Med den dramatiska utvecklingen av IT- och kommunikationsteknik och den allt snabbare globaliseringen av handelsutbyten ökar användningen av elektroniska transaktioner och e-handel stadigt i Japan. När det gäller elektroniska transaktioner utbyts inte företagsdokument som fakturor som trycksaker utan som digitala, databaserade filer.

Att övergå till pappersfria fakturor ger tydliga fördelar jämfört med pappersbaserade metoder, bland annat genom att minska besväret med att skicka in dokument per post eller för hand och göra kostnadsbesparingar. Detta har uppmärksammats av många företag som vill förbättra sin backoffice-verksamhet.

Nedan förklarar vi bakgrunden till den växande användningen av pappersfria fakturor, samt deras för- och nackdelar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Förklaring av övergången till pappersfria fakturor
  
• Varför företag går över till pappersfria fakturor
  
• Hur man går över till pappersfria fakturor
  
• Fördelar med pappersfria fakturor
  
• Nackdelar med pappersfria fakturor
  
• Åtgärder att vidta när man går över till pappersfria fakturor
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Förklaring av övergången till pappersfria fakturor

Att bli pappersfri i kommersiella affärer innebär att använda elektroniska data istället för papper för att förenkla arbetsflöden och sänka utgifterna. Ett exempel på pappersfri fakturering är ett webbaserat fakturahanteringssystem som erbjuds av betalningshanteringsföretag. När företag använder sådana verktyg kan de hantera inte bara skapandet av dokument centralt utan också skicka och lagra dem, allt i en enda lösning.

Övergången till pappersfritt sker i företagsvärlden och i vanliga människors vardag. Digitaliserade alternativ blir allt vanligare i många sfärer. Medan människor tänker på e-böcker, onlinetidningar och tidningar på surfplattor eller smartphones, omfattar övergången till digitalt nu även arenabiljetter till sportevenemang och konserter samt biljetter till kollektivtrafiken.

Varför företag går över till pappersfria fakturor

Utbredd användning av distansarbete

En faktor som driver övergången till pappersfri fakturering är den utbredda användningen av distansarbete. Detta har lett till en större betoning på elektroniska transaktioner, som är bekvämare. Övergången till digital fakturering gör det möjligt att snabbt slutföra hela arbetsflöden på distans.

Efterlevnad av lagen om elektronisk bokföring

Från och med januari 2024 i Japan kräver lagen om elektronisk bokföring att företag lagrar transaktionsrelaterade dokument som utbyts initialt i digital form som elektroniska data. Organisationer som har infört pappersfri fakturering måste därför lagra faktureringsposter digitalt snarare än att skriva ut dem. Så länge företag uppfyller lagringsvillkoren i lagen om elektronisk bokföring kan de konvertera utskrivna fakturor till elektroniska data genom vad som ofta kallas ”skannerförvaring”.

Den nuvarande lagen om elektronisk bokföring är en av de faktorer som driver övergången till pappersfri fakturering.

Efterlevnad av fakturasystemet

Enligt det japanska systemet för kvalificerade fakturor, som trädde i kraft i oktober 2023, kräver utfärdande och bevarande av kvalificerade fakturor att mer detaljerade poster registreras än i de tidigare kategoriserade fakturorna. Detta innebär att organisationer måste vara uppmärksamma på att följa reglerna.

Kvalificerade fakturor kan fortfarande utfärdas på tryckta medier och skickas ut per post eller levereras personligen. Att skapa kvalificerade fakturaposter från grunden på papper, oavsett om det är för hand eller med hjälp av en dator, ökar dock arbetsbördan, och misstag eller utelämnanden kan inträffa. Följaktligen anammar allt fler företag digitala arbetsflöden för att undvika dessa risker och förbättra effektiviteten.

Hur man går över till pappersfria fakturor

Det finns två huvudsakliga sätt att gå över till pappersfri fakturering:

Använda kalkylbladsprogram

Fakturor kan förberedas via kalkylbladsprogram som Excel. Att använda kostnadsfria nedladdningsbara mallar är ett annat sätt att gå över till pappersfritt samtidigt som kostnaderna kontrolleras. Att förlita sig på dessa program innebär dock fortfarande praktiska uppgifter, inklusive att ange poster och värden, som kräver ansträngning och tid. Även om det är osannolikt är det viktigt att förstå att manuella fel kan uppstå under datorprocesser.

Implementera ett system

Den här metoden introducerar dedikerade verktyg – till exempel en automatiserad plattform för generering av fakturor – och förlitar sig på att de hanterar hela arbetsflödet på ett ställe, från utfärdande av fakturaposter till lagring av dem. Automatisering av fakturaskapandet minskar de manuella stegen som nämns ovan och hjälper till att undvika fel vid inmatning. Genom att centralisera arbetsflöden på en enda plattform förenklas övergången till pappersfria processer ytterligare.

Fördelar med pappersfria fakturor

Minskar kostnaderna

När man hanterar utdrag på papper krävs det inte bara mycket arbete för att generera och skicka dem, utan det leder också till utgifter för papper, kuvert, bläck, porto och den personal som behövs för att utföra dessa uppgifter. Pappersfria fakturor medför däremot inga av dessa extra kostnader.

Dessutom gäller de besparingar som uppnås genom digitala transaktioner även för kvitton. När det gäller utskrivna kvitton, där försäljningsbeloppet överstiger 50 000 JPY före skatt, kräver den nationella skattemyndigheten att intäktsstämplar bifogas baserat på försäljningsbeloppet och annullering. Intäktsstämplar krävs inte för dokument som levereras elektroniskt via e-post eller molntjänster. De behövs dock om en fil som skapats på en dator skrivs ut och levereras till ett företag på papper.

Genom att flytta transaktionsrelaterade dokument som fakturor och kvitton till pappersfria format minskar du därmed utgifterna för tryckta medier, porto och stämplar.

Enklare fakturahantering

Med pappersfakturor ökar också arbetsbelastningen för deklarationer i takt med att antalet filer ökar, vilket komplicerar det övergripande administrativa arbetet. Pappersfakturor tar upp lagringsutrymme och det kan vara fysiskt krävande att hitta tidigare poster bland stora mängder filer. Det finns också en risk för fysisk försämring, vilket leder till försämrad läsbarhet eller, ännu värre, fullständig förlust av poster.

Digital fakturering eliminerar behovet av pappersförvaring och frigör utrymme, medan sökfunktioner i programvara för fakturor möjliggör snabb hämtning utan att behöva oroa sig för att de har försämrats eller tappats bort.

Perfekt för distans- och hemarbete

Pappersdokument tar upp mycket mer tid och krångel när anställda arbetar på distans. Genom att byta till pappersfritt kan faktureringsarbetet skötas bekvämt på en dator var som helst, så länge det finns en solid internetanslutning.

Svar samma dag för korrigeringar och återutfärdande

När en utskriven faktura behöver korrigeras eller utfärdas på nytt börjar man med att få fatt i den fysiska kopian, varefter man kontaktar klienten för att få tillbaka den eller ge godkänn att den kasseras. Återutfärdade faktureringsposter kräver sedan mer arbete att posta, eller ännu värre, att de levereras personligen. Pappersfria fakturor gör det däremot möjligt att utfärda korrigerade poster på nytt, vilket säkerställer att processen blir smidig.

Nackdelar med pappersfria fakturor

Enskilda upplägg för företagspartner som fortfarande föredrar pappersfakturor

Vissa handelspartner kanske ännu inte har börjat använda pappersfria fakturor. Det är viktigt att komma ihåg att de kanske fortfarande föredrar att få papperskopior, som de har gjort tidigare. Som förklaras mer i detalj i nästa avsnitt, ”Åtgärder att vidta när man går över till pappersfria fakturor”, är det viktigt att vara flexibel när du interagerar med dessa affärspartner genom att erbjuda både tryckta och elektroniska alternativ.

Kostnader för systemimplementering och drift

Att generera fakturor i kalkylbladsprogram eller gratismallar, konvertera dem till PDF och skicka dem via e-post eller spara dem på en dator medför inga extra kostnader. Detta beror på att de system som tillhör en betalleverantör och som kräver implementering och driftskostnader inte används.

Men om målet är att förbättra hela faktureringsprocessen genom att integrera med befintliga kunders data och konsolidera hela arbetsflödet, från automatisk generering av fakturor och leverans till lagring, i en enda lösning, tillkommer avgifter för att lansera och driva en ny plattform. Därför måste företag i förväg undersöka om besparingarna som kan uppnås genom pappersfria arbetsflöden uppväger kostnaderna för att införa och driva en ny plattform och fastställa den övergripande kostnadseffektiviteten.

När man gör dessa beräkningar är det viktigt att noggrant undersöka det arbete och de personalutgifter som är förknippade med pappersfakturor. Ur ett långsiktigt perspektiv med fokus på produktivitet och effektivitet kan investeringen i att implementera och driva ett pappersfritt system ge betydande ekonomiska vinster jämfört med den arbetskraft och övertid som krävs för att skapa och posta pappersfakturor individuellt.

Steg för övergång till pappersfria fakturor

Förtydliga syftet med att bli pappersfri

Fundera först på varför du går över till pappersfritt. Om du till exempel vill minska den totala bördan med fakturarelaterade uppgifter kan ett sätt att göra det vara att införa ett omfattande system som tillhandahålls av en betalleverantör.

Om målet är att spara utrymme genom att lagra utskrivna faktureringsposter (kopior och kvitton i original) som elektroniska data, är det nödvändigt att använda en verktygsuppsättning som uppfyller kraven på skannerlagring i lagen om elektronisk bokföring.

När du tydliggör dessa mål på detta sätt rekommenderar vi att du följer de specifika stegen som beskrivs nedan:

• Gör först en lista över de funktioner som företaget behöver
  
• Välj flera ramverkskandidater som uppfyller dessa behov
  
• Utvärdera kostnadseffektiviteten för de alternativ som uppfyller dessa behov och gör ett slutligt urval
  

Meddela andra om ändringarna i arbetsflödet och verksamheten

När du övergår till pappersfri verksamhet är det viktigt att informera alla anställda om förändringen i förväg. Det är också en bra idé att ha en arbetshandbok tillgänglig för referens när det behövs.

För att säkerställa att du kan svara på frågor från affärspartners på rätt sätt bör du dessutom förbereda en handbok som beskriver hur du hanterar frågor om hantering av digitala register.

Inhämta godkännande från affärspartner

Vid en övergång till pappersfria fakturor är det viktigt att inhämta förhandsgodkännande från handelspartner. Om du går över till digitala processer utan deras samtycke kanske de inte märker faktureringsposter som utfärdats som elektroniska data, vilket kan leda till sena betalningar.

För att förhindra sådana problem måste företag som implementerar pappersfria konfigurationer förbereda en avisering om övergången till elektroniska fakturor i god tid och inhämta motparternas samtycke så tidigt som möjligt.

Hantera affärspartner som föredrar pappersfakturor

När ditt företag har informerat dig om övergången till pappersfri fakturering kan det hända att några av dina affärspartner svarar och begär att dokumenten även i fortsättningen ska vara pappersbaserade. I sådana fall måste ditt företag leverera fakturor till klienten per post eller personligen.

För att kunna hantera både papperslösa och tryckta utbyten är det därför viktigt att organisera informationen om affärspartner så att du kan avgöra vilken metod som ska användas för var och en av dem. Fokusera på att extrahera deras information och sträva efter att skapa ett flexibelt system som uppfyller dessa behov, särskilt för dem som kräver pappersbaserade transaktioner.

Förhindra elektronisk datamanipulering

Ett av de primära målen med lagen om elektronisk bokföring är att säkerställa äktheten i elektroniska register och förhindra manipulering av dem. Som ett resultat av detta måste organisationer som övergår till digitaliserade arbetsflöden vidta manipuleringssäkra åtgärder i enlighet med lagen om elektronisk bokföring. Dessa åtgärder inkluderar:

• Tillämpa en tidsstämpel
  
• Ta emot och lagra dokument med hjälp av en plattform som skapar ett register över ändringar, raderingar etc.
  
• Bokföringsprogram med JIIMA-certifiering som uppfyller de juridiska kraven som standard
  

Som vi kan se finns det en rad olika förberedande steg i övergången till pappersfria fakturor. Å andra sidan, när övergången är klar, möjliggör den kontinuerlig effektivitet i faktureringsarbete och kommer i slutändan att göra processen enklare och bekvämare.

Som förklaras i den här artikeln blir det dessutom möjligt för organisationer att centralisera fakturahanteringen genom att förlita sig på en betalleverantör, vilket avsevärt minskar arbetet och den övergripande effektiviteten. Om Stripe Invoicing till exempel kan utfärda och lagra fakturor på lämpligt sätt för att uppfylla villkoren i det nuvarande ramverket för fakturering och lagen om elektronisk bokföring, särskilt kraven på att säkerställa autenticitet och synlighet via en sökfunktion, blir det möjligt att uppnå smidigare och mer logiska backoffice-förbättringar.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.