Mit dem rasanten Fortschritt der IT- und Kommunikationstechnologien und der zunehmenden Globalisierung des Handels nehmen elektronische Transaktionen und E-Commerce in Japan stetig zu. Bei elektronischen Transaktionen werden Geschäftsdokumente wie Rechnungen nicht als gedruckte Unterlagen, sondern als digitale, datenbasierte Dateien ausgetauscht.

Die Umstellung auf papierlose Rechnungen bietet gegenüber papierbasierten Verfahren klare Vorteile, darunter die Reduzierung des Aufwands für den Versand oder die persönliche Zustellung von Unterlagen sowie Kosteneinsparungen. Dies hat die Aufmerksamkeit vieler Unternehmen auf sich gezogen, die ihre Backoffice-Abläufe verbessern möchten.

Im Folgenden erläutern wir die Hintergründe für die zunehmende Verbreitung papierloser Rechnungen sowie deren Vor- und Nachteile.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Erläuterung der Umstellung auf papierlose Rechnungen
  
• Warum Unternehmen auf papierlose Rechnungen umsteigen
  
• Wie man auf papierlose Rechnungen umstellt
  
• Vorteile papierloser Rechnungen
  
• Nachteile papierloser Rechnungen
  
• Schritte zur Umstellung auf papierlose Rechnungen
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Erläuterung der Umstellung auf papierlose Rechnungen

Die Umstellung auf papierlose Geschäftsabläufe bedeutet, dass elektronische Daten anstelle von Papier verwendet werden, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen und Kosten zu senken. Ein Beispiel für papierlose Rechnungsstellung ist ein webbasiertes Rechnungsmanagementsystem, das von Zahlungsabwicklungsunternehmen angeboten wird. Wenn Unternehmen solche Tools einsetzen, können sie nicht nur die Erstellung von Dokumenten, sondern auch deren Versand und Speicherung zentral in einer einzigen Lösung verwalten.

Der Übergang zu papierlosen Formaten findet sowohl in der Unternehmenswelt als auch im Alltag der Menschen statt. Digitalisierte Alternativen werden in vielen Bereichen immer häufiger eingesetzt. Während man dabei zunächst an E-Books, Online-Magazine und Zeitungen auf Tablets oder Smartphones denkt, erstreckt sich der Übergang zur Digitalisierung mittlerweile auch auf Stadiontickets für Sportveranstaltungen und Konzerte sowie auf Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel.

Warum Unternehmen auf papierlose Rechnungen umstellen

Weit verbreitete Einführung von Remote-Arbeit

Ein Faktor, der den Übergang zu papierlosen Rechnungen vorantreibt, ist die breite Einführung von Remote-Arbeit. Dies hat zu einer stärkeren Fokussierung auf elektronische Transaktionen geführt, die komfortabler sind. Der Wechsel zu digitalen Rechnungen ermöglicht die schnelle Abwicklung kompletter Workflows aus der Ferne.

Einhaltung des Gesetzes über die elektronische Buchführung

In Japan schreibt das Gesetz über die elektronische Buchführung ab Januar 2024 vor, dass Unternehmen alle transaktionsbezogenen Dokumente, die ursprünglich in digitaler Form ausgetauscht wurden, als elektronische Daten speichern müssen. Daher müssen Unternehmen, die papierlose Rechnungsstellung eingeführt haben, Rechnungsunterlagen digital speichern, anstatt sie auszudrucken. Solange Unternehmen die Aufbewahrungsbedingungen des Gesetzes über die elektronische Buchführung erfüllen, können sie gedruckte Rechnungen durch sogenannte „Scanner-Speicherung” in elektronische Daten umwandeln.

Das derzeitige Gesetz zur elektronischen Buchführung ist einer der Faktoren, die den Übergang zu papierloser Rechnungsstellung und papierlosen Abläufen vorantreiben.

Einhaltung des Rechnungssystems

Gemäß dem japanischen qualifizierten Rechnungssystem, das im Oktober 2023 in Kraft getreten ist, müssen bei der Ausstellung und Aufbewahrung qualifizierter Rechnungen detailliertere Angaben gemacht werden als bei den bisherigen kategorisierten Rechnungen. Dies bedeutet, dass Unternehmen darauf achten müssen, die Vorschriften einzuhalten.

Qualifizierte Rechnungen können weiterhin auf Papier ausgestellt und per Post versandt oder persönlich übergeben werden. Die Erstellung qualifizierter Rechnungsunterlagen von Grund auf auf Papier, sei es von Hand oder mit dem Computer, erhöht jedoch den Arbeitsaufwand und es kann zu Fehlern oder Auslassungen kommen. Daher setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Arbeitsabläufe, um diese Risiken zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.

Wie man auf papierlose Rechnungen umstellt

Es gibt zwei Hauptmethoden, um auf papierlose Rechnungsstellung umzustellen:

Verwendung von Tabellenkalkulationssoftware

Rechnungen können mit Tabellenkalkulationssoftware wie Excel erstellt werden. Die Verwendung von kostenlosen, herunterladbaren Vorlagen ist eine weitere Möglichkeit, auf papierlose Rechnungsstellung umzustellen und gleichzeitig die Kosten zu kontrollieren. Dennoch sind auch bei der Verwendung dieser Programme manuelle Aufgaben erforderlich, darunter die Eingabe von Posten und Werten, was Aufwand und Zeit erfordert. Darüber hinaus ist es wichtig zu verstehen, dass bei der Arbeit am Computer manuelle Fehler auftreten können, auch wenn dies unwahrscheinlich ist.

Einführung eines Systems

Dieser Ansatz umfasst spezielle Tools – beispielsweise eine automatisierte Plattform zur Rechnungserstellung – und stützt sich auf diese, um den gesamten Workflow an einem Ort zu verwalten, von der Ausstellung von Rechnungsbelegen bis zu deren Speicherung. Die Automatisierung der Rechnungserstellung reduziert die oben genannten manuellen Schritte und trägt dazu bei, Eingabefehler zu vermeiden. Die Zentralisierung der Workflows auf einer einzigen Plattform vereinfacht die Umstellung auf papierlose Prozesse zusätzlich.

Vorteile papierloser Rechnungen

Kostensenkung

Bei der Bearbeitung von Papierrechnungen ist nicht nur deren Erstellung und Versand mit einem erheblichen Aufwand verbunden, sondern es entstehen auch Kosten für Papier, Umschläge, Tinte, Porto und das für diese Aufgaben erforderliche Personal. Im Gegensatz dazu fallen bei papierlosen Rechnungen keine dieser zusätzlichen Kosten an.

Darüber hinaus gelten die durch digitale Abläufe erzielten Einsparungen gleichermaßen für Zahlungsbelege. Insbesondere für gedruckte Belege schreibt die nationale Steuerbehörde vor, dass bei einem Verkaufsbetrag von mehr als 50.000 Yen vor Steuern Steuermarken entsprechend dem Verkaufsbetrag anzubringen und zu entwerten sind. Für Dokumente, die elektronisch per E-Mail oder über Cloud-Dienste übermittelt werden, sind keine Steuermarken erforderlich. Sie sind jedoch erforderlich, wenn eine auf einem Computer erstellte Datei ausgedruckt und einem Geschäftspartner in Papierform zugestellt wird.

Auf diese Weise reduziert die Umstellung transaktionsbezogener Dokumente wie Rechnungen und Zahlungsbelege auf papierlose Formate die Ausgaben für Druckmaterialien, Porto und Stempelsteuer.

Einfachere Verwaltung von Rechnungen

Bei Papierrechnungen steigt mit der Anzahl der Dokumente auch der Aufwand für die Ablage, was die Verwaltungsarbeit insgesamt erschwert. Papierrechnungen beanspruchen Lagerfläche und das Auffinden früherer Unterlagen in großen Aktenbeständen kann körperlich aufwendig sein. Zudem besteht das Risiko einer physischen Abnutzung, die die Lesbarkeit beeinträchtigt oder im schlimmsten Fall zum vollständigen Verlust von Unterlagen führt.

Die digitale Rechnungsstellung macht die Ablage überflüssig und schafft Platz, während Suchfunktionen in der Rechnungssoftware ein schnelles Auffinden ermöglichen, ohne dass man sich Sorgen machen muss, dass Rechnungen beschädigt werden oder verloren gehen.

Ideal für Remote-Arbeit und Homeoffice

Der Austausch von Papierdokumenten verursacht einen höheren Zeitaufwand und zusätzliche Umstände, wenn Mitarbeitende remote arbeiten. Durch den Umstieg auf papierlose Prozesse können Rechnungsaufgaben bei stabiler Internetverbindung bequem von überall aus am Computer erledigt werden.

Korrekturen und Neuausstellungen noch am selben Tag

Wenn eine gedruckte Rechnung korrigiert oder neu ausgestellt werden muss, beginnt der Prozess mit der Suche nach einer physischen Kopie, gefolgt von der Kontaktaufnahme mit der Kundin oder dem Kunden, um diese zurückzuerhalten oder die Entsorgung zu genehmigen. Neu ausgestellte Abrechnungsunterlagen erfordern anschließend zusätzlichen Aufwand für den Versand per Post oder im ungünstigsten Fall für die persönliche Übergabe. Papierlose Rechnungen ermöglichen hingegen eine nahezu sofortige Neuausstellung korrigierter Unterlagen und stellen sicher, dass der gesamte Prozess reibungslos abläuft.

Nachteile papierloser Rechnungen

Individuelle Vereinbarungen für Geschäftspartner, die weiterhin Papierrechnungen bevorzugen

Einige Handelspartner haben möglicherweise noch nicht auf papierlose Abläufe umgestellt. Es ist wichtig zu bedenken, dass sie möglicherweise weiterhin wie bisher gedruckte Kopien bevorzugen. Wie im nächsten Abschnitt „Schritte zur Umstellung auf papierlose Rechnungen“ näher erläutert, ist es wichtig, im Umgang mit diesen Geschäftspartnern flexibel zu sein und sowohl gedruckte als auch elektronische Optionen anzubieten.

Kosten für die Implementierung und den Betrieb des Systems

Die Erstellung von Rechnungen in Tabellenkalkulationsprogrammen oder kostenlosen Vorlagen, deren Konvertierung in das PDF-Format und deren Versand per E-Mail oder Speicherung auf einem Computer verursachen keine zusätzlichen Kosten. Dies liegt daran, dass die Systeme eines Zahlungsabwicklers, die Implementierungs- und Betriebskosten verursachen, nicht verwendet werden.

Wenn das Ziel jedoch darin besteht, den gesamten Abrechnungsprozess durch die Integration bestehender Kundendaten und die Konsolidierung des gesamten Workflows – von der automatischen Rechnungserstellung und -versendung bis zur Speicherung – in einer einzigen Lösung zu verbessern, fallen Gebühren für die Einführung und den Betrieb einer neuen Plattform an. Aus diesem Grund müssen Unternehmen im Voraus prüfen, ob die durch papierlose Workflows erzielbaren Einsparungen die Kosten für die Einführung und den Betrieb einer neuen Plattform überwiegen und die Gesamtkosteneffizienz ermitteln.

Bei diesen Berechnungen ist es wichtig, die mit Papierrechnungen verbundenen Arbeits- und Personalkosten genau zu untersuchen. Aus einer langfristigen Perspektive, die sich auf Produktivität und Effizienz konzentriert, könnte die Investition in die Einführung und den Betrieb eines papierlosen Systems im Vergleich zu den Arbeits- und Überstunden, die für die Erstellung und den Versand einzelner Papierrechnungen erforderlich sind, erhebliche finanzielle Vorteile bringen.

Schritte zur Umstellung auf papierlose Rechnungen

Klären Sie den Zweck der Umstellung auf papierlose Rechnungen

Überlegen Sie zunächst, warum Sie auf papierlose Rechnungen umstellen möchten. Wenn Sie beispielsweise den Gesamtaufwand für rechnungsbezogene Aufgaben reduzieren möchten, könnte eine Möglichkeit darin bestehen, ein umfassendes System eines Zahlungsabwicklers einzuführen.

Wenn das Ziel hingegen darin besteht, Platz zu sparen, indem gedruckte Rechnungsunterlagen (Kopien und Originalbelege) als elektronische Daten gespeichert werden, ist es erforderlich, ein Toolset einzusetzen, das die Anforderungen des Gesetzes zur elektronischen Buchführung an die Speicherung von Scans erfüllt.

Bei der Klärung dieser Ziele empfehlen wir, die folgenden Schritte zu befolgen:

• Erstellen Sie zunächst eine Liste der Merkmale oder Funktionen, die das Unternehmen benötigt.
  
• Wählen Sie mehrere geeignete Frameworks aus, die diese Anforderungen erfüllen
  
• Bewerten Sie die Kosteneffizienz der Optionen, die diese Anforderungen erfüllen und treffen Sie eine endgültige Auswahl
  

Informieren Sie andere über Änderungen an Arbeitsabläufen und Betriebsprozessen

Beim Umstieg auf papierlose Abläufe ist es entscheidend, alle Mitarbeitenden im Voraus über die Änderung zu informieren. Außerdem empfiehlt es sich, ein Arbeits- oder Prozesshandbuch bereitzustellen, das bei Bedarf als Referenz dient.

Um sicherzustellen, dass Sie Anfragen von Geschäftspartnern angemessen beantworten können, sollten Sie außerdem ein Handbuch erstellen, in dem beschrieben wird, wie Fragen zur Verwaltung digitaler Unterlagen zu behandeln sind.

Holen Sie die Zustimmung Ihrer Geschäftspartner ein

Bei der Umstellung auf papierlose Rechnungen ist es wichtig, vorab die Zustimmung Ihrer Handelspartner einzuholen. Wenn Sie ohne deren Zustimmung auf digitale Prozesse umstellen, könnten diese die als elektronische Daten ausgestellten Rechnungsunterlagen möglicherweise übersehen, was zu Zahlungsverzögerungen führen könnte.

Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Unternehmen, die papierlose Abläufe einführen, rechtzeitig im Voraus eine Mitteilung über die Umstellung auf elektronische Rechnungen vorbereiten und so früh wie möglich die Zustimmung ihrer Geschäftspartner einholen.

Umgang mit Geschäftspartnern, die Papierrechnungen bevorzugen

Nachdem Ihr Unternehmen die Umstellung auf papierlose Rechnungsstellung angekündigt hat, könnten einige Ihrer Geschäftspartner darauf reagieren und darum bitten, dass die Dokumente weiterhin in Papierform versandt werden. In solchen Fällen muss Ihr Unternehmen die Rechnungen per Post oder persönlich an die Kundin/den Kunden liefern.

Um sowohl papierlose als auch gedruckte Transaktionen zu verarbeiten, ist es daher wichtig, die Informationen zu den Geschäftspartnern so zu organisieren, dass Sie für jeden Fall entscheiden können, welche Methode verwendet werden soll. Insbesondere für diejenigen, die papierbasierte Transaktionen benötigen, sollten Sie sich darauf konzentrieren, ausschließlich deren Informationen zu extrahieren und ein flexibles System einrichten, das diesen Anforderungen gerecht wird.

Verhinderung der Manipulation elektronischer Daten

Eines der Hauptziele des Gesetzes über die elektronische Buchführung ist es, die Authentizität elektronischer Aufzeichnungen zu gewährleisten und deren Manipulation zu verhindern. Daher müssen Unternehmen, die auf digitalisierte Arbeitsabläufe umstellen, Maßnahmen zur Manipulationssicherheit gemäß dem Gesetz über die elektronische Buchführung ergreifen. Zu diesen Maßnahmen gehören:

• Anwenden eines Zeitstempels
  
• Empfang und Speicherung von Dokumenten über eine Plattform, die Änderungen, Löschungen usw. protokolliert.
  
• JIIMA-zertifizierte Buchhaltungssoftware, die standardmäßig die gesetzlichen Anforderungen erfüllt
  

Wie wir sehen können, sind für die Umstellung auf papierlose Rechnungen verschiedene vorbereitende Schritte erforderlich. Andererseits ermöglicht die Umstellung nach ihrer Vollendung eine kontinuierliche Effizienz der Rechnungsstellungsprozesse und führt letztendlich zu einer einfacheren und komfortableren Verwaltung des Prozesses.

Darüber hinaus ermöglicht die Nutzung der Dienste eines Zahlungsabwicklers, wie in diesem Artikel erläutert, Unternehmen die Zentralisierung ihrer Rechnungsstellung, was den Arbeitsaufwand erheblich reduziert und die Gesamteffizienz verbessert. Wenn beispielsweise Stripe Invoicing Rechnungen in Übereinstimmung mit den aktuellen Rechnungsstellungsvorschriften und dem Gesetz zur elektronischen Buchführung ausstellen und speichern kann, insbesondere unter Berücksichtigung der Anforderungen an die Authentizität und Sichtbarkeit durch eine Suchfunktion, lassen sich reibungslosere und logischere Verbesserungen im Backoffice erzielen.

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Automatisieren Sie die Debitorenbuchhaltung: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.
  
• Beschleunigen Sie den Cashflow: Reduzieren Sie die Forderungslaufzeit (DSO) und erhalten Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungsfunktionen, automatischen Mahnungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Einnahmen zu erzielen.
  
• Verbessern Sie das Kundenerlebnis: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.
  
• Reduzieren Sie den Arbeitsaufwand im Backoffice: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.
  
• Integration in Ihre bestehenden Systeme: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.
  

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