Con el avance dramático de las tecnologías de la información y la comunicación y la acelerada globalización de los intercambios comerciales, la adopción de las transacciones electrónicas y el e-commerce está aumentando de forma constante en Japón. En el caso de las transacciones electrónicas, los documentos de la empresa, como las facturas, se intercambian en forma de archivos digitales de datos no como materiales impresos.

Pasarse a las facturas sin papel tiene unas ventajas claras frente a los métodos en papel, como por ejemplo la reducción de las molestia de tener que enviar o entregar documentos en mano y los ahorros que se logran en costes. Esto ha llamado la atención de muchas empresas que buscan mejorar sus operaciones administrativas.

A continuación, explicamos los antecedentes de la creciente adopción de las facturas sin papel, junto con sus ventajas y desventajas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• Explicando el cambio a las facturas sin papel
  
• Por qué las empresas se están pasando a las facturas sin papel
  
• Cómo pasar a las facturas sin papel
  
• Ventajas de las facturas sin papel
  
• Desventajas de las facturas sin papel
  
• Pasos a seguir al pasar a las facturas sin papel
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

Explicando el cambio a las facturas sin papel

Utilizar datos electrónicos en los negocios comerciales significa usar datos electrónicos en lugar de en papel para simplificar flujos de trabajo y reducir gastos. Un ejemplo de facturación sin papel es un sistema de gestión basado en facturas web que ofrezcan las empresas de procesamiento de pagos. Cuando las empresas adoptan estas herramientas, pueden gestionar de forma centralizada no solo la creación de documentos, sino también su envío y almacenamiento, todo dentro de una única solución.

El cambio al sin papel está ocurriendo en el mundo corporativo y en la vida diaria de las personas. Las alternativas digitalizadas se están volviendo más comunes en muchos ámbitos. Mientras la gente piensa en libros electrónicos, revistas online y periódicos en tabletas o smartphones, el cambio hacia lo digital ya se extiende también a entradas para estadios para eventos deportivos y conciertos, así como a los billetes de transporte público.

Por qué las empresas se están pasando a las facturas sin papel

Generalización del teletrabajo

Uno de los factores que impulsó la transición a la facturación sin papel es la adopción generalizada del trabajo remoto. Esto ha llevado a un mayor énfasis en las transacciones electrónicas, que son más cómodas. El avance hacia la facturación digital permite la finalización más rápida de flujos de trabajo completos de forma remota.

Cumplimiento de la Ley de Contabilidad Electrónica

En Japón, a partir de enero de 2024, la Ley de Contabilidad Electrónica exige que las empresas almacenen cualquier documento relacionado con la transacción intercambiado inicialmente en formato digital como datos electrónicos. Como resultado, las organizaciones que han adoptado la facturación sin papel deben almacenar los registros de facturación de forma digital en lugar de imprimirlos. Mientras las empresas cumplan con las condiciones relativas a la preservación de la Ley de Contabilidad Electrónica, pueden convertir facturas impresas en datos electrónicos a través de lo que a menudo se denomina «almacenamiento para escaneos».

La actual Ley de Contabilidad Electrónica es uno de los factores que impulsan la transición hacia la facturación y operaciones sin papel.

Cumplimiento del sistema de facturas

De acuerdo con el Sistema de Facturación Calificado japonés, que entró en vigor en octubre de 2023, la emisión y el guardado de facturas cualificadas requiere registrar elementos de forma más detallada que con las facturas categorizadas anteriores. Esto significa que las organizaciones deben prestar atención para cumplir con las normas.

Las facturas cualificadas aún pueden emitirse en medios impresos e intercambiarse por correo o entregarse en persona. Sin embargo, crear registros de facturación cualificados desde cero en papel, ya sea a mano o usando un ordenador, aumenta la cantidad de trabajo y pueden producirse errores u omisiones. En consecuencia, un número creciente de empresas adopta flujos de trabajo digitales para evitar estos riesgos y mejorar la eficiencia.

Cómo pasar a las facturas sin papel

Hay dos formas principales de dar el salto a la facturación sin papel:

Usar el software de hojas de cálculo

Las facturas pueden prepararse mediante software de hojas de cálculo como Excel. Utilizar plantillas descargables gratuitas es otra forma de dar el salto al sin papel manteniendo el control de los costes. No obstante, confiar en estos programas sigue implicando tareas prácticas, incluyendo introducir elementos y valores, que requieren esfuerzo y tiempo. Además, aunque es poco probable, es importante entender que pueden producirse errores manuales durante las operaciones con el ordenador.

Implementar un sistema

Este enfoque introduce herramientas especializadas, por ejemplo, una plataforma automatizada de generación de facturas, y se apoya en ellas para gestionar todo el flujo de trabajo en un solo lugar, desde la emisión de registros de facturación hasta el almacenamiento. Automatizar la creación de facturas reduce los pasos manuales mencionados anteriormente y ayuda a evitar errores al introducir datos. Centralizar los flujos de trabajo en una sola plataforma simplifica aún más el cambio a los procesos sin papel.

Ventajas de las facturas sin papel

Reduce costes

Al tratar con extractos en papel, no solo se requiere un esfuerzo considerable para generarlos y enviarlos, sino que también conlleva gastos en papel, sobres, tinta, franqueo y el personal necesario para realizar estas tareas. En cambio, las facturas sin papel no conllevan ninguno de estos costes adicionales.

Además, los ahorros logrados mediante las operaciones digitales se aplican igualmente a los recibos. Específicamente, para los recibos impresos, cuando el importe de la venta supera los 50.000 ¥ antes de impuestos, la Agencia Nacional Fiscal obliga a fijar sellos con los ingresos basados en el importe de la venta y cancelarlos. No se requieren sellos de ingresos para documentos entregados electrónicamente por correo electrónico o a través de servicios en la nube. Sin embargo, son necesarios si un archivo creado en un ordenador se imprime y se entrega a un socio en papel.

De este modo, trasladar documentos relacionados con la transacción, como facturas y recibos, a formatos sin papel reduce el gasto en medios impresos, franqueos e impuestos de timbre.

Gestión de facturas más sencilla

Con las facturas en papel, a medida que aumenta el número de archivos, también aumenta la carga de trabajo de presentación documental, complicando el trabajo administrativo en general. Las facturas en papel ocupan espacio de almacenamiento y localizar registros antiguos entre grandes volúmenes de archivos puede ser físicamente exigente. También existe el riesgo del deterioro físico, lo que puede llevar a una legibilidad comprometida o, peor aún, a la pérdida total de los registros.

La facturación digital elimina la necesidad de presentar documentos y libera espacio, mientras que las funciones de búsqueda en el software de facturación permiten una rápida recuperación sin preocuparse de que se hayan deteriorado los documentos o se hayan perdido.

Ideal para el trabajo remoto y teletrabajo

Intercambiar documentos en papel genera más tiempo y complicaciones cuando los empleados trabajan de forma remota. Al cambiar a la versión sin papel, siempre que haya una conexión a internet sólida, las tareas de facturación pueden gestionarse cómodamente desde un ordenador desde cualquier lugar.

Respuesta en el mismo día para correcciones y reediciones

Cuando una factura impresa necesita corregirse o reemitirse, el proceso comienza localizando una copia física, seguida de contactar con el cliente para recuperarla o autorizar su eliminación. Los registros de facturación reemitidos requieren más trabajo para enviarlos por correo, o peor aún, entregarlos en persona. En cambio, las facturas sin papel permiten la reemisión casi instantánea de los registros corregidos, asegurando que todo el proceso transcurra sin problemas.

Desventajas de las facturas sin papel

Acuerdos individuales para los socios que aún prefieren las facturas en papel

Algunos socios comerciales quizá aún no hayan adoptado las operaciones sin papel. Es importante recordar que pueden preferir recibir copias impresas, como hasta ahora. Como se explica con más detalle en la siguiente sección, «Pasos a seguir al pasar a las facturas sin papel», es importante ser flexible al interactuar con estos socios ofreciendo opciones impresas y electrónicas.

Costes para la implementación y operación del sistema

Generar facturas en software de hojas de cálculo o plantillas gratuitas, convertirlas en PDF y enviarlas por correo electrónico o guardarlas en un ordenador no tiene costes adicionales. Esto se debe a que los sistemas que pertenecen a un procesador de pagos, que requieren gastos de implementación y operativos, no se están utilizando.

No obstante, si el objetivo es mejorar todo el proceso de facturación integrando los datos de los clientes existentes y consolidando todo el flujo de trabajo, desde la generación y despacho automáticos de factura hasta el almacenamiento, en una única solución, habrá costes por desplegar y ejecutar una nueva plataforma. Por esta razón, las empresas deben investigar previamente si los ahorros que se pueden lograr mediante los flujos de trabajo sin papel superan el gasto de introducir y operar una nueva plataforma, y determinar la rentabilidad global.

Al realizar estos cálculos, es importante examinar detenidamente el gasto en mano de obra y personal asociado a las facturas en papel. Desde una perspectiva a largo plazo centrada en la productividad y la eficiencia, la inversión en implementar y operar un sistema sin papel podría generar ganancias financieras significativas en comparación con el trabajo y las horas extra necesarias para crear y enviar facturas en papel de forma individual.

Pasos a seguir al pasar a las facturas sin papel

Aclarar el propósito de dejar el papel

Primero, piensa por qué estás haciendo la transición a la versión sin papel. Por ejemplo, si quieres reducir la carga total de tareas relacionadas con las facturas, una forma de hacerlo podría ser introducir un sistema integral proporcionado por un procesador de pagos.

Por otro lado, si el objetivo es ahorrar el espacio de almacenar registros impresos de facturación (copias y recibos originales) gracias a los datos electrónicos, es necesario adoptar un conjunto de herramientas que cumpla con los requisitos de almacenamiento para escaneos de la Ley de Contabilidad Electrónica.

Para aclarar estos objetivos de esta manera, recomendamos seguir los pasos específicos que se describen a continuación:

• Primero, haz una lista de las características o funciones que la empresa necesita
  
• Selecciona varias opciones candidatas que satisfagan esas necesidades
  
• Evalúa la rentabilidad de las opciones que satisfacen esas necesidades y haz una selección final
  

Avisa de los cambios en el flujo de trabajo y las operaciones

Al pasar a las operaciones sin papel, es fundamental informar a todos los empleados del cambio por adelantado. También es buena idea tener un manual de trabajo disponible que se pueda consultar cuando sea necesario.

Además, para asegurarte de que puedes responder adecuadamente a las consultas de los socios, prepara un manual que explique cómo abordar preguntas sobre la gestión de registros digitales.

Obtén la aprobación de tus socios

Al pasar a las facturas sin papel, es clave obtener el consentimiento previo de los socios comerciales. Si pasas a los procesos digitales sin su consentimiento, puede que no detecten los registros de facturación emitidos como datos electrónicos, lo que podría provocar retrasos en los pagos.

Para evitar estos problemas, las empresas que implementan configuraciones sin papel deben preparar una notificación sobre la transición a las facturas electrónicas con suficiente adelanto y obtener el consentimiento de las contrapartes lo antes posible.

Gestión de los socios que prefieren las facturas en papel

Después de que tu empresa haya notificado tu transición a la facturación sin papel, algunos de tus socios podrían responder solicitando que los documentos sigan siendo en papel. En estos casos, tu empresa tendrá que entregar las facturas al cliente por correo o en persona.

Por lo tanto, para gestionar tanto intercambios sin papel como impresos, es importante una buena organización para informar a los socios para poder determinar qué método usar para cada uno de ellos. Especialmente para aquellos que requieren transacciones en papel, céntrate en extraer exclusivamente su información y procura establecer un sistema flexible que satisfaga estas necesidades.

Prevención de la manipulación electrónica de datos

Uno de los objetivos principales de la Ley de Contabilidad Electrónica es garantizar la autenticidad de los registros electrónicos y prevenir su manipulación. Como resultado, las organizaciones que están pasando a flujos de trabajo digitalizados deben adoptar medidas a prueba de manipulación conforme a la Ley de Contabilidad Electrónica. Estas acciones incluyen:

• Aplicar una marca temporal
  
• Recibir y almacenar documentos usando una plataforma que crea un registro de cambios, eliminaciones, etc.
  
• Software contable con certificación JIIMA que cumple los requisitos legales por defecto
  

Como podemos ver, hay una variedad de pasos preparatorios implicados en la transición a las facturas sin papel. Por otro lado, una vez completada la transición, permite una eficiencia continua en las operaciones de facturación y, en última instancia, hará que gestionar el proceso sea más fácil y cómodo.

Además, tal y como se explica en este artículo, confiar en los servicios de un procesador de pagos permite a las organizaciones centralizar la gestión de facturas, reduciendo significativamente el trabajo y el esfuerzo y mejorando la eficiencia general. Por ejemplo, si Stripe Invoicing puede emitir y almacenar facturas adecuadamente para cumplir con las condiciones del marco actual de facturación y la Ley de Contabilidad Electrónica, específicamente los requisitos para garantizar la autenticidad y visibilidad a través de una función de búsqueda, será posible lograr mejoras administrativas más fluidas y lógicas.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Automatizar la gestión de pagos pendientes: crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin programación. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de cada factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para ayudarte a controlar tu flujo de caja.
  
• Acelera el flujo de efectivo: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pago moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.
  
• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.
  
• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.
  

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