Un relevé de facturation est un enregistrement des frais, des paiements et de tout solde restant qu'un client a sur une période donnée (par exemple, un mois ou un trimestre). Bien qu'il partage des similitudes avec une facture, il ne s'agit pas tant de demander un paiement pour un produit ou un service unique que de résumer toute l'activité financière au cours d’une période donnée. Chaque entreprise a un modèle différent pour les relevés de facturation basé sur divers facteurs, allant de la manière dont elle facture des frais à la date d'échéance de ces frais. Néanmoins les principes fondamentaux restent les mêmes : rendre le relevé transparent, bien organisé et l'envoyer selon un calendrier prévisible.

Dans cet article, nous expliquerons pourquoi les relevés de facturation sont importants, comment en créer un et quelles sont les erreurs courantes à éviter.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'un relevé de facturation et pourquoi est-il important ?
  
• En quoi les relevés de facturation diffèrent-ils des factures ?
  
• Que doit inclure un relevé de facturation ?
  
• Comment créer un relevé de facturation ?
  
• Comment Stripe simplifie-t-il le processus de génération de relevés de facturation ?
  
• Quelles sont les erreurs courantes à éviter dans les relevés de facturation ?
  

Qu'est-ce qu'un relevé de facturation et pourquoi est-il important ?

Un relevé de facturation est un enregistrement de l'activité financière d'un client avec votre entreprise sur une période donnée—souvent un mois, mais il peut s’agir d’un trimestre ou d’une année si cela correspond à votre business model. Il inclut l’ensemble des frais et des paiements, ainsi que le solde impayé pour la période.

Un relevé de facturation efficace donne aux clients un aperçu de leurs dépenses, les aide à suivre les dates d'échéance à venir et clarifie ce qui a déjà été payé. Un relevé complet peut aider à réduire les litiges en montrant aux clients chaque débit et paiement en un seul endroit. Ils peuvent également vous aider à maintenir une relation de confiance avec les clients. Au lieu de vous précipiter pour répondre à la question de l'origine de chaque frais, vous pouvez simplement renvoyer le client au relevé.

En interne, les relevés simplifient votre comptabilité. Ils constituent une trace papier (ou numérique) pour référence ultérieure. Si les débits doivent un jour être révisés (par exemple, si un client a une question sur un paiement effectué il y a trois mois), vous pouvez consulter le relevé et voir rapidement les détails.

En quoi les relevés de facturation diffèrent-ils des factures ?

Les relevés de facturation et les factures partagent des similitudes, mais ils n’ont pas la même finalité. Une facture est un rappel qui indique ce que vous devez pour un produit ou un service spécifique, et elle est souvent liée à une vente ou un projet unique. Cependant, un relevé de facturation constitue en quelque sorte un résumé de l'activité du compte d'un client sur une période donnée. Il peut montrer plusieurs frais, ainsi que des paiements partiels, des crédits et tout montant restant. Au lieu de demander un paiement pour une seule transaction, un relevé de facturation montre les changements dans un solde courant.

Voici des différences détaillées entre les factures et les relevés de facturation.

• Timing : Les factures sont généralement envoyées à la fin d'un projet ou lorsque le produit est expédié, tandis que les relevés sont envoyés régulièrement (par exemple, chaque mois ou chaque trimestre).

• Portée : une facture concerne une ou plusieurs transactions spécifiques, tandis qu'un relevé couvre tout ce qui s'est passé sur un compte pendant une période donnée.

• Objectif : une facture indique à son destinataire qu’il doit payer pour un produit ou un service. Un relevé, à l’inverse, constitue un résumé de ce qui s'est passé sur votre compte pendant une période donnée et de tout montant qui reste dû.

De nombreuses entreprises utilisent les deux. Elles envoient des factures chaque fois que des frais ponctuels sont dus, ainsi qu'un relevé régulier qui inclut cette facture dans la liste détaillée des frais.

Que doit inclure un relevé de facturation ?

Élaborer un relevé de facturation nécessite un agencement réfléchi de certains éléments clés qui aident les clients à voir rapidement combien ils doivent payer et pourquoi. Ainsi, ils savent immédiatement quels frais sont nouveaux, ou si vous avez reçu leurs derniers paiements. Voici les éléments à inclure :

• Détails du compte ou du client : le nom de la personne ou de l'entreprise, le numéro de compte et les coordonnées

• Période du relevé : la période que couvre le relevé

• Solde précédent : tout solde existant à la fin du cycle de relevé précédent

• Paiements reçus : tous les paiements et crédits appliqués pendant la période de relevé, ainsi que leurs dates et montants

• Nouveaux frais ou paiements : toutes les transactions qui se sont produites pendant la période de relevé, y compris les achats, les abonnements, les frais de service, les intérêts, et tout autre élément ajouté au compte

• Ajustements ou crédits : tous les remboursements ou frais corrigés inclus dans la période

• Montant total dû : un résumé du nouveau solde à la fin du cycle de relevé, ainsi que la date d'échéance

• Instructions de paiement : tous les moyens de paiement que vous acceptez et tous les liens de paiement directs ou instructions sur la façon d'effectuer un paiement par courrier ou par téléphone, le cas échéant

• Coordonnées : Votre numéro de téléphone ou adresse e-mail, afin que les clients puissent vous contacter s'ils remarquent une erreur ou ont besoin de plus d'informations

Comment créer un relevé de facturation ?

Une bonne tenue de dossiers est nécessaire pour créer un relevé de facturation. Vous avez besoin de données fiables sur chaque débit, paiement et ajustement dans le compte d'un client. Voici une approche étape par étape qui peut bien fonctionner pour de nombreuses entreprises.

• Rassembler les données de transaction : vous devez savoir précisément tout ce qui s'est passé dans un cycle de facturation. Cela peut se trouver dans votre logiciel de comptabilité, un tableur ou une plateforme de facturation spécialisée. Vérifiez que les dates correspondent à votre cycle de facturation et n'incluez aucun débit des périodes précédentes.

• Créer ou utiliser un modèle : vous pouvez concevoir votre propre modèle ou en trouver un en ligne. L'objectif principal est de le garder organisé, avec des sections logiques pour chaque composant (par exemple, paiements ou débits). Certains s'appuient sur un traitement de texte, tandis que d'autres pourraient préférer des formulaires basés sur des tableurs. Un logiciel automatisé peut également générer des relevés facilement.

• Organiser les débits et les crédits : séparez les nouveaux débits des paiements ou crédits. Cela aidera les clients à voir rapidement ce qui est nouveau. Listez chaque élément avec une date et une courte description (par exemple, « Frais d'adhésion mensuels pour août »). De plus, assurez-vous d'inclure un identifiant ou une référence unique pour une transaction.

• Calculer le solde : prenez le solde précédent, soustrayez les paiements et ajoutez les nouveaux débits. Ce qui reste est le montant total dû. Assurez-vous de vérifier ces calculs. Même une petite erreur de calcul pourrait fausser les résultats et entraîner des demandes de support.

• Rendre la date d'échéance claire : assurez-vous que la date d'échéance soit indiquée clairement. S'il y a des frais de retard pour l'absence de paiement, indiquez-le également. La transparence contribuera grandement à maintenir les relations avec les clients.

• Inclure des instructions de paiement : les préférences de paiement varient d’un client à l’autre : carte de crédit, virement bancaire, chèque ou espèces pour certaines entreprises. Si vous avez un portail en ligne, proposez un lien de paiement direct. Si les chèques font toujours partie de votre opération, fournissez l'adresse d'envoi. Dites aux clients qui ils doivent contacter s'ils ont des besoins de paiement spéciaux.

• Relire et envoyer : passez en revue l’ensemble du document une dernière fois. Vérifiez les noms, les montants, les dates et tous les identifiants de compte. Ensuite, livrez le relevé, que ce soit par e-mail, par courrier ou par un portail client. Gardez une copie pour vous, soit en enregistrant un PDF, soit en le stockant numériquement dans votre système de facturation.

Comment Stripe simplifie-t-il le processus de génération de relevés de facturation ?

Stripe peut automatiser une grande partie du processus de génération de relevés de facturation. Vous pouvez soit utiliser ses interfaces de programmation d'applications (API) pour personnaliser les flux de travail et intégrer la facturation dans votre propre système, soit utiliser le tableau de bord si vous préférez ne pas rédiger de code. Que vous gériez des abonnements, facturiez à l'utilisation ou envoyiez des factures ponctuelles, Stripe vous permet de définir vos propres règles de facturation (par exemple, niveaux de prix, remises). Il calculera automatiquement ce que votre client doit et inclura le montant sur des factures professionnelles et de marque.

Stripe peut gérer les calculs de taxes, les débits au prorata et les conversions de devises pour les clients internationaux, ce qui fait gagner du temps et réduit le risque d'erreur manuelle. Nous pouvons également créer des relevés de facturation en plus de 25 langues pour servir des clients internationaux.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter dans les relevés de facturation ?

Lorsque vous gérez efficacement les détails de facturation, vos relevés peuvent devenir des guides utiles plutôt que des points de discorde. Les clients peuvent les comprendre et payer rapidement s'il y a un solde dû. Toutefois, même si vous avez de bonnes compétences en comptabilité, il peut être facile de faire des erreurs de facturation qui pourraient semer la confusion chez les clients et se traduire par des retards de paiement.

Voici quelques erreurs courantes à éviter :

• Mise en page confuse : entasser toutes les informations dans un seul bloc de texte rend difficile pour les clients de comprendre ce pour quoi ils sont facturés. Envisagez plutôt de séparer les paiements, les nouveaux débits et le total actuel. Si le relevé est au format numérique, privilégiez une mise en page qui s'adapte bien aux appareils mobiles.

• Dates d'échéance manquantes : certaines entreprises partent du principe que les clients connaîtront la fenêtre de paiement standard. Toutefois, ce n’est pas toujours le cas. Mettez en avant la date d'échéance chaque fois que vous envoyez un relevé.

• Descriptions vagues : si tous les montants du sont indiqués comme des « frais », les clients ne comprendront pas ce pour quoi ils paient. Si le débit est pour un renouvellement d'adhésion, assurez-vous de le présenter comme tel. Si le débit est pour quelque chose de plus précis, comme des frais de dépassement, assurez-vous de l’indiquer clairement (par exemple, vous pourriez écrire « frais de dépassement de la limite du plan »). Les clients sont moins susceptibles de contester des débits lorsqu'ils peuvent voir exactement ce qui s'est passé.

• Fautes de frappe et erreurs de calcul : il peut suffire d'une petite erreur pour perdre la confiance d'un client. S’il voit un débit de 300 $ au lieu de 30 $, ou si un paiement qu'il a effectué la semaine dernière est manquant, il s'inquiétera de l'exactitude de l'ensemble du relevé de compte. Vérifiez vos calculs, ou comptez sur des systèmes automatisés qui vérifient les chiffres.

• Instructions de paiement omises : clarifiez toujours comment payer, même si vous l'avez déjà mentionné. Cela évitera aux clients de devoir chercher d'anciens e-mails ou des liens de portail de paiement, et il y aura moins de risque de retards de paiement.

• Absence de coordonnées claires : si un client a une question, et que vous ne fournissez pas d'adresse e-mail ou de numéro de téléphone visible, il pourrait décider de retarder son paiement en cherchant de l'aide sur votre site. Facilitez le contact. Pour éviter toute confusion, vous pourriez par exemple indiquer « En cas de questions, contactez-nous à l’adresse [adresse e-mail] ».

• Dates de livraison tardives : envoyez vos factures dès que le cycle de déclaration se termine. Si votre cycle de facturation se termine le 30 de chaque mois, envoyer le relevé de compte le 15 du mois suivant peut causer des problèmes de paiement. Les clients pourraient avoir encouru d'autres frais pendant cette quinzaine, ou ils pourraient avoir déjà payé quelque chose que vous n'avez pas reflété dans le relevé de compte. Soyez cohérent.