Una extracto de facturación es un registro de cargos, pagos y cualquier saldo restante que tenga un cliente durante un período determinado (por ejemplo, mensual, trimestral). Si bien comparte similitudes con una factura, normalmente no se trata tanto de solicitar el pago de un único producto o servicio, sino más bien de resumir toda la actividad financiera de un período determinado. Cada empresa tiene una plantilla diferente para los extractos de facturación establecida en función de diversos factores, desde cómo cobra comisiones hasta cuándo deben pagarse esas comisiones. Pero los principios básicos son los mismos: hacer que el extracto sea transparente, mantenerlo bien organizado y enviarlo según un cronograma predecible.

A continuación, explicaremos por qué los extractos de facturación son importantes, cómo crear uno y los errores comunes que debes evitar.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un extracto de facturación y por qué es importante?
  
• ¿En qué se diferencian los extractos de facturación de las facturas?
  
• ¿Qué debe incluir un extracto de facturación?
  
• ¿Cómo se crea un extracto de facturación?
  
• ¿Cómo simplifica Stripe el proceso de generación de extractos de facturación?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes que hay que evitar en los extractos de facturación?
  

¿Qué es un extracto de facturación y por qué es importante?

Un extracto de facturación es un registro de la actividad financiera de un cliente con tu empresa durante un período determinado, a menudo un mes, pero podría ser un trimestre o un año si eso se ajusta a tu modelo de negocio. Incluye cada comisión, pago y saldo pendiente para el plazo establecido.

Un extracto de facturación efectivo da a los clientes una idea de sus gastos, les ayuda a realizar un seguimiento de las próximas fechas de vencimiento y aclara lo que ya se ha pagado. Un extracto exhaustivo puede ayudar a reducir las disputas al mostrar a los clientes cada cargo y pago en un solo lugar. También puede ayudarte a mantener una relación amistosa con los clientes. En lugar de esforzarte por responder cuál es el origen de cada comisión, simplemente puede referir al cliente al extracto.

A nivel interno, los extractos simplifican tu contabilidad. Crean un registro en papel (o digital) para referencia más adelante. Si alguna vez es necesario revisar los cargos (por ejemplo, si un cliente tiene una pregunta sobre un pago realizado hace tres meses), puedes consultar el extracto y ver los detalles rápidamente.

¿En qué se diferencian los extractos de facturación de las facturas?

Los extractos de facturación y las facturas comparten similitudes, pero, en última instancia, sirven para diferentes propósitos. Una factura es un recordatorio que indica lo que se debe por un producto o servicio específico y a menudo está vinculada con una venta o un proyecto puntual. Sin embargo, un extracto de facturación se asemeja más a un resumen de la actividad de la cuenta de un cliente durante un período. Puede mostrar múltiples cargos, más pagos parciales, créditos y cualquier importe restante. En lugar de solicitar un pago por una sola transacción, un extracto de facturación muestra cambios en un saldo corriente.

Con más detalle, las facturas y los extractos de facturación difieren en los siguientes aspectos:

• Momento de envío: las facturas se envían generalmente al final de un proyecto o cuando un producto se despacha, mientras que los extractos se envían según un cronograma regular (por ejemplo, mensual, trimestral).

• Alcance: una factura trata sobre una transacción o conjunto de transacciones específicas, mientras que un extracto abarca todo lo que sucedió en una cuenta durante un período determinado.

• Propósito: una factura brinda una instrucción, como «Paga por X». Por el contrario, un extracto brinda un resumen que indica lo siguiente «Esto es lo que sucedió en tu cuenta en este período, y aquí está cualquier cantidad que aún debas».

Muchas empresas utilizan ambos. Envían facturas cada vez que se produce un cargo único, así como un extracto regular que incluye esa factura en la lista detallada de cargos.

¿Qué debe incluir un extracto de facturación?

Elaborar un extracto de facturación requiere una cuidadosa disposición de ciertos elementos clave que ayudan a los clientes a ver con rapidez cuánto deben y por qué. Estos elementos garantizan que los clientes no tengan que adivinar qué cargos son nuevos o si has recibido sus últimos pagos. A continuación se muestran los elementos que querrá incluir:

• Datos de la cuenta o del cliente: el nombre del particular (o el nombre de la empresa), el número de cuenta e información de contacto.

• Intervalo de fechas del extracto: el período que abarca el extracto.

• Saldo anterior: cualquier saldo que existiera al final del ciclo de extractos anteriores

• Pagos recibidos: todos los pagos y créditos aplicados durante el período del extracto, junto con sus fechas e importes.

• Nuevos cargos o comisiones: todas las transacciones que tuvieron lugar durante el período del extracto, incluidos compras, suscripciones, comisiones de servicio, intereses y cualquier otra cosa que se haya agregado a la cuenta.

• Ajustes o créditos: cualquier reembolso o cargo corregido que se haya incluido en el período.

• Importe total adeudado: un resumen del nuevo saldo al final del ciclo del extracto, junto con la fecha de vencimiento.

• Instrucciones de pago: todos los métodos de pago que aceptes y cualquier enlace de pago directo o instrucciones sobre cómo realizar el pago por correo postal o teléfono si corresponde

• Información de contacto: tu número de teléfono o dirección de correo electrónico, a fin de que los clientes puedan comunicarse contigo si detectan un error o necesitan más información.

¿Cómo se crea un extracto de facturación?

Un buen mantenimiento de registros resulta fundamental para crear un extracto de facturación. Necesitas datos confiables sobre cada cargo, pago y ajuste en la cuenta de un cliente. A continuación te mostramos un enfoque paso a paso que puede funcionar bien para muchas empresas.

• Reúne datos de las transacciones: querrás un registro preciso de todo lo que sucedió en un ciclo de facturación. Eso podría encontrarse en tu software de contabilidad, una hoja de cálculo o una plataforma de facturación especializada. Confirma que las fechas coincidan con tu ciclo de facturación y no incluyas ningún cargo de períodos anteriores.

• Crea o usa una plantilla: puedes diseñar tu propia plantilla o encontrar una en línea. El objetivo principal es mantenerla organizada, con secciones lógicas para cada componente (p. ej., pagos, cargos). Algunos utilizan un procesador de textos, mientras que otros prefieren formularios en hojas de cálculo. Un software automatizado también puede generar extractos con un mínimo esfuerzo.

• Organiza los cargos y créditos: separa los «cargos nuevos» de los «pagos o créditos». Hacerlo ayudará a los clientes a ver las novedades de un vistazo. Enumera cada ítem con una fecha y una breve descripción (p. ej., «Comisión mensual de membresía para agosto»). Además, asegúrate de incluir un identificación o referencia exclusiva para una transacción.

• Calcula el saldo: toma el saldo anterior, resta cualquier pago y agrega nuevos cargos. Lo que queda es el importe total adeudado. Asegúrate de verificar dos veces estos cálculos. Incluso un error matemático menor podría alterar tus cálculos y dar lugar a solicitudes de soporte.

• Aclara la fecha de vencimiento: asegúrate de que la fecha de vencimiento se destaque. Si hay una comisión por mora por no cumplirla, aclara eso también. La transparencia contribuirá mucho a mantener las relaciones con los clientes.

• Incluye instrucciones de pago: las personas prefieren pagar de varias maneras (tarjeta de crédito, transferencia bancaria, cheque o efectivo para algunos negocios). Si tienes un portal en línea, ofrece un enlace de pago directo. Si los cheques siguen siendo parte de tu operación, proporciona la dirección postal. Hazles saber a los clientes con quién pueden comunicarse si tienen necesidades especiales de pago.

• Revisa la información y envía el extracto: revisa todo por última vez. Verifica nombres, importes, fechas y cualquier identificación de cuenta. Luego, envía el extracto por correo electrónico, correo postal, o a través de un portal de clientes. Guarda una copia para ti, ya sea al guardar un archivo PDF o almacenarla de forma digital en su sistema de facturación.

¿Cómo simplifica Stripe el proceso de generación de extractos de facturación?

Stripe puede automatizar gran parte del proceso de generación de extractos de facturación. Puedes usar sus interfaces de programación de aplicaciones (API) para personalizar los flujos de trabajo e integrar facturación en tu propio sistema o puedes usar el Dashboard si prefieres evitar la programación. Ya sea que estés administrando suscripciones, cobrando por uso o enviando facturas puntuales, Stripe te permite establecer tus propias reglas de facturación (por ejemplo, niveles de tarifas, descuentos). Calculará automáticamente lo que debe tu cliente e incluirá el importe en facturas profesionales de marca.

Stripe puede gestionar cálculos de impuestos, cargos prorrateados y conversiones de monedas para clientes internacionales, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de error manual. También puede crear extractos de facturación en más de 25 idiomas para prestar servicio a clientes internacionales.

¿Cuáles son los errores más comunes que hay que evitar en los extractos de facturación?

Cuando administras los datos de facturación de manera eficaz, tus extractos pueden convertirse en guías útiles en lugar de puntos conflictivos. Los clientes pueden entenderlos y pagar con prontitud si hay un saldo adeudado. Pero, incluso si estás bien versado en contabilidad, puede ser fácil cometer errores de facturación que podrían causar confusión y pagos tardíos.

Estos son algunos errores comunes que se deben evitar:

• Diseños confusos: amontonar todo en un solo bloque de texto hace que sea un reto para los clientes entender por qué se les está cobrando. En su lugar, separa los pagos, los cargos nuevos y el total actual. Si el extracto es digital, considera un diseño que se ajuste bien a los dispositivos móviles.

• Fechas de vencimiento faltantes: algunas empresas podrían suponer que los clientes conocerán el plazo de pago estándar, lo cual es riesgoso. Haz hincapié en la fecha de vencimiento cada vez que envíes un extracto.

• Descripciones imprecisas: clasificar todo como una «comisión» no será de mucha ayuda para la comprensión de un cliente. Si el cargo corresponde a una «renovación de membresía», asegúrate de clasificarlo como tal. Si el cargo corresponde a algo más detallado, como un cargo por excedente, asegúrate de que eso esté claro; por ejemplo, podrías indicar «Cargo promedio por exceder el límite del plan». Es menos probable que los clientes cuestionen o disputen cargos cuando pueden ver lo que sucedió con exactitud.

• Errores tipográficos y de cálculo: un único error pequeño puede ser suficiente para perder la confianza de un cliente. Si alguien ve que se aceptan pagos por $300 en lugar de $30 o si falta un pago que hizo la semana pasada, se preocupará por la exactitud de todo el extracto. Revisa dos veces tus cálculos o utiliza sistemas automatizados que realizan una verificación cruzada de los números.

• Omisión de instrucciones de pago: aclara siempre cómo pagar, aunque lo hayas mencionado antes. Esto evitará que los clientes tengan que buscar correos electrónicos antiguos o enlaces de portales de pago, y es probable que veas menos plazos incumplidos.

• Falta de información de contacto clara: si un cliente tiene una pregunta y tú no proporcionas un correo electrónico o número de teléfono claro, este podría decidir aplazar el pago mientras busca ayuda en tu sitio. Haz que comunicarse contigo sea sencillo. Una línea breve que rece «¿Tiene preguntas? Envíenos un correo electrónico a [Dirección]», puede reducir la confusión.

• Fechas de entrega retrasadas: envía tus facturas tan pronto como termine el ciclo del extracto. Si tu ciclo de facturación termina el 30 de cada mes, enviar el extracto el 15 del mes siguiente puede causar problemas de pago. Los clientes podrían haber incurrido en más cargos en ese lapso de medio mes o podrían haber pagado ya algo que no hayas reflejado en el extracto. Apunta a mantener un cronograma consistente.