Met de enorme vooruitgang van IT- en communicatietechnologieën en de versnelde globalisering van commerciële uitwisselingen neemt het gebruik van elektronische transacties en e-commerce in Japan gestaag toe. Bij elektronische transacties worden zakelijke documenten zoals facturen niet als gedrukte materialen uitgewisseld, maar als digitale, op gegevens gebaseerde bestanden.

De overstap naar papierloze facturen biedt duidelijke voordelen ten opzichte van papieren methoden, waaronder minder gedoe met het versturen of persoonlijk bezorgen van documenten en kostenbesparingen. Dit heeft de aandacht getrokken van veel ondernemingen die hun backoffice-activiteiten willen verbeteren.

Hieronder leggen we de achtergrond uit van de groeiende acceptatie van papierloze facturen, samen met de voor- en nadelen ervan.

Wat staat er in dit artikel?

• Uitleg over de overstap naar papierloze facturen
  
• Waarom ondernemingen overstappen op papierloze facturen
  
• Hoe je overstapt op papierloze facturen
  
• Voordelen van papierloze facturen
  
• Nadelen van papierloze facturen
  
• Stappen die je moet nemen bij de overstap naar papierloze facturen
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Uitleg over de overstap naar papierloze facturen

Papierloos werken in commerciële transacties betekent dat elektronische gegevens worden gebruikt in plaats van papier om workflows te vereenvoudigen en kosten te verlagen. Een voorbeeld van papierloze facturering is een webgebaseerd factuurbeheersysteem dat wordt aangeboden door betalingsverwerkingsondernemingen. Wanneer ondernemingen dergelijke tools gebruiken, kunnen ze niet alleen het aanmaken van documenten, maar ook het verzenden en opslaan ervan centraal beheren, allemaal binnen één oplossing.

De overstap naar papierloos gebeurt zowel in het bedrijfsleven als in het dagelijks leven van gewone mensen. Gedigitaliseerde alternatieven worden in veel domeinen steeds gebruikelijker. Mensen denken daarbij aan e-books, online tijdschriften en kranten op tablets of smartphones, maar de overstap naar digitaal strekt zich nu ook uit tot stadiontickets voor sportevenementen en concerten, en tot tickets voor het openbaar vervoer.

Waarom ondernemingen overstappen op papierloze facturen

Grootschalige invoering van werken op afstand

Een factor die de overgang naar papierloze facturering stimuleert, is de wijdverbreide acceptatie van werken op afstand. Dit heeft geleid tot een grotere nadruk op elektronische transacties, die handiger zijn. De overstap naar digitale facturering maakt het mogelijk om hele workflows snel op afstand af te ronden.

Compliance met de wet op de elektronische boekhouding

In Japan moeten ondernemingen vanaf januari 2024 op grond van de wet op de elektronische boekhouding alle transactiegerelateerde documenten die in eerste instantie in digitale vorm zijn uitgewisseld, opslaan als elektronische gegevens. Daardoor moeten organisaties die papierloze facturering hebben ingevoerd, facturen digitaal opslaan in plaats van ze af te drukken. Zolang ondernemingen voldoen aan de bewaarcondities van de wet op elektronische boekhouding, kunnen ze afgedrukte facturen omzetten in elektronische gegevens door middel van wat vaak “scanneropslag” wordt genoemd.

De huidige wet op de elektronische boekhouding is een van de redenen waarom er steeds meer papierloze facturering en bedrijfsvoering komt.

Compliance met het factuursysteem

Onder het Japanse gekwalificeerde factuursysteem, dat in oktober 2023 van kracht werd, moeten bij het uitgeven en bewaren van gekwalificeerde facturen meer gedetailleerde gegevens worden geregistreerd dan bij de vorige gecategoriseerde facturen. Dit betekent dat bedrijven moeten letten op naleving van de regels.

Gekwalificeerde facturen kunnen nog steeds op papier worden uitgegeven en per post worden verstuurd of persoonlijk worden bezorgd. Maar het helemaal zelf maken van gekwalificeerde facturen op papier, met de hand of met de computer, kost meer werk en er kunnen fouten of vergissingen in zitten. Daarom kiezen steeds meer ondernemingen voor digitale werkprocessen om deze risico's te vermijden en efficiënter te werken.

Hoe overstappen op papierloze facturen

Er zijn twee belangrijke manieren om over te stappen op papierloze facturering:

Spreadsheetsoftware gebruiken

Facturen kunnen worden opgesteld met spreadsheetsoftware zoals Excel. Het gebruik van gratis te downloaden sjablonen is een andere manier om over te stappen op papierloos factureren en tegelijkertijd de kosten te beheersen. Toch blijft het gebruik van deze programma's handmatige taken met zich meebrengen, zoals het invoeren van items en waarden, wat moeite en tijd kost. Bovendien is het belangrijk om te beseffen dat er tijdens computerbewerkingen handmatige fouten kunnen optreden, hoewel dat onwaarschijnlijk is.

Een systeem implementeren

Bij deze aanpak worden speciale tools geïntroduceerd, bijvoorbeeld een geautomatiseerd platform voor het genereren van facturen, en worden deze gebruikt om de hele workflow op één plek te beheren, van het uitgeven van facturen tot het opslaan ervan. Door het automatiseren van het aanmaken van facturen worden de bovengenoemde handmatige stappen verminderd en worden invoerfouten voorkomen. Door workflows op één platform te centraliseren, wordt de overstap naar papierloze processen nog verder vereenvoudigd.

Voordelen van papierloze facturen

Lagere kosten

Bij papieren afschriften kost het niet alleen veel moeite om ze te maken en te versturen, maar zijn er ook kosten voor papier, enveloppen, inkt, postzegels en het personeel dat deze taken uitvoert. Bij papierloze facturen zijn deze extra kosten er niet.

Bovendien geldt de besparing door digitale verwerking ook voor ontvangstbewijzen. Voor gedrukte ontvangstbewijzen geldt dat wanneer het verkoopbedrag hoger is dan ¥ 50.000 exclusief btw, de nationale belastingdienst verplicht stelt om op basis van het verkoopbedrag zegels aan te brengen en deze te annuleren. Voor documenten die elektronisch via e-mail of clouddiensten worden verzonden, zijn geen zegels nodig. Ze zijn echter wel nodig als een op een computer gemaakt bestand wordt afgedrukt en op papier aan een zakenpartner wordt bezorgd.

Door transactiegerelateerde documenten zoals facturen en ontvangstbewijzen papierloos te maken, bespaar je dus op kosten voor printmedia, verzendkosten en zegelrecht.

Eenvoudiger factuurbeheer

Bij papieren facturen neemt de werkdruk voor het archiveren toe naarmate het aantal bestanden groeit, wat het administratieve werk in het algemeen ingewikkelder maakt. Papieren facturen nemen opslagruimte in beslag en het kan fysiek zwaar zijn om oude documenten terug te vinden tussen grote hoeveelheden bestanden. Er bestaat ook een risico op fysieke beschadiging, waardoor de leesbaarheid wordt aangetast of, erger nog, documenten volledig verloren gaan.

Digitale facturering maakt archivering overbodig en maakt ruimte vrij, terwijl zoekfuncties in facturatiesoftware snel terugvinden mogelijk maken zonder dat je je zorgen hoeft te maken dat ze zijn aangetast of verloren zijn gegaan.

Ideaal voor werken op afstand en thuiswerken

Het uitwisselen van papieren documenten kost meer tijd en moeite wanneer werknemers op afstand werken. Door over te stappen op papierloos werken, kunnen factureringstaken, zolang er een goede internetverbinding is, gemakkelijk vanaf elke locatie op een computer worden afgehandeld.

Dezelfde dag nog reactie voor correcties en heruitgifte

Als een gedrukte factuur moet worden gecorrigeerd of opnieuw moet worden uitgegeven, begint het proces met het opsporen van een fysiek exemplaar, gevolgd door contact met de klant om het op te halen of toestemming te geven voor vernietiging. Heruitgegeven facturen vereisen vervolgens meer werk om ze te versturen of, erger nog, persoonlijk af te leveren. Papierloze facturen maken daarentegen een vrijwel onmiddellijke heruitgifte van gecorrigeerde documenten mogelijk, waardoor het hele proces soepel verloopt.

Nadelen van papierloze facturen

Individuele afspraken voor zakenpartners die nog steeds de voorkeur geven aan papieren facturen

Sommige handelspartners zijn misschien nog niet overgestapt op papierloos werken. Het is belangrijk om te onthouden dat zij misschien nog steeds de voorkeur geven aan papieren facturen, zoals zij dat in het verleden ook deden. Zoals in het volgende hoofdstuk, “Stappen die moeten worden genomen bij de overstap naar papierloze facturen”, nader wordt uitgelegd, is het belangrijk om flexibel te zijn in de omgang met deze zakenpartners door zowel gedrukte als elektronische opties aan te bieden.

Kosten voor implementatie en gebruik van het systeem

Het genereren van facturen in spreadsheetsoftware of gratis sjablonen, deze omzetten naar pdf en ze via e-mail versturen of opslaan op een computer brengt geen extra kosten met zich mee. Dit komt omdat er geen gebruik wordt gemaakt van de systemen van een betalingsverwerker, waarvoor implementatie- en gebruikskosten nodig zijn.

Als het doel echter is om het hele factureringsproces te verbeteren door integratie met bestaande klantgegevens en het consolideren van de hele workflow, van automatische factuurgeneratie en verzending tot opslag, in één enkele oplossing, dan zijn er kosten verbonden aan de implementatie en het gebruik van een nieuw platform. Om deze reden moeten ondernemingen vooraf onderzoeken of de besparingen die kunnen worden gerealiseerd door papierloze workflows opwegen tegen de kosten voor de introductie en het gebruik van een nieuw platform, en de algehele kosteneffectiviteit bepalen.

Bij het maken van deze berekeningen is het belangrijk om de arbeids- en personeelskosten in verband met papieren facturen nauwkeurig te onderzoeken. Vanuit een langetermijnperspectief gericht op productiviteit en efficiëntie kan de investering in de implementatie en het gebruik van een papierloos systeem aanzienlijke financiële voordelen opleveren in vergelijking met de arbeid en overuren die nodig zijn voor het individueel opstellen en verzenden van papieren facturen.

Stappen die je moet nemen bij de overstap naar papierloze facturen

Maak duidelijk waarom je papierloos wilt werken

Bedenk eerst waarom je wilt overstappen op papierloos werken. Als je bijvoorbeeld de totale last van factuurgerelateerde taken wilt verminderen, kun je dat doen door een uitgebreid systeem van een betalingsverwerker te gebruiken.

Als het doel daarentegen is om ruimte te besparen door afgedrukte facturen (kopieën en originele bonnen) als elektronische gegevens op te slaan, moet je een toolset gebruiken die voldoet aan de scanopslagvereisten van de wet op de elektronische boekhouding.

Als je deze doelstellingen op deze manier verduidelijkt, raden we je aan de onderstaande specifieke stappen te volgen:

• Maak eerst een lijst van de functies of mogelijkheden die het bedrijf nodig heeft
  
• Kies een paar frameworks die aan die behoeften voldoen
  
• Kijk hoe kosteneffectief de opties zijn die aan die behoeften voldoen en maak een definitieve keuze
  

Breng anderen op de hoogte van de veranderingen in de workflow en bedrijfsvoering

Bij de overstap naar papierloze bedrijfsvoering is het belangrijk om alle medewerkers van tevoren op de hoogte te brengen van de verandering. Het is ook een goed idee om een werkhandleiding beschikbaar te hebben die je kunt raadplegen wanneer dat nodig is.

Om ervoor te zorgen dat je goed kunt reageren op vragen van zakenpartners, kun je een handleiding maken met info over hoe je vragen over het beheer van digitale documenten kunt beantwoorden.

Zorg dat je zakenpartners akkoord gaan

Als je overstapt op papierloze facturen, is het belangrijk dat je eerst toestemming krijgt van je handelspartners. Als je zonder hun toestemming overstapt op digitale processen, merken ze misschien niet dat facturen als elektronische gegevens worden verstuurd, wat kan leiden tot te late betalingen.

Om dit soort problemen te voorkomen, moeten ondernemingen die papierloos gaan werken ruim van tevoren een kennisgeving opstellen over de overstap naar elektronische facturen en zo vroeg mogelijk toestemming vragen aan hun tegenpartijen.

Omgaan met zakelijke partners die de voorkeur geven aan papieren facturen

Nadat je onderneming kennisgeving heeft gedaan van de overstap naar papierloze facturering, kunnen sommige zakelijke partners reageren met het verzoek om documenten op papier te blijven verstrekken. In dat geval moet je onderneming de facturen per post of persoonlijk aan de klant bezorgen.

Om zowel papierloze als gedrukte uitwisselingen te kunnen verwerken, is het daarom belangrijk om de informatie van je zakenpartners te ordenen, zodat je voor elk van hen kunt bepalen welke methode je moet gebruiken. Richt je vooral op het extraheren van de informatie van degenen die papieren transacties nodig hebben en streef naar een flexibel systeem dat aan deze behoeften voldoet.

Voorkomen van elektronische gegevensmanipulatie

Een van de belangrijkste doelen van de Wet elektronische boekhouding is het waarborgen van de authenticiteit van elektronische documenten en het voorkomen van manipulatie ervan. Daarom moeten organisaties die overstappen op gedigitaliseerde workflows maatregelen nemen om manipulatie te voorkomen, in overeenstemming met de wet op de elektronische boekhouding. Deze maatregelen omvatten:

• Het toepassen van een tijdstempel
  
• Documenten ontvangen en opslaan met behulp van een platform dat een overzicht bijhoudt van wijzigingen, verwijderingen, enz.
  
• Boekhoudsoftware met JIIMA-certificering die standaard voldoet aan de wettelijke vereisten
  

Zoals we kunnen zien, zijn er verschillende voorbereidende stappen nodig om over te stappen op papierloze facturen. Aan de andere kant zorgt de overgang, eenmaal voltooid, voor een continue efficiëntie van de factureringsprocessen en maakt het uiteindelijk het beheer van het proces eenvoudiger en comfortabeler.

Bovendien kunnen organisaties, zoals in dit artikel wordt uitgelegd, door gebruik te maken van de diensten van een betalingsverwerker het factuurbeheer centraliseren, waardoor de werkdruk en inspanningen aanzienlijk worden verminderd en de algehele efficiëntie wordt verbeterd. Als Stripe Invoicing bijvoorbeeld facturen op de juiste manier kan uitgeven en opslaan om te voldoen aan de voorwaarden van het huidige factureringskader en de wet op de elektronische boekhouding, met name de vereisten voor het waarborgen van authenticiteit en zichtbaarheid via een zoekfunctie, zal het mogelijk zijn om soepelere, logischere verbeteringen in de backoffice te realiseren.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.
  
• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
  
• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.