Com o drástico avanço das tecnologias de TI, comunicação e a aceleração da globalização dos intercâmbios comerciais, a adoção de transações eletrônicas e e-commerce está em constante aumento no Japão e, no caso das transações eletrônicas, os documentos empresariais como as faturas não são mais trocados como documentos impressos, mas como arquivos digitais estabelecidos por dados.

A mudança para faturas eletrônicas oferece vantagens claras em relação aos métodos impressos, incluindo a redução do incômodo de entregar registros por correio ou pessoalmente, além da economia nos custos, o que chamou a atenção de muitas empresas que buscam melhorar suas operações administrativas.

Abaixo, explicamos o contexto da crescente adoção de faturas eletrônicas, juntamente com suas vantagens e desvantagens.

O que vamos abordar neste artigo?

• Aa migração para faturas eletrônicas
  
• Por que as empresas estão migrando para faturas eletrônicas
  
• Como migrar para faturas eletrônicas
  
• Vantagens das faturas eletrônicas
  
• Desvantagens das faturas eletrônicas
  
• Etapas a serem seguidas ao migrar para faturas eletrônicas
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

A migração para faturas eletrônicas

O uso de dados eletrônicos em vez de papel nas operações comerciais significa simplificar os fluxos de trabalho e reduzir as despesas. Um exemplo de faturamento eletrônico é um sistema de gerenciamento de faturas estabelecido na web oferecido pelas empresas de processamento de pagamentos. Quando as empresas adotam essas ferramentas, elas podem gerenciar centralmente não apenas a criação de documentos, mas também o seu envio e armazenamento, tudo dentro de uma única solução.

A mudança para o faturamento eletrônico está acontecendo no mundo corporativo e na vida cotidiana das pessoas comuns. As alternativas digitalizadas estão se tornando mais comuns em muitas áreas. Enquanto as pessoas pensam em e-books, revistas online e jornais em tablets ou smartphones, a mudança para o digital agora se estende a ingressos para eventos esportivos e shows, bem como bilhetes de transporte público.

Por que as empresas estão migrando para faturas eletrônicas

Ampla adoção do trabalho remoto

Um dos fatores que impulsionaram a transição para o faturamento eletrônico é a adoção generalizada do trabalho remoto. Isso levou a uma maior ênfase nas transações eletrônicas, que são mais convenientes. A mudança para esse tipo de faturamento permite a conclusão rápida de fluxos de trabalho feitos remotamente.

Conformidade com a Lei de Contabilidade Eletrônica

No Japão, a partir de janeiro de 2024, a Lei de Contabilidade Eletrônica exige que as empresas armazenem todos os documentos relacionados a transações trocados inicialmente em formato digital como dados eletrônicos. Consequentemente, as organizações que adotaram o faturamento eletrônico devem armazenar registros de faturamento digitalmente em vez de imprimi-los. Enquanto as empresas cumprirem as condições de retenção da Lei de Contabilidade Eletrônica, podem converter faturas impressas em dados eletrônicos por meio do que muitas vezes é chamado de “armazenamento de scanner”.

A atual Lei de Contabilidade Eletrônica é um dos fatores que impulsionam a mudança para o faturamento e as operações eletrônicas.

Conformidade com o sistema de faturas

De acordo com o Sistema de Faturas Qualificadas do Japão, que entrou em vigor em outubro de 2023, a emissão e a retenção de faturas qualificadas exigem registros mais detalhados do que nas faturas categorizadas anteriormente, o que significa que as organizações devem prestar atenção para cumprir as regras.

As faturas qualificadas ainda podem ser emitidas em mídia impressa e trocadas pelo correio ou entregues pessoalmente. No entanto, a criação do zero de registros de faturamento qualificados, seja à mão ou usando um computador, aumenta a quantidade de trabalho e podem ocorrer erros ou omissões. Consequentemente, um número crescente de empresas está adotando fluxos de trabalho digitais para evitar esses riscos e melhorar a eficiência.

Como migrar para faturas eletrônicas

Existem duas maneiras principais de fazer a transição para o faturamento eletrônico:

Uso de software de planilha eletrônica

As faturas podem ser preparadas por meio de um software de planilhas, como o Excel. Usar modelos gratuitos para download é outra forma de mudar para a digitalização sem custos. No entanto, confiar nesses programas ainda envolve tarefas práticas, incluindo a inserção de itens e valores, que exigem esforço e tempo. Além disso, embora improvável, é importante entender que erros manuais podem ocorrer durante as operações no computador.

Implementação de um sistema

Esta abordagem introduz ferramentas específicas (por exemplo, uma plataforma automatizada de geração de faturas) e depende delas para gerenciar todo o fluxo de trabalho em um só lugar, desde a emissão de registros de faturamento até o armazenamento deles. A criação automatizada de faturas reduz as etapas manuais mencionadas acima e ajuda a evitar erros de entrada. Centralizar os fluxos de trabalho em uma única plataforma simplifica ainda mais a transição para processos eletrônicos.

Vantagens das faturas eletrônicas

Redução dos custos

Ao lidar com extratos impressos, além do fato de que gerá-los e enviá-los exige um esforço significativo, isso também leva a despesas com papel, envelopes, tinta, postagem e o pessoal necessário para executar essas tarefas. Em contrapartida, as faturas eletrônicas não incorrem em nenhum desses custos extras.

Além disso, as economias obtidas por meio das operações digitais aplicam-se igualmente aos rendimentos. Especificamente, para os rendimentos impressos, quando o valor das vendas excede ¥ 50.000 antes da aplicação dos impostos, a Agência Tributária Nacional ordena a colocação de selos de receitas com base no valor das vendas e a sua anulação. Não são necessários selos de receitas para documentos entregues eletronicamente por e-mail ou por meio de serviços em nuvem. No entanto, eles são necessários se um arquivo criado em um computador for impresso e entregue a um parceiro empresarial.

Dessa forma, a transferência de documentos relacionados a transações, como faturas e recibos, para formatos sem papel reduz os gastos com mídia impressa, postagem e selos fiscais.

Gestão de faturas mais fácil

Com as faturas em papel, à medida que o número de arquivos aumenta, a carga de trabalho para declarações também aumenta, complicando o trabalho administrativo em geral. As faturas em papel ocupam espaço de armazenamento, e localizar registros passados entre grandes volumes de arquivos pode ser fisicamente exigente. Há também o risco de deterioração física, levando à perda de legibilidade ou, pior ainda, à perda completa de registros.

O faturamento digital elimina declarações e libera espaço, enquanto as funções de pesquisa no software de faturas permitem uma recuperação rápida sem a preocupação de que elas tenham se deteriorado ou foram perdidas.

Ideal para trabalho remoto e trabalho em casa

A troca de documentos impressos cria mais tempo e aborrecimento quando os funcionários trabalham remotamente. Ao mudar para o meio eletrônico, desde que haja uma conexão de internet sólida, as tarefas de faturamento podem ser tratadas convenientemente em um computador de qualquer lugar.

Resposta no mesmo dia para correções e reemissões

Quando uma fatura impressa precisa ser corrigida ou reemitida, o processo começa com a localização de uma cópia física, seguida pelo contato com o cliente para recuperá-la ou autorizar seu descarte. Os registros de faturamento reemitidos exigem mais trabalho para enviar, ou pior, para entregá-los pessoalmente. Em contraste, as faturas eletrônicas permitem a reemissão quase instantânea de registros corrigidos, garantindo que todo o processo funcione sem problemas.

Desvantagens das faturas eletrônicas

Acordos com parceiros empresariais específicos que ainda preferem faturas em papel

Alguns parceiros comerciais podem ainda não ter adotado as operações eletrônicas. É importante lembrar que eles ainda podem preferir receber cópias em papel, como fizeram no passado. Como explicado em mais detalhes na próxima seção, “Passos a seguir ao mudar para faturas eletrônicas”, é importante ser flexível ao interagir com esses parceiros empresariais oferecendo opções impressas e eletrônicas.

Custos de implementação e operação do sistema

Gerar faturas em software de planilhas ou modelos gratuitos, convertê-las em PDF e enviá-las por e-mail ou salvá-las em um computador não incorrem em custos adicionais, porque os sistemas pertencentes a um processador de pagamentos, que exigem despesas de implementação e operacionais, não estão sendo utilizados.

No entanto, se o objetivo for melhorar todo o faturamento processado integrando-se aos dados de clientes existentes e consolidando todo o fluxo de trabalho em uma única solução, desde a geração automática de faturas ao envio e armazenamento, haverá taxas para implantação e operação de uma nova plataforma. Por isso, as empresas precisam considerar antecipadamente se as economias alcançáveis através de fluxos de trabalho eletrônicos superam os gastos de introdução e operação de uma nova plataforma, e determinar a relação custo-benefício geral.

Ao fazer esses cálculos, é importante analisar atentamente os gastos com mão de obra e pessoal associados às faturas em papel. De uma perspectiva de longo prazo com foco na produtividade e eficiência, o investimento na implementação e operação de um sistema eletrônico pode gerar ganhos financeiros significativos em comparação com a mão de obra e horas extras necessárias para criar e enviar faturas em papel individualmente.

Etapas ao migrar para faturas eletrônicas

Esclareça o motivo da transição

Por exemplo, se você quiser reduzir a carga geral das tarefas relacionadas a faturas, uma forma de fazer isso pode ser introduzir um sistema abrangente fornecido por um processador de pagamentos.

Por outro lado, se o objetivo é economizar espaço ao armazenar registros de faturamentos impressos (cópia e rendimentos originais) como dados eletrônicos, é necessário adotar um conjunto de ferramentas que atenda aos requisitos de armazenamento de registros escaneados da Lei de Contabilidade Eletrônica.

Ao esclarecer esses objetivos dessa forma, recomendamos seguir as etapas específicas descritas abaixo:

• Primeiro, faça uma lista das características ou funções que a empresa precisa
  
• Selecione várias estruturas candidatas que atendam a essas necessidades.
  
• Avalie o custo-benefício das opções que atendem a essas necessidades e faça uma seleção final
  

Notifique outras pessoas sobre as mudanças no fluxo de trabalho e nas operações

Ao mudar para operações sem papel, é fundamental informar todos os funcionários da mudança com antecedência, além de ter um manual de trabalho disponível para referência sempre que necessário.

Além disso, para garantir que você possa responder adequadamente a perguntas de parceiros empresariais, prepare um manual descrevendo como resolver perguntas sobre o gerenciamento de registros digitais.

Obtenha aprovação de seus parceiros empresariais

Ao mudar para faturas eletrônicas, é fundamental obter o consentimento prévio dos parceiros empresariais. Se você mudar para processos digitais sem o consentimento deles, eles podem não perceber os registros de faturas emitidos como dados eletrônicos, o que pode levar a atrasos em pagamentos.

Para evitar esses problemas, as empresas que implementam essa transição para o digital devem preparar uma notificação com bastante antecedência e obter o consentimento das contrapartes o mais cedo possível.

Como lidar com parceiros empresariais que preferem faturas em papel

Depois que a sua empresa tiver fornecido uma notificação sobre a sua transição para o faturamento sem papel, alguns dos seus parceiros empresariais poderão responder, solicitando que os documentos continuem a ser impressos. Nesses casos, a sua empresa precisará entregar as faturas ao cliente por correio ou pessoalmente.

Portanto, para lidar com faturas eletrônicas e impressas, é importante organizar as informações dos parceiros empresariais para que você possa determinar qual método usar para cada um. Especificamente para aqueles que precisam de transações impressas, concentre-se em extrair suas informações exclusivamente e se esforçar para estabelecer um sistema flexível que atenda a essas necessidades.

Prevenção da adulteração de dados eletrônicos

Um dos principais objetivos da Lei da Contabilidade Eletrônica é garantir a autenticidade dos registros eletrônicos e evitar a sua adulteração. Por conseguinte, as organizações que fazem a transição para fluxos de trabalho digitalizados devem adotar medidas à prova de adulteração de acordo com a Lei da Contabilidade Eletrônica. Essas ações incluem:

• Aplicar um carimbo de data e hora
  
• Receber e armazenar documentos usando uma plataforma que cria um registro de alterações, exclusões etc.
  
• Software de contabilidade com certificação JIIMA, atendendo aos requisitos jurídicos padrão
  

Como podemos ver, há uma variedade de etapas preparatórias envolvidas na mudança para faturas eletrônicas, mas uma vez que a transição é concluída, isso permite uma eficiência contínua das operações de faturamento e, em última análise, tornará a gestão do processo mais fácil e confortável.

Além disso, como explicado neste artigo, a confiança nos serviços de um processador de pagamentos permite que as organizações centralizem a gestão de faturas, reduzindo significativamente o trabalho e o esforço, além de melhorar a eficiência geral. Por exemplo, se o Stripe Invoicing puder emitir e armazenar faturas adequadamente para atender às condições do atual quadro de faturamento da Lei de Contabilidade Eletrônica, especificamente os requisitos para garantir autenticidade e visibilidade por meio de uma função de pesquisa, será possível alcançar melhorias mais suaves e lógicas no setor administrativo.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças recorrentes ou pontuais, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rapidamente e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle do fluxo de caixa.
  
• Acelerar o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com opções integradas, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.
  
• Melhorar a experiência do cliente: ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas podem ser acessadas e pagas facilmente por meio de um portal do cliente.
  
• Reduzir o trabalho administrativo: gere faturas em poucos minutos e diminua o tempo gasto com cobranças usando lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.
  
• Integrar com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing conecta-se a softwares populares de contabilidade e ERP, mantendo as informações sincronizadas e reduzindo entradas manuais.
  

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