เมื่อเทคโนโลยีด้านไอทีและการสื่อสารพัฒนาก้าวหน้าขึ้นอย่างมาก และการแลกเปลี่ยนเชิงพาณิชย์ก็พัฒนาสู่สากลอย่างรวดเร็ว การใช้ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์และอีคอมเมิร์ซจึงเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในประเทศญี่ปุ่น ในส่วนของธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ การรับส่งเอกสารทางธุรกิจต่างๆ เช่น ใบแจ้งหนี้ ก็จะอยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล แทนที่จะเป็นเอกสารฉบับกระดาษ

การเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษมีข้อดีที่เหนือกว่ารูปแบบกระดาษอย่างชัดเจน เช่น การลดความยุ่งยากในการนำส่งทางไปรษณีย์หรือการนำส่งด้วยตนเอง ทั้งยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย วิธีนี้จึงเป็นที่สนใจของธุรกิจจำนวนมากที่อยากจะยกระดับการดำเนินงานหลังบ้านของตน

จากนี้ เราจะพาไปดูเบื้องหลังที่ทำให้ผู้คนหันมาใช้ใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษกันมากขึ้น รวมถึงข้อดีและข้อเสียของวิธีนี้

เนื้อหาหลักในบทความ

• คำอธิบายการเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ
  
• สาเหตุที่ธุรกิจต่างๆ เปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ
  
• วิธีเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ
  
• ข้อดีของใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ
  
• ข้อเสียของใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ
  
• ขั้นตอนที่ต้องทำเมื่อเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

คำอธิบายการเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ

การเปลี่ยนมาใช้ระบบแบบไม่ใช้กระดาษในการทำธุรกรรมเชิงพาณิชย์ คือ การใช้ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษเพื่อช่วยให้ขั้นตอนการทำงานต่างๆ ง่ายขึ้นและลดค่าใช้จ่าย ตัวอย่างหนึ่งในการออกใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษก็คือระบบการจัดการใบแจ้งหนี้บนเว็บ ซึ่งให้บริการโดยบริษัทประมวลผลการชำระเงิน เมื่อธุรกิจใช้เครื่องมือดังกล่าว ก็จะสามารถจัดการการสร้าง การส่ง และการจัดเก็บเอกสารได้ทั้งหมดจากโซลูชันเดียว

ทั้งโลกธุรกิจและชีวิตประจำวันของผู้คนทั่วไปต่างก็เปลี่ยนมาใช้ระบบแบบไม่ใช้กระดาษกันแล้ว ทางเลือกแบบดิจิทัลเริ่มเป็นที่นิยมมากขึ้นในหลายๆ ด้าน แม้ว่าผู้คนมักจะนึกถึงอีบุ๊ก นิตยสารออนไลน์ และหนังสือพิมพ์บนแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟน แต่ตอนนี้ การเปลี่ยนมาใช้ระบบดิจิทัลยังขยายครอบคลุมไปถึงตั๋วเข้าชมในสนามกีฬาสำหรับงานแข่งกีฬาและคอนเสิร์ตต่างๆ ตลอดจนตั๋วโดยสารสาธารณะอีกด้วย

สาเหตุที่ธุรกิจต่างๆ เปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ

การนำระบบการทำงานทางไกลมาใช้อย่างแพร่หลาย

ปัจจัยหนึ่งที่ส่งเสริมให้เปลี่ยนมาใช้การออกใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษก็คือการนำระบบการทำงานทางไกลมาใช้อย่างแพร่หลาย ซึ่งทำให้ผู้คนหันมามุ่งเน้นการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ที่สะดวกกว่ากันมากขึ้น การเปลี่ยนมาใช้การออกใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลจะช่วยให้ขั้นตอนการทำงานทั้งหมดเสร็จสิ้นได้อย่างรวดเร็วจากนอกสถานที่

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Electronic Bookkeeping Act (กฎหมายว่าด้วยการทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์)

ในญี่ปุ่น ตั้งแต่เดือนมกราคมปี 2024 เป็นต้นมา Electronic Bookkeeping Act ได้กำหนดให้ธุรกิจต่างๆ ต้องจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวกับธุรกรรมและรับส่งแบบดิจิทัลไว้ในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยเหตุนี้ องค์กรต่างๆ ที่ใช้การออกใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษก็จะต้องจัดเก็บบันทึกการเรียกเก็บเงินในรูปแบบดิจิทัลแทนที่จะต้องพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ ตราบใดที่องค์กรยังปฏิบัติตามเงื่อนไขการเก็บรักษาข้อมูลที่ระบุไว้ใน Electronic Bookkeeping Act องค์กรก็สามารถแปลงใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษให้เป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ผ่านวิธีที่มักเรียกว่า "การจัดเก็บด้วยเครื่องสแกน" ได้

Electronic Bookkeeping Act ในปัจจุบันเป็นหนึ่งในปัจจัยที่ส่งเสริมให้มีการเปลี่ยนมาใช้การเรียกเก็บเงินและการดำเนินงานแบบไม่ใช้กระดาษ

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้

ระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ของญี่ปุ่นซึ่งมีผลบังคับใช้เมื่อเดือนตุลาคมปี 2023 ส่งผลให้การออกและเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ต้องมีการบันทึกรายการที่ละเอียดกว่าในใบแจ้งหนี้แบบแยกหมวดหมู่แบบเดิม ซึ่งส่งผลให้องค์กรต่างๆ ต้องใส่ใจในการปฏิบัติตามกฎ

คุณยังคงออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ในรูปแบบพิมพ์บนกระดาษและนำส่งทางไปรษณีย์หรือนำส่งด้วยตัวเองก็ได้ แต่การจัดทำบันทึกการเรียกเก็บเงินที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ขึ้นมาใหม่ทั้งหมดในรูปแบบกระดาษ (ไม่ว่าจะทำด้วยมือหรือใช้คอมพิวเตอร์) ก็จะทำให้คุณมีงานเพิ่มขึ้นและอาจเกิดข้อผิดพลาดหรือการเผลอลืมไปได้ ดังนั้น ธุรกิจจึงหันมาใช้ขั้นตอนการทำงานแบบดิจิทัลกันมากขึ้นเรื่อยๆ เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงเหล่านี้และยกระดับประสิทธิภาพ

วิธีเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ

การเปลี่ยนมาใช้การเรียกเก็บเงินแบบไม่ใช้กระดาษสามารถทำได้ 2 วิธีหลักๆ ดังนี้

การใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีต

คุณสามารถจัดเตรียมใบแจ้งหนี้ได้ผ่านซอฟต์แวร์สเปรดชีต เช่น Excel การใช้เทมเพลตแบบดาวน์โหลดได้ฟรีก็เป็นอีกวิธีหนึ่งในการเปลี่ยนมาใช้ระบบแบบไม่ใช้กระดาษในขณะที่ยังคงควบคุมค่าใช้จ่ายได้อยู่ แต่การใช้โปรแกรมเหล่านี้ก็ยังคงมีงานต่างๆ ที่ต้องทำด้วยตัวเองอยู่ เช่น การป้อนรายการและค่าต่างๆ ซึ่งต้องใช้กำลังคนและเวลา นอกจากนี้ คุณควรเข้าใจด้วยว่าข้อผิดพลาดจากการดำเนินการด้วยตนเองก็อาจเกิดขึ้นได้ในระหว่างการทำงานของคอมพิวเตอร์ (แม้ว่าจะเกิดขึ้นได้ยากก็ตาม)

การติดตั้งใช้งานระบบ

วิธีนี้จะเป็นการนำเครื่องมือเฉพาะทางต่างๆ เข้ามาใช้ (เช่น แพลตฟอร์มจัดทำใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติ) และใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อจัดการขั้นตอนการทำงานทั้งหมดในที่เดียว ตั้งแต่การ การออกบันทึกการเรียกเก็บเงินไปจนถึงการจัดเก็บบันทึกดังกล่าว การจัดทำใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติจะช่วยลดขั้นตอนต่างๆ ที่ต้องทำด้วยตนเองที่ระบุไว้ข้างต้น ทั้งยังช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วย เมื่อขั้นตอนการทำงานต่างๆ รวมอยู่ในแพลตฟอร์มเดียว ก็จะทำให้การเปลี่ยนมาใช้ขั้นตอนแบบไม่ใช้กระดาษสะดวกยิ่งขึ้นไปอีก

ข้อดีของใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ

ลดค่าใช้จ่าย

เมื่อจัดการกับใบแจ้งยอดแบบกระดาษ การจัดทำและส่งใบแจ้งยอดเหล่านี้ไม่เพียงต้องใช้กำลังคนจำนวนมากเท่านั้น แต่ยังมีค่าใช้จ่ายเป็นค่ากระดาษ ค่าซองจดหมาย ค่าน้ำหมึก ค่าไปรษณีย์ และค่าบุคลากรที่จำเป็นในการทำงานเหล่านี้ด้วย แต่เมื่อใช้ใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ ก็จะไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในส่วนนี้

นอกจากนี้ คุณยังสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้พอๆ กันในส่วนของใบเสร็จผ่านการดำเนินงานแบบดิจิทัลอีกด้วย โดยเฉพาะในกรณีของใบเสร็จฉบับกระดาษ เมื่อยอดขายเกิน 50,000 เยนก่อนคำนวณภาษี National Tax Agency (สรรพากรญี่ปุ่น) กำหนดให้ต้องประทับอากรแสตมป์ตามยอดขายและขีดฆ่าอากรแสตมป์เหล่านั้น โดยคุณไม่จำเป็นต้องใช้อากรแสตมป์สำหรับเอกสารที่นำส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางอีเมลหรือผ่านบริการระบบคลาวด์ แต่หากไฟล์ที่จัดทำขึ้นบนคอมพิวเตอร์ได้รับการพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษและนำส่งให้กับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจในรูปแบบกระดาษ คุณก็จะต้องใช้อากรแสตมป์

เมื่อใช้วิธีนี้ การย้ายเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม เช่น ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ มาเป็นรูปแบบที่ไม่ใช้กระดาษก็จะช่วยลดค่าใช้จ่ายสำหรับสื่อสิ่งพิมพ์ ค่าไปรษณีย์ และอากรแสตมป์

การจัดการใบแจ้งหนี้ที่ง่ายขึ้น

ในกรณีที่ใช้ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ เมื่อจำนวนเอกสารเพิ่มขึ้น ภาระงานในการจัดระเบียบเอกสารก็จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ซึ่งทำให้งานบริหารจัดการโดยรวมยุ่งยากขึ้น ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษจะต้องใช้พื้นที่จัดเก็บ และการค้นหาบันทึกที่ผ่านๆ มาจากไฟล์จำนวนมากก็อาจเป็นเรื่องที่กินแรง นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงที่จะตัวเอกสารจะเสื่อมสภาพอีกด้วย ซึ่งทำให้อ่านได้ยากขึ้น หรือที่แย่กว่านั้นก็อาจทำให้สูญเสียบันทึกทั้งหมดไปเลยก็ได้

การออกใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลทำให้ไม่ต้องจัดระเบียบเอกสารและช่วยให้มีพื้นที่เพิ่มมากขึ้น ส่วนฟังก์ชันการค้นหาในซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้จะช่วยให้เรียกดูใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องกังวลว่าใบแจ้งหนี้จะเสื่อมสภาพหรือสูญหายไป

เหมาะสำหรับการทำงานจากทางไกลและทำงานที่บ้าน

การรับส่งเอกสารแบบกระดาษทำให้ต้องใช้เวลามากขึ้นและสร้างความยุ่งยากเมื่อพนักงานทำงานจากทางไกล เมื่อเปลี่ยนมาใช้ระบบแบบไม่ใช้กระดาษ ก็จะช่วยให้การจัดการภาระหน้าที่ในการออกใบแจ้งหนี้ได้สะดวกผ่านคอมพิวเตอร์ได้จากทุกที่

การตอบกลับในวันเดียวกันสำหรับการแก้ไขและการออกเอกสารให้ใหม่

เมื่อใบแจ้งหนี้แบบกระดาษต้องได้รับการแก้ไขหรือออกให้ใหม่ ขั้นตอนจะเริ่มจากการตามหาสำเนาตัวจริง จากนั้นก็ติดต่อลูกค้าเพื่อเรียกดูเอกสารดังกล่าวหรืออนุมัติให้ทำลายเอกสารนั้น จากนั้น บันทึกการเรียกเก็บเงินที่ออกให้ใหม่นั้นก็จะต้องมีการดำเนินงานเพิ่มเติมในการส่งไปรษณีย์ หรือที่หนักกว่านั้นก็คือการนำส่งด้วยตัวเอง แต่ใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษจะช่วยให้สามารถออกบันทึกฉบับแก้ไขได้แทบจะทันที เพื่อให้มั่นใจได้ว่าขั้นตอนทั้งหมดจะเป็นไปอย่างราบรื่น

ข้อเสียของใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ

การจัดการแยกต่างหากสำหรับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจที่ยังอยากจะใช้ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษอยู่

พาร์ทเนอร์การค้าบางรายอาจยังไม่ได้นำการดำเนินงานแบบไม่ใช้กระดาษมาใช้ คุณจึงควรจำไว้ว่า พาร์ทเนอร์อาจยังอยากรับสำเนาฉบับกระดาษเหมือนเดิมอย่างที่ผ่านๆ มา คุณจำเป็นต้องให้บริการได้อย่างยืดหยุ่นในการติดต่อกับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจเหล่านี้ โดยเสนอตัวเลือกทั้งแบบพิมพ์บนกระดาษและแบบอิเล็กทรอนิกส์ ดังที่เราจะอธิบายโดยละเอียดในส่วนถัดไปในหัวข้อ "ขั้นตอนที่ต้องทำเมื่อเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ"

ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งใช้งานระบบและการดำเนินงาน

การจัดทำใบแจ้งหนี้ในซอฟต์แวร์สเปรดชีตหรือเทมเพลตฟรี การแปลงเป็นไฟล์ PDF และการส่งทางอีเมลหรือบันทึกลงในคอมพิวเตอร์นั้นไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ที่เป็นเช่นนี้เพราะไม่ได้ใช้ระบบของผู้ประมวลผลการชำระเงิน (ซึ่งต้องมีค่าใช้จ่ายในการติดตั้งใช้งานและการดำเนินงาน)

แต่หากคุณมีเป้าหมายในการยกระดับขั้นตอนการเรียกเก็บเงินทั้งหมดด้วยการผสานการทำงานกับข้อมูลลูกค้าที่มีอยู่ รวมถึงการผสานรวมขั้นตอนการทำงานทั้งหมด (ตั้งแต่การจัดทำใบแจ้งหนี้อัตโนมัติไปจนถึงการนำไปเก็บ) เอาไว้ในโซลูชันเดียว ก็จะมีค่าธรรมเนียมสำหรับการเปิดตัวและใช้งานแพลตฟอร์มใหม่ ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจจึงต้องตรวจสอบล่วงหน้าว่าจำนวนเงินที่จะประหยัดได้จากขั้นตอนการทำงานแบบไม่ใช้กระดาษนี้จะสูงกว่าค่าใช้จ่ายในการเปิดตัวและใช้งานแพลตฟอร์มใหม่หรือไม่ และดูเรื่องความคุ้มค่าโดยรวม

เมื่อทำการคำนวณเหล่านี้ คุณจำเป็นต้องตรวจสอบค่าแรงและค่าบุคลากรที่ต้องใช้ในขั้นตอนของใบแจ้งหนี้แบบกระดาษอย่างใกล้ชิด ทั้งนี้ เมื่อมองในระยะยาวเกี่ยวกับผลการดำเนินงานและประสิทธิภาพ การลงทุนในการเปิดตัวและใช้ระบบแบบไม่ใช้กระดาษอาจจะสร้างกำไรทางการเงินได้อย่างมากเมื่อเทียบกับค่าแรงและค่าล่วงเวลาที่ต้องจ่ายในการจัดทำและส่งใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษทางไปรษณีย์แต่ละรายการ

ขั้นตอนที่ต้องทำเมื่อเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ

ชี้แจงวัตถุประสงค์ของการเปลี่ยนมาใช้ระบบแบบไม่ใช้กระดาษ

ก่อนอื่น ให้คิดถึงเหตุผลที่คุณกำลังเปลี่ยนมาใช้ระบบแบบไม่ใช้กระดาษ ตัวอย่างเช่น หากคุณอยากจะลดภาระงานโดยรวมที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ วิธีหนึ่งก็อาจจะเป็นการนำระบบที่ครอบคลุมเข้ามาใช้ ซึ่งมีผู้ประมวลผลการชำระเงินเป็นผู้ให้บริการ

ในทางกลับกัน หากเป้าหมายคือการประหยัดพื้นที่ด้วยการจัดเก็บบันทึกการเรียกเก็บเงินฉบับพิมพ์ (สำเนากระดาษและใบเสร็จต้นฉบับ) ในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ คุณก็จำเป็นต้องใช้ชุดเครื่องมือที่ตรงตามข้อกำหนดในการจัดเก็บด้วยเครื่องสแกนของ Electronic Bookkeeping Act (กฎหมายว่าด้วยการทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์)

เมื่อชี้แจงวัตถุประสงค์เหล่านี้ตามที่ระบุไว้แล้ว เราขอแนะนำให้ทำตามขั้นตอนต่างๆ ที่ระบุไว้ด้านล่างนี้โดยเฉพาะ

• ให้สร้างรายการฟีเจอร์หรือฟังก์ชันที่บริษัทต้องการใช้ขึ้นมาก่อน
  
• เลือกระบบที่น่าจะตอบโจทย์เหล่านั้นมาจำนวนหนึ่ง
  
• ประเมินความคุ้มค่าของตัวเลือกต่างๆ ที่ตอบโจทย์ความต้องการเหล่านั้น และทำการเลือกขั้นสุดท้าย
  

แจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานและการปฏิบัติงาน

เมื่อเปลี่ยนมาใช้ระบบแบบไม่ใช้กระดาษ คุณควรแจ้งให้พนักงานทุกคนทราบถึงการเปลี่ยนแปลงนี้ล่วงหน้า และควรจัดให้มีคู่มือการทำงานเอาไว้ใช้อ้างอิงเมื่อจำเป็นด้วย

นอกจากนี้ โปรดจัดเตรียมคู่มือที่ระบุวิธีรับมือกับคำถามต่างๆ เกี่ยวกับการจัดการบันทึกดิจิทัล เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะสามารถตอบข้อสงสัยจากพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจได้อย่างเหมาะสม

ขอรับการอนุมัติจากพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจของคุณ

เมื่อเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษ คุณควรขอความยินยอมจากพาร์ทเนอร์การค้าก่อน หากคุณเปลี่ยนไปใช้ขั้นตอนแบบดิจิทัลโดยไม่ได้รับความยินยอมจากอีกฝ่าย พาร์ทเนอร์ก็อาจไม่พบบันทึกการเรียกเก็บเงินที่ออกให้ในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งอาจส่งผลให้ชำระเงินล่าช้าได้

ในการหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว ธุรกิจที่ใช้ระบบแบบไม่ใช้กระดาษจะต้องเตรียมแจ้งให้ทราบถึงการเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไว้ล่วงหน้า และขอความยินยอมจากคู่สัญญาโดยเร็วที่สุด

การจัดการกับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจที่อยากใช้ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ

หลังจากที่ธุรกิจของคุณแจ้งให้ทราบถึงการเปลี่ยนมาใช้การเรียกเก็บเงินแบบไม่ใช้กระดาษแล้ว พาร์ทเนอร์ทางธุรกิจบางรายก็อาจตอบกลับเพื่อขอรับเอกสารในรูปแบบกระดาษต่อไป ซึ่งในกรณีดังกล่าว ธุรกิจของคุณก็จะต้องส่งใบแจ้งหนี้ให้แก่ลูกค้าทางไปรษณีย์หรือด้วยตัวเอง

ดังนั้น ในการจัดการการนำส่งเอกสารทั้งแบบไม่ใช้กระดาษและฉบับพิมพ์ คุณต้องจัดข้อมูลพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจให้เป็นระเบียบ เพื่อให้กำหนดวิธีการที่จะใช้สำหรับแต่ละรูปแบบได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของลูกค้าที่ต้องการใช้ธุรกรรมแบบกระดาษ ให้มุ่งเน้นไปที่การดึงเฉพาะข้อมูลของลูกค้าเหล่านั้น และพยายามวางระบบให้ยืดหยุ่นและตอบโจทย์ความต้องการเหล่านี้

การป้องกันการดัดแปลงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

เป้าหมายหลักอย่างหนึ่งของ Electronic Bookkeeping Act (กฎหมายว่าด้วยการทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์) ก็คือ การรักษาความสมบูรณ์ถูกต้องของบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์และป้องกันการดัดแปลงบันทึกเหล่านั้น ด้วยเหตุนี้ องค์กรต่างๆ ที่เปลี่ยนมาใช้กระบวนการทำงานแบบดิจิทัลจะต้องใช้มาตรการป้องกันการดัดแปลงตาม Electronic Bookkeeping Act ซึ่งได้แก่

• การใช้การประทับเวลา
  
• การรับและจัดเก็บเอกสารโดยใช้แพลตฟอร์มที่จัดทำบันทึกการเปลี่ยนแปลง การลบ ฯลฯ
  
• ซอฟต์แวร์การทำบัญชีที่มีการรับรองจาก JIIMA ซึ่งตรงตามข้อกำหนดทางกฎหมายอยู่แล้ว
  

อย่างที่เราเห็นกัน การเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษจะมีขั้นตอนเตรียมการต่างๆ มากมาย แต่เมื่อการเปลี่ยนผ่านเสร็จสิ้นแล้ว ก็จะช่วยให้การดำเนินการเรียกเก็บเงินมีประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง ซึ่งในท้ายที่สุดแล้วก็จะทำให้การจัดการขั้นตอนนี้สะดวกง่ายดายขึ้น

นอกจากนี้ อย่างที่ได้อธิบายไว้ในบทความนี้ การใช้บริการจากผู้ประมวลผลการชำระเงินจะช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถรวมการจัดการใบแจ้งหนี้ไว้ในที่เดียวได้ ซึ่งช่วยลดภาระงานและกำลังคนที่ต้องใช้ลงได้อย่างมาก ทั้งยังยกระดับประสิทธิภาพโดยรวม ตัวอย่างเช่น หาก Stripe Invoicing สามารถออกและจัดเก็บใบแจ้งหนี้ได้อย่างเหมาะสมตามเงื่อนไขของกรอบการออกใบแจ้งหนี้ในปัจจุบันและ Electronic Bookkeeping Act โดยเฉพาะข้อกำหนดเกี่ยวกับการตรวจสอบความสมบูรณ์ถูกต้องและการมองเห็นข้อมูลผ่านฟังก์ชันการค้นหา ก็จะสามารถยกระดับระบบหลังบ้านให้ราบรื่นและมีความสมเหตุสมผลมากขึ้นได้

Stripe Invoicing ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

Stripe Invoicing ทำให้ขั้นตอนบัญชีลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ
  
• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น
  
• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป
  
• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe
  
• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้