Un relevé de facturation est un document qui répertorie les frais, les paiements et le solde restant dû par un client sur une période donnée (par exemple, mensuelle ou trimestrielle). Bien qu’il présente des similitudes avec une facture, il sert généralement moins à demander le paiement d’un produit ou d’un service unique qu’à résumer toutes les activités financières effectuées au cours d’une période donnée. Chaque entreprise dispose d’un modèle de relevé de facturation différent en fonction de divers facteurs, tels que le mode de facturation et les dates d’échéance. Cependant, les principes fondamentaux restent les mêmes : le relevé doit être transparent, bien organisé et envoyé selon un calendrier prévisible.

Dans cet article, nous expliquerons pourquoi les relevés de facturation sont importants, comment en créer un et les erreurs courantes à éviter.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’un relevé de facturation et pourquoi est-il important?
  
• En quoi les relevés de facturation diffèrent-ils des factures?
  
• Que doit inclure un relevé de facturation?
  
• Comment créer un relevé de facturation?
  
• Comment Stripe simplifie-t-il le processus de génération de relevé de facturation?
  
• Quelles sont les erreurs courantes à éviter dans les relevés de facturation?
  

Qu’est-ce qu’un relevé de facturation et pourquoi est-il important?

Un relevé de facturation est un relevé des activités financières d’un client avec votre entreprise sur une période donnée, souvent un mois, mais cela peut être un trimestre ou une année si cela correspond à votre modèle commercial. Il comprend tous les frais, les paiements et le solde impayé pour la période concernée.

Un relevé de facturation efficace permet aux clients de connaître leurs dépenses, de suivre les échéances à venir et de clarifier ce qui a déjà été payé. Un relevé complet peut contribuer à réduire les litiges en indiquant aux clients tous les frais et paiements en un seul endroit. Il peut également vous aider à entretenir de bonnes relations avec vos clients. Au lieu de vous démener pour expliquer d’où provient chaque frais, vous pouvez simplement renvoyer le client vers le relevé.

En interne, les relevés simplifient votre comptabilité. Ils créent une trace papier (ou numérique) qui peut être consultée ultérieurement. Si des frais doivent être réexaminés (par exemple, si un client a une question concernant un paiement effectué il y a trois mois), vous pouvez consulter le relevé et voir rapidement les détails.

Comment les relevés de facturation diffèrent-ils des factures?

Les relevés de facturation et les factures présentent des similitudes, mais ils ont finalement des objectifs différents. Une facture est un rappel qui indique le montant dû pour un produit ou un service spécifique, et elle est souvent liée à une vente ou à un projet ponctuel. Un relevé de facturation, quant à lui, s’apparente davantage à un résumé de l’activité du compte d’un client sur une période donnée. Il peut indiquer plusieurs frais, ainsi que des paiements partiels, des crédits et tout montant restant dû. Au lieu de demander le paiement d’une seule transaction, un relevé de facturation indique les variations du solde courant.

Plus précisément, les factures et les relevés de facturation diffèrent des points suivants.

• Moment : les factures sont généralement envoyées à la fin d’un projet ou lorsque le produit est expédié, tandis que les relevés sont envoyés selon un calendrier régulier (par exemple, mensuel, trimestriel).

• Portée : une facture concerne une transaction spécifique ou un ensemble de transactions, tandis qu’un relevé couvre tout ce qui s’est passé sur un compte pendant une période donnée.

• Objectif : Une facture donne une instruction, telle que « Veuillez payer X ». Un relevé, quant à lui, fournit un résumé indiquant « Voici les opérations effectuées sur votre compte au cours de cette période et le montant que vous devez encore ».

De nombreuses entreprises utilisent les deux. Elles envoient des factures chaque fois qu’un frais unique se produit, ainsi qu’un relevé régulier qui inclut cette facture dans la liste détaillée des frais.

Que doit inclure un relevé de facturation?

Élaborer un relevé de facturation nécessite un agencement réfléchi de certains éléments clés qui aident les clients à voir rapidement combien ils doivent et pourquoi. Ces éléments garantissent que les clients n’auront pas à deviner quels frais sont nouveaux, ou si vous avez reçu leurs derniers paiements. Voici les éléments que vous voudrez inclure.

• Détails du compte ou du client : le nom de l’individu (ou le nom de l’entreprise), le numéro de compte et les coordonnées

• Période couverte par le relevé : la période couverte par le relevé

• Solde précédent : tout solde qui existait à la fin du cycle de relevé précédent

• Paiements reçus : tous les paiements et crédits appliqués pendant la période couverte par le relevé, ainsi que leurs dates et leurs montants

• Nouveaux frais ou commissions : toutes les transactions effectuées pendant la période couverte par le relevé, y compris les achats, les abonnements, les frais de service, les intérêts et tout autre élément ajouté au compte.

• Ajustements ou crédits : tout remboursement ou correction de frais inclus dans la période considérée

• Montant total dû : un résumé du nouveau solde à la fin du cycle de relevé, ainsi que la date d’échéance

• Instructions de paiement : tous les modes de paiement que vous acceptez et tous les liens de paiement direct ou instructions pour effectuer le paiement par courrier ou par téléphone, le cas échéant.

• Coordonnées : votre numéro de téléphone ou votre adresse courriel, afin que les clients puissent vous contacter s’ils remarquent une erreur ou ont besoin de plus d’informations

Comment créer un relevé de facturation?

Une bonne tenue des registres est nécessaire pour établir un relevé de facturation. Vous devez disposer de données fiables sur chaque frais, paiement et ajustement dans le compte d’un client. Vous trouverez ci-dessous une approche étape par étape qui peut convenir à de nombreuses entreprises.

• Rassembler les données relatives aux transactions : il est important de disposer d’un registre précis de toutes les opérations effectuées au cours d’un cycle de facturation. Ces informations peuvent se trouver dans votre logiciel de comptabilité, dans un tableur ou sur une plateforme de facturation spécialisée. Veuillez vérifier que les dates correspondent à votre cycle de facturation et n’incluez pas les frais des périodes précédentes.

• Créer ou utiliser un modèle : vous pouvez concevoir votre propre modèle ou en trouver un en ligne. L’objectif principal est de le garder organisé, avec des sections logiques pour chaque composant (par exemple, paiements, frais). Certains s’appuient sur un traitement de texte, tandis que d’autres pourraient préférer des formulaires basés sur des tableurs. Un logiciel automatisé peut également générer des états avec un minimum d’effort.

• Organiser les frais et les crédits : séparez les « nouveaux frais » des « paiements ou crédits ». Cela permettra aux clients de voir d’un seul coup d’œil les nouveautés. Indiquez la date et une brève description pour chaque élément (par exemple, « frais d’abonnement mensuels pour le mois d’août »). Veillez également à inclure un identifiant unique ou une référence pour chaque transaction.

• Calculer le solde : prenez le solde précédent, soustrayez tous les paiements et ajoutez les nouveaux frais. Le montant restant correspond au montant total dû. Veuillez vérifier ces calculs. Même une petite erreur mathématique peut fausser vos calculs et entraîner des demandes d’assistance.

• Indiquer clairement la date d’échéance : assurez-vous que la date d’échéance soit bien visible. Si des frais de retard sont appliqués en cas de non-respect de cette date, précisez-le également. La transparence est essentielle pour entretenir de bonnes relations avec vos clients.

• Inclure les instructions de paiement : les clients préfèrent payer de différentes manières, carte de crédit, virement bancaire, chèque ou espèces pour certaines entreprises. Si vous disposez d’un portail en ligne, proposez un lien de paiement direct. Si vous acceptez encore les chèques, indiquez votre adresse postale. Indiquez aux clients qui contacter s’ils ont des besoins particuliers en matière de paiement.

• Vérifier et envoyer : vérifiez une dernière fois toutes les informations. Vérifiez les noms, les montants, les dates et les identifiants de compte. Ensuite, envoyez le relevé, que ce soit par courriel, par courrier postal ou via un portail client. Conservez une copie pour vous, soit en enregistrant le document au format PDF, soit en le stockant numériquement dans votre système de facturation.

Comment Stripe simplifie-t-elle le processus de génération des relevés de facturation?

Stripe peut automatiser une grande partie du processus de génération des relevés de facturation. Vous pouvez soit utiliser ses interfaces de programmation d’applications (API) pour personnaliser les flux de travail et intégrer la facturation dans votre propre système, soit utiliser le tableau de bord si vous préférez ne pas écrire de code. Que vous gériez des abonnements, facturiez à l’utilisation ou envoyiez des factures uniques, Stripe vous permet de définir vos propres règles de facturation (par exemple, niveaux de prix, remises). Le montant dû par votre client est automatiquement calculé et indiqué sur des factures professionnelles personnalisées.

Stripe est en mesure de gérer les calculs de taxes, les frais proportionnels et les conversions de devises pour les clients internationaux, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs humaines. Il peut également générer des relevés de facturation dans plus de 25 langues afin de répondre aux besoins des clients internationaux.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter dans les relevés de facturation?

Lorsque vous gérez efficacement vos informations de facturation, vos relevés deviennent des guides utiles plutôt que des sources de litiges. Les clients peuvent les comprendre et payer rapidement s’il y a un solde à régler. Cependant, même si vous maîtrisez parfaitement la comptabilité, il est facile de commettre des erreurs de facturation qui peuvent entraîner des confusions et des retards de paiement.

Voici quelques erreurs courantes à éviter :

• Mise en page confuse : regrouper toutes les informations dans un seul bloc de texte rend difficile pour les clients de comprendre ce qui leur est facturé. Il est préférable de séparer les paiements, les nouveaux frais et le total actuel. Si le relevé est numérique, envisagez une mise en page qui s’adapte bien aux appareils mobiles.

• Dates d’échéance manquantes : certaines entreprises peuvent supposer que leurs clients connaissent le délai de paiement standard, ce qui est risqué. Veuillez mettre en évidence la date d’échéance chaque fois que vous envoyez un relevé.

• Descriptions imprécises : tout qualifier de « frais » n’aidera pas le client à comprendre. Si les frais correspondent à un « renouvellement d’abonnement », veillez à l’indiquer clairement. Si les frais correspondent à quelque chose de plus précis, comme des frais supplémentaires, veillez à le préciser. Vous pouvez par exemple indiquer « Frais supplémentaires pour dépassement de la limite du forfait ». Les clients sont moins susceptibles de contester les frais lorsqu’ils peuvent voir exactement ce qui s’est passé.

• Fautes de frappe et erreurs de calcul : une seule petite erreur peut suffire à perdre la confiance d’un client. Si quelqu’un constate une facture de 300 $ au lieu de 30 $, ou si un paiement effectué la semaine dernière n’apparaît pas, il s’inquiétera de l’exactitude de l’ensemble du relevé. Vérifiez vos calculs ou utilisez des systèmes automatisés qui vérifient les chiffres.

• Instructions de paiement omises : précisez toujours les modalités de paiement, même si vous les avez déjà mentionnées. Cela évitera aux clients de devoir rechercher d’anciens courriels ou des liens vers le portail de paiement, et vous réduirez probablement le nombre de retards de paiement.

• Absence de coordonnées claires : si un client a une question et que vous ne fournissez pas d’adresse courriel ni de numéro de téléphone clairement indiqués, il pourrait décider de suspendre son paiement pendant qu’il cherche de l’aide sur votre site. Facilitez la prise de contact. Une courte phrase telle que « Des questions? Écrivez-nous à [adresse] » peut réduire la confusion.

• Retards de facturation : veuillez envoyer vos factures dès la fin du cycle de facturation. Si votre cycle de facturation se termine le 30 de chaque mois, l’envoi du relevé le 15 du mois suivant peut entraîner des problèmes de paiement. Les clients peuvent avoir engagé des frais supplémentaires au cours de cette quinzaine, ou ils peuvent avoir déjà effectué un paiement que vous n’avez pas encore pris en compte dans le relevé. Efforcez-vous de respecter un calendrier régulier.