Un processo di pagamento ai fornitori è la sequenza seguita da un'azienda per pagare i fornitori, i contraenti e i fornitori di servizi da cui dipende per la propria attività. Quando il processo non va a buon fine, le fatture si accumulano nella casella di posta di qualcuno, i fornitori vengono pagati in ritardo e il team finanziario può passare ore al mese a dare la caccia a pagamenti che non sono mai stati registrati correttamente nei libri contabili. Quando il processo funziona bene, il pagamento dei fornitori diventa prevedibile e automatizzabile.

Nel 2025 l'elaborazione di una singola fattura è costata in media 9,84 $ e ha richiesto 8,2 giorni. Di seguito, illustreremo il processo di pagamento ai fornitori, comprese le cinque fasi attraversate da ogni pagamento, i metodi di invio dei fondi a livello nazionale e internazionale e come l'infrastruttura di pagamenti si inserisce nell'esecuzione.

In sintesi

• Un flusso di lavoro per i pagamenti ai fornitori attraversa cinque fasi: ricezione della fattura, routing per l'approvazione, pianificazione del pagamento, esecuzione e riconciliazione.

• Il metodo di pagamento corretto dipende dalla rapidità con cui un fornitore ha bisogno di fondi, dal costo per l'invio e dal fatto che il pagamento sia nazionale o internazionale.

• L'automazione funziona in modo ottimale se rimuove il reinserimento manuale tra i sistemi, anziché aggiungere semplicemente un nuovo software al di sopra del processo esistente.

Qual è il processo di pagamento ai fornitori?

Un flusso del processo di pagamento ai fornitori è la sequenza seguita da un'azienda per pagare i propri fornitori, contraenti e fornitori di servizi. Inizia quando una fattura finisce nei conti da pagare e termina quando il fornitore è stato pagato e quel pagamento viene abbinato ai libri contabili.

Quali sono i passaggi di un processo di pagamento ai fornitori?

Un processo di pagamento ai fornitori si articola in cinque fasi. Molti ritardi si verificano perché una di queste è stata affrettata o saltata.

Di seguito sono riportati i passaggi da seguire:

• Ricezione e verifica della fattura: la fattura arriva e qualcuno o qualcosa la verifica rispetto all'ordine di acquisto e alla ricevuta di consegna prima che proceda. Una mancata corrispondenza invia la fattura a una coda di eccezioni invece che alla coda di approvazione.

• Routing per l'approvazione: la fattura va a chi ha l'autorizzazione di spesa per quel fornitore, reparto o soglia di spesa. Gli importi maggiori richiedono in genere l'approvazione di più persone, ad esempio un manager e un controller.

• Pianificazione dei pagamenti: una volta approvata, la fattura viene pianificata in base ai Termini di pagamento del fornitore (ad es. 30 giorni netti, 60 giorni netti) e al calendario del flusso di cassa dell'azienda.

• Esecuzione dei pagamenti: l'azienda invia il trasferimento tramite il metodo richiesto dai Termini del fornitore, ad esempio un addebito diretto, un bonifico, un assegno o una carta virtuale. I fondi escono dal conto.

• Riconciliazione: il pagamento viene abbinato alla fattura originale e all'ordine di acquisto nel sistema contabile. Questo chiude il ciclo e aggiorna il saldo del fornitore.

Quali metodi di pagamento ai fornitori dovrebbero utilizzare le aziende?

Il metodo utilizzato per pagare un fornitore influisce su tre elementi: la velocità di arrivo del denaro, il costo per l'invio e la quantità di lavoro di riconciliazione manuale rimanente. La scelta giusta di solito dipende dall'importo del pagamento e dalla rapidità con cui il fornitore ha bisogno dei fondi.

Ecco un confronto tra le opzioni:

• Addebiti diretti: gli addebiti diretti, come i trasferimenti Automated Clearing House (ACH) negli Stati Uniti, sono in genere l'impostazione predefinita per i pagamenti nazionali ricorrenti ai fornitori. In genere vengono regolati entro uno a tre giorni lavorativi e costano meno dei bonifici urgenti. Funzionano bene per i fornitori pagati a scadenze regolari, come i fornitori di servizi mensili e i fornitori ricorrenti.

• Bonifici: in molti casi, i bonifici urgenti vengono regolati il giorno stesso dell'invio e rappresentano generalmente la scelta standard per pagamenti di grossi importi occasionali o per i fornitori che necessitano di fondi immediatamente. Di solito hanno un costo di invio superiore rispetto agli addebiti diretti, il che li rende inadatti per le fatture di importo inferiore di routine.

• Carte virtuali: una carta virtuale genera un numero monouso o specifico del fornitore legato a un limite di spesa, che offre ai team finanziari il controllo fino al livello della singola transazione. I fornitori ricevono i fondi entro pochi giorni e l'azienda ottiene controlli di spesa integrati senza dover impostare un nuovo rapporto di addebito diretto per ogni singolo acquisto.

• Assegni: gli assegni compaiono ancora nei flussi di lavoro dei pagamenti ai fornitori, principalmente perché alcuni fornitori non hanno impostato l'accettazione dei pagamenti elettronici. Hanno tempi di regolamento dei pagamenti più lenti e sono più difficili da riconciliare rispetto ai pagamenti digitali, in quanto non è presente alcun record di transazione fino all'incasso dell'assegno.

Pagare un fornitore in un altro Paese comporta solitamente la gestione di reti di pagamento locali e periodi di regolamento dei pagamenti più lunghi rispetto a un trasferimento nazionale. Le aziende che pagano fornitori in più Paesi spesso instradano questi pagamenti attraverso infrastrutture che raggiungono direttamente le reti di pagamento locali piuttosto che affidarsi a un bonifico internazionale per ogni pagamento.

Come possono le aziende automatizzare i flussi di lavoro dei pagamenti ai fornitori?

L'automazione rimuove il lavoro manuale di reinserimento e riconciliazione che può rallentare i pagamenti ai fornitori. Ecco come può migliorare ogni fase del processo:

• Sessioni di pagamento programmate: invece di pagare i fornitori uno per uno non appena le fatture vengono approvate, il sistema raggruppa ogni fattura in scadenza in una finestra temporale e le esegue in un'unica sessione. Questo riduce al minimo i pagamenti ad hoc e offre al team finanziario un ritmo prevedibile.

• Trigger di approvazione: il routing basato su regole invia automaticamente una fattura all'approvatore corretto in base al fornitore, al reparto o all'importo, anziché richiedere a qualcuno di inoltrarla manualmente. Le fatture al di sotto di una soglia prestabilita potrebbero saltare una fase di revisione, mentre quelle più grandi richiedono l'approvazione da parte di un controller.

• Integrazioni di sistema: collegare il flusso di lavoro dei pagamenti direttamente a una piattaforma ERP (Enterprise Resource Planning) o a una piattaforma contabile significa che una fattura approvata può attivare un pagamento senza che nessuno debba reinserire una seconda volta l'importo, i dettagli del fornitore o la codifica del conto. In questo modo, i dati di pagamento provengono direttamente dal record di origine anziché da una copia riscritta.

Come risolvere le sfide comuni relative ai pagamenti ai fornitori?

I problemi nei pagamenti ai fornitori tendono a ripetersi in aziende di ogni dimensione. Molti si verificano perché ci sono troppi passaggi manuali tra l'arrivo della fattura e l'invio del pagamento.

Ecco cosa accade di frequente:

• Fatture duplicate: un fornitore invia nuovamente una fattura, oppure due persone della stessa azienda approvano la stessa ricevuta senza rendersi conto che è già stata pagata. Verificare ogni fattura in base a un ordine di acquisto e all'ID del fornitore prima del suo ingresso nella coda di approvazione permette di individuare molti duplicati prima che raggiungano il pagamento.

• Cicli di approvazione lenti: le fatture si bloccano quando restano nella posta in arrivo di una persona in attesa di una firma. L'impostazione di una regola di routing che trasferisce una fattura a un approvatore di backup dopo un determinato numero di giorni aiuta a prevenire colli di bottiglia.

• Errori di pagamento: importi errati, conti errati e fornitori errati spesso possono essere ricondotti ai dettagli di pagamento ridigitati manualmente da una fattura a un sistema di pagamento separato. Prelevando i dati di pagamento direttamente dal record della fattura approvata, invece, questi errori vengono rimossi alla radice.

• Lacune nella riconciliazione: un pagamento viene effettuato, ma il sistema contabile non viene aggiornato per mostrare la fattura come chiusa e così la stessa ricevuta si presenta come non pagata settimane dopo. I sistemi che registrano lo stato del pagamento nella fattura originale colmano automaticamente questa lacuna.

• Complicazioni transfrontaliere: pagare un fornitore in un altro Paese può comportare ritardi nel regolamento dei pagamenti e l'aggiunta di requisiti di formattazione. Instradare questi pagamenti attraverso un'infrastruttura che raggiunge direttamente le reti di pagamento locali può ridurre questi ritardi.

In che modo l'infrastruttura di pagamenti supporta i flussi di lavoro dei pagamenti ai fornitori?

I flussi di lavoro dei pagamenti ai fornitori richiedono comunque qualcosa per eseguire il trasferimento una volta che una fattura è stata approvata e pianificata. È qui che entra in gioco l'infrastruttura di pagamenti. Una soluzione di pagamento come Stripe Global Payouts consente alle aziende di inviare fondi ai fornitori di tutto il mondo dai loro conti bancari, con una semplice attivazione dei destinatari e il supporto di più valute.

Le piattaforme e i marketplace che gestiscono i pagamenti verso una rete di contraenti, creatori di contenuti o venditori di piattaforme possono utilizzare un prodotto come Stripe Connect per gestire i bonifici a più destinatari tramite un'unica integrazione. Connect gestisce il lato del bonifico rivolto ai fornitori, il che include la raccolta delle informazioni necessarie per inviare fondi a livello nazionale o transfrontaliero, mentre l'azienda mantiene la propria logica di approvazione e pianificazione a monte.

In che modo Stripe Connect può essere d'aiuto

Stripe Connect coordina i trasferimenti di denaro tra più parti nelle piattaforme software e nei marketplace. Offre una rapida attivazione, componenti integrati, bonifici globali e molto altro.

Connect può aiutarti a:

• Effettuare il lancio in poche settimane: usa funzionalità in hosting o integrate di Stripe per attivare il servizio ancora più rapidamente ed evitare i costi anticipati e i tempi di sviluppo solitamente necessari per la facilitazione dei pagamenti.

• Gestire i pagamenti in modo scalabile: usa gli strumenti e i servizi di Stripe in modo da non dover impegnare risorse aggiuntive per la rendicontazione dei margini, i moduli fiscali, la gestione del rischio, i metodi di pagamento globali o la conformità all'attivazione.

• Crescere a livello globale: aiuta i tuoi utenti a raggiungere più clienti in tutto il mondo con metodi di pagamento locali e la possibilità di calcolare facilmente l'imposta sulle vendite, l'imposta sul valore aggiunto (IVA) e la tassa su beni e servizi (GST).

• Sviluppare nuove fonti di ricavo: ottimizza i ricavi dei pagamenti riscuotendo le commissioni su ogni transazione. Monetizza le funzionalità di Stripe abilitando sulla tua piattaforma: pagamenti di persona, bonifici istantanei, riscossione dell'imposta sulle vendite, finanziamenti, carte di pagamento per i dipendenti e altro ancora.

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