A partir del drástico avance de la TI y las comunicaciones y de la globalización acelerada de los intercambios comerciales, la adopción de transacciones electrónicas y comercio electrónico está aumentando de forma constante en Japón. En el caso de las transacciones electrónicas, los documentos comerciales como las facturas no se intercambian como material impreso, sino como archivos digitales basados en datos.

El hecho de pasar a facturas digitales ofrece ventajas claras en comparación con los métodos basados en papel, como la reducción del engorro de tener que enviar los registros por correo o en mano y los ahorros de costos. Esto llamó la atención de muchas empresas que buscan mejorar sus operaciones administrativas.

A continuación, explicamos el contexto en el que ocurre la creciente adopción de las facturas digitales, junto con sus ventajas y desventajas.

¿Qué contiene este artículo?

• Explicación del paso a las facturas digitales
  
• Motivos por los que las empresas se trasladan a las facturas digitales
  
• Cómo pasar a facturas digitales
  
• Ventajas de las facturas digitales
  
• Desventajas de las facturas digitales
  
• Pasos que se deben seguir al momento de cambiar a facturas digitales
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

Explicación del paso a las facturas digitales

Aplicar el formato digital a las cuestiones comerciales significa recurrir a datos electrónicos en lugar de papel para simplificar los flujos de trabajo y reducir los gastos. Un ejemplo de facturación digital es un sistema de gestión de facturas basado en la Web que ofrecen las empresas procesadoras de pagos. Cuando las empresas adoptan esas herramientas, pueden gestionar de manera centralizada no solo la creación de documentos, sino también su envío y almacenamiento, todo ello dentro de una única solución.

El cambio a la tecnología digital está ocurriendo en el mundo corporativo y en la vida diaria de las personas comunes y corrientes. Las alternativas digitalizadas están ganando terreno en muchas esferas. Si bien las personas piensan en libros electrónicos, revistas en línea y periódicos en tabletas o teléfonos inteligentes, el cambio a lo digital ahora se extiende a las entradas de los estadios para eventos deportivos y conciertos, así como a los pasajes de transporte público.

Motivos por los que las empresas se trasladan a las facturas digitales

Adopción generalizada del trabajo remoto

Un factor que impulsa la transición a la facturación digital es la adopción generalizada del trabajo remoto. Esto aumentó el énfasis en las transacciones electrónicas, que son más convenientes. El paso a la facturación digital permite completar rápidamente flujos de trabajo completos de forma remota.

Cumplimiento de la normativa de la Ley de Contabilidad Electrónica

En Japón, desde enero de 2024, la Ley de Contabilidad Electrónica exige que las empresas almacenen los documentos relacionados con transacciones y que, en principio, se intercambien en formato digital como datos electrónicos. En consecuencia, las organizaciones que adoptaron la facturación digital deben almacenar los registros de facturación en lugar de imprimirlos. Siempre que las empresas cumplan con las condiciones de retención de la Ley de Contabilidad Electrónica, pueden convertir las facturas impresas en datos electrónicos mediante lo que, a menudo, se denomina «almacenamiento por escáner».

La actual Ley de Contabilidad Electrónica es uno de los factores que impulsan el cambio a la facturación y las operaciones digitales.

Cumplimiento de la normativa del sistema de facturas

Según el Sistema de facturas calificadas de Japón, que entró en vigor en octubre de 2023, la emisión y retención de facturas calificadas requiere el registro de partidas más detalladas que en las facturas categorizadas anteriores. Esto significa que las organizaciones deben prestar atención para cumplir las normas.

Las facturas calificadas aún pueden emitirse a través de medios impresos e intercambiarse por correo o entregarse en persona. Sin embargo, crear registros de facturación calificados desde cero en papel, ya sea a mano o mediante una computadora, aumenta la cantidad de trabajo y la posibilidad de cometer errores u omisiones. En consecuencia, cada vez más empresas adoptan flujos de trabajo digitales para evitar estos riesgos y mejorar la eficiencia.

Cómo pasar a facturas digitales

Hay dos formas principales para realizar la transición a la facturación digital:

Usar software de hojas de cálculo

Las facturas se pueden preparar a través de un software de hojas de cálculo como Excel. El uso de plantillas descargables gratuitas es otra forma de pasar al formato digital sin dejar de controlar los costos. Sin embargo, depender de estos programas sigue implicando tareas prácticas, incluida la introducción de partidas y valores, lo que requiere esfuerzo y tiempo. Además, aunque es poco probable, es importante comprender que pueden cometerse errores manuales durante las operaciones informáticas.

Implementar un sistema

Este enfoque introduce herramientas dedicadas, por ejemplo, una plataforma automatizada de generación de facturas, y depende de ellas para gestionar todo el flujo de trabajo en un solo lugar, desde la emisión de registros de facturación hasta su almacenamiento. Con la automatización de la creación de facturas, se reducen los pasos manuales antes mencionados y se evitan los errores de entrada. La centralización de los flujos de trabajo en una sola plataforma simplifica aún más el cambio a procesos sin papel.

Ventajas de las facturas digitales

Reducción de los costos

Cuando se trata de extractos en papel, generarlos y enviarlos no solo requiere un esfuerzo significativo, sino que también genera gastos de papel, sobres, tinta, franqueo y personal necesario para realizar estas tareas. Por el contrario, con las facturas digitales, no se incurre en ninguno de estos costos adicionales.

Además, los ahorros obtenidos con las operaciones digitales también se aplican a los recibos. En particular, en el caso de los recibos impresos, cuando el importe de las ventas supera los JPY 50,000 antes de impuestos, la Agencia Tributaria de Japón impone la obligación de colocar timbrados de ingresos en función del importe de las ventas y cancelarlos. Estos timbrados no son obligatorios en el caso de los documentos que se envían de forma digital por correo electrónico o mediante servicios en la nube. Sin embargo, si un archivo se crea en una computadora, se imprime y se entrega en papel a un socio de la empresa, sí lo son.

De esta manera, el traslado de los documentos relacionados con las transacciones, como las facturas y recibos, a formatos digitales reduce los gastos de impresión, franqueo e impuestos de timbrado.

Gestión más sencilla de las facturas

En el caso de las facturas impresas, a medida que aumenta el número de archivos, también crece la carga del trabajo de declaración fiscal, lo que complica las tareas administrativas en general. Las facturas impresas ocupan espacio de almacenamiento, y el hecho de localizar registros anteriores entre grandes volúmenes de archivos puede ser una tarea exigente a nivel físico. También existe el riesgo del deterioro físico, lo que lleva a que la legibilidad se vea comprometida o, peor aún, que se pierdan los registros por completo.

Con las facturas digitales, se eliminan las declaraciones fiscales y se libera espacio, mientras que, con las funciones de búsqueda en el software de facturas, recuperar documentos se vuelve un proceso rápido y no es necesario preocuparse por su deterioro o pérdida.

Ideal para el trabajo remoto y desde casa

El intercambio de documentos en papel implica más tiempo y mayores molestias cuando los empleados trabajan de forma remota. Cuando se pasa al formato digital, siempre y cuando haya una conexión sólida a Internet, las tareas de facturación se pueden gestionar convenientemente desde una computadora en cualquier lugar.

Respuesta en el mismo día para correcciones y reemisiones

Cuando una factura impresa debe corregirse o reemitirse, el proceso comienza por rastrear una copia física y, luego, se contacta al cliente para recuperarla o autorizar su eliminación. Por esto, los registros de facturación reemitidos requieren más trabajo al momento de enviarlos por correo, o peor aún, entregarlos en persona. Por el contrario, con las facturas digitales, la reemisión de los registros corregidos es casi instantánea, lo que garantiza que todo el procesado funcione sin problemas.

Desventajas de las facturas digitales

Disposiciones particulares para socios de la empresa que siguen prefiriendo facturas en papel

Es posible que algunos socios comerciales aún no hayan adoptado las operaciones digitales. Es importante recordar que, tal vez, aún prefieran recibir copias impresas, como en el pasado. Como se explica con mayor detalle en la siguiente sección, «Pasos que se deben seguir al momento de cambiar a facturas digitales», es importante ser flexible cuando se interactúa con estos socios de la empresa y ofrecerles opciones impresas y electrónicas.

Costos de implementación y operación del sistema

Las tareas de elaborar facturas en software de hojas de cálculo o plantillas gratuitas, convertirlas a PDF y enviarlas por correo electrónico o guardarlas en una computadora no implican costos adicionales. Esto se debe a que no se utilizan los sistemas de un procesador de pagos, que generan gastos operativos y de implementación.

Sin embargo, si el objetivo es mejorar todo el proceso de facturación a partir de la integración con los datos existentes de los clientes y de la consolidación del flujo de trabajo completo, desde la generación y el envío automáticos de facturas hasta el almacenamiento, en una sola solución, habrá comisiones que deriven de la implementación y ejecución de una nueva plataforma. Por este motivo, las empresas deben investigar de antemano si los ahorros que se logren a través de flujos de trabajo sin papel superarán los gastos de puesta en marcha y operación de una nueva plataforma a fin de determinar la rentabilidad general.

Al momento de realizar estos cálculos, es importante analizar en detalle los gastos de mano de obra y personal asociados con las facturas en papel. Desde una perspectiva a largo plazo centrada en la productividad y la eficiencia, la inversión de implementar y operar un sistema digital podría generar ganancias financieras significativas en comparación con los gastos de mano de obra y horas extras necesarios para crear y enviar facturas en papel por correo de forma individual.

Pasos que se deben seguir al momento de cambiar a facturas digitales

Aclarar el propósito de pasar a lo digital

En primer lugar, piensa por qué estás haciendo la transición a la tecnología digital. Por ejemplo, si quieres reducir la carga general de las tareas relacionadas con las facturas, una forma de hacerlo podría ser introducir un sistema integral proporcionado por un procesador de pagos.

Por otro lado, si el objetivo es ahorrar espacio a partir de almacenar los registros de facturación impresos (copias y recibos originales) como datos electrónicos, es necesario adoptar un conjunto de herramientas que cumpla con los requisitos de almacenamiento por escáner de la Ley de Contabilidad Electrónica.

Una vez que aclares estos objetivos de esta manera, recomendamos que sigas los pasos específicos que se describen a continuación:

• En primer lugar, haz una lista de las funcionalidades o funciones que la empresa necesita
  
• Selecciona varios marcos candidatos que satisfagan esas necesidades
  
• Evalúa la rentabilidad de las opciones que satisfacen esas necesidades y haz una selección final
  

Notificar a otros sobre los cambios en el flujo de trabajo y las operaciones

Cuando realices es traspaso a operaciones digitales, es fundamental que informes a todos los empleados sobre el cambio con anticipación. También es aconsejable tener un manual de trabajo a disposición como referencia siempre que sea necesario.

Además, para garantizar que puedas responder adecuadamente a las consultas de los socios de la empresa, prepara un manual en el que se describa cómo abordar las preguntas sobre la gestión de los registros digitales.

Obtener la aprobación de los socios de la empresa

Cuando pases a usar facturas digitales, es fundamental que obtengas el consentimiento previo de los socios comerciales. Si pasas a procesos digitales sin que ellos estén de acuerdo, es posible que no noten los registros de facturación emitidos como datos electrónicos, lo que podría demorar los pagos.

Para evitar este tipo de problemas, las empresas que implementan configuraciones sin papel deben preparar una notificación sobre la transición a facturas digitales con suficiente anticipación y obtener el consentimiento de las contrapartes lo antes posible.

Lidiar con los socios de la empresa que prefieren facturas en papel

Después de que tu empresa notifique la transición a la facturación digital, es posible que algunos de los socios de la empresa soliciten que los documentos sigan emitiéndose en papel. En esos casos, tu empresa tendrá que entregar las facturas al cliente por correo o en persona.

Por lo tanto, para lidiar tanto con los intercambios digitales como con los impresos, es importante organizar la información de los socios de la empresa a fin de que puedas determinar qué método utilizar con cada uno. En especial, en el caso de quienes requieren que las transacciones se registren en papel, concéntrese en extraer su información de forma exclusiva y esfuércense por establecer un sistema flexible que satisfaga estas necesidades.

Prevenir la manipulación electrónica de datos

Uno de los objetivos principales de la Ley de Contabilidad Electrónica es garantizar la autenticidad de los registros electrónicos y evitar su manipulación. Por ello, las organizaciones que pasan a flujos de trabajo digitalizados deben adoptar medidas a prueba de manipulación de acuerdo con la Ley de Contabilidad Electrónica. Entre las acciones, se incluyen las siguientes:

• Aplicación de una marca de tiempo
  
• Recepción y almacenamiento de documentos mediante una plataforma que cree un registro de cambios, eliminaciones, etc.
  
• Software de contabilidad con certificación JIIMA que cumpla con los requisitos legales predeterminados
  

Como podemos ver, existen varios pasos de preparación para pasar a las facturas digitales. Por otro lago, una vez que se completa la transición, la eficiencia de las operaciones de facturación se mantendrá constante y, en definitiva, la gestión del proceso será más fácil y cómoda.

Además, como se explica en este artículo, depender de los servicios de un procesador de pagos permite que las organizaciones centralicen la gestión de las facturas, lo que reduce de forma significativa el trabajo y el esfuerzo, además de mejorar la eficiencia en general. Por ejemplo, si Stripe Invoicing puede emitir y almacenar facturas de manera adecuada para cumplir con las condiciones del marco de facturación actual y la Ley de Contabilidad Electrónica, específicamente con los requisitos para garantizar la autenticidad y visibilidad a través de una función de búsqueda, será posible lograr mejoras administrativas que permitan que el proceso sea más fluido y lógico.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.
  
• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.
  
• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojada en Stripe.
  
• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.
  

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