Um processo de pagamento a fornecedores é a sequência que uma empresa segue para pagar os fornecedores e prestadores de serviços dos quais depende para funcionar. Quando o processo falha, faturas se acumulam na caixa de entrada de alguém, fornecedores são pagos com atraso e a equipe financeira pode passar horas por mês buscando pagamentos que nunca foram lançados nos registros corretamente. Quando o processo funciona bem, pagar fornecedores se torna previsível e automatizável.

Em 2025, o processamento de uma única fatura custou US$ 9,84 e levou 8,2 dias em média. Abaixo, detalharemos o processo de pagamento a fornecedores, incluindo os cinco estágios pelos quais todo pagamento passa, os métodos para o envio de fundos em território nacional e para outros países e como a infraestrutura de pagamento se encaixa na execução.

Principais conclusões

• Um fluxo de trabalho de pagamento a fornecedores passa por cinco estágios: recebimento da fatura, direcionamento de aprovação, agendamento de pagamento, execução e reconciliação.

• A forma de pagamento certa depende da rapidez com que o fornecedor precisa de fundos, do custo do envio e de o pagamento ser nacional ou internacional.

• A automação funciona melhor quando remove a reinserção manual entre sistemas, em vez de apenas adicionar novos softwares sobre o processo existente.

O que é o processo de pagamento a fornecedores?

Um fluxo de processo de pagamento a fornecedores é a sequência que uma empresa segue para pagar seus fornecedores e prestadores de serviços. Ele começa quando uma fatura chega às contas a pagar e termina quando o fornecedor é pago e esse pagamento é correspondido nos registros.

Quais são as etapas de um processo de pagamento a fornecedores?

Um processo de pagamento a fornecedores passa por cinco estágios. Muitos atrasos ocorrem porque um deles foi apressado ou ignorado.

Aqui estão as etapas que devem ser seguidas:

• Recebimento e verificação da fatura: a fatura chega e alguém ou um sistema a compara com a ordem de compra e o recibo de entrega antes de prosseguir. Uma divergência aqui envia a fatura para uma fila de exceção em vez da fila de aprovação.

• Direcionamento de aprovação: a fatura vai para quem tem autoridade de gastos para aquele fornecedor, departamento ou limite de valor. Valores maiores costumam exigir a aprovação de mais de uma pessoa, como um gerente e um controlador.

• Agendamento de pagamento: depois de aprovada, a fatura é agendada de acordo com os termos de pagamento do fornecedor (por exemplo, líquido em 30 dias, líquido em 60 dias) e com o calendário de fluxo de caixa da própria empresa.

• Execução do pagamento: a empresa faz a transferência por meio do método exigido pelos termos do fornecedor, seja por débito automático, wire transfer, cheque ou cartão virtual. Os fundos saem da conta.

• Reconciliação: o pagamento é correspondido com a fatura original e a ordem de compra no sistema contábil. Isso fecha o ciclo e atualiza o saldo do fornecedor.

Quais formas de pagamento as empresas devem usar para fornecedores?

A forma de pagamento usada para pagar um fornecedor afeta três coisas: a rapidez com que o dinheiro chega, o custo do envio e a quantidade de trabalho manual de reconciliação restante. A escolha certa costuma depender do tamanho do pagamento e da rapidez com que o fornecedor precisa dos fundos.

Veja como as opções se comparam:

• Débitos automáticos: débitos automáticos, como transferências via Automated Clearing House (ACH) nos EUA, costumam ser o padrão para pagamentos domésticos recorrentes a fornecedores. Eles geralmente são liquidados em um a três dias úteis e custam menos do que as wire transfers. Funcionam bem para fornecedores pagos em uma programação regular, como prestadores de serviços mensais e fornecedores recorrentes.

• Wire transfers: as wire transfers são liquidadas no mesmo dia em que são enviadas na maioria dos casos e costumam ser a escolha padrão para grandes pagamentos únicos ou fornecedores que precisam de fundos imediatamente. Geralmente, custam mais para serem enviadas do que os débitos automáticos, o que as torna uma má escolha para faturas rotineiras de valor baixo.

• Cartões virtuais: um cartão virtual gera um número de uso único ou específico do fornecedor vinculado a um limite de gastos, o que dá às equipes financeiras controle até o nível da transação. Os fornecedores recebem fundos em poucos dias, e a empresa obtém controles de gastos integrados sem criar uma nova relação de débito automático para cada compra individual.

• Cheques: os cheques ainda aparecem nos fluxos de trabalho de pagamento a fornecedores, principalmente porque alguns fornecedores não configuraram a aceitação de pagamentos eletrônicos. Eles são liquidados mais lentamente e são mais difíceis de reconciliar do que os pagamentos digitais, pois não há registro de transação até que o cheque seja compensado.

Pagar um fornecedor em outro país geralmente significa gerenciar redes de pagamento locais e janelas de liquidação de fundos mais longas em comparação com uma transferência nacional. As empresas que pagam fornecedores em vários países costumam direcionar esses pagamentos por meio de infraestruturas que alcançam as redes de pagamento locais diretamente, em vez de depender de uma wire transfer internacional para cada pagamento.

Como as empresas podem automatizar os fluxos de trabalho de pagamento a fornecedores?

A automação elimina a reinserção manual e o trabalho de reconciliação que podem atrasar os pagamentos a fornecedores. Veja como ela pode melhorar cada etapa do processo:

• Execuções de pagamento agendadas: em vez de pagar os fornecedores um a um à medida que as faturas são aprovadas, o sistema agrupa todas as faturas vencidas em uma janela definida e as executa de uma só vez. Isso minimiza pagamentos avulsos e dá à equipe financeira um ritmo previsível.

• Gatilhos de aprovação: o direcionamento com base em regras envia uma fatura ao aprovador certo de forma automática com base no fornecedor, departamento ou valor, em vez de exigir que alguém a encaminhe manualmente. Faturas abaixo de um limite definido podem ignorar uma etapa de revisão, enquanto as maiores exigem a aprovação de um controlador.

• Integrações de sistema: conectar o fluxo de trabalho de pagamento diretamente a um enterprise resource planning (ERP) ou plataforma de contabilidade significa que uma fatura aprovada pode acionar um pagamento sem exigir que alguém reinsira o valor, detalhes do fornecedor ou codificação da conta uma segunda vez. Dessa forma, os dados de pagamento vêm diretamente do registro de origem em vez de uma cópia redigitada.

Como solucionar os desafios comuns de pagamento a fornecedores?

Problemas de pagamento a fornecedores costumam se repetir em empresas de todos os tamanhos. Muitos ocorrem porque há muitas transferências manuais entre a chegada da fatura e o envio do pagamento.

Veja o que acontece com frequência:

• Faturas duplicadas: um fornecedor reenvia uma fatura, ou duas pessoas na mesma empresa aprovam a mesma conta sem perceber que ela já foi paga. Comparar cada fatura com uma ordem de compra e a identificação do fornecedor antes de entrar na fila de aprovação evita muitas duplicatas antes que cheguem ao pagamento.

• Ciclos de aprovação lentos: as faturas ficam paradas quando aguardam assinatura na caixa de entrada de alguém. Criar uma regra de direcionamento que encaminha uma fatura para um aprovador substituto após um determinado número de dias ajuda a evitar gargalos.

• Erros de pagamento: valores, contas e fornecedores incorretos geralmente estão relacionados a detalhes de pagamento digitados novamente de forma manual a partir de uma fatura para um sistema de pagamento separado. Extrair dados de pagamento diretamente do registro da fatura aprovada elimina esses erros na origem.

• Lacunas na reconciliação: um pagamento é feito, mas o sistema contábil não é atualizado para mostrar a fatura como encerrada, de modo que a mesma conta aparece como não paga semanas depois. Sistemas que registram o status do pagamento na fatura original fecham essa lacuna automaticamente.

• Complicações internacionais: pagar um fornecedor em outro país pode adicionar atrasos na liquidação de fundos e requisitos de formatação. Direcionar esses pagamentos por meio de uma infraestrutura que alcança diretamente as redes de pagamento locais pode diminuir esses atrasos.

Como a infraestrutura de pagamento apoia os fluxos de trabalho de pagamento a fornecedores?

Os fluxos de trabalho de pagamento a fornecedores ainda precisam de algo para executar a transferência depois que uma fatura é aprovada e agendada. É aí que entra a infraestrutura de pagamento. Uma solução de pagamento como o Stripe Global Payouts permite que as empresas enviem fundos a fornecedores em todo o mundo de suas contas bancárias, com onboarding simples de destinatários e suporte a várias moedas.

Plataformas e marketplaces que gerenciam pagamentos para uma rede de prestadores de serviços, criadores ou vendedores de plataforma podem usar um produto como o Stripe Connect para lidar com repasses para vários destinatários por meio de uma única integração. O Connect lida com o lado do repasse voltado para o fornecedor, o que inclui a coleta das informações necessárias para enviar fundos nacionalmente ou para outros países, enquanto a empresa mantém sua própria lógica de aprovação e agendamento na origem.

Como o Stripe Connect pode ajudar

O Stripe Connect coordena o movimento de fundos entre múltiplas partes para plataformas de software e marketplaces. Ele oferece onboarding rápido, componentes incorporados, repasses globais e muito mais.

Com o Connect, você pode:

• Lançar em semanas: use funções hospedadas pelo Stripe ou incorporadas para lançar mais rapidamente e evite os custos iniciais e o tempo de desenvolvimento geralmente necessários para a facilitação de pagamentos.

• Gerenciar pagamentos em escala: use ferramentas e serviços da Stripe para não precisar dedicar recursos extras a relatórios de margem, informes fiscais, risco, formas de pagamento globais ou conformidade de onboarding.

• Crescer globalmente: ajude seus usuários a alcançar mais clientes no mundo todo com formas de pagamento locais e a capacidade de calcular facilmente imposto sobre vendas, imposto sobre valor agregado (IVA) e imposto sobre bens e serviços (GST).

• Criar novas linhas de receita: otimize a receita de pagamentos recolhendo tarifas em cada transação. Monetize as funções da Stripe ativando pagamentos presenciais, repasses instantâneos, cobrança de imposto sobre vendas, financiamento, cartão de despesas e muito mais na plataforma.

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