Avec l’avancée spectaculaire des technologies de l’information et de la communication et la mondialisation accélérée des échanges commerciaux, l’adoption des transactions électroniques et du e-commerce ne cesse de croître au Japon. Dans le cas des transactions électroniques, les documents commerciaux tels que les factures ne sont plus échangés sous forme de supports imprimés, mais comme des fichiers numériques basés sur des données.

Passer à des factures dématérialisées présente des avantages évidents par rapport aux méthodes papier, notamment la réduction des contraintes liées à l’envoi ou à la remise en main propre des documents, ainsi que des économies de coûts. Cela attire l’attention de nombreuses entreprises souhaitant améliorer leurs opérations en back-office.

Ci-dessous, nous expliquons le contexte de l’adoption croissante des factures dématérialisées, ainsi que leurs avantages et inconvénients.

Contenu de l’article

• Explication du passage aux factures dématérialisées
  
• Pourquoi les entreprises adoptent les factures dématérialisées
  
• Comment passer aux factures dématérialisées
  
• Avantages des factures dématérialisées
  
• Inconvénients des factures dématérialisées
  
• Étapes à suivre lors du passage aux factures dématérialisées
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Explication du passage aux factures dématérialisées

Passer au numérique dans les transactions commerciales signifie utiliser des données électroniques plutôt que du papier pour simplifier les flux de travail et réduire les coûts. Un exemple de facturation sans papier est un système de gestion des factures en ligne proposé par des sociétés de traitement de paiements. En adoptant ce type d’outil, les entreprises peuvent gérer de manière centralisée non seulement la création des documents, mais aussi leur envoi et leur archivage, le tout dans une solution unique.

La transition vers le tout numérique se fait tant dans le monde de l’entreprise que dans la vie quotidienne des particuliers. Les alternatives dématérialisées se multiplient dans de nombreux domaines. Si l’on pense d’abord aux livres électroniques, magazines et journaux consultables sur tablettes ou smartphones, le virage numérique concerne désormais aussi les billets pour les événements sportifs ou concerts, ainsi que les titres de transport en commun.

Pourquoi les entreprises adoptent les factures dématérialisées

Adoption généralisée du télétravail

Un facteur qui pousse à adopter la facturation dématérialisée est la généralisation du télétravail. Cela a renforcé l’importance des transactions électroniques, plus pratiques. Passer à la facturation numérique permet d’exécuter l’ensemble des processus rapidement, même à distance.

Conformité à la loi sur la comptabilité électronique

Au Japon, à partir de janvier 2024, la loi sur la tenue de registres électroniques oblige les entreprises à conserver sous forme électronique tous les documents transactionnels échangés initialement au format numérique. Ainsi, les organisations ayant adopté la facturation dématérialisée doivent stocker leurs factures sous forme électronique plutôt que de les imprimer. Tant que les entreprises respectent les conditions de conservation prévues par cette loi, elles peuvent convertir des factures papier en données électroniques via ce que l’on appelle souvent le stockage par numérisation.

La loi actuelle sur la tenue de registres électroniques est l’un des facteurs qui poussent à passer à la facturation et aux opérations dématérialisées.

Conformité au système de facturation

Dans le cadre du système de facturation admissible japonais, entré en vigueur en octobre 2023, l’émission et la conservation de factures admissibles nécessitent l’enregistrement d’éléments plus détaillés que pour les factures catégorisées précédentes. Cela signifie que les entreprises doivent veiller à respecter ces règles.

Les factures admissibles peuvent toujours être émises sur support papier et transmises par courrier ou remises en main propre. Cependant, créer des factures admissibles entièrement sur papier, que ce soit à la main ou à l’aide d’un ordinateur, augmente la charge de travail et le risque d’erreurs ou d’omissions. Par conséquent, de plus en plus d’entreprises adoptent des flux de travail numériques pour réduire ces risques et améliorer l’efficacité.

Passer aux factures dématérialisées

Il existe deux façons principales de passer à la facturation dématérialisée :

Utilisation d’un logiciel de feuille de calcul

Les factures peuvent être préparées à l’aide de logiciels de tableur comme Excel. L’utilisation de modèles gratuits téléchargeables constitue une autre manière de passer au dématérialisé tout en maîtrisant les coûts. Néanmoins, s’appuyer sur ces programmes implique toujours des tâches manuelles, comme la saisie des éléments et des montants, ce qui demande du temps et de l’effort. De plus, bien que peu probable, il est important de garder à l’esprit que des erreurs humaines peuvent survenir lors des opérations informatiques.

Mise en œuvre d’un système

Cette approche implique l’utilisation d’outils dédiés (par exemple, une plateforme automatisée de génération de factures) et s’appuie sur eux pour gérer l’ensemble du flux de travail en un seul endroit, de l’émission des factures à leur archivage. L’automatisation de la création de factures réduit les étapes manuelles mentionnées précédemment et contribue à éviter les erreurs de saisie. La centralisation des processus sur une seule plateforme simplifie encore la transition vers les méthodes dématérialisées.

Avantages des factures dématérialisées

Réduction des coûts

Lorsqu’on gère des relevés papier, non seulement leur création et leur envoi demandent un effort considérable, mais ils entraînent également des frais pour le papier, les enveloppes, l’encre, l’affranchissement et le personnel nécessaire à ces tâches. En revanche, les factures dématérialisées n’engendrent aucun de ces coûts supplémentaires.

De plus, les économies réalisées grâce aux opérations numériques s’appliquent également aux reçus. En particulier, pour les reçus imprimés, lorsque le montant de la vente dépasse 50 000 ¥ hors taxes, l’Agence nationale des impôts exige l’apposition de timbres fiscaux correspondant au montant de la vente et leur annulation. Les timbres fiscaux ne sont pas nécessaires pour les documents envoyés électroniquement par e-mail ou via des services cloud. En revanche, ils sont requis si un fichier créé sur ordinateur est imprimé et remis à un partenaire commercial sur support papier.

Ainsi, le passage des documents liés aux transactions, tels que les factures et les reçus, à des formats dématérialisés permet de réduire les dépenses liées au papier, à l’envoi postal et aux droits de timbre.

Gestion simplifiée des factures :

Avec les factures papier, à mesure que le nombre de documents augmente, la charge de travail liée au classement s’alourdit, ce qui complique la gestion administrative dans son ensemble. Les factures papier occupent de l’espace de stockage, et retrouver des documents anciens parmi un grand volume de dossiers peut être fastidieux. Il existe également un risque de détérioration physique, entraînant une lisibilité réduite voire, dans le pire des cas, la perte totale des archives.

La facturation numérique élimine le besoin de classement et libère de l’espace, tandis que les fonctions de recherche dans les logiciels de facturation permettent de retrouver rapidement les documents, sans craindre qu’ils se détériorent ou se perdent.

Idéal pour le télétravail et le travail à domicile

L’échange de documents papier entraîne plus de temps perdu et de complications lorsque les employés travaillent à distance. En passant au numérique, dès lors qu’une connexion Internet fiable est disponible, les tâches de facturation peuvent être effectuées facilement depuis un ordinateur, où que l’on se trouve.

Réponse le jour même pour les corrections et les réémissions

Lorsqu’une facture papier doit être corrigée ou réémise, il faut d’abord retrouver l’exemplaire physique, puis contacter le client pour le récupérer ou autoriser sa destruction. L’envoi de la facture corrigée implique ensuite du travail supplémentaire, par courrier ou, pire, en main propre. En revanche, les factures dématérialisées permettent de réémettre quasi instantanément les documents corrigés, garantissant un processus fluide et rapide.

Inconvénients des factures dématérialisées

Gestion individuelle pour les partenaires commerciaux qui préfèrent encore les factures papier

Certains partenaires commerciaux n'ont peut-être pas encore adopté le traitement dématérialisé. Il est important de garder à l'esprit qu'ils peuvent toujours préférer recevoir des copies papier, comme par le passé. Comme expliqué plus en détail dans la section suivante, « Étapes à suivre lors de la transition vers les factures dématérialisées », il est essentiel de rester flexible avec ces partenaires en proposant à la fois des options papiers et électroniques.

Coûts liés à la mise en place et à l’exploitation du système

La génération de factures dans un tableur ou à partir de modèles gratuits, leur conversion en PDF, puis leur envoi par e-mail ou leur enregistrement sur un ordinateur n’engendre pas de coûts supplémentaires. En effet, les systèmes proposés par un prestataire de paiement, qui impliqueraient des frais d’implémentation et d’exploitation, ne sont pas utilisés.

Cependant, si l’objectif est d’améliorer l’ensemble du processus de facturation en intégrant les données clients existantes et en centralisant tout le flux de travail (de la génération et l’envoi automatiques des factures au stockage) dans une solution unique, des frais seront engagés pour le déploiement et l’exploitation de cette nouvelle plateforme. Pour cette raison, les entreprises doivent évaluer au préalable si les économies possibles grâce à un flux de travail dématérialisé compensent les coûts d’introduction et de fonctionnement de la plateforme, et déterminer la rentabilité globale.

Lors de ces calculs, il est important d’examiner de près les coûts de main-d’œuvre et de personnel liés aux factures papier. Dans une perspective à long terme axée sur la productivité et l’efficacité, l’investissement dans la mise en place et le fonctionnement d’un système sans papier pourrait générer des gains financiers significatifs par rapport au temps et aux heures supplémentaires nécessaires pour créer et envoyer individuellement des factures papier.

Étapes à suivre pour passer aux factures dématérialisées

Clarifier l’objectif du passage au dématérialisé

Commencez par réfléchir aux raisons de votre transition vers le dématérialisé. Par exemple, si vous souhaitez réduire la charge globale liée à la gestion des factures, une solution peut être de mettre en place un système complet proposé par un prestataire de paiement.

À l’inverse, si l’objectif est de gagner de l’espace en remplaçant l’archivage papier des documents de facturation (copies et reçus originaux) par des données électroniques, il est indispensable d’adopter un ensemble d’outils conforme aux exigences de conservation par numérisation prévues par la loi sur la tenue de registres électroniques.

En clarifiant ces objectifs de cette manière, nous vous recommandons de suivre les étapes spécifiques décrites ci-dessous :

• Commencez par dresser une liste des fonctionnalités ou des fonctions dont l’entreprise a besoin
  
• Sélectionnez plusieurs solutions ou cadres potentiels qui répondent à ces besoins
  
• Évaluez la rentabilité des options qui répondent à ces besoins puis faites votre choix final
  

Informez les équipes des changements de flux de travail et d’organisation

Lors du passage au dématérialisé, il est essentiel d’informer tous les employés à l’avance de ce changement. Il est également recommandé de mettre à disposition un guide de travail pouvant être consulté à tout moment en cas de besoin.

De plus, afin de pouvoir répondre correctement aux questions des partenaires commerciaux, préparez un manuel expliquant comment traiter les demandes concernant la gestion des documents numériques.

Obtenez l’approbation de vos partenaires commerciaux

Lors du passage à la facturation électronique, il est essentiel d’obtenir le consentement préalable des partenaires commerciaux. Si vous passez aux processus numériques sans leur accord, ils pourraient ne pas prendre en compte les documents de facturation émis sous forme de données électroniques, ce qui pourrait entraîner des retards de paiement.

Pour éviter ce type de problème, les entreprises qui mettent en place un système dématérialisé doivent préparer une notification concernant le passage à la facturation électronique suffisamment à l’avance et obtenir le consentement des contreparties dès que possible.

Gestion des partenaires commerciaux favorisant les factures papier

Après avoir informé vos partenaires commerciaux de la transition vers la facturation électronique, certains d’entre eux peuvent demander à continuer de recevoir les documents au format papier. Dans ce cas, votre entreprise devra envoyer les factures par courrier ou les remettre en main propre.

Par conséquent, pour gérer à la fois les échanges électroniques et papier, il est important d’organiser les informations de vos partenaires commerciaux afin de déterminer la méthode à utiliser pour chacun. Pour ceux qui exigent des transactions sur support papier, concentrez-vous sur l’extraction de leurs informations spécifiques et veillez à mettre en place un système flexible capable de répondre à ces besoins.

Prévention de la falsification des données électroniques

L’un des objectifs principaux de la Loi sur la Tenue de Registre Électronique est de garantir l’authenticité des enregistrements électroniques et d’empêcher toute falsification. Par conséquent, les organisations passant à des flux de travail numérisés doivent mettre en place des mesures inviolables conformes à la loi. Ces actions comprennent :

• Application d'un horodatage
  
• Recevoir et stocker les documents sur une plateforme qui crée un journal des modifications, suppressions, etc.
  
• Utiliser un logiciel comptable certifié JIIMA, qui respecte par défaut les exigences légales.
  

Comme on peut le constater, passer à la facturation dématérialisée implique plusieurs étapes préparatoires. En revanche, une fois la transition effectuée, elle permet d’optimiser en continu les opérations de facturation et facilite grandement la gestion du processus.

De plus, comme expliqué dans cet article, s’appuyer sur les services d’un processeur de paiements permet aux organisations de centraliser la gestion des factures, réduisant ainsi considérablement la charge de travail et améliorant l’efficacité globale. Par exemple, si Stripe Invoicing peut émettre et stocker correctement les factures pour respecter le cadre légal actuel et la loi sur la tenue de registres électroniques, en particulier les exigences garantissant l’authenticité et la visibilité via une fonction de recherche, il sera possible d’optimiser le back-office de manière plus fluide et logique.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.
  
• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance s’appuyant sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.
  
• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe, avec paiement intégré.
  
• Intégrer les systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.
  

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