Un estratto conto degli addebiti è una registrazione di addebiti, pagamenti e qualsiasi saldo residuo che un cliente ha in un determinato periodo (ad es. mensile, trimestrale). Sebbene condivida somiglianze con una fattura, in genere non è una richiesta di pagamento per un singolo prodotto o servizio, ma piuttosto un riepilogo di tutte le transazioni finanziarie avvenute in un certo lasso di tempo. Ogni attività ha un modello diverso per gli estratti conto deli addebiti in base a vari fattori, dal modo in cui addebita le spese alla data di scadenza. Ma i principi fondamentali sono gli stessi: rendere l'estratto conto trasparente, tenerlo ben organizzato e inviarlo secondo una pianificazione prevedibile.

Di seguito viene illustrato perché gli estratti conto degli addebiti sono importanti, come crearne uno e gli errori più comuni da evitare.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è un estratto conto degli addebiti e perché è importante?
  
• In cosa differiscono gli estratti conto degli addebiti dalle fatture?
  
• Cosa dovrebbe includere un estratto conto degli addebiti?
  
• Come si crea un estratto conto degli addebiti?
  
• In che modo Stripe semplifica la procedura di generazione degli estratti conto degli addebiti?
  
• Quali sono gli errori comuni da evitare negli estratti conto degli addebiti?
  

Che cos'è un estratto conto degli addebiti e perché è importante?

Un estratto conto degli addebiti è una registrazione dell'attività finanziaria di un cliente con la tua attività in un determinato periodo, spesso un mese, ma potrebbe essere un trimestre o un anno se è adatto al tuo modello di business. Include ogni commissione, pagamento e saldo residuo per il periodo di tempo.

Un estratto degli addebiti efficace fornisce ai clienti informazioni dettagliate sulle loro spese, li aiuta a monitorare le prossime scadenze e chiarisce cosa è già stato pagato. Un estratto conto completo può aiutare a ridurre le contestazioni mostrando ai clienti tutti gli addebiti e i pagamenti in un unico posto. Può anche aiutarti a mantenere un rapporto amichevole con i clienti. Anziché affannarti a giustificare ogni singola spesa, puoi semplicemente indirizzare il cliente all'estratto conto.

Internamente, gli estratti conto semplificano la contabilità. Creano una traccia cartacea (o digitale) a cui fare riferimento in seguito. Nel caso in cui le spese debbano essere controllate, ad esempio se un cliente ha un quesito su un pagamento di tre mesi prima, potrai recuperare l'estratto conto e consultare rapidamente i dettagli.

In cosa differiscono gli estratti conto degli addebiti dalle fatture?

Gli estratti conto degli addebiti e le fatture presentano analogie, ma assolvono a finalità distinte. Una fattura è un promemoria che indica ciò che devi per un prodotto o un servizio specifico ed è spesso collegata a una vendita o a un progetto una tantum. Invece un estratto conto degli addebiti è più simile a un riepilogo dell'attività dell'account di un cliente in un determinato periodo di tempo. Potrebbe mostrare più addebiti, più pagamenti parziali, crediti ed eventuali i saldi rimanenti. Anziché richiedere il pagamento per una singola transazione, un estratto conto degli addebiti mostra l'evoluzione di un saldo progressivo.

Più in dettaglio, fatture ed estratti conto degli addebiti differiscono nei seguenti modi:

• Tempistiche: le fatture vengono solitamente inviate alla fine di un progetto o quando un prodotto viene spedito, mentre gli estratti conto vengono inviati con una frequenza regolare (ad es. mensile, trimestrale).

• Ambito: una fattura riguarda una transazione o un insieme di transazioni specifico, mentre un estratto conto copre tutto ciò che è accaduto in un account in un determinato periodo.

• Scopo: una fattura dà un'indicazione, ad esempio "Paga per X". Invece, un estratto conto fornisce un riepilogo, con la dicitura "Ecco cosa è successo sul tuo conto in questo periodo, ed ecco l'importo che devi ancora".

Molte attività utilizzano entrambi. Inviano fatture ogni volta che si verifica un addebito una tantum, oltre a un estratto conto periodico che include tale fattura nell'elenco dettagliato degli addebiti.

Cosa dovrebbe includere un estratto conto degli addebiti?

La creazione di un estratto conto degli addebiti richiede una disposizione accurata di alcuni elementi chiave che aiutano i clienti a capire rapidamente quanto devono e perché. Questi elementi garantiscono ai clienti di non dover indovinare quali sono i nuovi addebiti o se hai ricevuto i loro ultimi pagamenti. Di seguito sono riportati gli elementi che vorrai includere:

• Dettagli account o cliente: nome (o ragione sociale), numero account e informazioni di contatto della persona fisica

• Intervallo di date dell'estratto conto: il periodo coperto dall'estratto conto

• Saldo precedente: qualsiasi saldo esistente alla fine del ciclo dell'estratto conto precedente

• Pagamenti ricevuti: tutti i pagamenti e gli accrediti applicati durante il periodo dell'estratto conto, con le relative date e importi

• Nuovi addebiti o commissioni: tutte le transazioni avvenute durante il periodo dell'estratto conto, inclusi acquisti, abbonamenti, commissioni di servizio, interessi e qualsiasi altra cosa aggiunta all'account

• Rettifiche o accrediti: eventuali rimborsi o addebiti corretti inclusi nel periodo di tempo

• Importo totale dovuto: un riepilogo del nuovo saldo alla fine del ciclo dell'estratto conto, insieme alla data di scadenza

• Istruzioni di pagamento: tutti i metodi di pagamento accettate ed eventuali kink di pagamento diretti o istruzioni per effettuare il pagamento tramite posta o telefono, se applicabile

• Informazioni di contatto: il tuo numero di telefono o indirizzo email, in modo che i clienti possano contattarti se notano un errore o hanno bisogno di ulteriori informazioni

Come si crea un estratto conto degli addebiti?

Per creare un estratto conto degli addebiti è necessaria una buona tenuta della contabilità. Sono necessari dati affidabili relativi ad ogni addebito, pagamento e rettifica nell'account di un cliente. Di seguito è riportato un approccio dettagliato che può funzionare bene per molte attività.

• Raccogli i dati delle transazioni: ti servirà un registro preciso di tutto ciò che è accaduto in un ciclo di addebito, che potrebbe essere trovato nel tuo software di contabilità, in un foglio di calcolo o in una piattaforma di addebito specializzata. Verifica che le date siano in linea con il tuo ciclo di addebito e non includano gli addebiti dei periodi precedenti.

• Crea o utilizza un modello: puoi progettare il tuo modello o trovarne uno online. L'obiettivo principale è che sia ben organizzato, con sezioni logiche per ogni componente (ad esempio pagamenti, addebiti). Alcuni si affidano a un responsabile del trattamento dei dati, mentre altri potrebbero preferire moduli basati su fogli di calcolo. Anche un software automatizzato può generare estratti conto con il minimo sforzo.

• Organizza addebiti e accrediti: separa "Nuovi addebiti" da "Pagamenti o crediti". In questo modo, i clienti potranno vedere a colpo d'occhio le novità. Elenca ogni voce con una data e una breve descrizione (ad es. "Quota mensile di abbonamento per agosto"). Inoltre, assicurati di includere un ID univoco o un riferimento per una transazione.

• Calcola il saldo: prendi il saldo precedente, sottrai eventuali pagamenti e aggiungi nuovi addebiti. Ciò che rimane è l'importo totale dovuto. Anche un piccolo errore di calcolo potrebbe compromettere i tuoi conteggi e generare richieste di assistenza.

• Chiarisci la data di scadenza: assicurati che la data di scadenza compaia. Se viene addebitata una commissione per il ritardo, chiarisci anche questo. La trasparenza contribuirà notevolmente a mantenere le relazioni con i clienti.

• Includi le istruzioni di pagamento: per alcune attività le persone preferiscono pagare in vari modi: carta di credito, bonifico bancario, assegno o contanti. Se hai un portale online, offri un link di pagamento diretto. Se gli assegni fanno ancora parte della tua attività, fornisci l'indirizzo postale. Fai sapere ai clienti chi contattare se hanno esigenze di pagamento particolari.

• Rivedi e invia: rivedi tutto un'ultima volta. Verifica nomi, importi, date ed eventuali ID account. Poi invia l'estratto conto, via email, per posta o tramite portale cliente. Conservane una copia, salvando un PDF o archiviandolo digitalmente nel tuo sistema di addebito.

In che modo Stripe semplifica la procedura di generazione degli estratti conto degli addebiti?

Stripe può automatizzare gran parte della procedura per generare gli estratti conto degli addebiti. Puoi utilizzare le API per personalizzare i flussi di lavoro e integrare gli addebiti nel tuo sistema oppure puoi utilizzare la Dashboard se preferisci non scrivere codice. Sia che tu stia gestendo abbonamenti, addebitando pagamenti a consumo o inviando fatture una tantum, Stripe ti consente di impostare le tue regole di addebito, ad esempio, livelli tariffari, sconti). Calcolerà automaticamente quanto deve il cliente e includerà l'importo nelle fatture professionali brandizzate.

Stripe può gestire il calcolo delle imposte, gli addebiti ripartiti proporzionalmente e le conversioni di valuta per i clienti internazionali, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori manuali. Può anche creare estratti conto degli addebiti in più di 25 lingue per i clienti internazionali.

Quali sono gli errori comuni da evitare negli estratti conto degli addebiti?

Quando gestisci i dati di addebito in modo efficace, i tuoi estratti conto possono diventare guide utili anziché fonti di discussione. I clienti possono comprenderli e pagare tempestivamente se c'è un saldo dovuto. Ma anche se sei esperto di contabilità, può essere facile commettere errori di addebito che potrebbero portare a confusione e ritardi nei pagamenti.

Ecco alcuni errori comuni da evitare:

• Layout confusi: raggruppare tutto in un unico blocco di testo rende difficile per i clienti capire per cosa stanno pagando. Invece, separa i pagamenti, i nuovi addebiti e il totale attuale. Se l'estratto conto è digitale, considera un layout che si adatti bene ai dispositivi mobili.

• Mancanza di date di scadenza: alcune attività potrebbero presumere che i clienti conoscano la finestra di pagamento standard, il che è rischioso. Metti in evidenza la data di scadenza ogni volta che invii un estratto conto.

• Descrizioni vaghe: etichettare tutto come "spesa" non sarà molto utile per la comprensione di un cliente. Se l'addebito è per un "rinnovo dell'abbonamento", assicurati di etichettarlo come tale. Se l'addebito è per qualcosa di più dettagliato, come un addebito extra, assicurati che sia chiaro; ad esempio, potresti dire "Addebito extra per superamento del limite del piano". I clienti sono meno propensi a mettere in dubbio o contestare gli addebiti quando possono vedere esattamente cosa è successo.

• Errori di battitura ed errori di calcolo: può bastare un piccolo errore per perdere la fiducia di un client. Se un cliente vede un addebito di 300 € invece di 30 € o se manca un pagamento effettuato la settimana prima, si preoccuperà dell'accuratezza dell'intero estratto conto. Verifica attentamente i calcoli, oppure usa sistemi automatizzati che incrocino i dati numerici.

• Istruzioni di pagamento omesse: chiarisci sempre come pagare, anche se ne hai parlato in precedenza. In questo modo eviterai ai clienti di dover cercare vecchie email o link al portale di pagamento e probabilmente si verificheranno meno ritardi nelle scadenze.

• Nessuna informazione di contatto chiara: se un cliente ha una domanda e non fornisci un indirizzo email o un numero di telefono, potrebbe decidere di sospendere il pagamento mentre cerca aiuto sul tuo sito. Semplifica il contatto. Una breve riga con la dicitura "Domande? Inviaci un'email all'indirizzo [Indirizzo]" può aiutare a evitare incomprensioni.

• Termini di consegna tardivi: invia le fatture non appena termina il ciclo dell'estratto conto. Se il ciclo di addebito termina il 30 di ogni mese, l'invio dell'estratto conto il 15 del mese successivo può causare problemi di pagamento. I clienti potrebbero aver sostenuto più addebiti in quel lasso di tempo di 15 giorni o potrebbero aver già pagato qualcosa che non hai riportato nell'estratto conto. Punta a una pianificazione coerente.