ci-dessous, nous allons passer en revue le processus de paiement des fournisseurs, y compris les cinq étapes que traverse chaque paiement, les méthodes d'envoi de fonds au niveau national et transfrontalier, et la manière dont l'infrastructure de paiement s'intègre dans l'exécution.

L’essentiel à retenir

• Un flux de paiement des fournisseurs comporte cinq étapes : la réception de la facture, l'acheminement des approbations, la planification des paiements, l'exécution et le rapprochement.

• Le bon moyen de paiement dépend de la rapidité avec laquelle un fournisseur a besoin de fonds, de son coût d'envoi et du fait que le paiement soit national ou international.

• L'automatisation fonctionne mieux lorsqu'elle supprime la double saisie manuelle entre les systèmes, plutôt que d'ajouter simplement un nouveau logiciel au-dessus du processus existant.

Qu'est-ce que le processus de paiement des fournisseurs ?

Un flux de processus de paiement de fournisseurs est la séquence qu'une entreprise suit pour payer ses fournisseurs, ses sous-traitants et ses prestataires de services. Il commence lorsqu'une facture atterrit dans les comptes créditeurs et se termine lorsque le fournisseur a été payé et que ce paiement est rapproché dans les livres de comptes.

Quelles sont les étapes d'un processus de paiement des fournisseurs ?

Un processus de paiement des fournisseurs comporte cinq étapes. De nombreux retards surviennent parce que l'une d'entre elles a été précipitée ou ignorée.

Voici les étapes à suivre :

• Réception et vérification des factures : la facture arrive et quelqu'un ou quelque chose la vérifie par rapport au bon de commande et au bon de livraison avant qu'elle ne poursuive son cheminement. Une incohérence à ce stade envoie la facture dans une file d'attente d'exceptions plutôt que dans la file d'attente d'approbation.

• Acheminement des approbations : la facture est transmise à la personne qui détient le pouvoir d'engagement des dépenses pour ce fournisseur, ce service ou ce seuil en dollars. Les montants plus importants nécessitent généralement l'approbation de plus d'une personne, comme un responsable et un contrôleur.

• Planification des paiements : une fois la facture approuvée, elle est planifiée en fonction des conditions de paiement du fournisseur (par exemple, net à 30 jours, net à 60 jours) et du propre calendrier de trésorerie de l'entreprise.

• Exécution des paiements : l'entreprise envoie le transfert par la méthode prévue par les conditions du fournisseur, qu'il s'agisse d'un prélèvement automatique, d'un virement bancaire, d'un chèque ou d'une carte virtuelle. Les fonds quittent le compte.

• Rapprochement : le paiement est rapproché de la facture initiale et du bon de commande dans le système comptable. Cela permet de boucler la boucle et de mettre à jour le solde du fournisseur.

Quels moyens de paiement pour les fournisseurs les entreprises doivent-elles utiliser ?

Le moyen de paiement utilisé pour payer un fournisseur a une incidence sur trois éléments : la rapidité avec laquelle l'argent arrive, le coût de l'envoi et la quantité de travail de rapprochement manuel restante. Le bon choix dépend généralement du montant du paiement et de la rapidité avec laquelle le fournisseur a besoin des fonds.

Voici comment les options se comparent :

• Prélèvements automatiques : les prélèvements automatiques, tels que les transferts ACH (Automated Clearing House) aux États-Unis, sont généralement la solution par défaut pour les paiements de fournisseurs nationaux récurrents. Ils sont généralement réglés dans un délai de un à trois jours ouvrables et coûtent moins cher que les virements bancaires. Ils conviennent bien aux fournisseurs payés selon un calendrier régulier, tels que les prestataires de services mensuels et les fournisseurs récurrents.

• Virements bancaires : les virements bancaires sont réglés le jour même de leur envoi dans de nombreux cas et constituent généralement le choix standard pour les paiements uniques importants ou les fournisseurs qui ont besoin de fonds immédiatement. Leur envoi coûte généralement plus cher que les prélèvements automatiques, ce qui les rend mal adaptés aux factures courantes de faible montant.

• Cartes virtuelles : une carte virtuelle génère un numéro à usage unique ou spécifique au fournisseur lié à une limite de dépenses, ce qui permet aux équipes financières de contrôler jusqu'au niveau de la transaction. Les fournisseurs reçoivent des fonds en quelques jours et l'entreprise bénéficie de contrôles de dépenses intégrés sans avoir à établir une nouvelle relation de prélèvement automatique pour chaque achat individuel.

• Chèques : les chèques apparaissent encore dans les flux de paiement des fournisseurs, principalement parce que certains fournisseurs n'ont pas mis en place l'acceptation des paiements électroniques. Leur règlement est plus lent et plus difficile à rapprocher que les paiements numériques, car il n'y a pas de relevé de transaction jusqu'à ce que le chèque soit encaissé.

Payer un fournisseur dans un autre pays implique généralement de gérer les réseaux de paiement locaux et des délais de règlement plus longs que pour un transfert national. Les entreprises qui paient des fournisseurs dans plusieurs pays acheminent souvent ces paiements via une infrastructure qui atteint directement les réseaux de paiement locaux plutôt que de s'en remettre à un virement bancaire international pour chaque paiement.

Comment les entreprises peuvent-elles automatiser les flux de paiement des fournisseurs ?

L'automatisation élimine les tâches de double saisie et de rapprochement manuels qui peuvent ralentir les paiements aux fournisseurs. Voici comment elle peut améliorer chaque étape du processus :

• Séries de paiements programmés : plutôt que de payer les fournisseurs un par un au fur et à mesure que les factures sont approuvées, le système regroupe toutes les factures dues dans une fenêtre définie et les exécute en une seule série. Cela réduit au minimum les paiements ponctuels et donne à l'équipe financière un rythme prévisible.

• Déclencheurs d'approbation : l'acheminement basé sur des règles envoie automatiquement une facture au bon approbateur en fonction du fournisseur, du service ou du montant en dollars, au lieu d'obliger quelqu'un à la transférer manuellement. Les factures d'un montant inférieur à un seuil défini peuvent sauter une étape d'examen, tandis que les plus importantes nécessitent l'approbation d'un contrôleur.

• Intégrations de systèmes : la connexion directe du flux de paiement à un progiciel de gestion intégré (ERP) ou à une plateforme comptable signifie qu'une facture approuvée peut déclencher un paiement sans obliger quiconque à saisir à nouveau le montant, les coordonnées du fournisseur ou le codage du compte une seconde fois. De cette façon, les données de paiement proviennent directement de l'enregistrement source au lieu d'une copie retapée.

Comment résoudre les problèmes courants liés aux paiements des fournisseurs ?

Les problèmes liés aux paiements des fournisseurs ont tendance à se répéter dans les entreprises de toutes tailles. Beaucoup d'entre eux surviennent parce qu'il y a trop d'interventions manuelles entre l'arrivée de la facture et l'envoi du paiement.

Voici ce qui arrive fréquemment :

• Factures en double : un fournisseur soumet à nouveau une facture, ou deux personnes de la même entreprise approuvent la même facture sans se rendre compte qu'elle a déjà été payée. Le fait de rapprocher chaque facture d'un bon de commande et de l'identifiant du fournisseur avant qu'elle n'entre dans la file d'attente d'approbation permet de détecter de nombreux doublons avant qu'ils ne soient payés.

• Cycles d'approbation lents : les factures sont bloquées lorsqu'elles restent dans la boîte de réception d'une personne en attente d'une signature. La mise en place d'une règle d'acheminement qui transmet une facture à un approbateur suppléant après un nombre défini de jours permet d'éviter les goulots d'étranglement.

• Erreurs de paiement : les erreurs de montants, de comptes et de fournisseurs sont souvent dues à des informations de paiement retapées manuellement à partir d'une facture dans un système de paiement distinct. Le fait d'extraire les données de paiement directement de l'enregistrement de la facture approuvée permet d'éliminer ces erreurs à la source.

• Écarts de rapprochement : un paiement est effectué, mais le système comptable n'est pas mis à jour pour indiquer que la facture est close, de sorte que la même facture apparaît comme impayée des semaines plus tard. Les systèmes qui enregistrent l'état du paiement dans la facture initiale comblent automatiquement cette lacune.

• Complications transfrontalières : payer un fournisseur dans un autre pays peut ajouter des retards de règlement et des exigences de formatage. L'acheminement de ces paiements via une infrastructure qui atteint directement les réseaux de paiement locaux permet de réduire ces retards.

Comment l'infrastructure de paiement prend-elle en charge les flux de paiement des fournisseurs ?

Les flux de paiement des fournisseurs ont toujours besoin de quelque chose pour exécuter le transfert une fois qu'une facture est approuvée et planifiée. C'est là qu'intervient l'infrastructure de paiement. Une solution de paiement telle que Stripe Global Payouts permet aux entreprises d'envoyer des fonds à des fournisseurs du monde entier à partir de leurs comptes bancaires, avec un onboarding simple des bénéficiaires et une prise en charge multidevise.

Les plateformes et les marketplaces qui gèrent les paiements vers un réseau de prestataires, de créateurs ou de vendeurs de la plateforme peuvent utiliser un produit tel que Stripe Connect pour gérer les virements vers plusieurs bénéficiaires via une seule intégration. Connect gère la partie du virement destinée au fournisseur, qui comprend la collecte des informations nécessaires pour envoyer des fonds sur le territoire national ou à l'étranger, tandis que l'entreprise conserve sa propre logique d'approbation et de planification en amont.

Comment Stripe Connect peut vous aider

Stripe Connect gère et automatise les mouvements de fonds entre plusieurs parties pour les plateformes logicielles et les marketplaces. Cette solution offre un processus d’onboarding rapide, des composants intégrés, des virements internationaux, et bien plus encore.

Connect peut vous aider à :

• Lancer votre entreprise en quelques semaines : utilisez les fonctionnalités hébergées ou intégrées de Stripe pour une mise en production plus rapide, tout en évitant les frais initiaux et les délais de développement normalement requis pour faciliter les paiements.

• Gérer les paiements à grande échelle : utilisez les outils et les services proposés par Stripe pour gérer les risques, les rapports de marges, les formulaires fiscaux, les moyens de paiement internationaux ou la conformité lors de l’onboarding.

• Vous développer à l’international : aidez vos utilisateurs à attirer davantage de clients dans le monde entier en proposant des moyens de paiement locaux et en simplifiant le calcul des taxes sur les ventes, de la TVA et de la TPS.

• Créer de nouvelles sources de revenus : optimisez vos revenus liés aux paiements en collectant des frais sur chaque transaction. Monétisez les fonctionnalités de Stripe en proposant sur votre plateforme des paiements en personne, des virements instantanés, le recouvrement des taxes sur les ventes, des solutions de financement, des cartes d’entreprise, et bien plus encore.

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