ใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินคือบันทึกค่าใช้จ่าย การชําระเงิน และยอดคงเหลือที่ลูกค้ามีในช่วงเวลาที่กําหนด (เช่น รายเดือน รายไตรมาส) แม้ว่าจะมีความคล้ายคลึงกันกับใบแจ้งหนี้ แต่โดยทั่วไปแล้วจะไม่ค่อยเกี่ยวกับการขอการชำระเงินสําหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการเดียว และเกี่ยวกับการสรุปกิจกรรมทางการเงินทั้งหมดภายในกรอบที่กําหนด ทุกบริษัทมีเทมเพลตที่แตกต่างกันสําหรับใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินโดยอิงจากปัจจัยต่างๆ ตั้งแต่วิธีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมไปจนถึงเวลาที่ค่าธรรมเนียมเหล่านั้นถึงกําหนดชําระ แต่หลักการสําคัญกนั้นเหมือนกัน นั่นคือ ทําให้ใบแจ้งยอดโปร่งใส จัดระเบียบดี และส่งตามกําหนดเวลาที่คาดการณ์ไว้

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าเหตุใดใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินจึงมีความสําคัญ วิธีสร้างใบแจ้งยอด และข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินคืออะไร และเหตุใดจึงสําคัญ
  
• ใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินแตกต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร
  
• ใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินควรมีอะไรบ้าง
  
• คุณจะสร้างใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินได้อย่างไร
  
• Stripe ลดความซับซ้อนของขั้นตอนการสร้างใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินอย่างไร
  
• ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงในใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินมีอะไรบ้าง
  

ใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินคืออะไร และเหตุใดจึงสําคัญ

ใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินคือบันทึกกิจกรรมทางการเงินของลูกค้ากับบริษัทของคุณในช่วงเวลาที่กําหนด ซึ่งมักจะเป็นเดือน แต่อาจเป็นไตรมาสหรือปีหากเหมาะกับโมเดลธุรกิจของคุณ ประกอบด้วยทุกค่าธรรมเนียมการชำระเงินและยอดคงเหลือสําหรับกรอบเวลาดังกล่าว

ใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้ลูกค้าเข้าใจการใช้จ่ายของตน ช่วยให้พวกเขาติดตามเส้นทางวันครบกําหนดที่กําลังจะมาถึง และชี้แจงสิ่งที่ได้ชําระไปแล้ว ใบแจ้งยอดอย่างละเอียดสามารถช่วยลดการโต้แย้งการชำระเงินได้โดยแสดงให้ลูกค้าเห็นทุกการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินในที่เดียว นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณรักษาความสัมพันธ์ที่เป็นมิตรกับลูกค้า แทนที่จะต้องรีบหาคำตอบว่าค่าธรรมเนียมแต่ละอย่างมาจากไหน คุณเพียงแนะนำลูกค้าให้ไปดูใบแจ้งหนี้ได้

ในส่วนของข้อมูลภายใน ใบแจ้งหนี้จะช่วยให้การทำบัญชีของคุณง่ายขึ้น โดยใบแจ้งหนี้จะสร้างเอกสารกระดาษ (หรือดิจิทัล) เพื่อใช้อ้างอิงในภายหลัง หากจำเป็นต้องตรวจสอบค่าใช้จ่ายอีกครั้ง (เช่น หากลูกค้ามีคำถามเกี่ยวกับการชำระเงินเมื่อสามเดือนที่แล้ว) คุณสามารถดึงใบแจ้งหนี้ขึ้นมาและดูรายละเอียดได้อย่างรวดเร็ว

ใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินแตกต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร

ใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินและใบแจ้งหนี้มีความคล้ายคลึงกัน แต่ท้ายที่สุดแล้วก็มีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน ใบแจ้งหนี้เป็นตัวเตือนที่ระบุว่าคุณเป็นหนี้อะไรสําหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการเฉพาะ และมักจะเชื่อมโยงกับการขายหรือโครงการแบบครั้งเดียว อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินเป็นเหมือนสรุปกิจกรรมบัญชีของลูกค้าในช่วงเวลาหนึ่ง อาจแสดงการเรียกเก็บเงินหลายรายการ รวมถึงการชําระเงินบางส่วน เครดิต และจํานวนเงินที่เหลือ แทนที่จะขอการชำระเงินสําหรับธุรกรรมเดียว ใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินจะแสดงการเปลี่ยนแปลงในยอดคงเหลือที่กําลังดําเนินการอยู่

ใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินจะแตกต่างกันในลักษณะต่อไปนี้

• ระยะเวลา: ใบแจ้งหนี้มักจะส่งเมื่อสิ้นสุดโครงการหรือเมื่อสินค้าได้รับการจัดส่ง ในขณะที่ใบแจ้งยอดจะถูกส่งตามกําหนดเวลาปกติ (เช่น รายเดือน รายไตรมาส)

• ขอบเขต: ใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับธุรกรรมหรือชุดธุรกรรมที่เฉพาะเจาะจง ในขณะที่ใบแจ้งยอดจะครอบคลุมทุกสิ่งที่เกิดขึ้นกับบัญชีในช่วงเวลาที่กําหนด

• จุดประสงค์: ใบแจ้งหนี้จะให้คำแนะนำ เช่น "จ่ายสําหรับ X" ในขณะเดียวกัน ใบแจ้งยอดจะให้สรุปว่า "นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นในบัญชีของคุณในช่วงเวลานี้ และนี่คือจํานวนเงินที่คุณยังเป็นหนี้อยู่"

ธุรกิจหลายแห่งใช้ทั้งสองอย่าง พวกเขาส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใดก็ตามที่มีการเรียกเก็บเงินครั้งเดียวเกิดขึ้น รวมถึงใบแจ้งยอดปกติที่รวมใบแจ้งหนี้นั้นในรายการเรียกเก็บเงินที่แยกรายการ

ใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินควรมีอะไรบ้าง

การสร้างใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินจําเป็นต้องมีการจัดเรียงองค์ประกอบหลักบางอย่างอย่างรอบคอบ ซึ่งช่วยให้ลูกค้าเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าพวกเขาเป็นหนี้เท่าใดและเพราะเหตุใด องค์ประกอบเหล่านี้ช่วยให้ลูกค้าไม่ต้องเดาว่าการเรียกเก็บเงินใดเป็นรายการใหม่ หรือคุณได้รับการชําระเงินครั้งล่าสุดหรือไม่ ด้านล่างนี้คือรายการที่คุณจะต้องรวมไว้:

• รายละเอียดบัญชีหรือลูกค้า: ชื่อ (หรือชื่อธุรกิจ) หมายเลขบัญชี และข้อมูลติดต่อของบุคคลทั่วไป

• ช่วงวันที่ของใบแจ้งยอด: ช่วงเวลาที่ครอบคลุมของใบแจ้งยอด

• ยอดคงเหลือก่อนหน้า: ยอดคงเหลือใดๆ ที่มีอยู่เมื่อสิ้นสุดรอบใบแจ้งยอดฉบับก่อนหน้า

• การชำระเงินที่ได้รับ: การชําระเงินและเครดิตทั้งหมดที่ใช้ในช่วงระยะเวลาใบแจ้งยอดนั้น พร้อมด้วยวันที่และจํานวนเงิน

• ค่าบริการหรือค่าธรรมเนียมใหม่: ธุรกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างกรอบเวลาของใบแจ้งยอด รวมถึงการซื้อ การสมัครใช้บริการ ค่าบริการ ดอกเบี้ย และอื่นๆ ที่เพิ่มลงในบัญชี

• การปรับยอดหรือเครดิต: การคืนเงินหรือค่าใช้จ่ายที่แก้ไขแล้วรวมอยู่ในช่วงเวลาดังกล่าว

• จํานวนเงินที่ครบกําหนดชําระทั้งหมดl: สรุปยอดคงเหลือใหม่เมื่อสิ้นสุดรอบใบแจ้งยอด พร้อมกับวันครบกําหนด

• คําแนะนําในการชำระเงิน: วิธีการชำระเงินทั้งหมดที่คุณยอมรับและลิงก์การชําระเงินโดยตรง หรือคําแนะนําเกี่ยวกับวิธีการชำระเงินทางไปรษณีย์หรือโทรศัพท์ (ถ้ามี)

• ข้อมูลติดต่อ: หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลของคุณ เพื่อให้ลูกค้าสามารถติดต่อคุณได้หากพบข้อผิดพลาดหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

คุณจะสร้างใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินได้อย่างไร

การจัดทำบันทึกบัญชีที่ดีมีความจำเป็นสำหรับการสร้างใบแจ้งหนี้ คุณต้องมีข้อมูลที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับค่าใช้จ่าย การชำระเงิน และการปรับปรุงแต่ละรายการในบัญชีของลูกค้า ด้านล่างนี้เป็นแนวทางทีละขั้นตอนที่สามารถใช้ได้กับธุรกิจหลายแห่ง

• รวบรวมข้อมูลธุรกรรม: คุณจะต้องมีบันทึกที่ชัดเจนเกี่ยวกับทุกอย่างที่เกิดขึ้นในรอบการเรียกเก็บเงิน ซึ่งอาจพบได้ในซอฟต์แวร์บัญชี สเปรดชีต หรือแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินเฉพาะทาง ตรวจสอบว่าวันที่ตรงกับรอบการเรียกเก็บเงินของคุณหรือไม่ และไม่รวมค่าใช้จ่ายใดๆ จากช่วงเวลาก่อนหน้านี้หรือไม่

• สร้างหรือใช้เทมเพลต: คุณสามารถออกแบบเทมเพลตของคุณเองหรือค้นหาทางออนไลน์ เป้าหมายหลักคือการจัดระเบียบโดยมีส่วนต่างๆ ที่เป็นตรรกะสำหรับแต่ละส่วนประกอบ (เช่น การชำระเงิน ค่าธรรมเนียม) บางคนใช้โปรแกรมประมวลผลคำ ในขณะที่บางคนอาจชอบแบบฟอร์มที่ใช้สเปรดชีตมากกว่า ซอฟต์แวร์อัตโนมัติยังสามารถสร้างใบแจ้งยอดได้โดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย

• จัดการค่าบริการและเครดิต: แยก "ค่าใช้จ่ายใหม่" ออกจาก "การชำระเงินหรือเครดิต" การทําเช่นนี้จะช่วยให้ลูกค้าเห็นสิ่งใหม่ได้อย่างรวดเร็ว ระบุรายการแต่ละรายการพร้อมวันที่และคําอธิบายสั้นๆ (เช่น "ค่าธรรมเนียมสมาชิกรายเดือนสําหรับเดือนสิงหาคม") นอกจากนี้ อย่าลืมใส่รหัสที่ไม่ซ้ํากันหรือการอ้างอิงสําหรับธุรกรรม

• คำนวณอดคงเหลือ: นำยอดคงเหลือก่อนหน้า หักการชำระเงินทั้งหมดออก และเพิ่มค่าธรรมเนียมใหม่ ส่วนที่เหลือคือยอดรวมที่ต้องชำระ ตรวจสอบการคำนวณเหล่านี้อีกครั้ง ข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์เพียงเล็กน้อยก็อาจทำให้การคำนวณของคุณคลาดเคลื่อนและทำให้เกิดคำขอรับการสนับสนุนได้

• แสดงวันครบกําหนดที่ชัดเจน: อย่าลืมระบุวันครบกำหนดชำระให้ชัดเจน หากมีค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้า ให้ชี้แจงให้ชัดเจน ความโปร่งใสจะช่วยรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าได้เป็นอย่างดี

• ระบุคําแนะนําในการชำระเงิน: ผู้คนชอบชําระเงินด้วยวิธีต่างๆ เช่น บัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคาร เช็ค หรือเงินสดสําหรับบางธุรกิจ หากคุณมีพอร์ทัลออนไลน์ ให้เสนอลิงก์ชำระเงินโดยตรง หากเช็คยังคงเป็นส่วนหนึ่งของการดําเนินการของคุณ ให้ระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์ แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าต้องติดต่อใครหากมีความต้องการพิเศษในการชำระเงิน

• ตรวจสอบและส่ง: ทบทวนทุกอย่างเป็นครั้งสุดท้าย ตรวจสอบชื่อ จํานวนเงิน วันที่ และรหัสบัญชีใดๆ จากนั้นส่งใบแจ้งยอด ไม่ว่าจะเป็นทางอีเมล ไปรษณีย์ หรือพอร์ทัลลูกค้า เก็บสําเนาไว้สําหรับตัวคุณเอง ไม่ว่าจะโดยการบันทึก PDF หรือจัดเก็บแบบดิจิทัลในระบบการเรียกเก็บเงินของคุณ

Stripe ลดความซับซ้อนของขั้นตอนการสร้างใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินอย่างไร

Stripe สามารถทําให้ขั้นตอนส่วนใหญ่ในการสร้างใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินเป็นแบบอัตโนมัติได้ คุณสามารถใช้อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรม (API) ใบสมัครใช้งานเพื่อปรับแต่งเวิร์กโฟลว์และผสานการทำงาน การเรียกเก็บเงินเข้ากับระบบของคุณเอง หรือใช้แดชบอร์ดหากคุณไม่ต้องการเขียนโค้ด ไม่ว่าคุณจะใช้งานการสมัครใช้บริการ การเรียกเก็บเงินต่อการใช้งาน หรือส่งใบแจ้งหนี้แบบครั้งเดียว Stripe ก็ให้คุณกําหนดกฎการเรียกเก็บเงินของคุณเองได้ (เช่น ระดับราคา ส่วนลด) โดยจะคํานวณโดยอัตโนมัติว่าลูกค้าของคุณเป็นหนี้เท่าใดและระบุจํานวนเงินนั้นในใบแจ้งหนี้ที่มีแบรนด์ระดับมืออาชีพ

Stripe สามารถจัดการการคํานวณภาษี ค่าบริการตามสัดส่วน และการแปลงสกุลเงินสําหรับลูกค้าต่างประเทศ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดที่ทำด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังสามารถสร้างใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินในมากกว่า 25 ภาษาเพื่อให้บริการลูกค้าต่างประเทศ

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงในใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินมีอะไรบ้าง

หากคุณจัดการรายละเอียดการเรียกเก็บเงินอย่างมีประสิทธิภาพ ใบแจ้งหนี้ของคุณก็จะกลายเป็นแนวทางที่มีประโยชน์แทนที่จะเป็นจุดโต้แย้ง ลูกค้าสามารถเข้าใจรายละเอียดและชำระเงินได้ทันทีหากมียอดคงเหลือ แต่แม้ว่าคุณจะมีความรู้ด้านบัญชีเป็นอย่างดี ก็ยังอาจเกิดข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินได้ง่าย ซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนและการชำระเงินล่าช้า

ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง:

• เลย์เอาต์ที่สับสน: การยัดเยียดทุกอย่างลงในบล็อกข้อความบล็อกเดียวทําให้ลูกค้าเข้าใจได้ยากว่าพวกเขาถูกเรียกเก็บเงินสําหรับอะไร แยกการชําระเงิน ค่าใช้จ่ายใหม่ และยอดรวมปัจจุบันแทน หากข้อความเป็นแบบดิจิทัล ให้พิจารณาใช้เลย์เอาต์ที่ปรับให้เข้ากับอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ดี

• ไม่มีวันครบกําหนด: บางธุรกิจอาจคิดว่าลูกค้าจะรู้กรอบเวลาการชำระเงินมาตรฐาน ซึ่งมีความเสี่ยง ให้เน้นวันครบกําหนดทุกครั้งที่คุณส่งใบแจ้งยอด

• คําอธิบายที่คลุมเคลือ: การติดป้ายกํากับทุกอย่างเป็น "ค่าธรรมเนียม" อาจไม่ค่อยช่วยให้ลูกค้าเข้าใจได้ หากค่าบริการเป็น "การต่ออายุสมาชิก" โปรดระบุค่าบริการดังกล่าว หากค่าบริการเป็นรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น ค่าบริการส่วนเกิน โปรดระบุให้ชัดเจน เช่น "ค่าบริการส่วนเกินสำหรับการใช้เกินขีดจำกัดของแผน" ลูกค้าจะไม่ค่อยตั้งคำถามหรือโต้แย้งการชำระเงินหากเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจน

• การพิมพ์ผิดและข้อผิดพลาดในการคํานวณ: ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยอาจทำให้ลูกค้าสูญเสียความไว้วางใจได้ หากลูกค้าเห็นการเรียกเก็บเงิน 300 ดอลลาร์แทนที่จะเป็น 30 ดอลลาร์ หรือหากการชำระเงินที่ชำระไปเมื่อสัปดาห์ที่แล้วไม่ครบถ้วน ลูกค้าจะกังวลใจเกี่ยวกับความถูกต้องของใบแจ้งยอดทั้งหมด ตรวจสอบการคำนวณของคุณอีกครั้ง หรือพึ่งพาระบบอัตโนมัติที่ตรวจสอบตัวเลขซ้ำ

• ไม่มีคำแนะนำในการชำระเงิน: ชี้แจงวิธีการชําระเงินเสมอ แม้ว่าคุณจะเคยพูดถึงมาก่อนก็ตาม วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้ลูกค้าต้องค้นหาอีเมลเก่าหรือ ลิงก์พอร์ทัลการชำระเงิน และคุณจะพลาดการชำระเงินน้อยลง

• ไม่มีข้อมูลติดต่อที่ชัดเจน: หากลูกค้ามีคำถามและคุณไม่ได้ให้อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ที่ชัดเจน ลูกค้าอาจตัดสินใจรอชำระเงินก่อนในขณะที่ค้นหาความช่วยเหลือจากเว็บไซต์ของคุณ ทำให้การติดต่อคุณเป็นเรื่องง่าย ข้อความสั้นๆ ที่ระบุว่า “มีคำถามหรือไม่ ส่งอีเมลถึงเราที่ [ที่อยู่]” จะช่วยลดความสับสนได้

• วันที่จัดส่งล่าช้า: ส่งใบเรียกเก็บเงินของคุณทันทีที่รอบใบแจ้งยอดสิ้นสุดลง หากรอบการเรียกเก็บเงินของคุณสิ้นสุดในวันที่ 30 ของทุกเดือน การส่งใบแจ้งยอดในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปอาจทําให้เกิดปัญหาการชำระเงินได้ ลูกค้าอาจมีค่าใช้จ่ายมากขึ้นในช่วงครึ่งเดือนนั้น หรือพวกเขาอาจได้ชําระเงินในสิ่งที่คุณไม่ได้แสดงในใบแจ้งยอดแล้ว ควรตั้งเป้าให้มีตารางเวลาที่สอดคล้องกัน