Dato l'impressionante progresso delle tecnologie informatiche e della comunicazione, e la crescente globalizzazione degli scambi commerciali in Giappone, l'adozione delle transazioni elettroniche e dell'e-commerce è in costante aumento. Nel caso delle transazioni elettroniche, i documenti commerciali, come le fatture, non vengono più scambiati come materiale stampato, ma come file digitali basati su dati.

Il passaggio alle fatture non cartacee offre evidenti vantaggi rispetto ai metodi basati sulla carta, tra cui la riduzione dei compiti di spedizione o consegna a mano dei documenti e il conseguente risparmio sui costi. Questo ha attirato l'attenzione di molte attività che desiderano migliorare le operazioni di back-office.

Di seguito spieghiamo il contesto della crescente adozione della fatturazione elettronica, insieme ai relativi vantaggi e svantaggi.

Contenuto dell'articolo

• Spiegazione del passaggio alla fatturazione elettronica
  
• Perché le attività stanno passando alla fatturazione elettronica
  
• Come passare alla fatturazione elettronica
  
• Vantaggi della fatturazione elettronica
  
• Svantaggi della fatturazione elettronica
  
• Fasi del passaggio alla fatturazione elettronica
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Spiegazione del passaggio alla fatturazione elettronica

Passare al formato elettronico nelle transazioni commerciali significa utilizzare i dati elettronici al posto della carta per semplificare i flussi di lavoro e ridurre i costi. Un esempio di fatturazione elettronica è il sistema di gestione delle fatture basato sul web, offerto dalle società di elaborazione dei pagamenti. Quando le attività adottano quegli strumenti, possono gestire centralmente non solo la creazione dei documenti, ma anche l'invio e l'archiviazione, il tutto con un'unica soluzione.

Il passaggio al digitale sta avvenendo nel mondo delle aziende e nella vita quotidiana delle persone normali. Le alternative digitalizzate stanno diventando sempre più comuni in molte sfere. Anche se le persone pensano agli e-book, alle riviste online e ai giornali su tablet o smartphone, ora il passaggio al digitale si estende ai biglietti per gli stadi in occasione di eventi sportivi e concerti, nonché ai biglietti dei trasporti pubblici.

Perché le attività stanno passando alla fatturazione elettronica

Adozione diffusa del lavoro da remoto

Uno dei fattori che ha determinato il passaggio alla fatturazione elettronica è la diffusa adozione del lavoro da remoto, che ha portato a una maggiore importanza delle transazioni elettroniche, più pratiche. Il passaggio alla fatturazione digitale consente il completamento rapido da remoto di interi flussi di lavoro.

Conformità alla legge sulla contabilità elettronica

In Giappone, a partire dal gennaio 2024, l'Electronic Bookkeeping Act impone alle attività di archiviare come dati elettronici tutti i documenti relativi alle transazioni scambiati inizialmente in formato digitale. Di conseguenza, le organizzazioni che hanno adottato la fatturazione elettronica devono archiviare le fatture in formato digitale anziché stamparle. Se le imprese soddisfino i requisiti di conservazione dell'Electronic Bookkeeping Act, possono convertire le fatture stampate in dati elettronici con quella che viene spesso chiamata "archiviazione a mezzo scanner".

L'attuale legge sulla contabilità elettronica è uno dei fattori che determinano il passaggio alla fatturazione e alle operazioni non cartacee.

Conformità con il sistema di fatturazione

Nell'ambito del sistema delle fatture qualificate giapponese, entrato in vigore nell'ottobre 2023, l'emissione e la conservazione delle fatture qualificate richiedono la registrazione di maggiori dettagli rispetto alle fatture classificate precedenti. Questo significa che le organizzazioni devono fare attenzione per essere conformi alle regole.

Le fatture qualificate possono comunque essere emesse su supporti cartacei e scambiate per posta o consegnate di persona. Tuttavia, la creazione da zero su carta delle fatture qualificate, a mano o utilizzando un computer, aumenta la quantità di lavoro e potrebbe dar luogo a errori o omissioni. Di conseguenza, un numero crescente di attività sta adottando flussi di lavoro digitali per evitare questi rischi e migliorare l'efficienza.

Come passare alla fatturazione elettronica

Esistono due modi principali per passare alla fatturazione elettronica:

Utilizzo di un software per fogli di calcolo

Le fatture possono essere preparate tramite un software per fogli di calcolo, come Excel. L'utilizzo di modelli scaricabili gratuitamente è un altro modo per passare al formato elettronico, controllando al contempo i costi. Tuttavia, affidarsi a questi programmi comporta comunque alcune attività pratiche, incluso l'inserimento di voci e valori, che richiedono tempo e impegno. Inoltre, anche se è improbabile, è importante sapere che possono verificarsi errori manuali durante le operazioni eseguite sul computer.

Implementazione di un sistema

Questo approccio comporta strumenti dedicati, come una piattaforma automatizzata per la generazione delle fatture, e si basa su di essi per gestire l'intero flusso di lavoro in un unico punto, dall'emissione delle fatture alla loro archiviazione. Automatizzando la creazione delle fatture si riducono i passaggi manuali citati in precedenza e si evitano gli errori di inserimento. La centralizzazione dei flussi di lavoro su un'unica piattaforma semplifica ulteriormente il passaggio ai processi non cartacei.

Vantaggi della fatturazione elettronica

Riduzione dei costi

Nella gestione degli estratti conto cartacei, è necessario un impegno significativo non solo per la generazione e l'invio, ma questa comporta anche le spese per carta, buste, inchiostro, tariffe postali, oltre al personale necessario per svolgere queste attività. Al contrario, le fatture elettroniche non comportano alcun costo aggiuntivo.

Inoltre, i risparmi realizzati con le operazioni digitali si applicano anche alle ricevute. Nello specifico, per le ricevute stampate in cui l'importo delle vendite supera i 50.000 yen al lordo delle imposte, l'Agenzia nazionale delle entrate impone di applicare e annullare i bolli sulle ricevute, in base all'importo della vendita. I bolli sulle ricevute non sono necessari per i documenti inviati elettronicamente tramite email o servizi cloud. Sono invece necessari se un file creato sul computer viene stampato e consegnato su carta a un partner commerciale.

In questo modo, la movimentazione in formato non cartaceo dei documenti relativi alle transazioni, come fatture e ricevute, riduce le spese per la stampa, l'affrancatura e l'imposta di bollo.

Gestione semplificata delle fatture

Con le fatture cartacee, man mano che aumenta il numero dei file, aumenta anche il carico di lavoro per l'archiviazione, complicando il lavoro amministrativo globale. Le fatture cartacee occupano spazio per l'archiviazione, e individuare i documenti passati tra grandi volumi di file può essere fisicamente impegnativo. Esiste anche il rischio di deterioramento fisico, con conseguente compromissione della leggibilità o, peggio ancora, la perdita totale dei documenti.

La fatturazione digitale elimina l'archiviazione e libera spazio, e le funzioni software di ricerca delle fatture consentono di recuperarle rapidamente senza preoccuparsi che si siano deteriorate o perse.

Ideale per il lavoro da remoto e da casa

Quando i dipendenti lavorano da remoto la movimentazione dei documenti cartacei crea perdite di tempo e problemi. Con il passaggio alla modalità non cartacea, se vi è una connessione Internet affidabile, le attività di fatturazione possono essere gestita comodamente da qualsiasi computer.

Risposta in giornata per correzioni e riemissioni

Quando una fattura stampata deve essere corretta o riemessa, il processo inizia con il rintracciamento della copia fisica, contattando quindi il cliente per recuperarla o autorizzarne lo smaltimento. I documenti delle fatture riemesse richiedono quindi altro lavoro per la spedizione o, peggio, per la consegna di persona. Al contrario, le fatture elettroniche consentono la riemissione quasi istantanea dei documenti corretti, garantendo che l'intero processo si svolga senza intoppi.

Svantaggi della fatturazione elettronica

Accordi specifici per i partner commerciali che preferiscono ancora le fatture cartacee

Alcuni partner commerciali potrebbero non aver ancora adottato le operazioni non cartacee. È importante ricordare che potrebbero comunque preferire la ricezione di copie cartacee come in passato. Come viene spiegato in maggiori dettagli nella prossima sezione, "Fasi del passaggio alle fatture non cartacee", è importante essere flessibili nelle interazioni con questi partner commerciali offrendo scelte cartacee ed elettroniche.

Costi per l'implementazione e il funzionamento del sistema

La generazione delle fatture con un foglio di calcolo o un modello gratuito, la loro conversione in PDF e l'invio tramite email o il salvataggio su computer non comportano costi aggiuntivi, perché non vengono utilizzati i sistemi di un elaboratore di pagamenti, che richiedono costi di implementazione e operativi.

Tuttavia, se l'obiettivo consiste nel migliorare l'intero processo di fatturazione integrando i dati dei clienti esistenti e consolidando l'intero flusso di lavoro in un'unica soluzione, dalla generazione e invio automatici delle fatture all'archiviazione, saranno applicate delle commissioni per l'implementazione e la gestione di una nuova piattaforma. Per questo motivo, le attività devono verificare in anticipo se i risparmi ottenibili con i flussi di lavoro non cartacei superano i costi introduzione e gestione di una nuova piattaforma, e determinare il rapporto complessivo tra costi e benefici.

Quando si effettuano questi calcoli, è importante esaminare attentamente i costi per la manodopera e il personale connessi alle fatture cartacee. In una prospettiva a lungo termine incentrata sulla produttività e sull'efficienza, l'investimento nell'implementazione e nella gestione di un sistema elettronico potrebbe produrre risparmi finanziari significativi rispetto alla manodopera e al tempo aggiuntivo necessari per creare e spedire singolarmente le fatture cartacee.

Fasi del passaggio alla fatturazione elettronica

Chiarire lo scopo del passaggio al digitale

Innanzitutto, pensa al motivo per cui stai passando alla gestione non cartacea. Ad esempio, se vuoi ridurre l'onere complessivo dei compiti relativi alle fatture, un modo per farlo potrebbe essere l'introduzione di un sistema completo fornito da un elaboratore di pagamenti.

D'altra parte, se l'obiettivo consiste nel ridurre lo spazio di archiviazione delle registrazioni stampate (copie e ricevute originali) trasformandole in dati elettronici, è necessario adottare una serie di strumenti in grado di soddisfare i requisiti di archiviazione con scansione dell'Electronic Bookkeeping Act.

Per chiarire i tuoi obiettivi in questo modo, ti consigliamo di seguire le fasi specifiche descritte di seguito:

• Innanzitutto, elenca le caratteristiche o le funzioni che servono all'azienda
  
• Seleziona diversi ambienti candidati in grado di soddisfare queste esigenze
  
• Valuta la convenienza delle opzioni che soddisfano l tue esigenze ed effettua la scelta finale
  

Comunica agli altri le modifiche apportate al flusso di lavoro e alle operazioni

Quando si passa a operazioni non cartacee, è fondamentale comunicare in anticipo il cambiamento a tutti i dipendenti. È anche opportuno avere a disposizione come riferimento un manuale di lavoro, da consultare ogniqualvolta è necessario.

Inoltre, per rispondere in modo appropriato alle richieste dei partner commerciali, preparare un manuale che descriva come rispondere alle domande sulla gestione delle registrazioni digitali.

Ottieni l'approvazione dei tuoi partner commerciali

Nel passaggio alla fatturazione elettronica, è fondamentale ottenere il consenso preventivo dei partner commerciali. Se passi ai processi digitali senza il loro consenso, questi potrebbero non notare i record della fatture emesse come documenti elettronici, e questo potrebbe causare ritardi nei pagamenti.

Per prevenire tali problemi, le attività che implementano soluzioni non cartacee devono preparare con largo anticipo un avviso relativo al passaggio alla fatturazione elettronica e ottenere quanto prima il consenso delle controparti.

Gestione dei partner commerciali che preferiscono le fatture cartacee

Dopo che la tua attività ha comunicato il passaggio alla fatturazione elettronica, alcuni partner commerciali potrebbero rispondere chiedendo che i documenti continuino a essere basati su carta. In questi casi, la tua attività dovrà spedire le fatture per posta, o consegnarle di persona.

Pertanto, per gestire le spedizioni non cartacee e cartacee, è importante organizzare le informazioni sui partner commerciali in modo da determinare il metodo da utilizzare per ciascuno di essi. In particolare per coloro che richiedono le transazioni su carta, concentrati esclusivamente sull'estrazione delle loro informazioni e cerca di stabilire un sistema flessibile che soddisfi le loro esigenze.

Prevenzione della manomissione elettronica dei dati

Uno degli obiettivi principali della legge sulla contabilità elettronica è garantire l'autenticità delle registrazioni elettroniche e prevenirne la manomissione. Di conseguenza, le organizzazioni che passano alla digitalizzazione dei flussi di lavoro devono adottare misure antimanomissione, secondo la legge sulla contabilità elettronica. Tali azioni includono:

• Applicazione di un marcatore temporale
  
• Ricezione e archiviazione dei documenti utilizzando una piattaforma che registri modifiche, eliminazioni, ecc.
  
• Software di contabilità con certificazione JIIMA, che risponda ai requisiti di legge per impostazione predefinita
  

Come possiamo vedere, il passaggio alla fatturazione elettronica comporta una serie di passaggi preparatori ma, una volta completata la transizione, consente di mantenere l'efficienza delle operazioni di fatturazione e, in ultima analisi, rende più semplice e comodo il processo di gestione.

Inoltre, come spiegato in questo articolo, affidarsi ai servizi di un elaboratore di pagamenti consente alle organizzazioni di centralizzare la gestione delle fatture, riducendo significativamente il lavoro e l'impegno, e migliorando l'efficienza complessiva. Ad esempio, Stripe Invoicing è in grado di emettere e archiviare le fatture in modo corretto, soddisfacendo i requisiti dell'attuale schema di fatturazione e dell'Electronic Bookkeeping Act. In particolare, grazie ai requisiti che garantiscono l'autenticità e la visibilità attraverso la funzione di ricerca, sarà possibile migliorare il lavoro di back-office rendendolo più fluido e più logico.

In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere più rapidamente i pagamenti e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzare la contabilità clienti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare alcun codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il flusso di cassa.
  
• Accelerare il flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.
  
• Migliorare l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con il supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili attraverso un portale self-service per i clienti.
  
• Ridurre il carico di lavoro del back-office: genera le fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla loro riscossione con i promemoria automatici e una pagina di pagamento delle fatture ospitata da Stripe.
  
• Integrare i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e ridurre l'inserimento manuale dei dati.
  

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