Um extrato de cobrança é um registro de cobranças, pagamentos e qualquer saldo remanescente de um cliente durante um determinado período (por exemplo, mensal ou trimestral). Embora compartilhe semelhanças com uma fatura, geralmente trata-se menos de solicitar pagamento por um único produto ou serviço e mais de resumir toda a atividade financeira dentro de uma determinada janela. Cada empresa tem um modelo diferente de extrato de cobrança com base em vários fatores - desde a forma como cobra as tarifas até a data de vencimento dessas tarifas. Mas os princípios fundamentais são os mesmos: tornar o extrato transparente, mantê-lo bem organizado e enviá-lo em um cronograma previsível.

Abaixo, explicaremos por que os extratos de cobrança são importantes, como criá-los e os erros comuns a evitar.

Neste artigo:

• O que é um extrato de cobrança e por que é importante?
  
• Qual a diferença entre extratos de cobrança e faturas?
  
• O que um extrato de cobrança deve incluir?
  
• Como criar um extrato de cobrança?
  
• Como a Stripe simplifica o processo de geração de extratos de cobrança?
  
• Quais são os erros comuns a serem evitados nos extratos de cobrança?
  

O que é um extrato de cobrança e por que ele é importante?

Um extrato de cobrança é um registro da atividade financeira de um cliente com sua empresa durante um determinado período, muitas vezes um mês, mas pode ser um trimestre ou ano se adequar ao seu modelo de negócio. Ele inclui todas as tarifas, pagamentos e saldo pendente para o período.

Um extrato de cobrança eficaz oferece aos clientes insights sobre seus gastos, ajuda a rastrear datas de vencimento futuras e esclarece o que já foi pago. Um extrato completo pode ajudar a reduzir contestações ao mostrar aos clientes todas as cobranças e pagamentos em um só lugar. Também pode ajudar você a manter um relacionamento amigável com os clientes. Em vez de se preocupar em responder de onde cada tarifa veio, você pode simplesmente indicar ao cliente no extrato.

No lado interno, os extratos simplificam a sua contabilidade. Eles criam um rastro em papel (ou digital) para referência posterior. Se alguma vez as cobranças precisarem ser revisitadas (por exemplo, se um cliente tiver uma pergunta sobre um pagamento feito há três meses), você poderá abrir o extrato e ver rapidamente os detalhes.

Qual a diferença entre extratos de cobrança e faturas?

Extratos de cobrança e faturas têm semelhanças, mas, em última análise, servem a diferentes finalidades. Uma fatura é um lembrete que indica o que você deve por um produto ou serviço específico, e muitas vezes está vinculada a uma venda ou projeto avulso. No entanto, um extrato de cobrança é mais como um resumo da atividade da conta de um cliente ao longo de um período de tempo. Ele pode mostrar várias cobranças, mais pagamentos parciais, créditos e quaisquer valores restantes. Em vez de solicitar pagamento por uma única transação, um extrato de cobrança mostra mudanças em um saldo corrente.

Em mais detalhes, as faturas e os extratos de cobrança diferem da seguinte forma:

• Cronograma: Faturas são enviadas normalmente no final de um projeto ou quando um produto é enviado, enquanto os extratos são enviados em um cronograma regular (por exemplo, mensal, trimestral).

• Escopo: Uma fatura descreve uma transação específica ou um conjunto de transações, enquanto um extrato cobre tudo o que aconteceu em uma conta em um determinado período.

• Função: Uma fatura dá uma direção, como "Pague por X". Enquanto isso, um extrato dá um resumo, dizendo: "O que aconteceu na sua conta neste período e os valores ainda em aberto."

Muitas empresas usam ambos. Elas enviam faturas sempre que ocorre uma cobrar avulsa, além de um extrato regular que inclui essa fatura na lista detalhada de cobranças.

O que um extrato de cobrança deve incluir?

A elaboração de um extrato de cobrança exige uma disposição cuidadosa de certos elementos importantes que ajudam os clientes a ver rapidamente quanto devem e por quê. Esses elementos garantem que os clientes não precisem adivinhar quais cobranças são novas ou se você recebeu seus últimos pagamentos. Abaixo estão os itens que você deve incluir:

• Detalhes da conta ou do cliente: O nome da pessoa física (ou nome da empresa), número da conta e informações de contato

• Intervalo de datas do extrato: O período coberto pelo extrato

• Saldo anterior: Qualquer saldo que existiu no final do ciclo do extrato anterior

• Pagamentos recebidos: Todos os pagamentos e créditos aplicados durante o período da declaração, juntamente com suas datas e valores

• Novas cobranças ou tarifas: Todas as transações realizadas durante a janela do extrato, incluindo compras, assinaturas, tarifas de serviço, juros e qualquer outra ação adicionada à conta

• Ajustes ou créditos: Reembolsos ou cobranças corrigidas incluídos no período

• Valor total devido: Um resumo do novo saldo no final do ciclo de extratos, com a data de vencimento

• Instruções de pagamento: Todas as formas de pagamento que você aceita e quaisquer links de pagamento diretos ou instruções sobre como fazer pagamento por correio ou telefone, se aplicável

• Informações de contato: Seu número de telefone ou endereço de e-mail, para que os clientes possam entrar em contato se detectarem um erro ou precisarem de mais informações

Como criar um extrato de cobrança?

Um bom registro é necessário para criar um extrato de cobrança. Você precisa de dados confiáveis sobre cada cobrança, pagamento e ajuste na conta de um cliente. Veja a seguir uma abordagem detalhada que pode funcionar bem para muitas empresas.

• Colete dados de transações: Tenha um registro preciso de tudo o que aconteceu em um ciclo de cobrança. Isso pode ser encontrado em seu software de contabilidade, uma planilha ou uma plataforma de cobrança especializada. Confirme se as datas estão alinhadas com seu ciclo de cobrança e não incluem cobranças de períodos anteriores.

• Crie ou use um modelo: Você pode projetar seu próprio modelo ou encontrar um online. O objetivo principal é mantê-lo organizado, com seções lógicas para cada componente (por exemplo, pagamentos, cobranças). Alguns dependem de um operador de palavras, enquanto outros podem preferir formulários estabelecidos em planilhas. Software sautomatizados também podem gerar extratos com o mínimo de esforço.

• Organize cobranças e créditos: Separe "Novas cobranças" de "Pagamentos ou créditos". Isso ajudará os clientes a ver o que é novo de uma só vez. Liste cada item com uma data e uma breve descrição (por exemplo, "Tarifa mensal de associação para agosto"). Além disso, certifique-se de incluir um ID ou referência exclusivo para uma transação.

• Calcule o saldo: Pegue o saldo anterior, subtraia todos os pagamentos e adicione novas cobranças. O que sobra é o valor total devido. Verifique esses cálculos. Mesmo um pequeno erro matemático pode desviar seus cálculos e levar a solicitações de suporte.

• Esclareça a data de vencimento: Certifique-se de que a data de vencimento se destaque. Se houver uma tarifa atrasada por perder essa data, esclareça isso também. A transparência é muito importante para manter o relacionamento com clientes.

• Inclua instruções de pagamento: As pessoas preferem pagar de várias maneiras (cartão de crédito, transferência bancária, cheque ou dinheiro em espécie para algumas empresas. Se você tiver um portal online, ofereça um link de pagamento direto. Se os cheques ainda forem parte da sua operação, forneça o endereço de correspondência. Indique aos clientes quem eles devem contatar se tiverem necessidades especiais de pagamento.

• Revise e envie: Revise tudo uma última vez. Verifique nomes, valores, datas e todos os IDs de conta. Em seguida, entregue o extrato, seja por e-mail, correio ou portal do cliente. Guarde uma cópia para si, salvando um PDF ou armazenando-o digitalmente em seu sistema de cobrança.

Como a Stripe simplifica o processo de geração de extratos de cobrança?

A Stripe pode automatizar grande parte do processo para gerar extratos de cobrança. Você pode usar as interfaces de programação de inscrição (APIs) para personalizar fluxos de trabalho e integrar o faturamento ao seu próprio sistema, ou usar o Dashboard se preferir não programar. Se você opera assinaturas, cobra por uso ou envia faturas avulsas, a Stripe permite definir suas próprias regras de cobrança (por exemplo, níveis de preços, descontos). Ela calcula automaticamente o que seu cliente deve e inclui o valor em faturas profissionais e com a sua marca.

A Stripe é capaz de processar cálculos de impostos, cobranças proporcionais e conversões de moedas para clientes internacionais, o que economiza tempo e reduz o risco de erros manuais. Também pode criar extratos de cobrança em mais de 25 idiomas para atender clientes internacionais.

Quais são os erros comuns a serem evitados nos extratos de cobrança?

Quando você gerencia os detalhes de cobrança de forma eficaz, seus extratos podem se tornar guias úteis e não pontos de contestação. Os clientes podem compreendê-los e pagar prontamente se houver um saldo devido. Mas mesmo que você seja bem experiente na contabilidade, pode ser fácil cometer erros de faturamento que causem confusão e atrasos nos pagamentos.

Aqui estão alguns erros comuns a serem evitados:

• Layouts confusos: Reunir tudo em um único bloco de texto dificulta que os clientes entendam o que está sendo cobrado. Em vez disso, separe pagamentos, novas cobranças e o total atual. Se o extrato for digital, considere um layout que se ajuste bem aos dispositivos móveis.

• Falta de datas de vencimento: Algumas empresas podem presumir que os clientes conhecerão a janela de pagamento padrão, o que é arriscado. Enfatize a data de vencimento sempre que enviar um extrato.

• Descrições vagas: Rotular tudo como “Tarifa” não será muito útil para a compreensão do cliente. Se a cobrança for para uma “Renovação de associação”, certifique-se de rotulá-la como tal. Se a cobrança for por algo mais detalhado, como uma cobrança por excesso de uso, certifique-se de que isso esteja claro. Por exemplo, você pode dizer “Cobrança por exceder o limite de uso do plano”. É menos provável que os clientes questionem ou contestem as cobranças quando podem ver exatamente o que aconteceu.

• Erros de digitação e cálculo: Às vezes basta apenas um pequeno erro para perder a confiança de um cliente. Se alguém vir uma cobrança de US$ 300 em vez de US$ 30, ou se um pagamento feito na semana passada estiver ausente, ele se preocupará com a exatidão de todo o extrato. Confira seus cálculos ou confie em sistemas automatizados que verificam os números.

• Instruções de pagamento omitidas: Sempre esclareça como pagar, mesmo que você já tenha dito. Isso evita que os clientes precisem buscar e-mails antigos ou links do portal de pagamento, e você provavelmente verá menos prazos perdidos.

• Falta de uma informação de contato clara: Se um cliente tiver uma pergunta e você não fornecer um e-mail ou número de telefone óbvio, ele pode decidir adiar o pagamento enquanto pesquisa seu site para obter ajuda. Faça com que seja simples entrar em contato com você. Uma linha curta que diga, "Perguntas? Mande um e-mail para [endereço]", pode reduzir a confusão.

• Dados de entrega atrasados: Envie suas contas assim que o ciclo do extrato terminar. Se o seu ciclo de cobrança terminar no dia 30 de cada mês, enviar o extrato no dia 15 do mês seguinte pode causar problemas de pagamento. Os clientes podem ter recebido mais cobranças nesse intervalo semestral ou podem já ter pago algo que você não refletiu no extrato. Procure ter uma programação consistente.