随着信息技术和通信技术的飞速进步以及商业交流全球化的加速，电子交易和电商在日本稳步增长。在电子交易中，账单等业务文件不再以纸质形式交换，而是以数字化、数据形式交换。
推行无纸化账单相比纸质账单具有明显优势，包括减少邮寄或当面递交记录的麻烦，以及实现成本节约。这一优势吸引了众多希望改善后台管理流程的企业关注。
下面，我们将解释无纸化账单日益普及的背景，以及它们的优缺点。
本文内容
- 解释推行无纸化账单的原因
- 企业为什么推行无纸化账单
- 如何推行无纸化账单
- 无纸化账单的优势
- 无纸化账单的缺点
- 推行无纸化账单时应采取的步骤
- Stripe Invoicing 如何提供帮助
解释推行无纸化账单的原因
在商业往来中推行无纸化，意味着使用电子数据取代纸质数据，以简化工作流程并降低成本。无纸化账单的一个例子是由支付处理公司提供的基于网络的账单管理系统。当企业采用此类工具时，不仅可以集中管理文件创建，还能在单一解决方案中管理发送和存储。
推行无纸化不仅出现在企业领域，也逐渐发生在普通人的日常生活中。数字化替代方案在许多领域变得越来越普遍。人们通常会想到电子书、平板或智能手机上的在线杂志和报纸，但如今数字化的范围已扩展到体育赛事和演唱会的场馆门票，以及公共交通票务。
企业为什么推行无纸化账单
远程办公的普及
推行无纸化账单转型的一个因素是远程办公的广泛采用。这促使人们更加重视电子交易，因为电子交易更为便捷。向数字账单的转变使整个工作流程能够远程快速完成。
符合《电子簿记法》
在日本，从 2024 年 1 月开始，《电子簿记法》要求企业将最初以数字形式交换的交易相关文件以电子数据形式存储。因此，采用无纸化账单的组织必须以数字形式存储账单，而非纸质。只要企业满足《电子簿记法》的保留条件，他们就可以通过所谓的“扫描存储”将纸质账单转换为电子数据。
现行的《电子簿记法》是推动无纸化开单和运营转型的因素之一。
遵守账单制度
根据 2023 年 10 月生效的日本合格账单制度，开具并保留合格账单，相比之前的分类账单，要求记录更详细的内容。这意味着组织必须注意遵守这些规定。
合格账单仍可通过纸质媒介开具，并通过邮寄或当面送达。然而，无论是通过手工还是电脑，从零开始在纸上创建合格的账单，工作量都会增加，且可能出现错误或遗漏。因此，越来越多的企业开始采用数字化工作流程，以避免这些风险并提升效率。
如何推行无纸化账单
实现无纸化开单的主要方式有两种：
使用电子表格软件
账单可以通过 Excel 等电子表格软件制作。利用免费下载模板是实现无纸化的另一种方式，同时还能控制成本。尽管如此，依赖这些程序仍需人工操作，包括输入项目和数值，这些都需要时间和精力。此外，虽然不太可能，但需要理解的是，计算机运作过程中可能发生人为错误。
实施一个系统
这种方法引入了专用工具，例如自动化账单生成平台，并依赖它们在一个地方管理整个工作流程，从开具账单到存储。自动化账单创建减少了上述手动步骤，有助于避免录入错误。将工作流程集中到单一平台进一步简化了向无纸化流程的转变。
无纸化账单的优势
降低成本
处理纸质账单时，不仅生成和发送账单需要大量精力，还会产生纸张、信封、墨水、邮资以及执行这些任务所需的人员费用。相比之下，无纸化账单不会产生这些额外费用。
此外，通过数字化操作实现的节省同样适用于收据。具体来说，对于纸质收据，当税前销售额超过 5 万日元时，国税厅要求根据销售金额贴上收入印花税票并进行作废处理。通过电子邮件或云服务以电子方式发送的文件则无需贴印花税票。然而，如果电脑上创建的文件被打印并以纸质形式交付给业务合作伙伴，则仍需贴上收入印花税票。
通过这种方式，将账单和收据等交易相关文件转为无纸化形式，可以减少打印、邮寄及印花税等开支。
更轻松地管理账单
随着文件数量增加，纸质账单归档工作量也随之增加，会整体上增加行政工作。纸质账单占用存储空间，在大量文件中查找过往记录可能非常费力。此外，纸质文件还存在物理损坏的风险，可能导致内容难以辨认，甚至彻底遗失记录。
数字化开单免除了归档麻烦，节省了空间，而账单软件中的搜索功能则能够快速检索账单，无需担心账单损坏或遗失。
非常适合远程办公和居家办公
员工远程办公时，交换纸质文件会增加时间和麻烦。通过推行无纸化，只要有良好的网络连接，便可以在任何地方的电脑上轻松处理开单事务。
当日处理更正与重开账单
当需要更正或重新开具纸质账单时，流程首先是找到实体账单，然后联系客户取回或授权销毁。重新开具的账单则需要更多工作，甚至需要当面送达。相比之下，无纸化账单允许几乎即时重新开具更正后的账单，确保整个流程顺利进行。
无纸化账单的缺点
针对仍偏好纸质账单的业务合作伙伴的个别应对措施
一些贸易伙伴可能尚未采用无纸化运作方式。需要记住的是，他们可能仍然更愿意像以往一样收到纸质账单。正如下文“推行无纸化账单时应采取的步骤”一节中将进一步说明的那样，在与这些业务合作伙伴往来时，提供纸质与电子两种方式的账单并保持灵活性尤为重要。
系统实施与运作成本
使用电子表格软件或免费模板生成账单，并将其转换为 PDF 格式后，通过电子邮件发送或保存到电脑中，通常不会产生额外费用。这是因为未使用支付处理商的系统，而使用该类系统通常需要投入实施和运营成本。
然而，如果目标是通过集成现有客户数据，将整个开单流程（从自动账单生成、发送到存储）集成到单一解决方案来改善整个开单流程，那么引入和运行新平台时将会产生费用。因此，企业需要事先评估无纸化工作流程所带来的成本节约，是否超过引入和运营新平台的成本，并评估整体成本效益。
在进行这些计算时，务必仔细审查纸质账单相关的劳动力和人力支出。从注重生产力和效率的长期角度来看，实施和运营无纸化系统的投入，相较于单独制作和邮寄纸质账单所需的劳动力和加班费用，可能带来显著的经济收益。
推行无纸化账单时应采取的步骤
说明实施无纸化的目的
首先，想想您为什么实施无纸化。例如，如果您想减轻账单相关任务的整体负担，一种方式可能是引入由支付处理商提供的综合系统。
另一方面，如果目的是通过将纸质账单（复印件及原始收据）以电子数据形式保存来节省空间，则需要采用符合《电子簿记法》扫描存储要求的工具。
在以此方式阐明目标时，我们建议遵循以下具体步骤：
- 首先，列出公司所需的功能或特性
- 选择若干能满足这些需求的候选框架
- 评估满足这些需求的选项的成本效益，并做出最终选择
通知相关人员有关工作流程和操作的变更
在推行无纸化运营时，关键是提前告知所有员工这一变动。最好准备工作手册以备随时参考。
此外，为确保您能够恰当地回应业务合作伙伴的咨询，请准备一本手册，详细说明如何应对数字记录管理相关的问题。
获得业务合作伙伴的同意
在转向无纸化账单时，关键是获得贸易伙伴的事先同意。如果您未经他们同意便转为数字化流程，他们可能不会注意到以电子数据形式发出的账单，从而导致逾期付款。
为防止此类问题，实施无纸化方案的企业必须提前准备关于转为电子账单的通知，并尽早取得交易对方的同意。
应对偏好纸质账单的业务合作伙伴
在您通知业务合作伙伴实施无纸化开单后，一些业务合作伙伴可能会回复，要求继续以纸质形式发送文件。在这种情况下，您需要通过邮寄方式或当面向客户交付账单。
因此，要同时处理无纸化和纸质交易，整理业务合作伙伴的信息非常重要，以便确定每笔交易应采用哪种方式。尤其是对于需要纸质交易的客户，应重点提取其相关信息，并尽力建立一个灵活的系统以满足这些需求。
防止电子数据篡改
《电子簿记法》的主要目标之一是确保电子记录的真实性并防止其被篡改。因此，转向数字化工作流程的组织必须根据《电子簿记法》采取防篡改措施。这些行动包括：
正如我们所见，推行无纸化账单涉及多项准备步骤。另一方面，一旦完成转型，将实现持续高效的开单操作，并最终使整个管理流程更加轻松便捷。
此外，正如本文所述，依赖支付处理商的服务使组织能够集中管理账单，显著减少工作量和精力，提升整体效率。例如，如果 Stripe Invoicing 系统能够适当开具并存储账单，以符合现行开单框架和《电子簿记法》的要求，特别是通过搜索功能确保账单的真实性和可见性，那么就有可能实现更加顺畅、逻辑性更强的后台流程改进。
Stripe Invoicing 如何提供帮助
Stripe Invoicing 简化了您的应收账款 (AR) 流程，涵盖从账单创建到欠款回收的各个环节。无论您是管理一次性计费还是定期计费，Stripe 都能帮助企业加快收款并简化运营：
- 自动化应收账款：轻松创建、自定义和发送专业账单——无需代码。Stripe 会自动跟踪账单状态、发送付款提醒并处理退款，助您随时掌握现金流。
- 加速现金流：通过集成的全球支付、自动提醒和 AI 驱动的催款工具，缩短应收账款周转天数 (DSO)，并更快地收款，帮助您收回更多收入。
- 增强客户体验：提供现代化的支付体验，支持 25 种以上语言、135 种以上货币和 100 种以上支付方式。客户可通过自助客户门户轻松访问并支付账单。
- 减少后台工作量：在几分钟内生成账单，并通过自动提醒和 Stripe 托管账单支付页面减少催款耗时。
- 与现有系统集成：Stripe Invoicing 与流行的会计和企业资源规划 (ERP) 软件集成，助您保持系统同步，减少手动数据录入工作量。
本文中的内容仅供一般信息和教育目的，不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议，以就您的特定情况提供建议。