Een factuuroverzicht is een overzicht van kosten, betalingen en een eventueel resterend saldo voor een klant over de bepaalde periode (bijvoorbeeld per maand, per kwartaal). Hoewel een factuuroverzicht overeenkomsten vertoont met een factuur, gaat het bij een factuuroverzicht meestal niet zozeer om het aanvragen van een betaling voor een product of dienst, maar meer om de samenvatting van alle financiële activiteiten binnen een bepaalde periode. Elke onderneming hanteert een andere sjabloon voor factuuroverzichten op basis van verschillende factoren, van de manier waarop kosten in rekening worden gebracht tot het moment waarop die kosten verschuldigd zijn. Maar de kernprincipes zijn hetzelfde: maak het overzicht transparant, houd het overzichtelijk en verzend het met een voorspelbare frequentie.

Hieronder leggen we uit waarom factuuroverzichten belangrijk zijn, hoe je er een kunt maken en welke veelgemaakte fouten je moet vermijden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuuroverzicht en waarom is het belangrijk?
  
• Wat is het verschil tussen een factuuroverzicht en een factuur?
  
• Wat moet er in een factuuroverzicht staan?
  
• Hoe maak je een factuuroverzicht?
  
• Hoe maakt Stripe het gemakkelijker om factuuroverzichten te genereren?
  
• Welke veelgemaakte fouten moet je vermijden bij factuuroverzichten?
  

Wat is een factuuroverzicht en waarom is het belangrijk?

Een factuuroverzicht is een overzicht van de financiële activiteiten van een klant bij je onderneming gedurende een bepaalde periode, vaak een maand, maar soms ook een kwartaal of een jaar als dat past bij je businessmodel. Een factuuroverzicht bevat alle kosten, betalingen en het openstaande saldo voor de periode.

Een effectief factuuroverzicht geeft klanten inzicht in hun uitgaven, helpt ze toekomstige vervaldatums bij te houden en maakt duidelijk wat al is betaald. Een goed opgezet factuuroverzicht kan helpen om chargebacks te verminderen door klanten alle kosten en betalingen op één plek te laten zien. Het kan je ook helpen een vriendschappelijke relatie met klanten te onderhouden. In plaats van te proberen kosten stuk voor stuk toe te lichten, kun je de klant gewoon verwijzen naar het factuuroverzicht.

Intern vereenvoudigen factuuroverzichten je boekhouding. Er ontstaat hiermee een papieren (of digitaal) spoor dat je later kunt raadplegen. Als de kosten ooit opnieuw moeten worden bekeken (bijvoorbeeld als een klant een vraag heeft over een betaling die drie maanden geleden is gedaan), kun je het factuuroverzicht erbij nemen en snel alle informatie bekijken.

Wat is het verschil tussen een factuuroverzicht en een factuur?

Factuuroverzichten en facturen hebben overeenkomsten, maar het doel ervan is verschillend. Een factuur is een herinnering waarin staat wat verschuldigd is voor een specifiek product of specifieke dienst, en is vaak gekoppeld aan een eenmalige verkoop of een project. Een factuuroverzicht heeft meer weg van een samenvatting van de accountactiviteit van een klant gedurende een bepaalde periode. Een factuuroverzicht kan meerdere kosten bevatten, plus gedeeltelijke betalingen, terugbetalingen en eventuele resterende bedragen. In een factuuroverzicht gaat het niet om het vragen van betaling voor een enkele transactie, maar om wijzigingen in een lopend saldo.

Meer in detail is er sprake van de volgende verschillen tussen een factuur en een factuuroverzicht:

• Timing: Facturen worden meestal verzonden na afloop van een project of na verzending van een product, terwijl factuuroverzichten volgens een vast schema worden verzonden (bijvoorbeeld per maand of per kwartaal).

• Scope: Een factuur gaat over een specifieke transactie of reeks transacties, terwijl een factuuroverzicht alles omvat wat er in een bepaalde periode binnen een account is gebeurd.

• Doel: Een factuur geeft een aanwijzing, zoals "Betaal uiterlijk op X". Een factuuroverzicht geeft een samenvatting, bijvoorbeeld: "Hieronder wordt aangegeven wat er in deze periode in het account is gebeurd, evenals het bedrag dat nog is verschuldigd."

Veel bedrijven gebruiken beide. Ze sturen facturen voor eenmalige kosten en een periodiek overzicht waarin die factuur wordt vermeld in de gespecificeerde lijst met kosten.

Wat moet er in een factuuroverzicht staan?

Een factuuroverzicht vereist een doordachte indeling van bepaalde belangrijke elementen, zodat klanten snel kunnen zien hoeveel ze verschuldigd zijn en waarom. Hierdoor hoeven klanten niet te raden welke kosten nieuw zijn of zich af te vragen of je hun laatste betalingen hebt ontvangen. Je moet de volgende items opnemen:

• Account- of klantgegevens: De naam van de persoon (of bedrijfsnaam), het rekeningnummer en de contactgegevens

• Periode: De periode waarop het factuuroverzicht betrekking heeft

• Vorig saldo: Saldo aan het einde van de vorige cyclus van het factuuroverzicht

• Ontvangen betalingen: Alle betalingen en terugbetalingen die tijdens de periode van het factuuroverzicht zijn toegepast, met datums en bedragen

• Nieuwe kosten of toeslagen: Alle transacties die tijdens de periode van het factuuroverzicht hebben plaatsgevonden, waaronder aankopen, abonnementen, servicekosten, rente en al het overige dat aan het account is toegevoegd

• Correcties of terugbetalingen: Alle terugbetalingen of correcties tijdens de periode

• Totaal verschuldigd bedrag: Een samenvatting van het nieuwe saldo aan het einde van de periode van het factuuroverzicht, met de vervaldatum

• Instructies voor betaling: Alle betaalmethoden die je accepteert en eventuele directe betaallinks of instructies voor het uitvoeren van een betaling via e-mail of telefoon, indien van toepassing

• _Contactgegevens: _ Je telefoonnummer of e-mailadres, zodat klanten contact met je kunnen opnemen als ze een fout ontdekken of meer informatie nodig hebben

Hoe maak je een factuuroverzicht?

Voor het opstellen van een factuuroverzicht is een goede administratie noodzakelijk. Je hebt betrouwbare gegevens nodig over elke afschrijving, betaling en aanpassing in het account van een klant. Hieronder vind je stapsgewijze instructies die voor veel ondernemingen goed werken.

• Verzamel transactiegegevens: Je hebt een nauwkeurig logboek nodig van alles wat er tijdens een facturatiecyclus is gebeurd. Dat vind je misschien in je boekhoudsoftware, een spreadsheet of een gespecialiseerd factureringsplatform. Controleer of de datums overeenkomen met je factureringscyclus en of er geen kosten uit vorige perioden zijn opgenomen.

• Maak of gebruik een sjabloon: Je kunt je eigen sjabloon ontwerpen of er online een zoeken. Het belangrijkste doel is om het overzichtelijk te houden, met logische secties voor elk onderdeel (bijvoorbeeld betalingen, kosten). Sommige mensen werken het liefst met een tekstverwerker, terwijl anderen misschien de voorkeur geven aan spreadsheets. Ook kun je met behulp van geautomatiseerde software met minimale inspanning overzichten genereren.

• Deel betalingen en creditbedragen in: Maak onderscheid tussen "Nieuwe betalingen" en "Betalingen en creditbedragen". Zo zien klanten in één oogopslag wat er nieuw is. Neem elk item op met een datum en een korte beschrijving (bijvoorbeeld "Maandabonnement voor augustus”). Voeg ook een unieke ID of referentie voor een transactie toe.

• Bereken het saldo: Neem het vorige saldo, trek eventuele betalingen af en voeg nieuwe kosten toe. Wat overblijft is het totale verschuldigde bedrag. Loop deze berekeningen nog eens na. Zelfs een kleine rekenfout kan je berekeningen waardeloos maken en aanleiding geven tot ondersteuningsverzoeken.

• Vermeld duidelijk de vervaldatum: Maak de vervaldatum duidelijk kenbaar. Geef ook duidelijk aan of je kosten in rekening brengt voor te late betaling. Met transparantie houd je relaties met klanten goed.

• _Neem instructies voor betaling op: _ Mensen hebben zo hun eigen voorkeur voor een betaalmethode: creditcard, bankoverschrijving, cheque of contant voor sommige bedrijven. Als je een online portal hebt, bied dan een directe betaallink aan. Als cheques nog steeds voorkomen in je bedrijfsvoering, geef dan het postadres op. Laat klanten weten met wie ze contact kunnen opnemen als ze speciale betaalvoorkeuren hebben.

• Controleer en verzend het factuuroverzicht: Neem alles nog een laatste keer door. Controleer namen, bedragen, datums en account-ID's. Verzend het factuuroverzicht vervolgens naar de klant per e-mail of per post of via een klantenportal. Bewaar een kopie voor jezelf door een PDF op te slaan of door deze digitaal op te slaan in je facturatiesysteem.

Hoe maakt Stripe het gemakkelijker om factuuroverzichten te genereren?

Stripe kan een groot deel van het proces voor het genereren van factuuroverzichten automatiseren. Met behulp van de API's (Application Programming Interface) kun je workflows aanpassen en facturatie in je eigen systeem integreren. Schrijf je liever geen code, dan kun je het dashboard gebruiken. Of je nu met abonnementen werkt, kosten naar gebruik in rekening brengt of eenmalige facturen verstuurt, met Stripe kun je je eigen facturatieregels instellen (bijvoorbeeld prijsstaffels, kortingen). Stripe berekent automatisch wat je klant is verschuldigd en neemt het bedrag in professionele facturen in je huisstijl op.

Stripe kan belasting berekenen, kosten evenredig verdelen en valuta voor internationale klanten omwisselen. Dat scheelt tijd en verkleint het risico op handmatige fouten. Verder kan Stripe factuuroverzichten maken in meer dan 25 talen om internationale klanten van dienst te zijn.

Welke veelgemaakte fouten moet je vermijden bij factuuroverzichten?

Wanneer je factuurgegevens effectief beheert, worden je factuuroverzichten eerder nuttige hulpmiddelen dan twistpunten. Klanten snappen wat er staat en betalen snel als er een saldo verschuldigd is. Maar zelfs als je goed thuis bent in de boekhouding, maak je gemakkelijk fouten die kunnen leiden tot verwarring en te late betalingen.

Hier zijn veelvoorkomende fouten die je moet vermijden:

• Verwarrende lay-out: Als je alles in één blok tekst propt, is het voor klanten lastig om te snappen wat aan hen in rekening wordt gebracht. Maak dus onderscheid tussen betalingen, nieuwe kosten en het huidige totaal. Werk je met digitale factuuroverzichten, gebruik dan een lay-out die zich goed aanpast aan mobiele apparaten.

• _Ontbrekende vervaldatums: _ Sommige ondernemingen gaan ervan uit dat klanten op de hoogte zijn van de standaard betalingstermijn. Dat kan riskant zijn. Geef telkens wanneer je een factuuroverzicht verstuurt, de vervaldatum duidelijk aan.

• Vage omschrijvingen: Als je alles bestempelt als "vergoeding", is dat niet erg nuttig voor het begrip van de klant. Als er kosten in rekening worden gebracht voor een "abonnementsverlenging", moet je dat als zodanig aanmerken. Als je specifiekere kosten in rekening brengt, zoals voor een overschrijding, maak dat dan duidelijk. Zeg bijvoorbeeld "extra kosten voor overschrijding van de abonnementslimiet". Klanten zijn minder geneigd om de kosten in twijfel te trekken of een chargeback aan te vragen wanneer ze precies kunnen zien wat er is gebeurd.

• Typfouten en rekenfouten: Al door één kleine fout kun je het vertrouwen van een klant verliezen. Iemand die een afschrijving ziet van EUR 300 in plaats van EUR 30, of die ziet dat een betaling die vorige week is gedaan ontbreekt, zet al gauw vraagtekens bij de juistheid van het volledige overzicht. Loop je berekening nog eens na of maak gebruik van een geautomatiseerd systeem waarmee de cijfers worden gecontroleerd.

• _Weglaten van instructies voor betaling: _ Maak altijd duidelijk hoe klanten moeten betalen, zelfs als je dat eerder al hebt vermeld. Zo voorkom je dat klanten moeten zoeken naar oude e-mails of links naar het betaalportal en zie je waarschijnlijk minder gemiste deadlines.

• Geen duidelijke contactgegevens: Als een klant een vraag heeft en je geen duidelijk e-mailadres of telefoonnummer opgeeft, kan de klant besluiten de betaling uit te stellen terwijl hij op uw site naar informatie zoekt. Maak het eenvoudig om contact met je op te nemen. Een korte regel met de tekst: "Vragen? Stuur een e-mail naar [adres]” kan verwarring verminderen.

• Late verzending: Stuur je facturen direct na afloop van de facturatiecyclus. Als je facturatiecyclus eindigt op de 30e van de maand, kunnen er betalingsproblemen ontstaan wanneer je het factuuroverzicht op de 15e van de volgende maand verzendt. Klanten hebben mogelijk meer kosten gemaakt in die periode van een halve maand, of misschien hebben ze al iets betaald dat je niet op het overzicht hebt vermeld, Houd een consistente planning aan.