Avec les progrès spectaculaires des technologies de l’information et de la communication et la mondialisation accélérée des échanges commerciaux, les Japonais adoptent de plus en plus les transactions électroniques et le commerce en ligne. Dans le cas des transactions électroniques, les documents d’entreprise tels que les factures sont transmis non pas dans un format imprimé, mais sous forme de fichiers numériques fondés sur des données.

Le passage aux factures dématérialisées offre des avantages indéniables par rapport aux méthodes utilisant du papier, notamment en réduisant les tracas liés à l’envoi par courrier ou en personne des dossiers et en permettant de réaliser des économies. Ces avantages ont suscité l’intérêt de nombreuses entreprises qui cherchent à améliorer leurs opérations administratives.

Dans cet article, nous présentons le contexte de l’adoption croissante des factures dématérialisées, ainsi que leurs avantages et leurs inconvénients.

Contenu de l’article

• Explication du passage aux factures dématérialisées
  
• Pourquoi les entreprises passent-elles aux factures dématérialisées?
  
• Comment passer aux factures dématérialisées
  
• Avantages des factures dématérialisées
  
• Inconvénients des factures dématérialisées
  
• Mesures à prendre pour passer aux factures dématérialisées
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Explication du passage aux factures dématérialisées

l’adoption de la dématérialisation des transactions commerciales consiste à utiliser des données électroniques au lieu des données sur papier pour simplifier les flux de travail et de réduire les dépenses. comme exemple de facturation dématérialisée, citons le système de gestion des factures fondé sur le Web proposé par les entreprises de traitement des paiements. lorsque les entreprises adoptent de tels outils, elles peuvent gérer de manière centralisée non seulement la création de documents, mais aussi leur envoi et leur stockage, le tout grâce à une seule solution.

Le passage à la dématérialisation est effectif dans le monde des affaires et dans la vie quotidienne des personnes ordinaires. Les alternatives numériques sont de plus en plus courantes dans de nombreux domaines. Alors que les gens se limitent aux livres électroniques, aux magazines en ligne et aux journaux sur tablette ou téléphone intelligent, le passage au numérique s’étend désormais aux billets d’accès au stade pour les événements sportifs et les concerts, ainsi qu’aux billets de transport en commun.

Pourquoi les entreprises passent-elles aux factures dématérialisées?

Adoption généralisée du télétravail

L’adoption généralisée du télétravail est l’un des facteurs qui ont motivé la transition vers la facturation dématérialisée. Elle a suscité plus d’intérêt pour les transactions électroniques, qui sont plus pratiques. L’évolution vers la facturation numérique permet d’effectuer rapidement des flux de travail complets à distance.

Conformité à la loi sur la comptabilité électronique

Au Japon, depuis janvier 2024, la loi sur la comptabilité électronique exige des entreprises qu’elles stockent sous forme électronique tous les documents relatifs aux transactions échangés initialement par voie digitale. Par conséquent, les organisations qui ont adopté la facturation dématérialisée doivent stocker les dossiers de facturation sous forme numérique au lieu de les imprimer. Tant que les entreprises satisfont aux conditions de conservation prévues par la loi sur la comptabilité électronique, elles peuvent convertir les factures imprimées en données électroniques grâce à un procédé appelé « stockage par numérisation ».

La loi actuelle sur la comptabilité électronique est l’un des facteurs qui expliquent le passage à la facturation et aux opérations dématérialisées.

Conformité avec le système de facturation

Dans le cadre du système de facturation admissible japonais, qui est entré en vigueur en octobre 2023, l’émission et la conservation de factures admissibles nécessitent l’enregistrement de postes plus détaillés contrairement aux factures catégorisées précédentes. En conséquence, les organisations doivent veiller à respecter les règles.

Les factures admissibles peuvent toujours être émises sur des supports imprimés et envoyées par la poste ou soumises en personne. Cependant, la création de dossiers papier de facturation admissible à partir de zéro, que ce soit manuellement ou à l’aide d’un ordinateur, augmente la charge de travail et des erreurs ou des omissions pourraient se produire. Par conséquent, un nombre croissant d’entreprises adoptent les flux de travail numériques pour éviter ces risques et améliorer leur efficacité.

Comment passer aux factures dématérialisées

Il existe deux façons principales de passer à la facturation dématérialisée :

Utilisation d’un tableur

Les factures peuvent être préparées à l’aide d’un tableur tel qu’Excel. L’utilisation de modèles téléchargeables gratuitement est un autre moyen de passer à la dématérialisation tout en maîtrisant les coûts. Néanmoins, l’utilisation de ces programmes implique encore des tâches manuelles, notamment la saisie des postes et des valeurs, qui nécessitent des efforts et du temps. De plus, bien que peu probable, il est important de comprendre que des erreurs manuelles peuvent se produire lors des opérations de calcul.

Mise en place d’un système

Cette approche introduit des outils dédiés, par exemple, une plateforme de génération automatisée de factures, et s’appuie sur eux pour gérer l’ensemble du flux de travail sur une seule et même plateforme, de l’émission des dossiers de facturation à leur stockage. L’automatisation de la création de factures réduit les étapes manuelles mentionnées ci-dessus et permet d’éviter les erreurs de saisie. La centralisation des flux de travail sur une seule plateforme simplifie davantage le passage aux procédures dématérialisées.

Avantages des factures dématérialisées

Réduction des coûts

Avec les relevés papier, la génération et l’envoi de ces relevés nécessitent non seulement des efforts importants, mais entraînent également des dépenses relatives au papier, aux enveloppes, à l’encre, à l’affranchissement et au personnel nécessaire à l’exécution de ces tâches. En revanche, les factures dématérialisées n’entraînent aucun de ces coûts supplémentaires.

En outre, les économies réalisées grâce aux opérations numériques concernent également lesreçus. Plus précisément, pour les reçus imprimés pour un montant des ventes dépassant 50 000 yens hors taxe, l’Agence nationale des impôts exige l’apposition de timbres fiscaux en fonction du montant des ventes et leur résiliation. Les timbres fiscaux ne sont pas requis pour les documents envoyés de manière électronique par courriel ou par l’entremise de services infonuagiques. Cependant, ils sont requis si un fichier créé sur ordinateur est imprimé et envoyé à une entreprise partenaire dans un format papier.

Ainsi, la dématérialisation des documents liés aux transactions, tels que les factures et les reçus, permet de réduire les dépenses liées aux supports d’impression, à l’affranchissement et au droit de timbre.

Gestion simplifiée des factures

Avec les factures papier, à mesure que le nombre de fichiers augmente, la charge de travail des déclarations augmente également, ce qui complique le travail administratif dans son ensemble. Le stockage des factures papier occupe de l’espace et la recherche d’anciens documents dans de grands volumes de dossiers peut être éprouvante sur le plan physique. Il existe également un risque de détérioration physique, le document peut devenir illisible ou, pire encore, être complètement détruit.

La facturation numérique élimine la nécessité d’archivage et libère de l’espace, tandis que les fonctions de recherche dans les logiciels de facturation permettent de retrouver des documents rapidement sans craindre qu’ils ne se soient détériorés ou perdus.

Solution idéale pour le télétravail et le travail à domicile

L’échange de documents papier est source de perte de temps et de tracas pour les employés qui travaillent à distance. En passant à la dématérialisation, il est possible, à condition de disposer d’une connexion Internet stable, d’effectuer les tâches de facturation sur un ordinateur, où que l’on se trouve.

Traitement immédiat des corrections et des réémissions

Lorsqu’une facture imprimée doit être corrigée ou réémise, il faut d’abord retrouver une copie physique, puis contacter le client pour la récupérer ou autoriser son élimination. Les dossiers de facturation réémis requièrent donc plus de travail lorsqu’ils doivent être envoyés par la poste, ou pire, livrés en personne. En revanche, les factures dématérialisées permettent la réémission presque instantanée des dossiers corrigés, garantissant ainsi le bon déroulement de l’ensemble du processus.

Inconvénients des factures dématérialisées

Dispositions particulières pour les entreprises partenaires qui préfèrent encore les factures papier

Il est possible que certains partenaires commerciaux n’aient pas encore adopté les opérations dématérialisées. N’oubliez surtout pas qu’ils préfèrent encore recevoir des copies papier, comme par le passé. Comme nous l’expliquons plus en détail dans la section suivante intitulée « Mesures à prendre pour passer aux factures dématérialisées », il est important de faire preuve de flexibilité dans les relations avec ces entreprises partenaires en offrant à la fois des options imprimées et des options électroniques.

Coûts de mise en place et d’exploitation du système

La génération de factures dans un tableur ou à l’aide de modèles gratuits, leur conversion en PDF, leur envoi par courriel ou leur enregistrement sur un ordinateur n’entraînent aucun coût supplémentaire. En effet, les systèmes appartenant à un prestataire de services de paiement, qui nécessitent des coûts de mise en place et d’exploitation, ne sont pas utilisés.

Néanmoins, si l’objectif est d’améliorer l’ensemble du processus de facturation en intégrant les données clients existantes et en consolidant l’ensemble du flux de travail, de la génération automatique au stockage des factures en passant par l’expédition de celles-ci, par l’intermédiaire d’une seule solution, le déploiement et l’exploitation d’une nouvelle plateforme entraîneront des frais. Pour cette raison, les entreprises doivent examiner au préalable si les économies réalisables grâce aux flux de travail dématérialisés l’emportent sur les dépenses liées à l’introduction et à l’exploitation d’une nouvelle plateforme, et déterminer la rentabilité globale.

En faisant ces calculs, il est important d’examiner de manière approfondie les dépenses relatives à la main-d’œuvre et au personnel qui sont associées aux factures papier. Dans une perspective à long terme axée sur la productivité et l’efficacité, l’investissement lié à la mise en place et à l’exploitation d’un système dématérialisé pourrait générer des gains financiers importants par rapport à la main-d’œuvre et aux heures supplémentaires nécessaires à la création et à l’envoi de manière individuelle des factures papier.

Mesures à prendre pour passer aux factures dématérialisées

Définir clairement l’objectif de la dématérialisation

Tout d’abord, demandez-vous pourquoi vous souhaitez passer à la dématérialisation. Par exemple, si vous souhaitez réduire la charge globale des tâches liées aux factures, une façon d’y parvenir pourrait être de mettre en place un système complet fourni par un prestataire de services de paiement.

En revanche, si l’objectif est d’économiser de l’espace en stockant les dossiers de facturation imprimés (copies et reçus originaux) sous forme de données électroniques, il est nécessaire d’adopter un ensemble d’outils qui répond aux exigences en matière de stockage par numérisation prévues par la loi sur la comptabilité électronique.

Lorsque vous procédez de la sorte pour définir exactement vos objectifs, nous vous recommandons de suivre les étapes particuliers décrites ci-dessous :

• Commencez par dresser une liste des fonctionnalités ou des fonctions dont l’entreprise a besoin
  
• Sélectionnez plusieurs cadres potentiels qui répondent à ces besoins
  
• Évaluez la rentabilité des options qui répondent à ces besoins et faites un choix final
  

Informer les parties prenantes des changements apportés au flux de travail et aux opérations

Lorsque vous passez aux opérations dématérialisées, il est essentiel d’informer au préalable tous les employés des changements à apporter. Il est également judicieux de disposer d’un manuel de travail que l’on peut consulter en tout temps.

De plus, pour vous assurer que vous serez en mesure de répondre correctement aux questions des entreprises partenaires, préparez un manuel décrivant comment répondre aux questions relatives à la gestion des documents numériques.

Obtenir l’approbation de vos entreprises partenaires

Lorsque vous passez aux factures dématérialisées, il est essentiel d’obtenir le consentement préalable des partenaires commerciaux. Si vous passez aux processus numériques sans leur accord, ils pourraient ne pas consulter les dossiers de facturation émis sous forme de données électroniques, ce qui peut entraîner des retards de paiements.

Pour éviter de tels problèmes, les entreprises qui mettent en œuvre des configurations dématérialisées doivent préparer une notification concernant le passage aux factures électroniques bien à l’avance et obtenir le consentement des contreparties le plus tôt possible.

Gérer des entreprises partenaires qui préfèrent les factures papier

Une fois que votre entreprise a envoyé une notification concernant votre transition vers la facturation dématérialisée, certains de vos partenaires commerciaux peuvent répondre, vous expliquant qu’ils préfèrent continuer de recevoir des documents imprimés sur papier. Dans ce cas, votre entreprise devra envoyer les factures au client par courrier ou les soumettre en personne.

Par conséquent, pour prendre en charge les échanges dématérialisés et imprimés, il est important d’organiser les informations relatives aux partenaires commerciaux afin de pouvoir déterminer quelle méthode utiliser avec chacun d’entre eux. Pour ceux qui préfèrent les transactions consignées sur papier en particulier, concentrez-vous sur l’extraction exclusive de leurs informations et efforcez-vous de mettre en place un système flexible qui réponde à ces besoins.

Prévention de la falsification des données électroniques

L’un des principaux objectifs de la loi sur la comptabilité électronique est d’assurer l’authenticité des documents électroniques et d’empêcher leur falsification. Par conséquent, les organisations qui migrent vers des flux de travail numérisés doivent adopter des mesures inviolables conformément à la loi sur la comptabilité électronique. Ces mesures comprennent :

• Application d’un horodatage
  
• Réception et stockage de documents à l’aide d’une plateforme qui crée un historique des modifications, des suppressions, etc.
  
• Logiciel de comptabilité doté d’une certification JIIMA qui répond par défaut aux exigences juridiques
  

Comme nous pouvons le constater, le passage aux factures dématérialisées comporte diverses étapes préparatoires. Par ailleurs, une fois la transition terminée, elle permettra une efficacité continue des opérations de facturation et rendra en fin de compte la gestion du processus plus facile et plus agréable.

De plus, comme l’explique cet article, le recours à un prestataire de services de paiement permet aux organisations de centraliser la gestion des factures, ce qui réduit considérablement le travail et les efforts consentis et améliore l’efficacité globale. Par exemple, si Stripe Invoicing peut émettre et stocker les factures de manière appropriée pour répondre aux conditions du cadre de facturation en vigueur et de la loi sur la comptabilité électronique, en particulier les exigences en matière d’authenticité et de visibilité, grâce à une fonction de recherche, il sera possible d’obtenir des améliorations plus fluides et plus logiques pour la gestion administrative.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser les comptes clients : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.
  
• Accélérer le flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par l’intermédiaire d’un portail client en libre-service.
  
• Réduire la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergées par Stripe.
  
• Intégration à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.
  

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