Un proceso de pago a proveedores es la secuencia que sigue una empresa para pagarles a los proveedores, contratistas y proveedores de servicios de los que depende para funcionar. Cuando el proceso falla, las facturas se acumulan en la bandeja de entrada de alguien, a los proveedores se les paga tarde y el equipo de finanzas puede pasarse horas al mes rastreando pagos que nunca se ingresaron correctamente en los libros. Cuando el proceso funciona bien, el pago a los proveedores se vuelve predecible y se puede automatizar.

En 2025, procesar una sola factura costó en promedio USD 9.84 y tardó 8.2 días. A continuación, analizaremos en detalle el proceso de pago a proveedores, incluidas las cinco etapas por las que pasa cada pago, los métodos para enviar fondos a nivel nacional e internacional, y el lugar que ocupa la infraestructura de pagos en la ejecución.

Conclusiones clave

• Un flujo de trabajo de pago a proveedores consta de cinco etapas: recepción de la factura, enrutamiento para la aprobación, programación del pago, ejecución y conciliación.

• El método de pago correcto depende de la rapidez con la que el proveedor necesite los fondos, el costo de enviarlos y si el pago es nacional o internacional.

• La automatización funciona mejor cuando elimina la necesidad de volver a ingresar datos manualmente entre los sistemas, en lugar de simplemente añadir nuevo software al proceso existente.

¿Qué es el proceso de pago a proveedores?

El flujo de un proceso de pago a proveedores es la secuencia que sigue una empresa para pagarles a sus proveedores, contratistas y proveedores de servicios. Comienza cuando una factura llega a cuentas por pagar y termina cuando se le paga al proveedor y el pago se concilia con los libros.

¿Cuáles son los pasos del proceso de pago a proveedores?

Un proceso de pago a proveedores consta de cinco etapas. Muchos retrasos ocurren porque una de ellas se apuró o se omitió.

Estos son los pasos que se deben seguir:

• Recepción y verificación de la factura: la factura llega y alguien (o algo) la coteja con la orden de compra y el acuse de recibo antes de que avance. Si hay discrepancias en este punto, la factura se envía a una cola de excepciones en lugar de a la de aprobación.

• Enrutamiento para la aprobación: la factura se envía a quien tenga la autoridad de gasto para ese proveedor, departamento o límite en dólares. Los montos más altos suelen requerir la firma de más de una persona, como un gerente y un controlador.

• Programación de pagos: una vez aprobada, la factura se programa de acuerdo con las condiciones de pago del proveedor (p. ej., 30 días netos, 60 días netos) y el propio calendario del flujo de caja de la empresa.

• Ejecución del pago: la empresa envía la transferencia a través del método estipulado en las condiciones del proveedor, ya sea por débito directo, transferencia electrónica, cheque o tarjeta virtual. Los fondos se debitan de la cuenta.

• Conciliación: el pago se coteja con la factura original y la orden de compra en el sistema contable. Esto cierra el ciclo y actualiza el saldo del proveedor.

¿Qué métodos de pago a proveedores deben usar las empresas?

El método que se usa para pagarle a un proveedor influye en tres aspectos: la rapidez con la que llega el dinero, el costo de enviarlo y la cantidad de trabajo de conciliación manual que queda por hacer. La decisión correcta suele depender del importe del pago y de la rapidez con la que el proveedor necesita los fondos.

A continuación, se comparan las distintas opciones:

• Débitos directos: los débitos directos, como las transferencias ACH en EE. UU., suelen ser la opción predeterminada para pagos nacionales recurrentes a proveedores. Por lo general, se liquidan en un plazo de uno a tres días hábiles y cuestan menos que las transferencias electrónicas. Son ideales para los proveedores que reciben pagos de forma periódica, como los proveedores de servicios mensuales y los proveedores recurrentes.

• Transferencias electrónicas: en muchos casos, las transferencias electrónicas se liquidan el mismo día que se envían y, por lo general, son la opción estándar para pagos únicos por importes elevados o para proveedores que necesitan los fondos de inmediato. Suelen tener un costo de envío más alto que el de los débitos directos, lo que las hace poco adecuadas para facturas de rutina por importes bajos.

• Tarjetas virtuales: una tarjeta virtual genera un número de un solo uso o específico para un proveedor asociado a un límite de gasto, lo que les da a los equipos de finanzas control hasta el nivel de la transacción. Los proveedores reciben los fondos en unos pocos días y la empresa obtiene controles de gasto integrados sin tener que configurar una nueva relación de débito directo para cada compra en particular.

• Cheques: los cheques siguen presentes en los flujos de trabajo de pago a proveedores, principalmente porque algunos proveedores no han configurado la aceptación de pagos electrónicos. Se liquidan más lento y son más difíciles de conciliar que los pagos digitales, ya que no hay un registro de la transacción hasta que se compensa el cheque.

Pagarle a un proveedor de otro país suele implicar la gestión de las redes de pago locales y plazos de liquidación más largos que en el caso de las transferencias nacionales. Las empresas que les pagan a proveedores en varios países suelen enrutar estos pagos a través de una infraestructura que se conecta directamente con las redes de pago locales en lugar de depender de una transferencia electrónica internacional para cada pago.

¿Cómo pueden las empresas automatizar los flujos de trabajo de pago a proveedores?

La automatización elimina la necesidad de volver a ingresar datos manualmente y el trabajo de conciliación que puede ralentizar los pagos a los proveedores. A continuación, te explicamos cómo se puede mejorar cada paso del proceso:

• Procesamientos de pagos programados: en lugar de pagarles a los proveedores uno por uno a medida que se aprueban las facturas, el sistema agrupa todas las facturas que vencen en un plazo determinado y las procesa en una sola vez. Esto reduce al mínimo los pagos ad hoc y le da un ritmo predecible al equipo de finanzas.

• Desencadenadores de aprobación: el enrutamiento basado en reglas envía automáticamente una factura al aprobador correcto según el proveedor, el departamento o el importe en dólares, en lugar de requerir que alguien la reenvíe manualmente. Las facturas que no superan un determinado límite pueden saltearse el paso de revisión, mientras que las de importes más altos requieren la firma de un controlador.

• Integraciones de sistemas: conectar el flujo de trabajo de pago directamente a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o a una plataforma contable permite que una factura aprobada desencadene un pago sin que nadie tenga que volver a ingresar el importe, los datos del proveedor o el código de la cuenta por segunda vez. De esta manera, los datos de pago provienen directamente del registro original y no de una copia que se volvió a tipear.

¿Cómo solucionar los desafíos comunes de pagos a proveedores?

Los problemas en el proceso de pago a proveedores suelen repetirse en empresas de todos los tamaños. Muchos de ellos se producen porque hay demasiadas intervenciones manuales entre el momento en el que llega la factura y el momento en el que se envía el pago.

A continuación, se indican los problemas que surgen con frecuencia:

• Facturas duplicadas: un proveedor vuelve a enviar una factura o dos personas de la misma empresa aprueban la misma factura sin darse cuenta de que ya se ha pagado. Cotejar cada factura con una orden de compra y el ID del proveedor antes de que entre en la cola de aprobación permite detectar muchos duplicados antes de que se paguen.

• Ciclos de aprobación lentos: las facturas se estancan cuando se quedan en la bandeja de entrada de una persona a la espera de una firma. Establecer una regla de enrutamiento que derive una factura a un aprobador alternativo después de una cantidad determinada de días ayuda a evitar que se formen cuellos de botella.

• Errores de pago: los montos incorrectos, las cuentas incorrectas y los proveedores incorrectos suelen deberse a datos de pago que se volvieron a ingresar de forma manual desde una factura a un sistema de pago independiente. Por el contrario, extraer los datos de pago directamente del registro de la factura aprobada elimina esos errores de raíz.

• Desajustes de conciliación: se hace un pago, pero el sistema contable no se actualiza para mostrar la factura como cerrada, por lo que la misma factura aparece como no pagada semanas después. Los sistemas que registran el estado del pago en la factura original cierran esta brecha de forma automática.

• Complicaciones transfronterizas: pagarle a un proveedor en otro país puede implicar retrasos en la acreditación de fondos y requisitos de formato adicionales. Enrutar estos pagos a través de una infraestructura que se conecte directamente con las redes de pago locales puede reducir estos retrasos.

¿Cómo admite la infraestructura de pagos los flujos de trabajo de pago a proveedores?

Los flujos de trabajo de pago a proveedores siguen necesitando algo para ejecutar la transferencia una vez que se aprueba y se programa una factura. Ahí es donde entra en juego la infraestructura de pagos. Una solución de pagos como Stripe Global Payouts les permite a las empresas enviar fondos a proveedores de todo el mundo desde sus cuentas bancarias, con un proceso de onboarding de destinatarios sencillo y soporte multidivisa.

Las plataformas y los marketplaces que gestionan pagos a una red de contratistas, creadores o vendedores de la plataforma pueden usar un producto como Stripe Connect para gestionar las transferencias a varios destinatarios mediante una única integración. Connect se encarga de la parte de la transferencia correspondiente al proveedor, lo que incluye recopilar la información necesaria para enviar fondos a nivel nacional o internacional, mientras que la empresa conserva su propia lógica de aprobación y programación.

Cómo puede ayudar Stripe Connect

Stripe Connect organiza el movimiento de dinero de varias partes para plataformas de software y Marketplace. Ofrece onboarding rápido, componentes integrados, pagos globales y más.

Connect puede ayudarte a hacer lo siguiente:

• Lanzar en semanas: utiliza funcionalidades alojadas o integradas en Stripe con el fin de pasar a modo activo más rápido y evitar los costos iniciales, además del tiempo de desarrollo que en general se requiere para facilitar los pagos.

• Gestionar pagos a escala: utiliza herramientas y servicios de Stripe para no tener que dedicar recursos adicionales a informes de márgenes, formularios fiscales, riesgos, métodos de pago globales o cumplimiento de la normativa del onboarding.

• Crecer a nivel mundial: ayuda a tus usuarios a llegar a más clientes en todo el mundo con métodos de pago locales y la capacidad de calcular fácilmente el impuesto sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) e impuestos sobre bienes y servicios (GST).

• Desarrollar nuevas líneas de ingresos: optimiza los ingresos por pagos cobrando comisiones por cada transacción. Monetiza las funcionalidades de Stripe con los pagos presenciales, las transferencias instantáneas, el cobro del impuesto sobre las ventas, la financiación, las tarjetas de gastos menores para empleados y mucho más, todo desde tu plataforma.

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